Pianificare i tipi di contenuto (Office SharePoint Server)
Contenuto dell'articolo:
Che cosa sono i tipi di contenuto?
Integrazione delle proprietà con Office 2007
Informazioni sui modelli di colonna
Informazioni sui tipi di contenuto cartella
Pianificazione dei tipi di contenuto documento
Pianificazione dei tipi di contenuto elenco
Pianificazione delle conversioni dei documenti
Passaggi da eseguire dopo la pianificazione dei tipi di contenuto
Fogli di lavoro
In questo argomento vengono descritti i tipi di contenuto con le caratteristiche correlate e vengono fornite indicazioni sulla pianificazione dei tipi di contenuto per la soluzione basata su Microsoft Office SharePoint Server 2007.
Che cosa sono i tipi di contenuto?
Un tipo di contenuto definisce gli attributi di un elemento di elenco, di un documento o di una cartella. Ogni tipo di contenuto può specificare quanto segue:
Proprietà da associare a elementi del tipo.
Flussi di lavoro che possono essere avviati da elementi del tipo.
Criteri di gestione delle informazioni da associare a elementi del tipo.
Modelli di documento, per tipi di contenuto per documenti.
Conversioni di documenti da rendere disponibili (per tipi di contenuto per documenti).
Caratteristiche personalizzate.
È possibile associare un tipo di contenuto a un elenco o a una raccolta. In tal modo, si specifica che l'elenco o la raccolta può includere elementi di quel tipo di contenuto e che il comando Nuovo nell'elenco o nella raccolta consentirà di creare nuovi elementi di quel tipo.
Nota
Le proprietà, i flussi di lavoro, i criteri e i modelli possono inoltre essere associati direttamente a un elenco o a una raccolta. Tali associazioni sono tuttavia limitate all'elenco o alla raccolta e non sono riutilizzabili all'interno della soluzione.
Le raccolte documenti e gli elenchi possono includere più tipi di contenuto. Una raccolta può ad esempio contenere sia i documenti che gli elementi grafici relativi a un progetto. Quando un elenco o una raccolta include più tipi di contenuto:
Il comando Nuovo in tale elenco o raccolta consente di creare nuovi elementi di tutti i tipi di contenuto associati.
Vengono visualizzate le colonne associate a tutti i tipi di contenuto disponibili.
È possibile definire tipi di contenuto personalizzati nella raccolta tipi di contenuto di un sito. Un tipo di contenuto personalizzato deve derivare, direttamente o indirettamente, da un tipo di contenuto di base, ad esempio documento o elemento. Dopo averlo definito in un sito, un tipo di contenuto personalizzato è disponibile in tale sito e in tutti i relativi siti secondari. Per rendere un tipo di contenuto più ampiamente disponibile, definirlo nella raccolta tipi di contenuto del sito principale di una raccolta siti.
Se ad esempio nell'organizzazione viene utilizzato un determinato modello di contratto, nella raccolta tipi di contenuto del sito principale di una raccolta siti è possibile creare un tipo di contenuto che definisce i metadati per tale contratto, il relativo modello, i flussi di lavoro necessari per esaminare e completare il contratto, i criteri che impongono il controllo delle azioni relative al contratto, un periodo di conservazione per il contratto ed etichette da inserire nelle versioni stampate del contratto. In tal modo, tutte queste caratteristiche saranno incluse in qualsiasi raccolta documenti della raccolta siti a cui si associa il tipo di contenuto Contratto e gli autori potranno creare nuovi contratti sulla base del modello.
Nei siti basati su Microsoft Office SharePoint Server 2007 ogni elemento di elenco o di raccolta predefinito, ad esempio un contatto, un'attività o un documento, ha un tipo di contenuto di base corrispondente nella raccolta tipi di contenuto del sito. Quando si pianificano i tipi di contenuto, è possibile utilizzare queste definizioni di tipo di contenuto di base come punti di partenza, basando i nuovi tipi di contenuto su quelli esistenti a seconda delle esigenze specifiche del caso o modificando i tipi di base.
I tipi di contenuto sono organizzati in una gerarchia che consente a un tipo di contenuto di ereditare le caratteristiche da un altro tipo di contenuto. In questo modo, le classi di documenti possono condividere le caratteristiche all'interno di un'organizzazione, mentre i team possono personalizzare tali caratteristiche per siti o elenchi specifici.
Tutti i documenti relativi ai prodotti finiti per i clienti di un'organizzazione possono ad esempio richiedere un insieme di metadati quali il numero di conto, il numero di progetto e il manager di progetto. Creando un tipo di contenuto Prodotti finiti al cliente di livello principale dal quale ereditano tutti gli altri tipi di documento relativi ai prodotti finiti al cliente, si garantisce che le informazioni necessarie, quali i numeri di conto e i numeri di progetto, vengano associate a tutte le varianti dei documenti relativi ai prodotti finiti al cliente dell'organizzazione. Si noti che, se si aggiunge un'altra colonna obbligatoria al tipo di contenuto Prodotti finiti al cliente di livello principale, il proprietario del tipo di contenuto potrà propagare le modifiche a tutti i tipi di contenuto che ereditano da questo, aggiungendo così la nuova colonna a tutti i documenti relativi ai prodotti finiti al cliente.
Integrazione delle proprietà con Office 2007
In Microsoft Office System 2007, quando si modifica un documento da un server Document Management di Microsoft Office SharePoint Server 2007, nella parte superiore del documento viene visualizzato un riquadro informazioni documento. In tale riquadro è visualizzato un modulo modificabile con le proprietà del documento nel server.
Microsoft Office SharePoint Server 2007 semplifica la personalizzazione del modulo delle proprietà di un tipo di contenuto. Quando si configura un tipo di contenuto, è possibile avviare Microsoft Office InfoPath 2007, che genera un modulo delle proprietà predefinito basato sulle proprietà del tipo di contenuto. Il modulo predefinito include i controlli, il layout e lo schema che verrebbero utilizzati da Office System 2007 se non fosse definito alcun modulo personalizzato. È quindi possibile personalizzare e distribuire il modulo con le stesse modalità utilizzate per i moduli di Microsoft Office InfoPath 2007. È ad esempio possibile aggiungere a un modulo il logo, i tipi di carattere e la combinazione di colori della società, connettere il modulo a un'origine dati personalizzata, aggiungere logica condizionale e creare le caratteristiche del modulo disponibili per gli utenti in base ai relativi ruoli.
Oltre a modificare le proprietà nel riquadro informazioni documento, gli autori che utilizzano Microsoft Office Word 2007 possono inserire nei documenti le proprietà definite nel server. Se ad esempio le proprietà del documento includono il nome di un avvocato, tale nome può essere inserito nella pagina titolo, nel piè di pagina o in qualsiasi altra parte del documento in cui tale nome viene utilizzato. Se viene assegnato un nuovo avvocato a un caso specifico, è possibile aggiornare la proprietà Nome avvocato nel server Document Management. Il nome aggiornato verrà quindi utilizzato in ogni istanza della proprietà inserita in un documento.
Informazioni sui modelli di colonna
Ogni elemento di metadati associato a un tipo di contenuto è una colonna, ovvero una posizione all'interno di un elenco in cui archiviare le informazioni. Le raccolte o gli elenchi in Microsoft Office SharePoint Server 2007 vengono spesso visualizzati graficamente come colonne di informazioni. A seconda della visualizzazione associata all'elenco, le colonne possono tuttavia essere visualizzate in altri formati, ad esempio come giorni in una visualizzazione calendario. Nei moduli associati a un elenco o a una raccolta le colonne vengono visualizzate come campi.
È possibile definire colonne da utilizzare in più tipi di contenuto. A tale scopo, è necessario crearle in una raccolta modelli di colonna. È disponibile una raccolta modelli di colonna in ogni sito di una raccolta siti. Come nel caso dei tipi di contenuto, le colonne definite nella raccolta modelli di colonna di un sito sono disponibili in tale sito e in tutti i relativi siti secondari.
Informazioni sui tipi di contenuto cartella
I tipi di contenuto cartella definiscono i metadati associati a una cartella in un elenco o in una raccolta. Quando si applica un tipo di contenuto cartella a un elenco o a una raccolta, il comando Nuovo nell'elenco o nella raccolta includerà il tipo di contenuto cartella, consentendo agli utenti di creare cartelle di quel tipo.
In un elenco o in una raccolta è possibile definire visualizzazioni che siano disponibili solo nelle cartelle di un determinato tipo di contenuto. Tale funzionalità è utile se si desidera che in una cartella sia incluso solo un particolare tipo di documento e che le visualizzazioni in tale cartella mostrino solo le colonne rilevanti per il tipo di documento contenuto nella cartella.
Tramite il modello a oggetti di Microsoft Office SharePoint Server 2007 è possibile personalizzare il comando Nuovo per un tipo di contenuto cartella in modo che, alla creazione di una nuova cartella di quel tipo da parte di un utente, nella cartella vengano inseriti automaticamente diversi file e documenti basati sui modelli archiviati nel server. Tale funzionalità è ad esempio utile per implementare un tipo di documento composto che richiede più file per contribuire a un singolo documento relativo ai prodotti finali.
Pianificazione dei tipi di contenuto documento
Pianificare i tipi di contenuto documento per la soluzione utilizzando il foglio di lavoro Analyze document usage worksheet, che è stato compilato nell'argomento Analizzare l'utilizzo documento. Utilizzare il foglio di lavoro Content type worksheet per registrare le decisioni su ogni nuovo tipo di contenuto.
Ogni tipo di contenuto documento dovrebbe ereditare le relative impostazioni direttamente dal tipo di contenuto Documento di base o da un tipo di contenuto che deriva da tale tipo. In questo modo, si garantisce la presenza delle colonne di base, quali Titolo e Creato da, ed è possibile associare un modello al tipo di contenuto.
La prima fase della pianificazione dei tipi di contenuto documento consiste nell'esaminare ogni tipo di documento elencato nel foglio di lavoro Analyze document usage worksheet per determinare se sia già disponibile un tipo di contenuto per i documenti di quel tipo. Se è sufficiente un tipo di contenuto di base (ad esempio Documento), immettere il nome del tipo di contenuto nella colonna Content Type del foglio di lavoro Analyze document usage worksheet.
Dopo aver esaminato l'elenco dei tipi di documento per determinare quali possano utilizzare i tipi di contenuto di base, pianificare i nuovi tipi di contenuto documento eseguendo la procedura seguente. Per ogni tipo di contenuto da pianificare, completare un foglio di lavoro Plan a content type distinto.
Immettere il tipo di documento incluso nel foglio di lavoro Analyze document usage worksheet.
Immettere l'URL del sito in cui verrà definito il nuovo tipo di contenuto. Tenere presente che i tipi di contenuto sono disponibili nel sito in cui vengono definiti e in tutti i relativi siti secondari.
Determinare il tipo di contenuto padre Immettere il tipo nel campo "Parent Content Type" del foglio di lavoro Plan a content type. Sarà necessario indicare un tipo di contenuto di base o un tipo personalizzato già pianificato.
Determinare le colonne Nella tabella "Plan Columns" del foglio di lavoro Plan a content type eseguire le operazioni seguenti:
Immettere ogni colonna ereditata dal tipo di contenuto padre. Nella colonna New? digitare No per ogni voce.
Per ogni colonna aggiuntiva, immettere il nome di una colonna predefinita o di una colonna che verrà creata. Tenere presente che il nome di una colonna è importante perché ne indica lo scopo. Pertanto, anche se una colonna di un tipo necessario è già definita nella raccolta colonne della raccolta siti, è possibile decidere di definire una colonna simile con un nome più significativo per l'applicazione. Insieme ai nomi delle colonne aggiuntive, specificare i relativi tipi e indicare se sono nuovi o meno.
Determinare il modello Nella sezione Plan Template del foglio di lavoro immettere il nome del modello da associare a questo tipo di contenuto, nonché il relativo tipo, ad esempio .Docx, e una breve descrizione dello scopo del modello. Se il modello non viene ereditato dal tipo di contenuto padre, nel campo "New?" digitare No.
Determinare i flussi di lavoro I flussi di lavoro associano la regola business ai documenti e agli elementi di elenco in Microsoft Office SharePoint Server 2007. A un tipo di contenuto è possibile associare qualsiasi flusso di lavoro disponibile. Il flusso di lavoro può quindi essere avviato su qualsiasi documento di tale tipo di contenuto. Per una descrizione completa della pianificazione dei flussi di lavoro, vedere Pianificare i flussi di lavoro per la gestione dei documenti. Dopo aver esaminato i flussi di lavoro e aver determinato quali siano disponibili, immettere ogni flusso di lavoro da associare al tipo di contenuto nella tabella "Plan Workflows" del foglio di lavoro Plan a content type. Se il flusso di lavoro non viene ereditato dal tipo di contenuto padre, immettere tali informazioni nella colonna New?.
Determinare i criteri I criteri sono un insieme di regole per un tipo di contenuto e sono costituiti da caratteristiche che offrono i dettagli di ogni regola, ad esempio se gli elementi del tipo di contenuto possono essere stampati o quali azioni dell'elemento è necessario controllare. È possibile applicare i criteri a qualsiasi tipo di contenuto personalizzato, ma non ai tipi di contenuto di base. Per ulteriori informazioni sulla pianificazione dei criteri, vedere Pianificare i criteri di gestione delle informazioni. Dopo aver esaminato i criteri e aver determinato quali caratteristiche e modelli di criteri siano disponibili, nella sezione Plan a Policy del foglio di lavoro Plan a content type eseguire le operazioni seguenti:
Se il tipo di contenuto padre ha impostazioni dei criteri, queste verranno applicate senza alcuna modifica al nuovo tipo di contenuto. In questo modo si garantisce che, dopo averli impostati, i criteri vengano applicati a tutti i tipi di contenuto pertinenti. Se il tipo di contenuto corrente eredita le impostazioni dei criteri dal tipo padre, nella sezione Plan a Policy del foglio di lavoro Plan a content type, rispondere Yes alla domanda "Is the policy defined in the parent content type? Yes/No."
Se il tipo di contenuto corrente eredita i criteri in base al tipo di contenuto padre, nel campo "Record the Policy Name" della sezione Plan a Policy digitare il nome del modello di criteri. Analogamente, se il tipo di contenuto corrente non eredita i criteri e si desidera applicare un modello di criteri, nel campo "Record the Policy Name" della sezione Plan a Policy digitare il nome del modello di criteri.
Se il tipo di contenuto corrente eredita una o più caratteristiche dei criteri dal tipo di contenuto padre, immettere ogni caratteristica nella tabella "Feature" della sezione Plan a Policy del foglio di lavoro. Analogamente, se il tipo di contenuto corrente non eredita i criteri e si desidera associare le caratteristiche dei criteri al tipo di contenuto corrente, immettere le caratteristiche nella tabella "Feature". Si noti che non è possibile associare criteri e singole caratteristiche dei criteri per nome a un tipo di contenuto.
Determinare le conversioni dei documenti Microsoft Office SharePoint Server 2007 supporta l'installazione dei componenti di conversione dei documenti nel server che converte i documenti da un formato all'altro. Per informazioni sulle conversioni dei documenti, vedere Pianificazione delle conversioni dei documenti più avanti in questo articolo.
È possibile associare uno o più convertitori di documenti a un tipo di contenuto. Ad esempio, se un tipo di contenuto è associato a un modello di tipo .docx, è possibile associare il convertitore Da documento di Word a pagina Web incluso in Microsoft Office SharePoint Server 2007 al tipo di contenuto. In questo modo gli autori possono creare documenti con il tipo di contenuto in Microsoft Office Word 2007 e quindi convertirli in pagine Web per la pubblicazione.
Nota
Nelle pagine di Amministrazione centrale di Microsoft Office SharePoint Server 2007 gli amministratori possono attivare un convertitore di documenti in modo che sia disponibile in qualsiasi raccolta documenti in un'applicazione Web. Quando un convertitore è attivato in questo modo, non è necessario associarlo ai tipi di contenuto dei siti nell'applicazione Web.
Nella sezione Plan Document Conversions del foglio di lavoro Plan a content type worksheet registrare ogni convertitore di documenti da associare al tipo di contenuto, specificare se si tratta di un nuovo convertitore (ed è pertanto necessario installarlo) e aggiungere note supplementari.
Pianificazione dei tipi di contenuto elenco
Gli elementi di un tipo di contenuto elenco includono le colonne dei metadati associati al tipo di contenuto con i flussi di lavoro che è possibile eseguire sugli elementi di tale tipo di contenuto elenco. Utilizzare un tipo di contenuto elenco per definire un tipo di voce di elenco specifico per la soluzione. Ad esempio, in una soluzione per call center in cui gli addetti effettuano indagini e risolvono i problemi tecnici dei clienti è possibile utilizzare un tipo di contenuto elenco per standardizzare i dati di ogni intervento tecnico e per consentire di tenere traccia dell'intervento mediante un flusso di lavoro.
| Azione nel foglio di lavoro |
|---|
Pianificare i nuovi tipi di contenuto elenco eseguendo la procedura seguente. Per ogni tipo di contenuto elenco da pianificare, completare un foglio di lavoro Plan a content type distinto. Nel campo "Document Type" del foglio di lavoro immettere List.
|
Pianificazione delle conversioni dei documenti
Microsoft Office SharePoint Server 2007 supporta l'installazione dei componenti di conversione dei documenti nel server che converte i documenti da un formato all'altro. Le conversioni possono essere eseguite sia dall'interfaccia utente sia a livello di programmazione, ad esempio da un flusso di lavoro personalizzato. La relazione tra i documenti di origine e le relative controparti convertite viene mantenuta. In Microsoft Office SharePoint Server 2007 sono inclusi convertitori che creano pagine Web da documenti di Microsoft Office Word 2007 e moduli di Microsoft Office InfoPath 2007.
Oltre all'infrastruttura necessaria nel server per installare ed eseguire i convertitori di documenti, Microsoft Office SharePoint Server 2007 include un servizio di bilanciamento del carico che è possibile configurare per ottimizzare l'utilizzo delle risorse del server. L'ottimizzazione della server farm per il bilanciamento del carico durante la conversione dei documenti è parte integrante della pianificazione delle conversioni dei documenti.
Affinché sia disponibile per gli utenti, un convertitore deve essere installato nella server farm e quindi attivato da un amministratore del server. Dopo l'attivazione di un convertitore per un server, questo è disponibile per l'esecuzione nei documenti di origine in tale server.
Per configurare i convertitori di documenti, utilizzare la procedura seguente:
Nell'analisi dei dati di utilizzo dei documenti eseguita in Analizzare l'utilizzo documento identificare i candidati per la conversione, ovvero i documenti creati in un formato che devono però essere pubblicati o archiviati in un altro formato.
Per ogni conversione individuare i programmi di conversione per implementare le conversioni necessarie nei server.
Se necessario, installare i programmi di conversione nei server applicazioni (livello intermedio) della farm.
Configurare il servizio avvio e il servizio di bilanciamento del carico nei server Web o nei server applicazioni (livello intermedio).
Identificare i punti nel flusso di documenti in corrispondenza dei quali eseguire le conversioni.
Identificare la modalità di implementazione delle conversioni, manuale o mediante soluzioni personalizzate che avviano le conversioni.
Passaggi da eseguire dopo la pianificazione dei tipi di contenuto
Di seguito sono riportati alcuni passaggi che è consigliabile eseguire dopo aver pianificato i tipi di contenuto documento ed elenco:
Se non si è ancora provveduto, nella colonna Content Type del foglio di lavoro Analyze document usage worksheet registrare ogni tipo di contenuto pianificato.
Ordinare i fogli di lavoro "Plan a content type" in base all'URL del sito e identificare le nuove colonne da definire per ogni sito.
Identificare i nuovi modelli da progettare.
Identificare i nuovi flussi di lavoro da pianificare e installare.
Identificare i nuovi modelli di criteri da pianificare e le nuove caratteristiche dei criteri da pianificare e installare.
Fogli di lavoro
Utilizzare i fogli di lavoro seguenti per registrare le informazioni riportate in questo articolo:
Analyze document usage worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73284&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese)
Content type worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73288&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese)
Plan a content type (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73292&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese)
Scaricare il manuale
Questo argomento è incluso nel manuale seguente, che può essere scaricato per una lettura e una stampa più agevoli:
Per un elenco completo dei manuali disponibili che è possibile scaricare per Office SharePoint Server 2007, vedere Downloadable content for Office SharePoint Server 2007 (informazioni in lingua inglese).