Pianificare i flussi di lavoro per la gestione dei documenti
I flussi di lavoro implementano i processi aziendali relativi a documenti, pagine Web, moduli e voci di elenco in Microsoft Office SharePoint Server 2007. Possono essere associati a raccolte, elenchi o tipi di contenuto. Per una panoramica dei flussi di lavoro, vedere l'argomento Pianificare i flussi di lavoro.
Nella soluzione per la gestione dei documenti utilizzare i flussi di lavoro per inviare documenti da un utente all'altro in modo che ognuno possa completare le attività di gestione di propria competenza, ad esempio la revisione dei documenti, l'approvazione della pubblicazione o la gestione dell'eliminazione. Utilizzare inoltre i flussi di lavoro personalizzati per spostare i documenti da un sito a un altro o da una raccolta all'altra. È ad esempio possibile progettare un flusso di lavoro per copiare un documento da un sito all'altro quando il documento è pianificato per l'archiviazione.
In Microsoft Office SharePoint Server 2007 sono disponibili flussi di lavoro che soddisfano le esigenze di gestione dei documenti seguenti:
Raccolta commenti e suggerimenti: consente di inviare un documento per la revisione.
Approvazione: consente di inviare un documento per l'approvazione. Questa operazione spesso costituisce un prerequisito per la pubblicazione.
Eliminazione: consente di gestire la scadenza e l'eliminazione dei documenti.
Raccolta firme: consente di inviare un documento per le firme.
Traduzione: consente di gestire la traduzione di un documento in una o più lingue.
Approvazione documenti in lingue asiatiche: consente di inviare un documento per l'approvazione utilizzando firme timestamp e un processo di consenso orientato al gruppo.
Associare un flusso di lavoro a un tipo di contenuto se si desidera renderlo disponibile ogni volta che tale tipo di contenuto è in uso. Il tipo di contenuto di un ordine di acquisto, ad esempio, può richiedere l'approvazione di un responsabile prima del completamento della transazione. Per garantire che il flusso di lavoro di approvazione sia sempre disponibile quando viene avviato un ordine di acquisto, creare un tipo di contenuto Ordine di acquisto e associare a questo il flusso di lavoro di approvazione. Aggiungere quindi il tipo di contenuto Ordine di acquisto a qualsiasi raccolta documenti in cui verranno archiviati gli ordini di acquisto.
Per pianificare i flussi di lavoro per la soluzione di gestione dei documenti corrente, analizzare ogni tipo di contenuto per documenti che si prevede di implementare e identificare i processi aziendali e i flussi di lavoro che devono essere disponibili per l'esecuzione di tale contenuto. Per ulteriori informazioni sulla pianificazione di tipi di contenuto, vedere l'argomento Pianificare i tipi di contenuto (Office SharePoint Server).
| Azione nel foglio di lavoro |
|---|
Nella sezione Plan Workflows di Plan a content type worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73292&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) immettere il nome di ogni flusso di lavoro con il relativo scopo e indicare se è necessario un nuovo flusso di lavoro personalizzato per implementare il processo. |
Di seguito è riportata una tabella di esempio in cui vengono analizzati i flussi di lavoro per un contenuto di tipo contratto:
| Processo del contratto | Flusso di lavoro del contratto | Nuovo? |
|---|---|---|
Esaminare le bozze |
Raccolta commenti e suggerimenti |
No |
Ottenere l'approvazione del responsabile e del consulente legale |
Approvazione |
No |
Risolvere i problemi aperti |
Gestione problemi |
No |
Ottenere le firme |
Raccolta firme |
No |
Foglio di lavoro
Utilizzare il foglio di lavoro seguente per registrare le informazioni riportate in questo articolo:
- Plan a content type worksheet (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73292&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese)
Scaricare il manuale
Questo argomento è incluso nel manuale seguente, che può essere scaricato per una lettura e una stampa più agevoli:
Per un elenco completo dei manuali disponibili che è possibile scaricare per Office SharePoint Server 2007, vedere Downloadable content for Office SharePoint Server 2007 (informazioni in lingua inglese).