Analizzare l'utilizzo documento
Dopo aver identificato i cointeressati al contenuto, raccogliere informazioni da essi che agevoleranno l'analisi delle modalità di utilizzo dei documenti all'interno dell'organizzazione. Questa è una parte importante del processo di pianificazione poiché l'analisi consente di determinare gli aspetti seguenti:
Modalità di strutturazione delle raccolte documenti.
Modelli di sito da utilizzare.
Numero di siti necessario.
Criteri di gestione delle informazioni da applicare ai siti.
Topologia del server fisico necessaria per implementare la soluzione.
Le informazioni da raccogliere includono:
Tipo di documento, ad esempio nota su una ricerca azionaria, valutazione delle prestazioni dei dipendenti, memo interno o specifiche del prodotto.
Scopo di ogni tipo documento, ad esempio "include indicazioni sui titoli azionari e relativi dati di supporto per i clienti".
Autore di ogni tipo di documento (elencato per ruolo, non come singolo, ad esempio "specialista in analisi finanziarie", "esperto delle risorse umane" o "manager prodotto").
Formato del documento. Se il documento viene trasformato da un formato a un altro, registrare tali informazioni.
Utenti di ogni tipo di documento, ad esempio "clienti" o "membri del team".
Altri ruoli che riguardano il ciclo di vita del documento, ad esempio "revisore tecnico" o "revisore testi".
Posizione del documento, ad esempio "computer client", "server Web" o "file server". Si noti che per questo aspetto sono possibili opzioni multiple, ad esempio quando un documento viene creato su un computer client e quindi pubblicato su un server Web.
Modalità di visualizzazione del documento da parte dei lettori, ad esempio da una pagina Web o da una condivisione di file.
| Azione nel foglio di lavoro |
|---|
Il foglio di lavoro Analyze document usage worksheet (informazioni in lingua inglese), disponibile all'indirizzo https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73284&clcid=0x410 consente di registrare le analisi di utilizzo del documento. Di seguito sono riportati esempi di informazioni che potrebbero essere raccolte e registrate nel foglio di lavoro da due organizzazioni diverse in un'azienda. |
| Tipo | Scopo | Autore | Utente | Formato | Altri ruoli | Percorsi |
|---|---|---|---|---|---|---|
Nota su una ricerca azionaria |
Consiglia ai clienti premium di un servizio di consulenza finanziaria se acquistare o vendere uno o più titoli |
Analista finanziario |
Cliente |
DOCX (per la creazione), PDF (per la pubblicazione) |
Revisore (tecnico), revisore (legale), responsabile approvazione, revisore testi, responsabile della gestione dei record, amministratore del sito |
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Analisi I formati di creazione e pubblicazione separati richiedono una conversione di formato. Un numero elevato di revisori richiede uno o più flussi di lavoro (processi aziendali implementati sul server). I quattro siti (creazione, test, Internet e archivio record) richiedono meccanismi per lo spostamento del contenuto da un sito all'altro. L'esigenza di archiviare il contenuto in un archivio record aziendale e le implicazioni legali relative alla pubblicazione di consigli relativi a titoli azionari richiedono criteri aziendali e procedure consigliate quali il controllo e la conservazione dei contenuti.
| Tipo | Scopo | Autore | Utente | Formato | Altri ruoli | Percorsi |
|---|---|---|---|---|---|---|
Valutazione delle prestazioni dei dipendenti |
Valuta le prestazioni di un dipendente, inclusa l'autovalutazione e la valutazione del responsabile |
Information Worker, responsabile |
Responsabili, esperti delle risorse umane |
DOC |
Revisore (risorse umane), revisore (legale), responsabile approvazione (responsabile superiore), responsabile della gestione dei record |
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Analisi Due autori e più revisori richiedono uno o più flussi di lavoro. Il documento passa da un computer desktop all'altro come allegato di un messaggio di posta elettronica, quindi viene conservato in un server Web aziendale (presumibilmente protetto da misure estremamente sicure) e archiviato in un archivio record. Poiché questo contenuto è riservato, nei desktop e nei server è richiesto Information Rights Management (IRM), oltre ai criteri aziendali e alle procedure consigliate (ad esempio il controllo) che proteggono la privacy del dipendente e la posizione legale dell'organizzazione.
Foglio di lavoro
Per registrare le informazioni presentate in questo articolo, utilizzare il foglio di lavoro seguente:
- Analyze document usage worksheet (informazioni in lingua inglese) all'indirizzo https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73284&clcid=0x410
Scaricare il manuale
Questo argomento è incluso nel manuale seguente, che può essere scaricato per una lettura e una stampa più agevoli:
Per un elenco completo dei manuali disponibili che è possibile scaricare per Office SharePoint Server 2007, vedere Downloadable content for Office SharePoint Server 2007 (informazioni in lingua inglese).