Impostare la riscossione

Articolo
08/03/2018

Applicabile a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Per prepararsi all'utilizzo della funzionalità di riscossione, completare le attività indicate di seguito. Per ulteriori informazioni, vedere Informazioni sulle riscossioni.

Impostare le definizioni del periodo di aging
Creare uno snapshot di aging
Impostare i pool di clienti (facoltativo)
Creare un team di recupero crediti (facoltativo)
Impostare una categoria di casi di riscossione
Impostare i nomi di giornali di registrazione: liquidazione, annullamento e NSF, Non Sufficient Funds (senza copertura)
Impostare un codice motivo per le transazioni di annullamento
Impostare una cartella per gli allegati di posta elettronica e creare modelli di messaggio di posta elettronica
Impostare i parametri di contabilità clienti per le riscossioni
Impostare gli agenti di recupero crediti (facoltativo)
Impostare un conto di annullamento
Impostare le informazioni NSF per i conti bancari
Configurare le impostazioni di Outlook per gli utenti del modulo Riscossioni
Configurare le impostazioni di posta elettronica relative ai contatti per la riscossione del cliente
Configurare le impostazioni di posta elettronica per i venditori

Le sezioni riportate di seguito includono le descrizioni delle attività.

Impostare le definizioni del periodo di aging

Impostare una definizione del periodo di aging, ovvero definire le colonne da visualizzare nelle pagine elenco Riscossioni, Attività di riscossione e Casi di riscossione. Vengono inoltre definiti i periodi visualizzati nel modulo Riscossioni. Se è stato impostato un pool di clienti, verrà utilizzata la definizione del periodo di aging per il pool. Se non è stato impostato alcun pool di clienti, verrà utilizzata la definizione del periodo di aging predefinita specificata nel modulo Parametri contabilità clienti. Se non è stata specificata alcuna definizione del periodo di aging predefinita, verrà utilizzata la prima definizione del periodo di aging del modulo Definizioni periodo di aging.

Fare clic su Contabilità clienti > Impostazioni > Riscossioni > Definizioni periodo di aging.
Immettere un nome per la definizione del periodo di aging.
Nella scheda dettaglio Periodi creare i periodi di aging. Per ulteriori informazioni, vedere Definizioni periodo di aging (modulo).
Chiudere il modulo.

Creare uno snapshot di aging

Creare record snapshot di aging per tutti i clienti o per i clienti di un pool di clienti. Le informazioni sullo snapshot di aging verranno visualizzate nella pagina elenco Riscossioni e nel modulo Riscossioni. Per poter utilizzare la pagina elenco, è innanzitutto necessario creare uno snapshot di aging. Nella pagina elenco vengono visualizzate solo le informazioni sui clienti per i quali è stato creato uno snapshot di aging. Per ulteriori informazioni, vedere Snapshot di aging cliente (modulo).

Fare clic su Contabilità clienti > Periodico > Riscossioni > Snapshot di aging cliente.
Selezionare una definizione del periodo di aging.
Facoltativo: selezionare un pool.
Selezionare il tipo di data nei record di transazione da utilizzare per l'assegnazione delle transazioni ai periodi di aging.
Selezionare una data su cui basare i calcoli dello snapshot di aging. Per ulteriori informazioni, vedere Snapshot di aging cliente (modulo).

Nota

Se il processo dello snapshot di aging verrà eseguito come parte di un batch, selezionare Data odierna nel campo Aging a partire dal. In caso contrario, lo snapshot di aging verrà creato sempre per la stessa data.
Facoltativo: fare clic sulla scheda Intervallo società e selezionare le persone giuridiche da includere nello snapshot di aging.
Facoltativo: fare clic sulla scheda Batch e impostare l'elaborazione batch.
Fare clic su OK.

Impostare i pool di clienti (facoltativo)

È possibile impostare i pool di clienti per rappresentare dei gruppi di clienti. I pool di clienti possono essere utilizzati quando si creano gli snapshot di aging oppure come filtri per informazioni relative al cliente visualizzate nelle pagine elenco delle riscossioni nel modulo Riscossioni. Per ulteriori informazioni, vedere Pool di clienti (modulo).

Fare clic su Contabilità clienti > Impostazioni > Riscossioni > Pool di clienti.
Immettere un ID e una descrizione del pool.
Selezionare un tipo di pool.
Fare clic su Seleziona criteri pool per selezionare i criteri di query e quindi fare clic su OK.
Fare clic su Anteprima pool di clienti per visualizzare l'anteprima dei clienti nel pool.

Nota

Le informazioni vengono visualizzate nell'elenco solo per i clienti per i quali è stato creato uno snapshot di aging.
Chiudere il modulo Pool di clienti.
Creare un nuovo snapshot di aging che include il pool di clienti. Per ulteriori informazioni, vedere Creare uno snapshot di aging.

Creare un team di recupero crediti (facoltativo)

Se nell'organizzazione le attività di riscossione vengono svolte da più persone, è possibile impostare un team di riscossione. È possibile selezionare il team nel modulo Parametri contabilità clienti. Se non si crea un team di riscossione, quando si impostano gli agenti di riscossione nel modulo Agente di riscossione verrà creato automaticamente un team.

Fare clic su Amministrazione organizzazione > Impostazioni > Organizzazione > Team.
Nel modulo Team fare clic su Tipi di team.
Fare clic su Nuovo e immettere un nome per il tipo di team, ad esempio Riscossioni.
Selezionare la casella di controllo I membri del team devono essere utenti di Microsoft Dynamics AX e quindi selezionare le persone consentite in questo tipo di team. È possibile includere Dipendente, Terzista o entrambi.
Chiudere il modulo. Chiudere e quindi riaprire il modulo Team.
Nel modulo Team fare clic su Nuovo e immettere un nome per il team, ad esempio Riscossioni.
Selezionare il tipo di team creato nel passaggio 3.
Immettere una descrizione per il team e selezionare la casella di controllo Attivo.

Non è necessario aggiungere i membri del team in questa fase. I membri del team verranno invece aggiunti nel modulo Agente di riscossione.
Chiudere il modulo.

Impostare una categoria di casi di riscossione

Se le riscossioni vengono organizzate tramite i casi, impostare una categoria di casi con tipo di categoria Riscossioni. L'impostazione è necessaria solo se si desidera utilizzare la funzione caso nel modulo Riscossioni. Per ulteriori informazioni sui casi, vedere Gestione dei casi.

Fare clic su Vendite e marketing > Impostazioni > Casi > Categorie casi.
Fare clic su Nuovo, quindi su Categoria caso.
Immettere un nome e una descrizione per la categoria di caso.
Selezionare Riscossioni come tipo di categoria.
Nella scheda dettaglio Attività specificare le opzioni per un'attività predefinita, un'attività follow-up predefinita o per entrambe.
Nella scheda dettaglio Generale, immettere informazioni aggiuntive sulla categoria caso (facoltativo). Per ulteriori informazioni, vedere Categorie casi (modulo).
Chiudere il modulo.

Impostare i nomi di giornali di registrazione: liquidazione, annullamento e NSF, Non Sufficient Funds (senza copertura)

Impostare i nomi di giornale di registrazione da utilizzare al momento dell'elaborazione delle transazioni nel modulo Riscossioni. Sono incluse le operazioni di liquidazione e annullamento di transazioni nonché l'elaborazione di pagamenti senza copertura (NSF).

Fare clic su Contabilità generale > Impostazioni > Giornali di registrazione > Nomi giornale di registrazione.
Creare tre nomi di giornali di registrazione con le proprietà indicate di seguito. Fare clic su Nuovo per creare ogni nome di giornale di registrazione. Per ulteriori informazioni, vedere Nomi giornale di registrazione (modulo).

Descrizione

Tipo giornale di registrazione

Liquidazione

Pagamento cliente

Annullamento

Giornaliero

NSF, Non Sufficient Funds (senza copertura)

Pagamento cliente
Chiudere il modulo.

Descrizione	Tipo giornale di registrazione
Liquidazione	Pagamento cliente
Annullamento	Giornaliero
NSF, Non Sufficient Funds (senza copertura)	Pagamento cliente

Impostare un codice motivo per le transazioni di annullamento

Impostare un codice motivo predefinito da utilizzare quando le transazioni vengono annullate nel modulo Riscossioni.

Fare clic su Contabilità clienti > Impostazioni > Clienti > Motivi cliente.
Fare clic su Nuovo per creare un nuovo codice motivo.
Immettere un codice motivo e un commento predefinito.
Selezionare la casella di controllo Cliente.
Chiudere il modulo.

Impostare una cartella per gli allegati di posta elettronica e creare modelli di messaggio di posta elettronica

Se tramite il modulo Riscossioni verranno inviati messaggi di posta elettronica con file di Microsoft Excel in allegato, impostare una cartella destinata agli allegati di posta elettronica. È inoltre possibile creare modelli di messaggio di posta elettronica. La creazione della cartella destinata agli allegati di posta elettronica è obbligatoria, i modelli di messaggio di posta elettronica sono facoltativi. Per ulteriori informazioni sui modelli di messaggio di posta elettronica, vedere Modelli di messaggio di posta elettronica (modulo).

Fare clic su Amministrazione sistema > Impostazioni > Sistema > Parametri posta elettronica.
Immettere il percorso del server per l'archiviazione degli allegati di posta elettronica nel campo Consenti dati incorporati e file allegati da. Se si invia un messaggio di posta elettronica con un rendiconto cliente in allegato, il rendiconto verrà archiviato nel percorso specificato.
Chiudere il modulo Parametri posta elettronica.
Fare clic su Amministrazione organizzazione > Impostazioni > Modelli di messaggio di posta elettronica.
Creare tre modelli di messaggio di posta elettronica per i seguenti scopi (facoltativo):
- Messaggio al contatto del cliente
- Messaggio al contatto del cliente con un rendiconto in allegato
- Messaggio al contatto del venditore
Per ogni modello, effettuare le operazioni indicate di seguito.
1. Immettere un ID e una descrizione del messaggio di posta elettronica.
2. Selezionare la lingua predefinita.
3. Immettere un nome e un indirizzo di posta elettronica del mittente. Questi campi sono obbligatori, tuttavia non verranno utilizzati quando si inviano messaggi di posta elettronica nel modulo Riscossioni. Il nome e l'indirizzo di posta elettronica del mittente corrisponderanno al nome e all'indirizzo della persona che sta utilizzando il modulo Riscossioni.
4. Nel riquadro inferiore selezionare la lingua predefinita per il modello.
5. Immettere l'oggetto. Il testo verrà visualizzato nella riga dell'oggetto dei messaggi di posta elettronica creati tramite il modello selezionato.
6. Fare clic su Modello e immettere il corpo del testo del messaggio di posta elettronica. Salvare il modello e quindi chiudere il modulo.
  
  Nel corpo del testo del messaggio di posta elettronica è possibile utilizzare le variabili indicate di seguito.
  - %CustomerAccount%: identificativo del cliente visualizzato nel modulo Riscossioni.
  - %CustomerName%: nome del cliente visualizzato nel modulo Riscossioni.
Chiudere il modulo Modelli di messaggio di posta elettronica.

Impostare i parametri di contabilità clienti per le riscossioni

Impostare i parametri di contabilità clienti correlati alle riscossioni.

Fare clic su Contabilità clienti > Impostazioni > Parametri contabilità clienti.
Scegliere Riscossioni.
Per impedire che vengano generate lettere di sollecito per le transazioni controverse, selezionare la casella di controllo Escludi transazioni controverse dal calcolo delle commissioni (facoltativo).
Nel campo Definizione periodo di aging selezionare una definizione del periodo di aging predefinita da utilizzare nel modulo Riscossioni e nella pagina elenco Riscossioni.
Nel campo Team, selezionare un team (facoltativo). È possibile assegnare gli agenti di riscossione al team di riscossione nel modulo Agente di riscossione.
Nel campo Annulla giornale di registrazione selezionare un nome giornale di registrazione da utilizzare per le transazioni di annullamento.
Nel campo Codice causale selezionare un codice motivo predefinito da utilizzare per le transazioni di annullamento.
Selezionare la casella di controllo IVA separata per creare voci distinte del giornale di registrazione per gli importi IVA annullati (facoltativo). Questa operazione consente di riaffermare la soggettività tributaria a causa dell'importo annullato.
Nella scheda dettaglio Modello di messaggio di posta elettronica, selezionare i modelli di messaggio di posta elettronica da utilizzare per ogni tipo di messaggio (facoltativo).
Chiudere il modulo.

Impostare gli agenti di recupero crediti (facoltativo)

Se nell'organizzazione le attività di riscossione vengono svolte da più persone, è possibile impostare degli agenti di riscossione. Un agente di riscossione è un lavoratore impostato come utente nel modulo Relazioni utente. Per agevolare l'organizzazione del lavoro, è possibile assegnare agli agenti di riscossione dei pool di clienti, ovvero delle query relative ai clienti. Gli agenti di riscossione vengono aggiunti al team selezionato nel modulo Parametri contabilità clienti. Se nel modulo non è selezionato alcun team, verrà creato automaticamente un nuovo team denominato Riscossioni e gli agenti di riscossione verranno aggiunti a tale team.

Fare clic su Amministrazione sistema > Comune > Utenti > Relazioni utente.
Fare clic su Nuovo e selezionare un lavoratore. Il lavoratore può essere un dipendente o un terzista.
Selezionare l'ID utente corrispondente al lavoratore.
Ripetere i passaggi 2 e 3 per altri lavoratori, quindi chiudere il modulo (facoltativo).
Fare clic su Contabilità clienti > Impostazioni > Riscossioni > Agenti di riscossione.
Scegliere Aggiungi membri del team.
Selezionare un membro del team, quindi fare clic su Aggiungi.
Ripetere i passaggi 6 e 7 per altri agenti di recupero crediti (facoltativo).
Nel modulo Agente di riscossione, assegnare uno o più pool di clienti agli agenti di recupero crediti (facoltativo). Per ulteriori informazioni, vedere Agente di riscossione (modulo).
Chiudere il modulo.

Impostare un conto di annullamento

Impostare un conto di annullamento da utilizzare per l'inserimento di annullamento in contabilità generale quando una transazione viene annullata. Per ulteriori informazioni, vedere Informazioni sulle voci predefinite per le transazioni di annullamento.

Fare clic su Contabilità clienti > Impostazioni > Profili di registrazione cliente.
Selezionare un profilo di registrazione e quindi fare clic sulla scheda dettaglio Impostazioni.
Nel campo Conto di annullamento selezionare il conto CoGe per la registrazione delle transazioni di annullamento.
Ripetere i passaggi 2 e 3 per gli altri profili di registrazione da utilizzare per la registrazione delle transazioni di annullamento.
Chiudere il modulo.

Impostare le informazioni NSF per i conti bancari

Utilizzare questa procedura per specificare le informazioni da utilizzare per l'elaborazione dei pagamenti NSF nel modulo Riscossioni.

Fare clic su Gestione banche e di cassa > Comune > Conti bancari.
Fare doppio clic su un conto bancario per aprire il modulo Conti bancari.
Nel riquadro azioni fare clic su Modifica record e quindi sulla scheda dettaglio Gestione valute.
Nel campo Gruppo di spese selezionare il gruppo di spese da utilizzare per le commissioni addebitate al cliente per i pagamenti NSF.
Nel campo Giornale di registrazione pagamenti NSF selezionare il nome del giornale di registrazione pagamenti da utilizzare quando si annulla un pagamento restituito perché senza copertura.
Chiudere il modulo.

Configurare le impostazioni di Outlook per gli utenti del modulo Riscossioni

Prima che i lavoratori possano creare attività o inviare messaggi di posta elettronica tramite il modulo Riscossioni, è necessario verificare che la chiave di configurazione Sincronizzazione con Microsoft Outlook sia selezionata e che per i lavoratori sia impostata la sincronizzazione di Outlook. Per ulteriori informazioni sulla sincronizzazione di Outlook, vedere Integrazione con Microsoft Outlook e Microsoft Exchange Server. Per ulteriori informazioni sulle modalità di creazione di un lavoratore, vedere Attività chiave: lavoratori.

Configurare le impostazioni di posta elettronica e gli indirizzi per i contatti per la riscossione del cliente

Se si desidera inviare messaggi di posta elettronica ai contatti tramite il modulo Riscossioni, impostare gli indirizzi di posta elettronica per i contatti del cliente. Il contatto per la riscossione viene utilizzato come contatto predefinito nel modulo Riscossioni. Se sui rendiconti deve essere indicato un indirizzo diverso da quello principale, è possibile impostare un indirizzo del rendiconto per il cliente.

Nota

Se per un cliente non è stato specificato un contatto per la riscossione, verrà utilizzato il contatto principale per il cliente. Se non è stato specificato un contatto principale, i messaggi di posta elettronica verranno inviati al primo indirizzo elencato nel modulo Contatti.

Fare clic su Contabilità clienti > Comune > Clienti > Tutti i clienti.
Fare doppio clic su un conto cliente per aprire il modulo Clienti.
Nel riquadro azioni fare clic su Modifica.
Nella scheda dettaglio Indirizzi, fare clic su Aggiungi, quindi immettere un indirizzo per il rendiconto (facoltativo). Nel campo Scopo selezionare Rendiconto, immettere le informazioni sull'indirizzo e quindi fare clic su OK.
Nel campo Contatto riscossioni della scheda dettaglio Crediti e riscossioni selezionare la persona dell'organizzazione del cliente che lavora con l'agente di riscossione. Questo contatto verrà utilizzato come contatto predefinito nel modulo Riscossioni e corrisponderà al destinatario dei messaggi di posta elettronica inviati.
Premere CTRL+S.
Fare clic con il pulsante destro del mouse nel campo Contatto riscossioni e scegliere Visualizza dettagli.
Nel modulo Contatti fare clic sulla scheda dettaglio Informazioni sul contatto.
Se per il contatto non è specificato un indirizzo di posta elettronica, fare clic su Aggiungi per aggiungere un indirizzo.
Selezionare un tipo in cui venga utilizzato il metodo di comunicazione Indirizzo di posta elettronica.
Nel campo Numero/indirizzo contatto immettere l'indirizzo di posta elettronica principale per il contatto. Se non è presente un indirizzo di posta elettronica principale, verrà visualizzato il primo indirizzo di posta elettronica in elenco.
Ripetere i passaggi da 1 a 11 per gli altri contatti del cliente.
Chiudere i moduli.

Configurare le impostazioni di posta elettronica per i venditori

Se si desidera inviare messaggi di posta elettronica ai venditori tramite il modulo Riscossioni, impostare gli indirizzi di posta elettronica per i venditori. Impostare un indirizzo di posta elettronica per ogni rappresentante in ogni gruppo vendite con provvigione. Il rappresentante per il quale è selezionata la casella di controllo Contatto corrisponde al venditore predefinito destinatario dei messaggi di posta elettronica inviati. Se non è stato specificato un rappresentante, verrà utilizzato il venditore principale per l'organizzazione del cliente. Se non è stato specificato un venditore principale, i messaggi di posta elettronica verranno inviati al primo venditore elencato nel modulo.

Fare clic su Vendite e marketing > Impostazioni > Provvigioni > Gruppi vendite.
Selezionare un gruppo vendite con provvigione e quindi fare clic su Rappres.
Per un rappresentante con la casella di controllo Contatto selezionata, fare clic con il pulsante destro del mouse nel campo Nome e scegliere Visualizza dettagli.
Nel modulo Rubrica fare clic sulla scheda Informazioni sul contatto.
Se non è specificato un indirizzo di posta elettronica per il lavoratore, fare clic su Aggiungi per aggiungerlo.
Immettere una breve descrizione per il nuovo indirizzo. Nel campo Tipo selezionare Indirizzo di posta elettronica.
Nel campo Numero/indirizzo contatto immettere l'indirizzo di posta elettronica per il venditore.
Fare clic su Altre opzioni > Avanzate.
Nel campo Scopo selezionare uno scopo. Fare clic su Chiudi per chiudere il modulo Modifica informazioni contatto e quindi su Chiudi per chiudere il modulo Rubrica.
Ripetere i passaggi da 1 a 9 per gli altri contatti del venditore.
Chiudere i moduli.