Registrare e rimborsare le spese dei dipendenti

Business Central supporta le transazioni per i dipendenti in modo simile alle transazioni per i fornitori. Di conseguenza, sono disponibili alcune categorie di registrazione dipendenti che consentono di assicurarsi che i movimenti contabili per i dipendenti siano registrati nei conti di pertinenza nella contabilità COGE.

Nota

I rimborsi ai dipendenti non supportano sconti e e tolleranze sui pagamenti.

Se i dipendenti spendono denaro personale durante le attività lavorative, è possibile registrare le spese nei conti dei dipendenti. È quindi possibile rimborsare il dipendente effettuando un pagamento sul conto bancario del dipendente, analogamente a quando si pagano i fornitori.

Questo articolo spiega come registrare le spese nei libri e come rimborsare il dipendente. La tua organizzazione potrebbe disporre di un portale o di un'app tramite cui i dipendenti possono inviare le proprie note spese.

Business Central è sufficientemente flessibile per adattarsi a molte pratiche diverse. I numeri di conto esatti da utilizzare dipendono dalla configurazione e dai processi della tua organizzazione.

È possibile utilizzare le registrazioni generali dei conti dei dipendenti per registrare le spese dei dipendenti e le transazioni di rimborso in valuta estera, quindi tenere facilmente traccia degli importi e confrontarli con le entrate. Lascia la calcolatrice nel cassetto della scrivania: Business Central può modificare il tasso di cambio per te. Quando si utilizzano i giornali generali per registrare le transazioni per i conti dei dipendenti, ad esempio quando si rimborsano le spese, è possibile utilizzare il campo Codice valuta per specificare la valuta per le transazioni. La specifica di una valuta ti consente di utilizzare le stesse funzionalità di quando registri le transazioni nei registri clienti e fornitori. Ad esempio, i dipendenti possono registrare una spesa in euro ma essere pagati in dollari.

Per garantire che il tasso di cambio degli importi sia aggiornato, puoi rettificare i saldi dei dipendenti quando esegui il processo batch del tasso di cambio valuta. Se desideri utilizzare la tabella dei tassi di cambio, ma liquidare i saldi dei dipendenti nella valuta locale, puoi escludere i conti dei dipendenti quando rettifichi i tassi di cambio.

Per registrare le spese di un dipendente

Le spese del dipendente vengono registrate nella pagina Contabilità generale.

1. Selezionare l'icona , immettere Giornali generali, quindi selezionare il relativo collegare.

2. Apri il batch registrazioni COGE appropriato. Per ulteriori informazioni, vedere Elaborazione delle registrazioni COGE.

3. In una nuova riga di registrazione, compila i campi in base alle esigenze. Passare sul campo con il mouse per visualizzare una breve descrizione.

   Nota

   Per impostazione predefinita, le registrazioni COGE mostrano solo un numero limitato di campi nella riga delle registrazioni. Per visualizzare ulteriori campi, come il campo Tipo conto, selezionare l'azione Mostra più colonne. Per nascondere i campi aggiuntivi, scegliere l'azione Mostra meno colonne. Quando sono visualizzate meno colonne, la stessa data di registrazione viene utilizzata per tutte le righe. Se si desidera avere più date di registrazione per la stessa voce di registrazione, selezionare l'azione Mostra più colonne.

4. Ripetere il passaggio 3 per le spese che il dipendente ha pagato.

   Gratifica

   Se si desidera immettere più righe di spesa sopra una riga di contropartita per il conto bancario del dipendente, selezionare la casella di controllo Suggerisci importo contropartita nella riga del batch nella pagina Batch registrazioni COGE. Il campo Importo nella riga di contropartita viene precompilato automaticamente con il valore necessario per pareggiare le spese.

5. Scegliere l'azione Registra per registrare spese nel conto del dipendente.

Per rimborsare un dipendente

I dipendenti vengono rimborsati registrando i pagamenti nei relativi conti bancari nella pagina Registrazioni pagamenti.

1. Selezionare l'icona , immettere Giornali di pagamento, quindi selezionare il relativo collegare.
2. Aprire il batch registrazioni pagamenti appropriato. Per ulteriori informazioni, vedere Elaborazione delle registrazioni COGE.
3. Compilare i campi in base alle esigenze. Per ulteriori informazioni, vedi Effettuare i pagamenti.
4. In alternativa, scegliere l'azione Suggerisci pagamenti dipendente per inserire automaticamente righe di registrazione per rimborsi in sospeso al dipendente.
5. Scegliere l'azione Registra per registrare il rimborso.

Per riconciliare i rimborsi con movimenti contabili del dipendente

I pagamenti dei dipendenti vengono applicati alle relative voci contabili aperte nello stesso modo in cui si applicano i pagamenti dei fornitori, ad esempio nella pagina Giornali di riconciliazione dei pagamenti , in base alle voci correlate dell'estratto conto bancario. Per ulteriori informazioni, vedere Collegare i pagamenti automaticamente e riconciliare i conti correnti bancari. In alternativa, è possibile applicarli manualmente nella pagina Movimenti contabili dipendente. Per ulteriori informazioni, vedere Riconciliare manualmente i pagamenti ai fornitori con la registrazioni pagamenti o dai movimenti contabili fornitori.

Vedere anche

Invia le transazioni direttamente a contabilità generale
Lavora con i giornali generali
Annulla registrazioni contabili e annulla ricevute/spedizioni
Finanza
Lavora con Business Central

Trova qui moduli di e-learning gratuiti per Business Central