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Créer et gérer des boîtes aux lettres inactives

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Guide de sécurité et conformité pour les licences Microsoft 365.

Les boîtes aux lettres inactives vous permettent de conserver les e-mails des anciens employés après qu’ils ont quitté votre organization et sont accessibles aux personnes autorisées qui ont reçu des autorisations eDiscovery pour des raisons de conformité ou juridiques. Par exemple, les administrateurs, les responsables de la conformité et les gestionnaires d’enregistrements qui peuvent ensuite utiliser la recherche de contenu pour rechercher et exporter le contenu d’une boîte aux lettres inactive. Les boîtes aux lettres inactives ne peuvent pas recevoir de courriers, et n'apparaissent pas dans le carnet d'adresses partagé de votre organisation ou d'autres listes.

Pour plus d’informations sur les boîtes aux lettres inactives, voir En savoir plus sur les boîtes aux lettres inactives.

Conseil

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Créer une boîte aux lettres inactive

Rendre une boîte aux lettres inactive nécessite une conservation de la boîte aux lettres, puis la suppression de la boîte aux lettres ou du compte d’utilisateur correspondant.

Pour rendre une boîte aux lettres inactive, elle doit être concédée sous licence correctement afin qu’une conservation puisse être appliquée à la boîte aux lettres avant sa suppression. Une fois le compte d’utilisateur supprimé, toute licence Exchange Online associée au compte d’utilisateur peut être attribuée à un nouvel utilisateur.

Nous vous recommandons d’utiliser la rétention Microsoft 365 pour appliquer la conservation sur la boîte aux lettres. D’autres méthodes sont abordées dans En savoir plus sur les boîtes aux lettres inactives.

La meilleure façon de supprimer une boîte aux lettres consiste à supprimer le compte d’utilisateur correspondant dans le Centre d’administration Microsoft 365. Pour plus d’informations sur la suppression de comptes d’utilisateur, consultez Supprimer un utilisateur de votre organization. Toutefois, vous pouvez également supprimer la boîte aux lettres à l’aide de l’applet de commande Remove-Mailbox dans Exchange Online PowerShell. Pour plus d’informations, consultez Supprimer ou restaurer des boîtes aux lettres utilisateur dans Exchange Online.

Le tableau suivant résume le processus de création d'une boîte aux lettres inactive pour différents scénarios de rétention.


À... Vous devez… Résultat
Conserver le contenu de la boîte aux lettres indéfiniment après le départ d’un employé de l’organisation 1. Appliquez les paramètres de rétention Microsoft 365 avec des actions de rétention pour la boîte aux lettres (une stratégie de rétention) ou des éléments de messagerie spécifiques (une ou plusieurs étiquettes de rétention).

2. Attendez que les paramètres de rétention soient appliqués.

3. Supprimez le compte Microsoft 365 de l’utilisateur.		 Tout le contenu de la boîte aux lettres inactive auquel les paramètres de rétention sont appliqués, y compris les éléments du dossier Éléments récupérables, est conservé indéfiniment.
Conserver tout le contenu de la boîte aux lettres pendant une période spécifique après qu’un employé a quitté le organization, puis supprimer la boîte aux lettres 1. Appliquez une stratégie de rétention Microsoft 365 à la boîte aux lettres avec des paramètres de rétention qui conservent, puis supprimez les éléments à l’expiration de la période de rétention.

2. Attendez que les paramètres de rétention soient appliqués.

3. Supprimez le compte Microsoft 365 de l’utilisateur.		 Lorsque la période de rétention d’un élément de boîte aux lettres expire, l’élément est déplacé vers le dossier Éléments récupérables, puis supprimé définitivement (vidé) de la boîte aux lettres inactive lorsque la période de rétention des éléments supprimés (pour les boîtes aux lettres Exchange) expire. La période de rétention de la stratégie de rétention Microsoft 365 est toujours basée sur la date d’origine à laquelle un élément de boîte aux lettres a été reçu ou créé.

Remarque

Si les paramètres de rétention Microsoft 365 configurés pour conserver, conserver puis supprimer du contenu, sont déjà appliqués à la boîte aux lettres ou aux éléments de boîte aux lettres, ou si une conservation pour litige est déjà placée sur une boîte aux lettres, ou qu’il vous suffit de créer une boîte aux lettres inactive est de supprimer le compte d’utilisateur correspondant.

Afficher la liste des boîtes aux lettres inactives

Vous pouvez utiliser le portail Microsoft Purview ou le portail de conformité Microsoft Purview pour afficher la liste des boîtes aux lettres inactives dans votre organization.

Remarque

Les portails sont limités à l’affichage de jusqu’à 5 000 boîtes aux lettres inactives. Pour afficher plus de 5 000 boîtes aux lettres inactives, vous devez utiliser Exchange Online PowerShell comme décrit après les instructions de l’étape.

Pour cette configuration, vous pouvez utiliser le portail Microsoft Purview ou vous pouvez toujours utiliser l’ancienne portail de conformité Microsoft Purview. Connectez-vous avec un compte d’administrateur de conformité pour votre organization.

  1. Selon le portail que vous utilisez, accédez à l’un des emplacements suivants :

  2. Sélectionnez l’option Boîte aux lettres inactive . Par exemple, à partir du portail Microsoft Purview :

    Option de boîte aux lettres inactive dans la page Stratégies de rétention de la gestion du cycle de vie des données.

  3. La page Boîtes aux lettres inactives affiche une liste de boîtes aux lettres inactives. Sélectionnez-en une pour afficher des détails sur cette boîte aux lettres inactive. Les détails incluent l’identificateur Exchange de la boîte aux lettres et s’il s’agit d’une conservation pour litige.

    Vous ne verrez pas d’autres types de conservation dans le volet d’informations, par exemple une stratégie de rétention Microsoft 365 ou une conservation eDiscovery. Pour trouver ces informations, consultez Comment identifier le type de conservation placé sur une boîte aux lettres Exchange Online.

Si vous avez de nombreuses boîtes aux lettres inactives, vous trouverez peut-être plus facile de rechercher et de trier un fichier CSV pour les détails que vous voyez dans la liste : dans la page Boîtes aux lettres inactives , sélectionnez Exporter.

Vous pouvez également exécuter la commande suivante dans Exchange Online PowerShell pour afficher la liste des boîtes aux lettres inactives :

 Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | FT DisplayName,PrimarySMTPAddress,WhenSoftDeleted

Vous pouvez également exécuter la commande suivante pour exporter la liste des boîtes aux lettres inactives et d’autres informations dans un fichier CSV. Dans cet exemple, le fichier CSV est créé dans le répertoire actif.

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | Select Displayname,PrimarySMTPAddress,DistinguishedName,ExchangeGuid,WhenSoftDeleted | Export-Csv InactiveMailboxes.csv -NoTypeInformation

Remarque

Il est possible qu’une boîte aux lettres inactive ait la même adresse SMTP qu’une boîte aux lettres utilisateur active. Dans ce cas, la valeur de la propriété DistinguishedName ou ExchangeGuid peut être utilisée pour identifier de manière unique une boîte aux lettres inactive.

Recherche et exportation du contenu d'une boîte aux lettres inactive

Vous pouvez accéder au contenu de la boîte aux lettres inactive à l’aide de l’outil de recherche de contenu dans le portail Microsoft Purview ou le portail de conformité Microsoft Purview. Pour plus d’informations, consultez l’article Référence des fonctionnalités pour la recherche de contenu .

Modifier la durée de la conservation pour une boîte aux lettres inactive

Une fois qu’une boîte aux lettres est devenue inactive, vous pouvez modifier la durée de la conservation appliquée à la boîte aux lettres inactive.

Pour connaître les procédures pas à pas, consultez Modifier la durée de conservation d’une boîte aux lettres inactive.

Récupérer une boîte aux lettres inactive

Si un ancien employé revient à votre organization, ou si un nouvel employé est embauché pour assumer les responsabilités de l’ancien employé, vous pouvez récupérer le contenu de la boîte aux lettres inactive.

Lorsque vous récupérez une boîte aux lettres inactive, la boîte aux lettres est convertie en une nouvelle boîte aux lettres, le contenu et la structure de dossiers de la boîte aux lettres inactive sont conservés et la boîte aux lettres est liée à un nouveau compte d'utilisateur. Une fois récupérée, la boîte aux lettres inactive n'existe plus.

Pour obtenir des procédures pas à pas et plus d’informations sur les événements qui se produisent lorsque vous récupérez une boîte aux lettres inactive, consultez Récupérer une boîte aux lettres inactive.

Restaurer le contenu d'une boîte aux lettres inactive vers une autre boîte aux lettres

Si un autre employé assume les responsabilités de l'ancien employé, ou si un autre utilisateur doit accéder au contenu de la boîte aux lettres inactive, vous pouvez restaurer (ou fusionner) le contenu de la boîte aux lettres inactive vers une boîte aux lettres existante.

Lorsque vous restaurez une boîte aux lettres inactive, le contenu est copié vers une autre boîte aux lettres. La boîte aux lettres inactive est conservée et reste une boîte aux lettres inactive. La boîte aux lettres inactive peut toujours faire l'objet d'une recherche à l'aide d'eDiscovery, son contenu peut être restauré vers une autre boîte aux lettres, ou il peut être récupéré ou supprimé ultérieurement.

Pour connaître les procédures pas à pas, consultez Restaurer une boîte aux lettres inactive.

Suppression d’une boîte aux lettres inactive

Si vous n’avez plus besoin de conserver le contenu d’une boîte aux lettres inactive, vous pouvez supprimer définitivement la boîte aux lettres inactive en supprimant la conservation appliquée à la boîte aux lettres inactive.

Pour plus d’informations et pour connaître les procédures pas à pas, consultez Supprimer une boîte aux lettres inactive.