Suppression d’une boîte aux lettres inactive

Guide de sécurité et conformité pour les licences Microsoft 365.

Lorsque vous n’avez plus besoin de conserver le contenu d’une boîte aux lettres inactive, vous pouvez supprimer définitivement la boîte aux lettres en supprimant toutes les conservations sur celle-ci. Ensuite, la boîte aux lettres inactive est automatiquement marquée pour suppression et définitivement supprimée après son traitement.

Les conservations peuvent être l’une des suivantes :

• Stratégies et étiquettes de rétention Microsoft 365 avec les paramètres de conservation ou de conservation et de suppression
• Conservation associée à un cas eDiscovery
• Suspension pour litige
• Une conservation sur place

Importante

Il est fortement recommandé d’utiliser la rétention Microsoft 365 lorsque vous envisagez de manière proactive d’utiliser des boîtes aux lettres inactives.

• Les conservations eDiscovery sont destinées à des cas spécifiques et limités dans le temps liés à un problème juridique. À un moment ou un autre, un dossier juridique se terminera probablement, et les conservations associées au cas seront supprimées et le cas eDiscovery sera fermé (ou supprimé). Si une conservation placée sur une boîte aux lettres inactive est associée à un cas eDiscovery et que la conservation est libérée ou que le cas eDiscovery est fermé ou supprimé, la boîte aux lettres inactive est définitivement supprimée.

• In-Place les conservations dans le Centre d’administration Exchange sont désormais mises hors service. Depuis le 1er juillet 2020, de nouvelles In-Place des conservations ne pouvaient pas être créées dans Exchange Online. Depuis le 1er octobre 2020, la durée de conservation des conservations sur place ne pouvait plus être modifiée. Toute boîte aux lettres inactive avec une conservation In-Place appliquée ne peut être supprimée qu’en supprimant la conservation In-Place. Les boîtes aux lettres inactives existantes qui sont en attente In-Place continueront d’être conservées jusqu’à ce que la conservation soit supprimée. Pour plus d’informations sur In-Place mise hors service, consultez Mise hors service des outils eDiscovery hérités.

• La conservation pour litige reste prise en charge comme méthode alternative pour conserver le contenu dans une boîte aux lettres et le rendre inactif après la suppression d’un compte d’utilisateur. Toutefois, en tant que technologie plus ancienne, nous vous recommandons d’utiliser la rétention Microsoft 365 à la place.

Consultez la section Plus d'informations pour obtenir une description de ce qui se produit après la suppression des blocages d'une boîte aux lettres inactive.

Conseil

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Avant de supprimer une boîte aux lettres inactive

• Vous devez utiliser Exchange Online PowerShell pour supprimer les conservations d’une boîte aux lettres inactive. Vous ne pouvez pas utiliser le Centre d’administration Exchange (EAC), le portail Microsoft Purview ou le portail de conformité Microsoft Purview pour ces procédures. Pour obtenir des instructions pas à pas pour utiliser Exchange Online PowerShell, consultez Se connecter à Exchange Online PowerShell.

• Identifiez les conservations sur une boîte aux lettres inactive à l’aide des instructions de l’Étape 1 : Identifier les conservations sur une boîte aux lettres inactive. Vous aurez besoin de ces informations pour savoir quelles conservations supprimer et identifier les informations.

• Déterminez si vous souhaitez copier le contenu d’une boîte aux lettres inactive dans une autre boîte aux lettres avant de supprimer la conservation finale qui entraînera la suppression de la boîte aux lettres inactive. Pour plus d’informations, consultez Restaurer une boîte aux lettres inactive.

• N’oubliez pas que si vous supprimez la conservation finale d’une boîte aux lettres inactive, la boîte aux lettres sera définitivement supprimée après l’expiration de la période de rétention de boîte aux lettres supprimée de manière réversible de 30 jours. Une fois la boîte aux lettres inactive supprimée définitivement, elle ne peut pas être récupérée. Avant de supprimer une conservation, assurez-vous que vous n’avez plus besoin du contenu dans la boîte aux lettres. Si vous souhaitez réactiver une boîte aux lettres inactive, vous pouvez la récupérer. Pour plus d’informations, consultez Récupérer une boîte aux lettres inactive.

• Pour plus d’informations sur les boîtes aux lettres inactives, voir En savoir plus sur les boîtes aux lettres inactives.

Comment supprimer une boîte aux lettres inactive en supprimant des conservations

Une fois que vous avez identifié le type de conservation placé sur la boîte aux lettres inactive et s’il existe plusieurs conservations, vous pouvez supprimer les conservations sur la boîte aux lettres. Une exception est si la boîte aux lettres inactive a une ou plusieurs étiquettes de rétention configurées pour conserver des éléments. Dans ce cas, vous ne pouvez pas supprimer la conservation.

Lorsque la dernière conservation est supprimée, aucune autre action n’est requise de votre part, car la boîte aux lettres inactive est automatiquement supprimée.

Suivez les instructions pour le type de conservation que vous devez supprimer :

• Supprimer une boîte aux lettres inactive d’une stratégie de rétention
• Supprimer une boîte aux lettres inactive d’une conservation eDiscovery
• Supprimer la conservation pour litige d’une boîte aux lettres inactive
• Supprimer une In-Place en attente d’une boîte aux lettres inactive

Attention

Les instructions vous obligent à spécifier une identité pour la boîte aux lettres inactive. La meilleure façon de procéder consiste à utiliser son nom unique ou sa valeur GUID Exchange. L'une de ces valeurs permet d'empêcher de spécifier par inadvertance la mauvaise boîte aux lettres.

Supprimer une boîte aux lettres inactive d’une stratégie de rétention

La procédure de suppression d’une boîte aux lettres inactive d’une stratégie de rétention Microsoft 365 varie selon que l’étendue de la stratégie est adaptative ou statique.

Vous ne pourrez pas supprimer une boîte aux lettres inactive si le verrou de conservation est appliqué à la stratégie de rétention.

Comment supprimer une boîte aux lettres inactive d’une stratégie de rétention avec une étendue adaptative

Lorsque vous utilisez le générateur de requêtes avancé pour définir votre étendue adaptative pour les boîtes aux lettres, modifiez-le pour exclure les boîtes aux lettres inactives à l’aide de la propriété OPATH IsInactiveMailbox :

IsInactiveMailbox -eq "False"

Vous ne pouvez pas exclure les boîtes aux lettres inactives à l’aide du générateur de requêtes simple. Si la stratégie de rétention est configurée pour utiliser une étendue adaptative qui a utilisé le générateur de requêtes simple, créez une nouvelle étendue de stratégie adaptative qui utilise le générateur de requêtes avancé. Modifiez ensuite la stratégie de rétention pour utiliser cette nouvelle étendue adaptative.

Comment supprimer une boîte aux lettres inactive d’une stratégie de rétention avec une étendue statique

Cette procédure varie selon que la stratégie de rétention appliquée à la boîte aux lettres inactive est configurée pour l’ensemble de l’emplacement de stratégie (parfois appelé « organization-wide ») ou si la stratégie est configurée pour inclure des boîtes aux lettres spécifiques (parfois appelées « explicites »). Pour plus d’informations, consultez Informations de configuration pour les étendues statiques.

Utilisez les applets de commande PowerShell suivantes pour récupérer un GUID de stratégie et identifier le type de conservation d’une boîte aux lettres :

• Si la stratégie est configurée pour l’emplacement entier : utilisez l’applet de commande Get-OrganizationConfig dans Exchange Online PowerShell pour obtenir des informations sur ces stratégies.

• Si la stratégie est configurée pour inclure des boîtes aux lettres spécifiques : utilisez l’applet de commande et le paramètre Get-Mailbox -IncludeInactiveMailbox dans Exchange Online PowerShell pour obtenir des informations sur ces stratégies.

Étendue statique : comment supprimer une boîte aux lettres inactive d’une stratégie de rétention configurée pour l’emplacement entier

Exécutez la commande PowerShell suivante pour une stratégie de rétention spécifique :

Set-Mailbox <identity of inactive mailbox> -ExcludeFromOrgHolds <retention policy GUID without prefix or suffix>

Vous pouvez également exécuter la commande PowerShell suivante pour supprimer la boîte aux lettres inactive de toutes les stratégies de rétention configurées pour l’emplacement entier :

Set-Mailbox <identity of inactive mailbox> -ExcludeFromAllOrgHolds

Étendue statique : Comment supprimer une boîte aux lettres inactive d’une stratégie de rétention configurée pour inclure des boîtes aux lettres spécifiques

Exécutez la commande PowerShell Security & Compliance suivante :

Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <retention policy GUID without prefix or suffix> -RemoveExchangeLocation <identity of inactive mailbox>

Supprimer une boîte aux lettres inactive d’une conservation eDiscovery

Consultez Suppression d’emplacements de contenu d’une conservation eDiscovery.

Supprimer une conservation pour litige d’une boîte aux lettres inactive

Exécutez la commande PowerShell suivante pour supprimer une conservation pour litige d’une boîte aux lettres :

Set-Mailbox -InactiveMailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -LitigationHoldEnabled $false

Supprimer une In-Place en attente d’une boîte aux lettres inactive

Il existe deux façons de supprimer un blocage sur place à partir d'une boîte aux lettres inactive :

• Supprimez l’objet In-Place Hold. Si la boîte aux lettres inactive que vous souhaitez supprimer définitivement est la seule boîte aux lettres source pour une conservation In-Place, vous pouvez simplement supprimer l’objet In-Place Hold.

  Remarque

  Vous devez désactiver le blocage avant de pouvoir supprimer un objet de blocage sur place. Si vous essayez de supprimer un objet de blocage sur place ayant le blocage activé, vous recevrez un message d'erreur.

• Supprimez la boîte aux lettres inactive en tant que boîte aux lettres source d’une conservation In-Place. Si vous souhaitez conserver d’autres boîtes aux lettres sources pour une conservation In-Place, vous pouvez supprimer la boîte aux lettres inactive de la liste des boîtes aux lettres sources et conserver l’objet In-Place Conservation.

Comment supprimer une conservation In-Place

Lorsque vous exécutez les commandes suivantes, vous voyez un avertissement indiquant que l’applet de commande Get-MailboxSearch est obsolète. Toutefois, il est sûr d’ignorer l’avertissement pour ce scénario spécifique.

1. Créez une variable qui contient les propriétés du blocage sur place à supprimer. Utilisez le GUID de conservation In-Place que vous avez obtenu lorsque vous avez identifié les conservations sur une boîte aux lettres inactive.

   $InPlaceHold = Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID>
   

2. Désactivez le blocage sur le blocage sur place.

   Set-MailboxSearch $InPlaceHold.Name -InPlaceHoldEnabled $false
   

3. Supprimez le blocage sur place.

    Remove-MailboxSearch $InPlaceHold.Name
   

Comment supprimer une boîte aux lettres inactive d’une In-Place en attente

1. Créez une variable qui contient les propriétés du blocage sur place placé sur la boîte aux lettres inactive. Utilisez le GUID de conservation In-Place que vous avez obtenu lorsque vous avez identifié les conservations sur une boîte aux lettres inactive.

   $InPlaceHold = Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID>
   

2. Vérifiez que la boîte aux lettres inactive est répertoriée comme une boîte aux lettres source pour le blocage sur place.

   $InPlaceHold.Sources
   

   Remarque

   La propriété Sources du blocage sur place identifie les boîtes aux lettres source par leurs propriétés LegacyExchangeDN. Étant donné que cette propriété identifie les boîtes aux lettres inactives de façon unique, l'utilisation de la propriété Sources du blocage sur place permet d'empêcher la suppression de la boîte aux lettres incorrecte. Cela permet également d'éviter les problèmes si deux boîtes aux lettres ont le même alias ou la même adresse SMTP.

3. Supprimez la boîte aux lettres inactive dans la liste des boîtes aux lettres sources dans la variable. Veillez à utiliser le LegacyExchangeDN de la boîte aux lettres inactive qui est renvoyé par la commande à l'étape précédente.

   $InPlaceHold.Sources.Remove("<LegacyExchangeDN of the inactive mailbox>")
   

   Par exemple, la commande suivante supprime la boîte aux lettres inactive pour Pilar Pinilla.

   $InPlaceHold.Sources.Remove("/o=contoso/ou=Exchange Administrative Group (FYDIBOHF23SPDLT)/cn=Recipients/ cn=9c8dfff651ec4908950f5df60cbbda06-pilarp")
   

4. Vérifiez que la boîte aux lettres inactive est supprimée de la liste des boîtes aux lettres source dans la variable.

   $InPlaceHold.Sources
   

5. Modifiez le blocage sur place avec la liste mise à jour des boîtes aux lettres source, qui n'inclut pas la boîte aux lettres inactive.

   Set-MailboxSearch $InPlaceHold.Name -SourceMailboxes $InPlaceHold.Sources
   

6. Vérifiez que la boîte aux lettres inactive est supprimée de la liste des boîtes aux lettres source pour le blocage sur place.

   Get-MailboxSearch $InPlaceHold.Name | FL Sources
   

Plus d’informations

• Une boîte aux lettres inactive est un type de boîte aux lettres supprimée (récupérable). Dans Exchange Online, une boîte aux lettres supprimée (récupérable) est une boîte aux lettres qui a été supprimée mais qui peut être récupérée pendant une période de rétention spécifique. Pour les boîtes aux lettres supprimées de manière réversible qui ne sont pas en attente, la boîte aux lettres est récupérable dans les 30 jours. Une boîte aux lettres inactive (une boîte aux lettres en attente avant sa suppression) reste supprimée de manière réversible avec l’état de conservation jusqu’à ce que la conservation soit supprimée. Une fois la dernière conservation supprimée d’une boîte aux lettres inactive, la boîte aux lettres n’est plus dans un état inactif. Au lieu de cela, il sera supprimé de manière réversible et restera en Exchange Online pendant 30 jours à partir du jour où la conservation a été supprimée et récupérable pendant cette période. Après 30 jours, une boîte aux lettres supprimée (récupérable) est marquée pour suppression définitive et ne peut pas être récupérée.

• Que se passe-t-il après la suppression de la dernière conservation sur une boîte aux lettres inactive ? La boîte aux lettres est traitée comme les autres boîtes aux lettres supprimées de manière réversible et est marquée pour suppression définitive après l’expiration de la période de rétention de boîte aux lettres supprimée de manière réversible de 30 jours. Cette période de rétention commence à la date à laquelle la dernière conservation est supprimée de la boîte aux lettres inactive. La propriété InactiveMailboxRetireTime est définie lorsque la boîte aux lettres passe de l’inactivité (suppression réversible en attente) à celle d’inactivité (suppression réversible sans conservation). À ce stade, la propriété InactiveMailboxRetireTime est définie sur la date actuelle à laquelle la transition s’est produite. Il existe un assistant qui s’exécute (appelé mailboxLifeCycle assistant) qui recherche les boîtes aux lettres dont la propriété InactiveMailboxRetireTime est définie. Si « InactiveMailboxRetireTime + 30 jours » est inférieur à la date actuelle, la boîte aux lettres est vidée.

  Si les boîtes aux lettres apparaissent toujours comme inactives après la suppression de la dernière mise en attente et que InactiveMailboxRetireTime n’est pas défini, vous pouvez forcer le recalcul de la conservation status pour la boîte aux lettres inactive à l’aide de la commande suivante :

  Set-Mailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -RecalculateInactiveMailbox 
  

• Une boîte aux lettres inactive est-elle définitivement supprimée immédiatement après la suppression de toutes les mises en attente ? Une boîte aux lettres précédemment inactive sera disponible à l’état supprimé de manière réversible pendant 30 jours. Après 30 jours, la boîte aux lettres est marquée pour suppression définitive.

• Comment afficher des informations sur une boîte aux lettres inactive une fois que toutes les conservations ont été supprimées ? Une fois toutes les conservations supprimées et la boîte aux lettres inactive rétablie dans une boîte aux lettres supprimée de manière réversible, elle n’est pas retournée à l’aide du paramètre InactiveMailboxOnly avec l’applet de commande Get-Mailbox . Cependant, vous pouvez afficher des informations sur la boîte aux lettres à l'aide de la commande Get-Mailbox -SoftDeletedMailbox. Par exemple :

  Get-Mailbox -SoftDeletedMailbox -Identity pilarp | FL Name,Identity,LitigationHoldEnabled,In
  Placeholds,WhenSoftDeleted,IsInactiveMailbox,WasInactiveMailbox,InactiveMailboxRetireTime
  Name                   : pilarp
  Identity               : Soft Deleted Objects\pilarp
  LitigationHoldEnabled  : False
  InPlaceHolds           : {}
  WhenSoftDeleted        : 6/16/2022 1:19:04 AM
  IsInactiveMailbox      : False
  WasInactiveMailbox     : True
  InactiveMailboxRetireTime : 9/30/2022 11:16:23 PM
  

  Dans l’exemple ci-dessus, la propriété WhenSoftDeleted identifie la date de suppression réversible, qui dans cet exemple est le 16 juin 2022. La propriété WasInactiveMailbox est répertoriée comme True étant auparavant une boîte aux lettres inactive. La boîte aux lettres sera définitivement supprimée 30 jours après le 30 septembre 2022.