Configuration des notifications et rappels par courrier électronique dans Project Web App
S’applique à : Project Server 2010
Dernière rubrique modifiée : 2015-03-09
Résumé : Le huitième article d’une série de huit articles sur l’utilisation de Microsoft Project Web App pour travailler avec les données de Microsoft Project Server 2010 et pour effectuer des tâches liées à la gestion de projets.
S’applique à : Project Server 2010 | Project Web App
Dans cet article :
Introduction à la configuration de notifications et rappels par courrier électronique dans Project Web App
Vue d'ensemble des notifications et rappels par courrier électronique
Configuration de notifications et rappels personnels
Configuration des notifications et rappels pour vos ressources
Introduction à la configuration de notifications et rappels par courrier électronique dans Project Web App
Vous pouvez utiliser des notifications par courrier électronique pour être averti des modifications apportées ou mesures à prendre sur des projets auxquels vous ou les personnes que vous gérez sont affectés. Vous pouvez utiliser des rappels pour être averti des actions à venir ou en retard qui vous incombent ou qui incombent aux ressources que vous gérez. Les alertes et les rappels sont déclenchés par des événements spécifiques dans Microsoft Project Server 2010, et ils génèrent des messages électroniques qui sont envoyés aux comptes de messagerie des utilisateurs appropriés. Les pages Gérer mes alertes et rappels et Gérer mes alertes et rappels de ressources vous permettent de configurer comment vous ou les ressources que vous gérez sont avertis des modifications liées à vos tâches, des rapports d’état et des incidents de travaux en file d’attente. Les notifications que vous recevez peuvent fournir des liens hypertexte aux pages appropriées dans Project Web App (PWA) à partir desquelles les destinataires de la notification ou du rappel peuvent prendre d’autres mesures.
Notes
Gérer mes alertes et rappels est configuré au niveau de l’utilisateur ; chaque utilisateur de Project Web App doit s’abonner et annuler l’abonnement à ses propres notifications. Dans certains cas, selon les paramètres de sécurité, un responsable de ressources dans Gérer mes alertes et rappels de ressources peut configurer des notifications et rappels par courrier électronique pour les ressources qu’il gère.
Le tableau suivant répertorie les autorisations de Project Server 2010 dont doivent disposer les utilisateurs de Microsoft Project Professional 2010 et de Project Web App pour configurer des notifications par courrier électronique.
Tableau 7 : autorisations requises
| Autorisation globale | Description |
|---|---|
Gérer les notifications et les rappels |
Permet à un utilisateur de gérer les paramètres Alertes et rappels dans les Paramètres du serveur de Project Web App. |
Gérer les notifications personnelles |
Permet à un utilisateur d’accéder au lien Gérer mes alertes et rappels dans la section Paramètres personnels de la colonne de navigation de Project Web App. |
Gérer les notifications de ressources |
Permet à un utilisateur d’accéder au lien Gérer mes alertes et rappels de ressources dans la section Paramètres personnels de la colonne de navigation de Project Web App. |
Vue d’ensemble des notifications et rappels par courrier électronique
Des notifications sont générées par de nombreux événements initiés par l’utilisateur. Ces événements peuvent être les actions d’autres membres de l’équipe et responsables de projets. Par exemple, un responsable de projet envoyant une nouvelle tâche à une ressource peut déclencher une notification au membre de l’équipe qui est affecté à la tâche afin que cette personne soit avertie de la nouvelle affectation et intervienne sur celle-ci.
Les actions d’utilisateur suivantes peuvent générer des notifications par courrier électronique :
Publier
Réaffecter des tâches
Mises à jour de tâches
Nouvelles tâches
Tâches en retard
Demandes de rapports d’état
Réponses de rapports d’état
Rapports d’état en retard
Ouverture d’un nouveau problème
Ouverture d’un nouveau risque
Affectation d’un problème
Un problème est modifié
Modifications d’un document (Nouveau, Supprimer, Modifier
Délégation d’une liste de tâches
Échec des travaux en file d’attente
Par défaut, les actions suivantes génèrent des notifications par courrier électronique. Les utilisateurs ne peuvent pas annuler l’abonnement à ces notifications :
Affectations refusées (par une ressource)
Mises à jour de tâches refusées (par un responsable)
Nouvelles tâches refusées (par un responsable)
Mises à jour de calendrier refusées (par un responsable)
Demandes de réaffectation de tâches refusées (par un responsable)
Suppression de tâche refusée (par un responsable)
Retrait d’un rapport d’état (par un responsable)
Les rappels sont déclenchés par des événements à délai d’expiration. Par exemple, si une tâche doit être achevée par une ressource à une date spécifique, un rappel est envoyé à la ressource indiquant l’état actuel de la tâche. Project Server 2010 vérifie la présence de rappels et les envoie le cas échéant à l’intervalle spécifié par l’utilisateur ou le responsable de ressources/responsable de projet disposant d’un droit d’accès à Gérer mes alertes et rappels de ressources.
Les utilisateurs de Project Web App peuvent définir à quel moment Project Server leur envoie des notifications ou rappels par courrier électronique. Les responsables de projets et les responsables de ressources peuvent définir des notifications et des rappels par courrier électronique à eux-mêmes et aux membres de leur équipe. Les membres de l’équipe ne peuvent pas annuler l’abonnement à des notifications ou rappels par courrier électronique qui sont configurés pour eux par un responsable de projet ou un responsable de ressources.
La section Paramètres personnels Project Web App Personal de la colonne de navigation de Project Web App inclut les liens suivants que vous pouvez utiliser pour configurer des notifications et des rappels par courrier électronique :
Gérer mes alertes et rappels. Utilisez ce lien pour configurer des notifications par courrier électronique pour les modifications apportées à vos tâches et rapports d’état. Les notifications pour les tâches et rapports d’état sont configurées séparément.
Gérer mes alertes et rappels de ressources. Utilisez ce lien pour configurer des notifications par courrier électronique pour les modifications apportées aux tâches et rapports d’état de vos ressources.
Au fil de l’avancement d’un projet, vous pourriez souhaiter ajuster le type et la fréquence des notifications et rappels par courrier électronique. Ainsi, vous pourriez initialement définir un rappel plus long pour les tâches en retard, par exemple plusieurs jours ou plusieurs semaines, et ensuite plus court à l’approche de l’achèvement du projet afin que les rappels soient envoyés dès que la tâche est en retard. Vous pourriez également souhaiter annuler des abonnements.
Les notifications et rappels par courrier électronique pour les tâches, les projets, les ressources, les rapports d’état et les mises à jour sont configurés par l’administrateur de Project Server. En outre, les notifications et rappels par courrier électronique peuvent être personnalisés.
Configuration de notifications et rappels personnels
Tous les utilisateurs de Project Web App peuvent configurer les types de notification et de rappel par courrier électronique qu’ils souhaitent recevoir.
S’abonner à des notifications et alertes personnelles par courrier personnel
Vous pouvez configurer vos propres notifications et alertes personnelles par courrier électronique en procédant comme suit.
Pour s’abonner à des notifications et alertes personnelles par courrier personnel
Dans la page d’accueil de Project Web App, dans la barre de lancement rapide, cliquez sur Paramètres personnels, puis sélectionnez Gérer mes alertes et rappels de ressources.
Notes
L’adresse de messagerie à laquelle les alertes sont envoyées est indiquée en haut de la page Gérer mes alertes et rappels en regard de Adresse de messagerie.
Pour configurer des alertes pour des tâches, développez la section Tâches, puis configurez les options suivantes :
Si vous souhaitez recevoir un message électronique immédiatement lors de l’occurrence des événements spécifiés, dans la section M’avertir immédiatement lorsque, activez les cases à cocher appropriées pour définir des alertes par courrier électronique à envoyer lorsque vous recevez de nouvelles affectations ou lorsque vos tâches sont modifiées ou mises à jour.
Si vous souhaitez recevoir un message électronique à intervalles définis, dans la section Rappels de tâches, activez les cases à cocher appropriées pour définir les alertes par courrier électronique à envoyer avant le début des tâches, avant l’échéance des tâches (et un éventuel retard), pour les tâches inachevées et pour les tâches en retard. Pour chaque intervalle, spécifiez la fréquence.
Pour configurer des alertes pour des rapports d’état, développez la section Rapports d’état, puis configurez les options suivantes :
Si vous souhaitez recevoir un message électronique immédiatement lors de l’occurrence d’événements spécifiés, sous le titre M’avertir immédiatement lorsque, activez la case à cocher Je reçois une nouvelle demande de rapport d’état pour définir les alertes par courrier électronique à envoyer lorsque vous recevez une nouvelle demande de rapport d’état.
Si vous souhaitez recevoir un message électronique à intervalles définis, sous Rappels de rapports d’état, activez les cases à cocher appropriées pour définir les alertes par courrier électronique à envoyer lorsque les rapports d’état sont échus, lorsque vos rapports d’état sont en retard et lorsque les rapports d’état sont envoyés ou deviennent en retard. Pour chaque intervalle, spécifiez la fréquence.
Pour recevoir des alertes sur des échecs de travaux en file d’attente, développez la section Échec des travaux en file d’attente, puis activez ou désactivez les options Alertes liées à l’échec des travaux en file d’attente.
Si des modules d’interface utilisateur multilingue (modules MUI) sont installés pour Project Server 2010, sélectionnez la langue dans laquelle vous souhaitez recevoir vos messages électroniques dans la liste déroulante Paramètres linguistiques.
Cliquez sur Enregistrer.
Annuler l’abonnement à des notifications et alertes personnelles par courrier électronique
Si vous ne souhaitez plus recevoir des notifications et alertes personnelles par courrier électronique, procédez comme suit.
Pour annuler des notifications et alertes personnelles par courrier électronique
Dans la page d’accueil de Project Web App, dans la barre de lancement rapide, cliquez sur Paramètres personnels, puis sélectionnez Gérer mes alertes et rappels.
Notes
L’adresse électronique à laquelle les alertes sont envoyées est indiquée dans la page M’avertir pour mes tâches et mes rapports d’état en regard de Adresse de messagerie.
Pour annuler l’abonnement à des alertes pour des tâches, développez la section Tâches, puis désactivez la case à cocher pour le type spécifique d’alerte et de rappel dont vous souhaitez annuler l’abonnement.
Pour annuler l’abonnement à des alertes pour des rapports d’état, développez la section Rapports d’état, puis désactivez la case à cocher Je reçois une nouvelle demande de rapport d’état et toutes les cases à cocher sous la section Rappels des rapports d’état.
Pour annuler l’abonnement aux alertes pour des échecs de travaux en file d’attente, développez la section Échecs des travaux en file d’attente, puis désactivez la case à cocher L’un de mes travaux en file d’attente échoue.
Cliquez sur Enregistrer.
Configuration des notifications et rappels pour vos ressources
Les utilisateurs de Project Web App qui gèrent des ressources peuvent configurer les notifications et rappels par courrier électronique à envoyer à leurs ressources lorsque des actions spécifiques se produisent.
Abonnez vos ressources à des alertes et notifications par courrier électronique
Si vous souhaitez configurer les alertes et les notifications pour les ressources que vous gérez, procédez comme suit.
Pour abonner vos ressources à des alertes et notifications par courrier électronique
Dans la page d’accueil de Project Web App, dans la colonne de navigation, cliquez sur Paramètres personnels, puis sélectionnez Gérer mes alertes et rappels de ressources.
Notes
L’adresse de messagerie à laquelle les alertes sont envoyées est indiquée dans la page Gérer mes alertes et rappels de ressources en regard de Adresse de messagerie.
Pour configurer les alertes pour les tâches affectées à vos ressources, développez Les tâches des membres de mon équipe, et configurez les options suivantes :
Si vous souhaitez recevoir un message électronique immédiatement lors de l’occurrence des événements spécifiés, dans la section Alertes de tâches, sélectionnez les cases à cocher appropriées pour définir les alertes par courrier électronique à envoyer lorsque les membres de votre équipe envoient de nouvelles tâches et affectations, réaffectent des tâches et lorsque des membres de l’équipe mettent à jour des tâches.
Si vous souhaitez recevoir des messages électroniques à intervalles définis pour les tâches à venir, sous Rappels de tâches, sélectionnez l’option appropriée pour définir les rappels par courrier électronique à envoyer avant que les tâches soient échues, et demander que les alertes ne soient envoyées qu’à vous-même, qu’aux membres de votre équipe, ou à vous-même et aux membres de votre équipe. Vous pouvez également spécifier combien de jours, de semaines ou de mois avant la date d’échéance de la tâche à venir le courrier électronique doit être envoyé.
Si vous souhaitez recevoir des alertes par courrier électronique à intervalles définis pour les tâches en retard, dans la section Rappels de tâches, sélectionnez les cases à cocher appropriées pour définir les alertes par courrier électronique à envoyer lorsque des tâches sont en retard (et à renvoyer jusqu’à ce que la tâche en retard soit achevée), et sélectionnez l’option appropriée pour demander que les alertes ne soient envoyées qu’à vous-même, qu’aux membres de votre équipe, ou à vous-même et aux membres de votre équipe. Vous pouvez également spécifier pendant combien de jours, de semaines ou de mois après la date d’échéance de la tâche en retard l’alerte doit être envoyée ainsi que la fréquence à laquelle les messages électroniques de rappel sont envoyés jusqu’à l’achèvement de la tâche.
Si vous souhaitez recevoir un message électronique à intervalle défini pour les tâches en cours mais pour lesquelles aucun travail réel n’a été effectué, dans la section Rappels de tâches, sélectionnez les options appropriées pour définir les alertes par courrier électronique à envoyer lorsqu’une tâche est démarrée mais n’a pas encore signalé de travail réel effectué, et demander que les alertes ne soient envoyées qu’à vous-même, qu’aux membres de votre équipe, ou à vous-même et aux membres de votre équipe. Vous pouvez également spécifier combien de jours, de semaines ou de mois après le début de la tâche l’alerte doit être envoyée.
Pour configurer les rappels pour les rapports d’état de vos ressources, développez Mes ressources - Rapports d’état, Alertes de rapports d’état, puis configurez les options suivantes :
Si vous souhaitez recevoir un courrier électronique immédiatement lorsque vos ressources envoient un rapport d’état, dans la section Alertes de rapports d’état, activez la case à cocher pour prévoir l’envoi d’alertes par courrier électronique lorsque vos ressources soumettent un rapport d’état.
Si vous souhaitez recevoir un courrier électronique à intervalles définis pour les rapports d’état à venir, dans la section Rappels des rapports d’état, sélectionnez l’option appropriée prévoyant l’envoi d’alertes par courrier électronique lorsqu’un rapport d’état d’une ressource est échu et demandant que les alertes ne soient envoyées qu’à vous-même, qu’aux membres de votre équipe, ou à vous-même et aux membres de votre équipe. Vous pouvez également spécifier combien de jours, de semaines ou de mois avant la date d’échéance du rapport d’état à venir l’alerte doit être envoyée.
Si vous souhaitez recevoir un courrier électronique à intervalles définis pour les rapports d’état en retard, dans la section Rappels des rapports d’état, sélectionnez les options appropriées pour prévoir l’envoi d’alertes par courrier électronique lorsqu’un rapport d’état d’une ressource est en retard (et jusqu’à l’envoi du rapport d’état) et demander que les alertes ne soient envoyées qu’à vous-même, qu’aux membres de votre équipe, ou à vous-même et aux membres de votre équipe. Vous pouvez également spécifier pendant combien de jours après la date d’échéance du rapport d’état l’alerte doit être envoyée ainsi que la fréquence à laquelle les messages électroniques de rappel sont envoyés jusqu’à l’envoi du rapport d’état.
Si des modules d’interface utilisateur multilingue (modules MUI) sont installés pour Project Server 2010, sélectionnez la langue dans laquelle vous souhaitez recevoir vos notifications dans la liste déroulante Paramètres linguistiques.
Cliquez sur Enregistrer.
Annuler l’abonnement de vos ressources aux notifications par courrier électronique
Si vos ressources sont actuellement configurées pour recevoir une notification et des alertes par courrier électronique, procédez comme suit pour annuler leur abonnement.
Pour annuler l’abonnement de vos ressources aux notifications par courrier électronique
Dans la page d’accueil de Project Web App, dans la colonne de navigation, cliquez sur Paramètres personnels, puis sélectionnez Gérer mes alertes et rappels de ressources.
Pour annuler l’abonnement aux alertes pour les tâches de vos ressources, développez Les tâches des membres de mon équipe et dans la section Alertes de tâches, désactivez la case à cocher du type spécifique d’alerte dont vous souhaitez annuler l’abonnement.
Pour annuler l’abonnement aux notifications par courrier électronique envoyées lorsque vos ressources envoient des rapports d’état, développez Mes ressources - Rapports d’état et dans la section Alertes de rapports d’état, désactivez la case à cocher Soumettre un rapport d’état.
Cliquez sur Enregistrer.
Autres chapitres
Pour plus d’informations, voir les autres chapitres de ce guide :