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Gestion des mises à jour de tâches dans Project Web App

 

S’applique à : Project Server 2010

Dernière rubrique modifiée : 2015-03-09

Résumé :  Le cinquième article d’une série de huit articles sur l’utilisation de Microsoft Project Web App pour travailler avec les données de Microsoft Project Server 2010 et effectuer des tâches liées à la gestion de projet. Découvrez comment des membres de l’équipe peuvent mettre à jour leurs tâches, puis les envoyer pour approbation par le biais de Project Web App. Il décrit également comment les responsables de projets révisent les mises à jour de tâches qui sont envoyées pour approbation.

S’applique à :  Project Server 2010 | Project Web App

Dans cet article :

  • Envoi de mises à jour de tâches

  • Options d’affichage des tâches

  • Approbation de mise à jour de tâche

  • Traitement des modifications et demandes de tâches

Envoi de mises à jour de tâches

Les membres de l’équipe peuvent indiquer du temps par rapport à des affectations publiées (tâches de projet) par le biais de la page Tâches de Project Web App. En tant que responsable de projet, vous pouvez également mettre à jour le travail réellement effectué dans Project Professionnel 2010, mais ceci devrait être l’exception, et non la règle de base, si vous acceptez des mises à jour de Project Web App.

Le scénario suivant présente l’échange entre un membre d’équipe et un responsable de projet pendant le processus de mise à jour de tâches et d’approbation.

  1. Un membre de l’équipe se connecte à Project Web App. Dans la page d’accueil de Project Web App, le membre de l’équipe peut cliquer sur Tâches dans la barre de lancement rapide pour afficher les tâches qui lui sont affectées.

  2. Les tâches qui sont affectées à l’utilisateur apparaissent dans la page Tâches. Sur cette page, le membre de l’équipe peut entrer les heures facturables dans la grille en fonction des jours où il a travaillé.

    Notes

    Les heures peuvent uniquement être entrées sur des tâches détaillées. Il est impossible d’entrer du temps par rapport à la tâche récapitulative du projet.

  3. Le membre de l’équipe peut utiliser les boutons dans la colonne Période du Ruban pour accéder à une semaine précédente ou ultérieure en sélectionnant les boutons. Le membre de l’équipe peut également sélectionner une période spécifique en cliquant sur le bouton Sélectionner une période.

  4. Suite à l’association d’heures facturables à une affectation de tâche, les étapes suivantes doivent être effectuées, selon que la tâche est ou non maintenant terminée. Le membre de l’équipe peut enregistrer les mises à jour, sans les envoyer au responsable du projet en cliquant sur Enregistrer. Les mises à jour peuvent être envoyées ultérieurement en sélectionnant l’une des options Envoyer l’état.

    • Si la tâche est terminée, l’utilisateur doit s’assurer que Travail restant égale 0, et que le système indique Achevé à 100 %. Si la page indique qu’il reste du travail alors que la tâche est en fait terminée, la valeur doit être changée à zéro.

    • Si l’état est non terminé avec la tâche, le membre de l’équipe doit mettre à jour Travail restant avec les heures à prévoir pour terminer la tâche. Cette valeur pourrait être supérieure ou inférieure au nombre d’heures indiqué, qui a été calculé en fonction de l’estimation du travail de la tâche d’origine et des heures qui ont été entrées jusqu’ici. L’action d’entrer des heures dans Travail restant entraîne le recalcul des valeurs % achevé et Travail.

    Dans le scénario, le membre de l’équipe demande des heures de travail supplémentaires pour terminer une tâche, spécifiquement 60 heures au lieu des 40 heures qui avaient été automatiquement calculées. Dix de ces heures ont déjà été travaillées. En outre, le membre de l’équipe joint un commentaire à l’envoi de la mise à jour. Ce processus permet aux membres de l’équipe de communiquer au responsable du projet la raison indiquant pourquoi du temps supplémentaire est requis pour terminer la tâche.

    Notez que le membre de l’équipe a uniquement sélectionné la tâche à mettre à jour. D’autres affectations peuvent également être mises à jour en les sélectionnant avec une case à cocher ou en cliquant sur le bouton Envoyer l’état , Toutes les tâches. En outre, notez que la case Envoyer un commentaire est activée avant que l’utilisateur ne clique sur Envoyer l’état, Tâches sélectionnées. L’image suivante montre les mises à jour de tâches prêtes à être envoyées.

    Lorsqu’un membre de l’équipe est prêt à envoyer une mise à jour de tâche au responsable du projet, il active la case à cocher de la ligne de la mise à jour de l’état. Il clique ensuite sur Envoyer l’état pour voir les options suivantes :

    • Toutes les tâches. Envoyer rapidement au responsable du projet une mise à jour pour toutes les tâches mises à jour.

    • Tâches sélectionnées. Permet l’envoi de mises à jour au responsable du projet pour des tâches spécifiques.

    Le fait de cliquer sur Tâches sélectionnées envoie une mise à jour d’état pour la tâche sélectionnée.

  5. Après un clic sur le bouton Envoyer l’état , Tâches sélectionnées, une zone de commentaire affiche le commentaire qui est associé à la mise à jour de l’affectation.

    Après l’envoi de la mise à jour de l’affectation, la colonne État du processus reflète l’état actuel de la tâche.

Options d’affichage des tâches

Les membres de l’équipe peuvent sélectionner différentes options d’affichage des tâches pour changer le mode de présentation des informations relatives aux tâches sur la page des tâches. Ces options peuvent être sélectionnées sur le Ruban de Project Web App.

Les options d’affichage des tâches suivantes sont disponibles sur le Ruban PWA :

  • Importer. Importe des données d’état à partir de la feuille de temps.

  • Disposition. Active les options d’affichage suivantes :

    • Diagramme de Gantt. Affiche des données dans un affichage de diagramme de Gantt.

    • Données chronologiques. Affiche les données par jour, semaine ou autre niveau chronologique incrémentiel. Si cette option n’est pas sélectionnée, la grille de la colonne de date n’apparaît pas pour l’entrée des heures.

    • Feuille. Affiche des données sous la forme d’un tableau.

  • Unités. Active les options d’affichage suivantes :

    • Durée

      • Minutes

      • Heures

      • Jours

      • Semaines

    • Travail

      • Minutes

      • Heures

      • Jours

      • Semaines

    • Date

      • 1/28/2010

      • 12:33 PM

      • 1/28/2010 12:33 PM

      • Jeudi, 28 janvier, 2010

      • Jeudi, 28 janvier, 2010 12:33 PM

      • Jeu 1/28

      • Janvier 28

      • Janvier, 2010

  • Filtre. Change les informations de tâche affichées pour utiliser un filtre standard ou créer un filtre personnalisé.

Approbation de mise à jour de tâche

Après qu’un membre de l’équipe a envoyé une mise à jour, en tant que responsable du projet, vous pouvez réviser l’envoi et choisir de l’accepter dans la planification du projet ou de le refuser.

Le fait de cliquer sur une approbation en attente ouvre le Centre d’approbation.

Dans la page Centre d’approbation, vous pouvez afficher toutes les mises à jour de tâches envoyées en attente de votre approbation. Les détails sur la mise à jour de tâche, par exemple la ressource qui a envoyé la mise à jour ou des commentaires, sont affichés sur cette page. Le fait de cliquer sur une tâche dans cette page affiche des détails de tâches supplémentaires sur la mise à jour.

Vous pouvez alors accepter ou refuser la mise à jour de tâche en activant la case à cocher en regard de la tâche, et en cliquant ensuite sur le bouton Accepter ou Refuser sur le Ruban. Quel que soit le choix effectué, vous pouvez facultativement renvoyer un commentaire à la ressource sur la mise à jour de tâche.

Traitement des modifications et des demandes de tâches

La page Centre d’approbation dans Project Web App vous permet de réviser les modifications apportées aux tâches du projet et aux temps de travail que les membres de l’équipe envoient à l’aide des pages Tâches et Feuille de temps. Vous pouvez utiliser le Centre d’approbation dans Project Web App pour réviser les modifications aux tâches de projet et aux temps de travail des ressources, et pour mettre à jour les projets avec les toutes dernières informations.

Les types de modifications suivants apparaissent dans le Centre d’approbation dans Project Web App:

  • Modifications de tâches

  • Nouvelles demandes de tâches

  • Demandes de délégation de tâches

  • Affectations refusées par une ressource

  • Demandes de délégation de tâche refusées par une ressource

Vous pouvez mettre à jour les informations relatives au projet en fonction des modifications de tâches qui apparaissent dans le Centre d’approbation des manières suivantes :

  • Manuellement. Vous pouvez mettre à jour les projets pour chaque modification de tâche qu’un membre de l’équipe envoie en cliquant sur Accepter sur l’onglet Approbations dans le Centre d’approbation. Si vous ne souhaitez pas approuver une demande de modification de tâche, vous pouvez cliquer sur Refuser, et fournir un commentaire à la ressource envoyant la demande pour donner une explication du refus. Lorsque vous refusez une demande de modification, elle est retirée de la liste dans le Centre d’approbation jusqu’à ce que le membre de l’équipe renvoie la demande.

  • Automatiquement (en utilisant des règles). Vous pouvez créer et exécuter des règles pour automatiquement mettre à jour des projets avec des modifications n’ayant pas besoin d’être révisées avant approbation. Vous pouvez créer des règles qui s’exécutent pour des projets spécifiques, pour tous les projets, pour des ressources spécifiques, ou pour des groupes de ressources à un emplacement spécifique dans la structure de répartition des ressources de votre organisation. Même si vous activez des règles pour une approbation automatique, vous devrez publier le projet avant que les tâches soient entièrement replanifiées.

Le tableau suivant répertorie les autorisations de Project Server 2010 requises pour permettre aux utilisateurs de Project Professionnel 2010 et Project Web App de travailler avec des mises à jour de tâches.

Tableau 4 : Autorisations requises

Autorisation globale Description

Gérer les règles

Permet à un utilisateur d’accéder à la page Mises à jour dans Project Web App et de créer des règles qui déterminent comment les transactions de mise à jour sont automatiquement traitées.

Gérer les modifications de tâches

Permet aux utilisateurs d’accéder à la page Mises à jour dans Project Web App pour obtenir des mises à jour de tâches, et afficher, accepter ou refuser les transactions d’une ressource.

Traitement des modifications de tâches à partir du Centre d’approbation

Les membres de l’équipe du projet utilisent la feuille de temps qui est disponible dans Project Web App pour signaler des modifications à leurs affectations. Les responsables de projets reçoivent automatiquement une notification lorsque des modifications sont envoyées par les membres de l’équipe affectés à des tâches dans les projets qu’ils gèrent. Les responsables de projets peuvent choisir d’accepter ou de refuser chaque modification de tâche.

Les modifications envoyées par des membres d’équipe n’affectent pas les projets tant qu’ils ne sont pas publiés ; seules des modifications de tâches approuvées sont appliquées à des projets qui sont publiés dans la base de données de Project Server et seules les mises à jour de tâches approuvées apparaissent dans les projets comme du travail réel consigné. Si vous savez que des membres d’équipe ont modifié les tâches, ajouté de nouvelles tâches, délégué des tâches ou refusé des tâches, mais que les modifications envoyées ne sont pas disponibles dans le Centre d’approbation, les membres de votre équipe pourraient ne pas avoir réellement envoyé leurs modifications.

Avant d’accepter ou de refuser des modifications de tâches provenant de membres de l’équipe du projet, il est important de connaître le cycle de traitement des feuilles de temps de votre organisation. Par exemple, si votre organisation a un cycle de feuille de temps hebdomadaire, vous devriez planifier de traiter toutes les feuilles de temps et modifications de tâches au moins une fois par semaine, après que tous les membres d’équipe ont envoyé leur état, mais avant la fin du cycle de feuille de temps hebdomadaire. Cela contribue à s’assurer que les données appropriées sont envoyées et acceptées/refusées et aide également à prévenir la publication de données incorrectes suite à des mises à jour.

La page Mises à jour présente les caractéristiques suivantes :

  • Si un membre d’équipe envoie plusieurs modifications pour un élément de tâche spécifique, seule la modification qui a été soumise la plus récemment s’affiche.

  • Si un membre d’équipe délègue une tâche, une ligne s’affiche dans la liste de mises à jour. Si le membre de l’équipe à qui la tâche a été déléguée refuse la délégation, le refus apparaît sous la forme d’une ligne séparée et le champ Accepter ne peut pas être modifié.

  • Le mode de suivi de la mise à jour en attente détermine s’il convient d’afficher une feuille de temps ou un affichage de diagramme de Gantt. Si des heures spécifiques sont utilisées pour une mise à jour, la feuille de temps est affichée. Un affichage de diagramme de Gantt est présenté pour toutes les autres mises à jour.

  • Si une mise à jour est refusée, le membre de l’équipe qui envoie la mise à jour est averti par courrier électronique et une icône s’affiche dans sa feuille de temps.

  • Une fois qu’une modification de tâche a été approuvée, un enregistrement de la modification est ajouté à la page Historique. Toutes les modifications qui n’ont pas encore été approuvées ni refusées sont en attente et restent dans le Centre d’approbation jusqu’à ce qu’elles aient été acceptées ou refusées, puis traitées.

Pour approuver ou refuser les modifications de tâches envoyées par des membres d’équipe de projets

  1. Dans la barre de lancement rapide, sous Projets, cliquez sur Centre d’approbation.

  2. Activez la case à cocher dans la colonne gauche pour la ligne de mise à jour de tâche que vous souhaitez accepter ou refuser.

  3. Dans l’onglet Approbations du Ruban, cliquez sur Accepter ou Refuser.

Affichage de l’historique des modifications de tâche

Vous pouvez afficher un historique de toutes les modifications de tâches qui ont été traitées au cours des 60 derniers jours. Cet historique est uniquement consultable ; il n’est pas modifiable. Cela vous permet de passer en revue l’historique des mises à jour effectuées pour tous les projets et toutes les ressources. L’archive de mises à jour affiche les tâches mises à jour dans un format similaire à celui de la page Issue13939 Mettre à jour les modifications de tâches. Les onglets Personnalisation affichent les mêmes options que la page Mises à jour. Le bouton Afficher les modifications de tâches dans le menu Action vous renvoie à la page Issue13939 Mettre à jour les modifications de tâches. Le nombre de jours disponibles dans la section d’historique des mises à jour de tâches est défini par l’administrateur de Project Server.

Notes

Les modifications de tâches apparaissent dans la grille, après que vous les avez traitées (acceptées ou refusées). Pour accéder rapidement à la page où vous pouvez traiter les mises à jour de tâches envoyées par des membres d’équipe, cliquez sur Afficher les modifications de tâche. Si vous souhaitez ajuster les chiffres réels des ressources, accédez à la page Ressources, puis cliquez sur Ajuster les chiffres réels.

Pour afficher l’historiques des modifications de tâches

  1. Dans le Centre d’approbation dans Project Web App, sur l’onglet Approbations, cliquez sur Historique. Dans le menu, cliquez sur Mise à jour d’états ou Feuille de temps pour afficher l’historique des mises à jour de tâches pour l’un ou l’autre.

  2. Les mises à jour de tâches effectuées au cours des 60 jours précédents apparaissent, présentées dans un format de grille. Dans l’historique des mises à jour de tâches, faites défiler les informations vers la droite pour afficher des détails sur chaque mise à jour. Des détails spécifient notamment si la tâche a été acceptée, l’état actuel, l’utilisateur de Project Web App à qui la tâche est affectée, l’utilisateur qui a approuvé ou refusé la tâche, et le travail réel associé à la tâche, ainsi que d’autres informations sur la tâche.