Intégration de Field Service avec les applications de finances et d’opérations
L’intégration de Field Service avec les applications de finances et d’opérations permet aux organisations d’activer l’alignement prêt à l’emploi. Les transactions d’ordres de travail Field Service arrivent correctement dans les applications de finances et d’opérations. Pour les organisations qui utilisent Field Service et des applications de finances et d’opérations, la prestation de services met automatiquement à jour les systèmes financiers et d’inventaire. Créez et gérez les ordre de travail dans Field Service pour les synchroniser automatiquement avec et les applications de finances et d’opérations.
Intégration offre expérience unifiée entre Field Service et les applications de finances et d’opérations.
Synchroniser en temps réel les informations de tarifs et coûts des ordre de travail dans les applications de finances et d’opérations.
Mettre à jour automatiquement les applications de finances et d’opérations quand les ordre de travail sont exécutés pour l'intégration financière et de stock en temps réel.
Profitez de tout ce que les applications de finances et d’opérations ont à offrir en matière de facturation, de comptabilité, de gestion des stocks.
Alignement transactionnels
Les transactions Field Service (enregistrements de produit d’ordre de travail et de service d’ordre de travail) créent des transactions parallèles dans leur projet respectif de finances et d’opérations sous la forme de journaux.
Les produits d’ordre de travail avec inventaire créent des journaux d’articles et des lignes de journal d’articles.
Les produits d’ordre de travail sans inventaire et catégorie de projet associée avec un type de transaction dépense crée des journaux de dépenses et des lignes de journal de dépenses.
Les services d’ordre de travail où le produit a une catégorie de projet associée avec un type de transaction heures crée des journaux d’heures et des lignes de journal d’heures.
Les journaux de frais ne s’alignent actuellement pas sur les transactions Field Service.
Transactions basées sur l’article
Dans Field Service, toutes les transactions ont un produit associé. Parfois, ces produits ont un inventaire et parfois ils font référence à un produit hors inventaire ou à un service facturé en fonction de la durée.
Parmi les nombreux types de journaux d’un projet, seules les lignes du journal d’articles ont un produit (article) associé.
Transactions basées sur la catégorie
Dans Field Service, le concept de transactions par catégorie n’existe pas. Même les services et les produits hors inventaire sont liés à un article.
Dans les applications de finances et d’opérations, tous les types de journaux qui ne sont pas des journaux d’articles sont des transactions basées sur la catégorie. Par exemple, les lignes de journal de dépenses, les lignes de journal d’heures et les lignes de journal de frais. Ces lignes de journal ne sont pas liés à un article et nécessitent une catégorie.
Pour combler ce fossé conceptuel, capturez la Catégorie de projet valeur que Field Service utilise pour les transactions d’ordre de travail. Ce champ est une recherche dans la table Catégorie de projet dans la base de données de finances et d’opérations. La double écriture ne remplit pas automatiquement cette valeur. Il est recommandé aux organisations de mettre à jour cette valeur sur les produits synchronisés via la double écriture. Vous pouvez également créer des produits spécifiques à utiliser comme proxy pour effectuer des transactions sur une catégorie dans des scénarios sans inventaire et sans service.
Alignement de l’entreprise
Les applications Field Service et applications de finances et d’opérations ne partagent pas automatiquement la même conception d’entreprise. Les solutions de double écriture ajoutent des données liées à l’entreprise aux tables pertinentes telles que le compte, le produit ou l’entrepôt. Field Service introduit des garde-fous pour aider les utilisateurs à sélectionner les bons enregistrements dans leurs ordres de travail et leurs transactions.
Les ordres de travail dans Field Service nécessitent un compte de service. La double écriture introduit le Entreprise champ sur la table des comptes. Le compte de service concerne une entreprise et définit cette valeur pour l’ordre de travail et ses transactions d’ordre de travail.
Si le compte de service et l’entreprise ne correspondent pas dans un ordre de travail et les enregistrements transactionnels de l’ordre de travail, les transactions ne sont pas synchronisées jusqu’à ce que l’écart soit résolu.
Field Service met en évidence le désalignement de l’entreprise dans plusieurs endroits :
- Dans l’ordre de travail
- Dans le produit d’ordre de travail ou le service d’ordre de travail
- Dans la transaction de finances et d’opérations
En tant que bonne pratique, les organisations qui mettent en œuvre cette intégration devraient envisager de créer des enregistrements de type d’incident avec des produits et des services en gardant à l’esprit l’alignement de l’entreprise. Et utilisez le bon type d’incident en fonction de la société du compte de service sur le bon de travail.
Synchronisation des transactions
La solution introduit un nouvel élément de navigation sur le site pour les transactions financières et opérationnelles dans le Paramètres zone de l’application Field Service. Cette zone contient les données transactionnelles et leurs états.
L’intégration utilise une infrastructure de transaction asynchrone fiable pour garantir que les mises à jour de Field Service sont exactes et fiables.
L’intégration se base sur l'infrastructure de double écriture activée et les mappages pour garantir que les transactions utilisent une compréhension commune des concepts de base critiques.
Chaque transaction dans un ordre de travail est validée dans Field Service avant de créer une mise à jour dans les applications de finances et d’opérations.
Lorsque la transaction est finalisée dans Field Service, celui-ci crée un enregistrement dans une table du journal des transactions qui affiche l’état de chaque transaction.
L’intégration surveille les statuts de transaction des ordres de travail et des projets. Les statuts de transaction indiquent l’état de synchronisation des données, par exemple non synchronisé, en cours de traitement, en cours de synchronisation et en échec. L’intégration fournit également des mécanismes de gestion des erreurs et de nouvelle tentative pour résoudre les problèmes de synchronisation.
Si la transaction ne parvient pas à se terminer, l’état dans Field Service indique l’échec et la raison de l’échec. Le système recommence la transaction plusieurs fois.
Si la synchronisation de la transaction ne parvient toujours pas, l’erreur et les détails de la transaction sont conservés dans l’enregistrement de la transaction financière et opérationnelle. Les utilisateurs peuvent résoudre le problème et resynchroniser la transaction en garantissant aucune perte de données transactionnelles financières et d’inventaire.
Avec une configuration système correcte, les échecs de transaction sont des exceptions. La résolution de ce type de problème est essentielle pour garantir le maintien de la cohérence transactionnelle entre les deux systèmes.
Projets hiérarchiques de finances et d’opérations
L’intégration crée des projets hiérarchiques, composés d’un projet principal et d’un ou plusieurs sous-projets. Le projet principal sert de conteneur pour les sous-projets, qui représentent les ordres de travail individuels dans Field Service.
Dimensions de stockage, entrepôt et sélection d’emplacements
L’intégration prend en charge les dimensions de stockage lorsqu’elles sont correctement configurées. Les dimensions de stockage définissent les niveaux de détail utilisés pour le stockage d’un article dans l’inventaire. Les sites, entrepôts et emplacements suivent certains articles, tandis que d’autres articles sont suivis uniquement au niveau du site ou du site et de l’entrepôt.
En fonction du produit d’inventaire sélectionné lors de la création d’un produit d’ordre de travail, les dimensions de stockage définies déterminent si l’emplacement est requis dans le produit d’ordre de travail.
Lorsqu’un utilisateur ajoute un produit de bon de travail où le produit choisi a Inventaire pour le Type de produit de service sur site dans Field Service, ils peuvent sélectionner un entrepôt et un emplacement dans les champs de recherche du formulaire de transaction. Les champs d’entrepôt et d’emplacement sont filtrés pour afficher les valeurs des applications de finances et d’opérations, en fonction de l’entité juridique à laquelle appartient le compte de service de l’ordre de travail. La configuration du produit de finances et d’opérations et ses dimensions de stockage déterminent si le champ Emplacement du produit de l’ordre de travail est obligatoire lors du marquage d’un produit comme utilisé.
Lorsqu’un utilisateur modifie ou supprime l’enregistrement de produit d’ordre de travail correspondant dans Field Service, l’intégration met à jour la ligne journal appropriée.
Les champs d’entrepôt et d’emplacement dans Field Service sont liés aux concepts d’entrepôt et d’emplacement dans les applications financières et opérationnelles, qui sont utilisés pour suivre les emplacements physiques des articles en stock.
Note
L’intégration ne nécessite pas de population du Site et, à la place, remplit le site en fonction de l’entrepôt sélectionné, qui a une relation hiérarchique avec le site. Nous vous recommandons de configurer les paramètres de commande par défaut pour minimiser les erreurs lors de la création d’un produit d’ordre de travail avec un produit en stock.
Inventaire
Lorsque l’intégration des finances et des opérations est activé à partir des paramètres de Field Service, le système d’enregistrement des stocks est Dynamics 365 Supply Chain Management, et la fonctionnalité d’inventaire par défaut de Field Service est supprimée.
Field Service masque les éléments de navigation suivants :
- Inventaire des produits
- Transferts
- Ajustements
- Autorisation de retour de marchandise
- Reçus d’autorisation de retour de marchandise
- Retour au fournisseur
Field Service affiche les éléments de navigation suivants :
- Stock par site
- Stock par entrepôt
Ces nouveaux articles d’inventaire utilisent les tables virtuelles pour exposer les données d’inventaire directement à partir de Supply Chain Management dans Field Service. Les véritables niveaux de stock du système d’enregistrement sont disponibles pour les utilisateurs.
La fonction de validation de l’inventaire par rapport à l’inventaire par défaut de Field Service est désactivée lorsque l'intégration est activée. Le paramètre Field Service pour Utilisation de produits en rupture de stock est masqué pour garantir que les utilisateurs ne reçoivent pas de validations d’inventaire ou de comportement de blocage non pertinents.
L’intégration ne valide pas automatiquement les transactions de stock d’un bon de travail en fonction des niveaux de stock de Supply Chain Management.
Vues de l’inventaire avec et sans les détails de la variante
Lorsque l’intégration est activée, les vues de l’inventaire disposent d’une version pour les organisations qui n’utilisent pas de variantes de produit. Cette vue d’inventaire supprime plusieurs colonnes et simplifie la visibilité de l’inventaire.
Pour les organisations qui utilisent des variantes de produit, il existe des vues pertinentes qui affichent tous les détails des niveaux d’inventaire, y compris les colonnes de taille, de couleur, de style et de configuration. Si nécessaire, les organisations peuvent modifier les vues par défaut comme elles le peuvent avec n’importe quelle table.
Note
Différentes des tables normales, actuellement les lignes individuelles de ces tables d’inventaire (mserp_inventorysiteonhandv2entity et mserp_inventwarehouseonhandv2entity) ne prennent pas en charge ouvert dans un formulaire. Le contrôle de vue utilisé dans ces vues supprime la possibilité d’ouvrir ces enregistrements dans un formulaire.
Alignement Worker
L’intégration de Field Service avec les applications financières et opérationnelles étend la Dynamics 365 Human Resources à l’intégration de ressources réservables qui introduit le concept de travailleur à la ressource réservable. De plus, l’intégration de Field Service s’étend à :
Autoriser un travailleur à être capturé sur un produit d’ordre de travail ou un service d’ordre de travail.
Remplissez automatiquement la valeur du travailleur sur le produit ou le service d’ordre de travail en fonction du collaborateur de la ressource réservable sur la réservation associée à la transaction. Cette valeur peut être renseignée manuellement ou remplacée.
Exiger du travailleur des produits d’ordre de travail ou des services d’ordre de travail non liés à l’inventaire. L’exigence dépend du fait que les paramètres de gestion de projet et de comptabilité associés à l’entreprise sont configurés pour exiger une valeur de travailleur en heures, lignes journal ou lignes journal des dépenses.
Si l’exigence en matière de personnel est configurée dans les applications de finances et d’opérations, Field Service requiert une valeur uniquement lorsque le produit ou service de l’ordre de travail est défini sur utilisé. Afin que cela ne bloque pas la création d’enregistrements estimés sans connaître l’éventuel travailleur. La transaction ne parvient pas à se synchroniser à moins que le travailleur ne soit enregistré.
Le champ du travailleur n’est pas filtré en fonction de l’éligibilité du travailleur à effectuer un travail sur le projet associé. L’éligibilité n’est pas considérée comme un paramètre de planification lors de la détermination de la ressource réservable à planifier sur un bon de travail. À titre de bonne pratique, les organisations peuvent envisager d’utiliser des rôles de sécurité et des unités commerciales ou d’introduire des caractéristiques de ressources pour garantir que les travailleurs ne peuvent être planifiés qu’en fonction des ordres de travail pertinents. Envisagez ces options s’il s’agit d’une considération essentielle pour la mise en œuvre d’applications de finances et d’opérations par une organisation.
Modifications des champs Field Service
L’intégration introduit de nouveaux champs et masque d’autres champs.
Modifications champ Ordre de travail
L’intégration ajoute un champ de recherche de table virtuelle appelé Projet F&O filtré en fonction de la société/entité juridique concernée et si le projet est dans un état de transactions. L'intégration masque le champ Compte de facturation , car il n’est pas pertinent lorsqu’une intégration financière et opérationnelle est sélectionnée.
Lorsqu’un utilisateur sélectionne un projet, les filtres de recherche de projet affichent les projets avec les paramètres suivants :
- Le projet doit être pour le même client que le compte de service de l'ordre de travail.
- Le projet doit être pour le même entité légale que le compte de service de l'ordre de travail.
- Le projet doit être à un stade permettant la création de journal.
Modifications champ Ordre de travail produit
L’intégration introduit plusieurs champs dans la table des produits de l’ordre de travail. Ces champs sont visibles si l’intégration est installée et activée.
Description du journal
- Visible uniquement pour les transactions de dépenses (produits hors stock). Masqué pour les produits en stock (qui donnent lieu à des journaux d’articles).
- Se remplit automatiquement avec le nom du produit appliqué, bien que les utilisateurs soient encouragés à remplacer la valeur par une description plus significative.
- Limitée à 60 caractères. Il passe de l’enregistrement dans Field Service à la ligne journal jusqu’à la facture générée dans Finance.
Propriété de ligne
- Une recherche de table virtuelle filtrée en fonction de la société/entité juridique concernée.
- L’intégration masque le champ Quantité à facturer puisqu’il n’y a pas de concept équivalent sur les lignes journal. Au lieu de cela, la propriété de ligne définit si une transaction est facturable ou non.
Emplacement
- Masqué pour les produits hors stock.
- Visible uniquement si les dimensions de stock configurées dans les applications de finances et d’opérations sur le produit indiquent qu’un emplacement est requis.
- Requis uniquement lorsque l’enregistrement est défini sur utilisé.
- Une recherche de table virtuelle filtrée en fonction de la société/entité juridique concernée et entrepôt sélectionné.
Date de la transaction
Collaborateur
- Uniquement requis en fonction des paramètres de gestion de projet et de comptabilité configurés sur l’entreprise concernée.
- Rempli automatiquement si la valeur de réservation du produit d’ordre de travail est renseignée en fonction du travailleur de la ressource réservable définie sur la réservation.
Modifications champ Ordre de travail service
L’intégration introduit plusieurs champs dans la table des Service de l’ordre de travail. Ces champs sont visibles si l’intégration est installée et activée.
Description du journal
- Se remplit automatiquement avec le nom du produit appliqué, bien que les utilisateurs soient encouragés à remplacer la valeur par une description plus significative.
- Limitée à 60 caractères. Il passe de l’enregistrement dans Field Service à la ligne journal jusqu’à la facture générée dans Finance.
Propriété de ligne
- Une recherche de table virtuelle filtrée en fonction de la société/entité juridique concernée.
- L’intégration masque le champ Durée à facturer puisqu’il n’y a pas de concept équivalent sur les lignes journal. Au lieu de cela, la propriété de ligne définit si une transaction est facturable ou non.
Date de la transaction
Collaborateur
- Uniquement requis en fonction des paramètres de gestion de projet et de comptabilité configurés sur l’entreprise concernée.
- Rempli automatiquement si la valeur de réservation du service d’ordre de travail est renseignée en fonction du travailleur de la ressource réservable définie sur la réservation.
Additions Champ Produit
L’intégration introduit un champ de recherche de table virtuelle appelé Catégorie de projet qui est filtré en fonction de la société/entité juridique concernée et s’il s’agit d’un inventaire (pour les catégories d’articles), ou non d’un inventaire (pour les catégories de dépenses) ou de service (pour les catégories d’heures).
Gestion des transactions des bons de travail
En fonction des événements liés aux enregistrements de produits et de services d’un ordre de travail Field Service, les transactions correspondantes sont déclenchées dans leurs enregistrements de ligne journal et journal respectifs.
Create
Produit : lorsqu’un enregistrement de produit d’ordre de travail est créé, l’intégration crée une ligne journal des articles et journal ou une ligne journal des dépenses et journal. Le Type de produit de service sur site du produit détermine si la transaction déclenche une transaction d’article ou de dépense.
- Les produits d’inventaire déclenchent des éléments
- Les produits hors stock déclenchent des dépenses
Service : lorsqu’un enregistrement de service d’ordre de travail est créé, l’intégration crée une transaction d’heures.
Update
Lorsqu’un produit ou un service d’ordre de travail est mis à jour et que les lignes journal et journal associées ne sont pas validées, l’intégration met à jour la transaction de manière appropriée.
Lorsqu’un produit ou un service d’ordre de travail est mis à jour et que les lignes journal et journal associées sont validées, l’intégration :
- Crée une transaction inversée par rapport à la ligne journal et journal d’origine.
- Crée un journal et une ligne de journal reflétant la transaction des mises à jour.
Delete
Lorsqu’un produit ou un service d’ordre de travail est supprimé et que les lignes journal et journal associées ne sont pas validées, l’intégration supprime le journal et la ligne de journal.
Lorsqu’un produit ou un service d’ordre de travail est supprimé et que les lignes journal et journal associées sont validées, l’intégration crée une transaction dans le journal d'origine et la ligne de journal.
Impact de statut système de l’ordre de travail
En fonction de la valeur Statut du système d’un ordre de travail, l’intégration ajoute ou supprime les lignes journal qui sont liées aux enregistrements de produit ou de service d’ordre de travail qui sont toujours dans un état estimé.
Lorsqu’un bon de travail est mis à jour vers Annulé ou Publié, tous les journaux et lignes journal non comptabilisés sont supprimés.
Lorsqu’un ordre de travail est mis à jour de Annulé ou Publié à tout autre statut du système, les lignes estimées qui ont été automatiquement supprimées obtenir de nouvelles lignes recréées.
Limitations
Cette intégration prend en charge l’utilisation d’environnements gérés par Microsoft. Les environnements gérés par le client ne sont pas pris en charge avec cette intégration.
L’intégration de ressources/non approvisionnées de Project Operations ne permet pas à l’intégration de Field Service de fonctionner au sein des mêmes entités juridiques qui ont été activées pour le scénario intégré de ressources/non approvisionnées. Cependant, il peut fonctionner dans les mêmes environnements pour d’autres entités juridiques.
Les tables virtuelles hors ligne ne sont actuellement pas prises en charge. C’est pourquoi il est essentiel de configurer la logique par défaut pour les emplacements afin que les transactions ne soient pas bloquées.
Les processus ou fonctionnalités suivants disponibles dans les applications de finances et d’opérations ne sont pas pris en charge ou ne sont pas reflétés dans Field Service prêt à l’emploi pour cette intégration :
Fonctionnalité de réservation d’inventaire pour réserver des quantités d’inventaire pour certaines commandes.
Dimensions de suivi pour définir la granularité du suivi d’un article dans les transactions ultérieures. Cette fonctionnalité est utile pour suivre les articles par lot ou par numéro de série.
Les paramètres Exiger une activité sur les journaux dans un projet défini sur "Oui" ne sont pas pris en charge. Si les activités pour les heures, les dépenses ou les éléments sont configurées comme requis, les transactions de Field Service échouent.
L’intégration prend actuellement en charge un alignement limité des mises à jour des données des journaux de projet avec leur transaction de ordre de travail respective. Lorsqu’un utilisateur de Field Service crée ou met à jour un produit ou un service d’ordre de travail, ces mises à jour sont synchronisées avec le journal correspondant. Cependant, les lignes journal des dépenses, les lignes heures journal ou les lignes journal des articles synchronisent uniquement la propriété de ligne par défaut et une référence à la ligne journal active pour l’enregistrement. Les autres modifications apportées à l’enregistrement de transaction Field Service respectif ne sont pas synchronisées à partir de leurs journaux de ligne respectifs.