Procédure pas à pas : gestion des projets
Cette procédure pas-à-pas présente les fonctionnalités de gestion de projets. Projets vous permettent de planifier l’utilisation des ressources de votre société et de suivre les différents coûts associés à l’utilisation des ressources sur un projet spécifique. Les projets impliquent la consommation d’heures salarié, d’heures machines, d’articles en stock et d’autres types d’activité pouvant faire l’objet d’un suivi au fur et à mesure de l’avancée du projet.
Cette procédure pas à pas couvre la configuration d’un nouveau projet et les tâches associées :
- Gestion de prix fixes
- Paiements en plusieurs versements
- Publier les factures des projets
- Copier le projets
À propos de cette procédure pas à pas
Cette procédure pas à pas présente les tâches suivantes :
Configurer un projets
Avec la structure de budget paramétrée pour les projets, la création d’un projet est très simple. Cette procédure pas-à-pas couvre les procédures suivantes :
- Configurer de lignes tâche projet et de lignes planning.
- Créer de prix spécifiques à un projet pour des articles, des ressources et des comptes généraux.
- Facturer clients pour un projet.
Gestion de prix fixes
Vous pouvez gérer des prix fixes, ainsi que les prix de biens ou de services convenus à l’avance avec les clients. Dans ce guide pas à pas, vous allez apprendre à :
- Découvrir comment les valeurs contrat et facture sont déterminées.
- Autoriser le travail supplémentaire qui n’est pas facturé dans le planning.
Copie un projet
Cette partie de la procédure se concentre sur la manière de copier tout ou partie d’un projet afin de réduire la saisie manuelle de données et ainsi améliorer la précision.
- Copie d’une partie d’un projet dans un nouveau projet ;
- Copie de prix spécifiques à un projet.
- Copier lignes planning.
Paiement en plusieurs versements
Lorsqu'un projet important et onéreux dure longtemps, le client conclut souvent un accord avec la société pour payer en plusieurs versements. Ce scénario montre comment configurer un paiement en plusieurs versements et couvre les points suivants :
- Créer d’un paiement en plusieurs versements pour un projet.
- Facturation de paiements à des clients.
- Comptabilité à utiliser dans un projet configuré en vue d’un paiement en plusieurs versements.
Rôles
Cette procédure pas à pas inclut les tâches correspondant aux rôles suivants :
- Chef de projet
- Membre de l’équipe de projet
Conditions préalables
Avant d’exécuter cette procédure pas à pas, veuillez :
- Installez la base de données de démonstration CRONUS.
- Créez des exemples de données en respectant les étapes décrites dans la section suivante.
Scénario
Cette procédure pas à pas se concentre sur CRONUS, une société fictive de conception et de conseil qui conçoit et installe de nouvelles infrastructures. Par exemple, des salles de conférence et des bureaux avec des meubles, des accessoires et des unités de stockage. La plus grande partie de son travail est orientée vers des projets. Prakash, chef de projet chez CRONUS, utilise les projets pour avoir un aperçu de chaque tâche en cours entrepris par CRONUS et terminés. Prakash est généralement celui qui conclut les accords avec les clients et saisit le cœur du projet, qui est tâche et les lignes de planification en plus des prix, dans Business Central. Prakash trouve que la création, la gestion et la consultation des informations sont simples. Prakash apprécie également la façon dont Business Central permet de copier des projets et de payer par versements.
Tricia, membre de l’équipe de projet qui rend compte à Prakash, est responsable de la surveillance quotidienne du projet. Tricia entre le travail accompli par les techniciens sur chaque tâche, notamment les articles qu’ils ont utilisés et les coûts exposés.
Préparation d’exemples de données
Pour préparer cette procédure pas à pas, vous devez ajouter Tricia comme ressource.
Pour préparer les exemples de données
Choisissez l’icône
, entrez Ressources, puis choisissez le lien associé.Choisissez l’action Nouveau pour créer une fiche ressource.
Sous le raccourci Général, entrez les informations suivantes :
- Non.: Tricia
- Nom : Tricia
- Type: Person
Dans le champ Unité de base, choisissez l’action Nouveau pour ouvrir la page Unité ressource. Dans le champ Code, sélectionnez Heure.
Sur le raccourci Facturation, entrez les informations suivantes :
- Coût unitaire direct: 5
- Coût indirect %: 4
- Coût unitaire: 10
- Groupe. Groupe compta. produit: Services
- Groupe de comptabilisation des produits TVA: TVA 25
Fermez la page.
Dans la procédure suivante, vous créez une feuille projet nominative pour Tricia pour valider leur activité.
Pour créer un feuille projet
Choisissez l’icône
, entrez Journaux de projet, puis choisissez le lien associé.Sur la page Journal du projet , choisissez le champ Nom du lot . La page Lots de journaux de projet s’ouvre.
Choisissez l’action Nouveau pour créer une ligne avec les informations suivantes :
- Nom: Tricia
- Description: Tricia
- Non. Souches: JJNL-GEN
Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer les modifications.
Configurer un projets
Dans ce cas, CRONUS a décroché un contrat avec un client, Progressive Home Furnishings, pour la conception d’une salle de conférence/repas. Le client est basé aux États-Unis et le projet nécessite l’utilisation d’un logiciel spécial. Le chef de projet conclut un accord avec le client et crée un projet en relation avec cet accord.
Pour configurer un projet
Choisissez l’icône
, entrez Projets, puis choisissez le lien associé.Choisissez l’action Nouveau pour créer une fiche.
Sous le raccourci Général, entrez les informations suivantes :
- Description: Conseils sur l’aménagement de la salle de conférence
- Numéro de facture au client: 01445544
Sur le raccourci Validation, entrez les informations suivantes :
- Statut : En cours de planification
- Groupe de publication de projet : Configuration
- Méthode WIP : Valeur de coût
Sur le raccourci Durée, tapez la date du jour dans les champs Date début et Date fin. Ces dates permettent d’appliquer les conversions de devise lors de la facturation du projet.
Sur le raccourci International, définissez le code devise sur USD. Si vous indiquez Sélectionner USD dans le champ Code de devise de la facture , le projet est facturé en dollars américains et planifié dans les devise société de CRONUS uniquement.
Vous pouvez personnaliser la tarification des clients projet par projet, en fonction des accords que vous avez. Dans la procédure suivante, le chef de projet indique un coût horaire pour Tricia, définit le prix du logiciel à utiliser et ajoute les frais de déplacement que le client accepte de payer.
Pour personnaliser la tarification
À partir du Projet carte, choisissez l’action Ressource .
Sur la page Prix des ressources du projet , saisissez les informations suivantes :
- Code: Tricia
- Prix unitaire: 20
Fermez la page.
Sélectionnez l’action Article.
Sur la page Prix des éléments du projet , saisissez les informations suivantes et le prix personnalisé :
- Numéro d’article : 80201 (programme graphique)
- Prix unitaire : 200
Fermez la page.
Choisissez l’option Compte général.
Sur la page Prix du compte général du projet , saisissez les informations suivantes ainsi que le coût du déplacement pour lequel le client a accepté de payer le prix coûtant majoré de 25 % :
- Compte G/L: 8430 (Voyage)
- Facteur de coût unitaire: 1,25
Fermez la page.
Les dernières étapes de la configuration d’un projet consistent à ajouter les tâches projet et les lignes planning qui font partie de chaque tâche. Les lignes planning déterminent ce qui est facturé au client.
Pour ajouter des tâches de projet
Sur le Projet carte pour le nouveau projet, choisissez l’action Projet tâche Lignes .
Le tableau suivant décrit les informations que vous devez entrer dans les champs.
N° tâche projet Désignation Type de tâche projet 1 000 Consultation sur l'installation de la salle Total-début 1010 Réunion de consultation avec le client Comptabilisation 1020 Développement Comptabilisation 1090 Total de la consultation Fin total Pour montrer que certaines tâches sont des sous-catégories d’autres tâches, choisissez l’action Mettre en retrait les tâches du projet .
Une ligne planning peut être de type :
- Budget : Ajouté au planning, mais non facturé.
- Facturable : facturé, mais non ajouté au planning.
- Budget et facturable : facturé et ajouté au calendrier.
Dans cette procédure pas à pas, le chef de projet utilise le type Budget et Facturable. Ils créent trois lignes planning pour la tâche 1010 et deux lignes planning pour la tâche 1020.
Pour créer des lignes planning
Sélectionner ligne 1010, puis choisissez l’action Lignes de planification du projet .
Créez des lignes planning avec les informations suivantes :
Ligne Type ligne Date planning Type Non. Quantité Prix unitaire 1 Budget et Facturable (date du jour) Ressource Tricia 40 2 Budget et Facturable (date du jour) Ressource Grégory 40 3 Budget et Facturable (date du jour) Compte général 8430 (Déplacement) 2 400 Fermez la page. Les totaux sont mis à jour sur la page Projet tâche Lines .
Sélectionner ligne 1020, puis choisissez l’action Lignes de planification du projet . Entrez les informations suivantes :
Ligne Type ligne Date planning Type Non. Quantité Prix unitaire 1 Budget et Facturable (date du jour) Ressource Tricia 80 2 Budget et Facturable (date du jour) Article ; 80201 (Programme graphique) 0 Fermez la page. Les totaux sont mis à jour sur la page Lignes du projet tâche .
Calcul de l’activité restante
Tricia, qui fait partie de l’équipe du projet, travaille depuis quelque temps sur le projet et souhaite enregistrer les heures et l’activité qu’elle a consacrées. Tricia n’a pas travaillé plus de temps que ce qui avait été convenu à l’avance avec le client. Tricia utilise la tâche par lots Calculer l’utilisation restante pour calculer l’utilisation restante dans un journal de projet. Pour chaque tâche, le traitement par lots calcule la différence entre l’activité planifiée des articles, des ressources et des dépenses générales et l’activité réelle validée dans les écritures comptables projet. L’activité restante est ensuite affichée dans la feuille projet et Tricia peut la valider.
Pour calculer l'activité restante
- Choisissez l’icône , entrez Journaux de projet, puis choisissez le lien associé.
- Sur la page Journal de projet , dans le champ Nom du lot , ouvrez la liste Lots de journaux de projet . Sélectionner le lot de journaux du projet Tricia .
- Choisissez l’action Calc. activité restante.
- Sur la page Calcul du projet - Utilisation restante , dans l’onglet rapide Projet tâche , choisissez le champ Numéro de projet , puis Sélectionner le numéro de projet pertinent, généralement le projet J00010.
- Sur le raccourci Options, tapez J00001 dans le champ N° document. Cette information facilite le suivi ultérieur de la validation.
- Entrez la date du jour comme date de validation.
- Choisissez le bouton OK. Cette action entraîne la génération des lignes feuille projet dérivées des lignes planning créées par Prakash.
- Cliquez sur le bouton OK sur la page de confirmation. Les lignes générées sont ajoutées à la feuille projet.
- Assurez-vous que tous les numéros de document sont J00001, puis choisissez l’action Valider. Cliquez sur Oui pour confirmer la validation.
Les lignes sont à présent validées.
Création et validation d’une facture vente projet
Ensuite, Tricia peut créer une facture pour l’ensemble du projet ou une partie du projet. Tricia peut également joindre la facture à une autre destinée au même client pour le même projet. Dans ce cas, Tricia facture l’ensemble du projet, car celui-ci est à présent terminé.
Pour créer une facture vente projet
- Choisissez l’icône , entrez Projets, puis choisissez le lien associé.
- Sélectionner le projet que vous avez créé précédemment, puis choisissez l’action Créer une facture de vente de projet .
- Dans l’organisateur Projet n°tâche , effacez tout filtre sur Projet n°tâche N° afin de facturer le projet. Dans le champ Numéro de projet , Sélectionner le projet concerné.
- Sur le raccourci Options, renseignez la date de validation et indiquez si vous souhaitez créer une facture par tâche ou une seule facture pour l’ensemble des tâches.
- Cliquez sur le bouton OK pour créer la facture, puis cliquez sur le bouton OK sur la page de confirmation.
Une fois que Tricia a créé la facture, elle est disponible dans le centre de rôles du processeur de commandes client , par exemple.
Pour valider une nouvelle facture vente
- Choisissez l’icône , entrez Factures de vente, puis choisissez le lien associé.
- Ouvrez la facture pour le client N° 01445544. Vous pouvez voir les informations entrées à partir des lignes planning.
- Sélectionnez l’action Valider. Cliquez sur Oui pour confirmer la validation.
Pour afficher la facture validée
- Ouvrez le projet, puis choisissez l’action Lignes de planification du projet .
- Sélectionner l’une des lignes de planification qui ont été facturées, puis choisissez l’action Facture de vente/Note de crédit .
- Sur la page Factures de projet , choisissez l’action Ouvrir la facture de vente/note de crédit .
Tricia a une question sur les prix, les coûts et les bénéfices pertinents pour ce projet particulier. Tricia accède donc à ces informations sur la page Statistiques .
Pour ouvrir la page Statistiques
- Choisissez l’icône , entrez Projets, puis choisissez le lien associé.
- Sélectionnez l’action Statistiques. Vous pouvez consulter des informations détaillées sur les prix, les coûts et les profits d’un projet dans la devise locale et dans une devise étrangère.
- Choisissez le bouton Fermer pour accéder à la page Statistiques du projet .
Gestion de prix fixes
L’installation de salles de conférence est confiée à CRONUS. En tant que chef de projet, Prakash souhaite disposer d’une bonne vue d’ensemble des tâches liées au projet ainsi que des coûts budgétisés et exposés associés à chacune d’elle. Prakash souhaite, en outre, connaître le prix total convenu pour le projet et les montants déjà facturés à ce stade. Ils ont un accord avec le client concernant le prix fixe du projet.
Pour gérer un prix fixe dans des projets
Choisissez l’icône
, entrez Projets, puis choisissez le lien associé.Fermer le numéro de projet Guildford , puis choisissez l’action Projet tâche Lignes .
Sélectionnez la ligne 1120, puis, dans le champ Budget (coût total), cliquez avec le bouton droit sur le montant et sélectionnez Détail.
Les lignes planning projet permettent à Prakash de déterminer qu’il a besoin de Tricia pendant 30 heures à ce stade du projet. Prakash convient d’un prix fixe avec le client.
Sur la page Lignes du projet tâche , sélectionnez la ligne Sélectionner 1120, puis choisissez l’action Lignes de planification du projet . Créez une ligne planning avec les informations suivantes :
Ligne Type ligne Type Non. Quantité 1 Budget et Facturable Ressource Tricia 30 Fermez la page.
Dans le champ Budget (coût total) , cliquez avec le bouton droit sur le champ et choisissez à nouveau Exploration détaillée sur la page Lignes du projet n° tâche . Affichez les modifications apportées au planning. Vous pouvez voir que 30 heures sont ajoutées au planning.
Fermez les pages.
Une fois Tricia ajoutée au planning pour cette ligne tâche, celle-ci va consacrer 25 heures au projet et saisit ces heures dans la Feuille projet.
Pour entrer des heures dans la Feuille projet
Choisissez l’icône
, entrez Journaux de projet, puis choisissez le lien associé.Dans une nouvelle ligne, entrez les informations suivantes :
- Type de ligne: (vide)
- Date de publication : (date du jour)
- Document n° : J00002
- Projet n° : Guildford
- Projet tâche N°: 1120
- Type: Ressource
- Non.: Tricia
- Quantité: 25
Sélectionnez l’action Valider.
Quelques jours plus tard, Tricia travaille encore 10 heures sur la tâche, et a travaillé 35 heures en tout. Comme l’accord porte sur 30 heures de prestation avec le client, seules 5 heures lui sont facturées. Tricia ajoute manuellement les cinq autres heures au planning.
Sur la page Journal du projet , choisissez l’action Calculer l’utilisation restante .
Sur la page Calcul du projet - Utilisation restante , dans l’onglet rapide Options , saisissez les informations suivantes :
- Document n°: J00003
- Date de publication : (date du jour)
Dans l’organisateur Projet tâche , saisissez les informations suivantes :
- Projet n° : Guildford
- Projet tâche N°: 1120
Pour exécuter le calcul, cliquez sur le bouton OK.
Il reste cinq heures de travail à Tricia. Le champ Type de ligne est vide, ce qui indique que seule l’utilisation reste à comptabiliser car le travail était déjà planifié.
Dans le Journal du projet, créez une nouvelle ligne avec les informations suivantes. Assurez-vous que les numéros de projet suivent ceux que vous avez déjà utilisés :
- Type de ligne : Budget
- Projet n° : Guildford
- Projet tâche N°: 1120
- Type: Ressource
- Non.: Tricia
- Quantité: 5
Si vous utilisez le type de ligne Budget , les coûts et les prix planifiés sont mis à jour, mais aucune mise à jour des coûts et des prix du contrat facturés au client.
Sélectionnez l’action Valider. Cliquez sur le bouton OK pour fermer la page.
Ouvrez la liste Projets .
Sélectionner le projet GUILDFORD, puis, dans la section Lignes du projet tâche , ligne Sélectionner 1120 et dans le champ Budget (coût total) , faites un clic droit sur le montant. Choisissez Détail pour afficher les informations.
Les modifications sont automatiquement entrées dans la ligne de la tâche projet n° 1120. Dans le coût total du travail planifié, les cinq heures de travail supplémentaires effectuées par Tricia ajoutées au planning.
Cliquez sur le bouton Fermer pour fermer la page.
Cliquez avec le bouton droit sur le montant indiqué dans le champ Contrat (coût total), puis sélectionnez Détail pour afficher les informations.
Dans le prix total du contrat, seules les 30 heures contractuelles d’origine sont incluses convenu avec le client.
Copie des projets
Prakash a conclu un accord avec un client, Selagorian Ltd, pour l'installation de 10 salles de conférence. Cet accord est similaire à un projet antérieur. Il gagne par conséquent du temps en copiant ce projet antérieur.
Sur la page Copier le projet , vous pouvez Sélectionner le projet et tâche les lignes que vous souhaitez copier.
- Copiez les écritures comptables du projet source pour créer des lignes planification basées sur l’utilisation réelle.
- Copiez les lignes de planification du projet source pour copier les lignes de planification d’origine dans le nouveau projet.
Vous pouvez ensuite choisir la ligne planning ou le type de ligne écriture comptable à inclure en ne sélectionnant que ce qui convient pour ce nouveau projet. Enfin, vous pouvez sélectionner le projet dans lequel vous voulez copier, puis définir si les prix et quantités doivent également être copiés.
Pour copier un projet
Choisissez l’icône
, entrez Projets, puis choisissez le lien associé.Choisissez l’action Nouveau pour créer un nouveau projet. Entrez les informations suivantes :
- Description: Aménagement de 10 salles de conférence
- Numéro de client facturé: 20000
Choisissez l’action Copier les tâches du projet à partir de .
Sur la page Copier les tâches du projet , saisissez les informations suivantes :
- Projet n° : Guildford
- Projet tâche N° De: 1000
- Source : Lignes de planification du projet
- Incl. Type de ligne de planification: Budget + Facturable
- Au projet n° : GuildfordAménagement de 10 salles de conférence
- Sélectionnez les champs Copier axes et Copier quantité.
Choisissez le bouton OK pour copier le projet, puis choisissez le bouton OK pour Fermer la page de confirmation.
Si vous comparez les prix, les lignes tâche projet et les lignes planning projet des deux projets, vous pouvez constater que la copie des informations a réussi.
Paiements en plusieurs versements
CRONUS vient de décrocher un nouveau projet dont la réalisation prendra une année. Comme ce projet nécessite un grand nombre de ressources, le chef de projet établit le contrat de sorte que le client paie une partie du prix à la commande, une autre lorsqu’il sera à moitié accompli et le solde à la livraison.
Pour configurer un nouveau compte
Choisissez l’icône
, entrez Plan comptable, puis choisissez le lien associé.Sur la page Plan comptable, choisissez l’action Nouveau pour créer une fiche.
Dans la fiche Nouveau compte général, entrez les informations suivantes :
- N°: 40255
- Nom : Paiement du projet
Sur le raccourci Validation, dans le champ Groupe compta. produit, sélectionnez Services. Fermez la page.
Sur la page Plan comptable, sélectionnez Paiement du projet n°40255, puis choisissez l’action Indenter plan comptable. Choisissez Oui pour confirmer.
Les procédures suivantes expliquent comment créer un projet, définir un prix et configurer un paiement en plusieurs versements. Dans les lignes tâche projet, vous pouvez créer des lignes spécifiques dédiées au paiement en plusieurs versements. Tout le travail consacré au projet ajouté au planning sera entré dans les lignes activité. Pour chaque ligne tâche paiement sur les lignes planning, le type de ligne est Facturable, ce qui signifie que le client sera facturé. Entrez une nouvelle ligne pour l’acompte. Dans la ligne tâche activité, vous pouvez entrer les informations relatives aux articles et ressources utilisés dans ce projet, qui allongeront le planning, telles que les heures de travail des salariés et les articles consommés pour le projet.
Pour créer un paiement en plusieurs versements
Créez un nouveau projet.
Sur le nouveau Projet carte, remplissez les informations suivantes :
- Description: Rénovation de la zone de réception
- Numéro de facturation au client : 30 000
- Groupe de publication de projet : Configuration
- Méthode WIP : Valeur de coût
Sur le projet carte, choisissez l’action Prix , puis choisissez l’action Ressource . Entrez les informations suivantes :
- Code: Tricia
- Prix unitaire: 10
Fermez la page.
Dans le Projet carte, dans la section Tâches , ajoutez les lignes du projet tâche comme décrit dans le tableau suivant :
Ligne N° tâche projet Désignation Type de tâche projet 0 1 000 Paiement – Acompte Comptabilisation 2 2000 Utilisation Comptabilisation 3 3 000 Paiement – À mi-parcours Comptabilisation 4 4000 Paiement – À la livraison Comptabilisation Choisissez tâche 1000, puis choisissez l’action Lignes de planification du projet .
Créez une ligne planning avec les informations suivantes :
Ligne Type ligne Date planning Type Non. Quantité Prix unitaire 1 Facturable (date du jour) Compte général 40255 0 5000 Fermez la page.
Choisissez tâche 2000, puis choisissez l’action Lignes de planification du projet .
Créez une ligne planning avec les informations suivantes :
Ligne Type ligne Date planning Type Non. Quantité 1 Budget (date du jour) Ressource Tricia 120 2 Budget (date du jour) Article 70104 10 Fermez la page. Sur la page Projet tâche Lines , vous pouvez voir que les montants du calendrier ont été mis à jour.
Choisissez tâche 32000, puis choisissez l’action Lignes de planification du projet .
Créez une ligne planning avec les informations suivantes :
Ligne Type ligne Date planning Type Non. Quantité Prix unitaire 1 Facturable (une date future) Compte général 40255 1 5000 Fermez la page.
Créez une écriture de ligne planning similaire pour la tâche projet 4000.
Une fois les lignes tâche et planning entrées, Prakash crée une facture pour le premier paiement. Prakash le fait à partir des lignes tâche projet pour être certain que la facture ne contienne que les lignes relatives au premier paiement. Vous pouvez ouvrir la commande vente à partir des lignes planning ou des lignes tâche.
Pour créer une facture
- Sur la page Lignes du projet tâche , sélectionnez la ligne Sélectionner 1000, puis choisissez l’action Créer une facture de vente .
- Sur la page Créer facture vente, indiquez la date du jour comme date de validation, spécifiez Par tâche, puis cliquez sur le bouton OK pour créer une facture avec les informations par défaut. Cliquez sur le bouton OK pour fermer la page de confirmation.
- Choisissez l’action Facture vente/avoir. Sur la facture vente, vous pouvez voir que seul l’acompte est inclus dans la facture. Vous pouvez à présent envoyer cette dernière au client comme convenu.
Résumé
Cette procédure pas à pas vous a présenté certaines des étapes de base du travail avec des projets dans Business Central. Vous avez appris à créer un projet, à copier un projet et à gérer les paiements. Vous avez également vu comment assurer le suivi des heures et créer des factures.
Voir aussi
Procédures pas à pas des processus d’entreprise
Mise en place de la gestion de projet
Utiliser les ressources
Suivre les progrès et les performances
Projets de facturation
Travailler avec Business Central
Retrouvez ici des modules d’apprentissage en ligne gratuits pour Business Central