Traitement des devis et des commandes vente avec l’assistant des commandes vente (version préliminaire)

[Cet article fait partie de la documentation en version préliminaire et peut faire l’objet de modifications.]

Cet article explique comment utiliser le agent de commande vente pour automatiser la prise de commandes vente en fonction des demandes des clients sur les produits/articles reçus par e-mail.

L’assistant des commandes vente surveille une boîte aux lettres désignée pour les e-mails entrants des clients concernant les demandes d’informations sur les articles. Lorsqu’il identifie une demande potentielle, il commence à la convertir en commande. Par exemple, il vérifie ensuite la disponibilité de l’article, crée un devis et prépare une réponse par e-mail au client comprenant le devis en tant que document joint au format PDF.

Certaines étapes nécessitent votre intervention, comme l’examen de la correspondance par courriel et l’assistance au agent au besoin. Jusqu’à ce qu’une commande soit créée, le agent gère les échanges d’e-mails avec le client pour résoudre les détails manquants et permettre des modifications à la demande initiale au besoin.

Pour en savoir plus sur la commande vente agent et son déroulement, consultez la vue d’ensemble de la commande vente agent.

Important

• Cette fonctionnalité est en version préliminaire.
• Les fonctionnalités en version préliminaire ne sont pas destinées à une utilisation en production et peuvent être restreintes. Ces fonctionnalités sont soumises à des conditions d’utilisation supplémentaires, et sont disponibles avant une version officielle de telle sorte que les clients puissent tirer parti d’un accès anticipé et fournir leurs commentaires.
• Pour vous inscrire à cette version préliminaire publique fermée, remplissez le formulaire d’inscription à la version préliminaire.

Conditions préalables

La commande vente agent est activée et vous avez la permission de l’utiliser. Pour en savoir plus, consultez Configurer de la commande vente agent.

Démarrage

Vous collaborez avec le agent Commande vente pour réviser et convertir les devis en commandes à l’aide de l’onglet Tâches dans le volet Copilot.

Pour accéder à la vue, sélectionnez Agent Commandes vente en haut à droite du menu navigation. Un cercle rouge avec un chiffre sur l’icône indique les tâches qui nécessitent une attention particulière.

L'onglet Tâches ouvre l’onglet Copilot pour afficher les tâches créées récemment par l’assistant des commandes vente. Les tâches qui nécessitent une attention particulière, comme l’examen d’un e-mail entrant ou sortant, figurent en haut de la liste.

Pour chaque demande de devis, le agent Commande vente ajoute un tâche pour suivre, réviser et suivre les mises à jour, pour finalement traiter le devis en commande. Les tâches peuvent comprendre plusieurs étapes qui forment une chronologie du processus.

Pourboire

Passez la souris sur l’icône agent commande vente dans le tableau de bord pour obtenir un aperçu des indicateurs clés de performance (KPI) du agent, résumant ainsi l’impact du travail du agent dans votre organisation. Par exemple, affichez le nombre de devis ou de commandes créés par le agent, le temps gagné par votre équipe et le montant total des commandes vente créées.

Examiner et aider

Bien que le agent effectue la majeure partie du travail de manière autonome, il demande l’intervention de l’utilisateur lorsque cela est nécessaire pour que diverses étapes avancent dans le processus, telles que :

• Examiner et confirmer les demandes d’e-mails entrantes des clients.
• Révision et confirmation des devis et des commandes vente si un administrateur a configuré le agent de commande vente pour le faire.
• Examen des e-mails sortants créés par le agent de commande vente pour le client.
• Fournir une assistance à la commande vente agent lorsqu’elle doit être débloquée, par exemple pour fournir des données manquantes.

Les étapes nécessitant une intervention sont répertoriées sous Nécessite une attention particulière dans l’onglet Tâches . Pour réviser une étape :

1. Dans l’onglet Tâche , Sélectionnez l’étape demandant une révision ou une assistance.

   La chronologie de la tâche s’ouvre, concentrée sur l’étape sélectionnée. La chronologie affiche chaque étape d’une tâche, passée et présente, dans l’ordre chronologique.

2. Sélectionnez Réviser pour l’étape.

   L’onglet Tâches passe en mode Révision et la fenêtre Message agent tâche s’ouvre pour afficher le contenu de l’e-mail ou le devis ou la commande, selon le tâche.

3. Vérifiez le contenu de l’e-mail, le devis ou la commande et apportez des modifications si nécessaire. Vous ne pouvez pas modifier les e-mails entrants du client.

4. Lorsque vous êtes satisfait du contenu et que vous souhaitez que le processus se poursuive, Sélectionnez Confirmer dans le volet Révision. Si vous souhaitez effectuer le tâche vous-même, Sélectionner Arrêtez pour arrêter le traitement de cette tâche par le agent.

Après confirmation, la commande vente agent poursuit le traitement de la tâche. Lorsqu’une nouvelle notification s’affiche sur l’icône agent commande vente après un certain temps, suivre le même flux pour vérifier et approuver les résultats.

Modifier Devis et commandes vente

Vous devrez peut-être modifier les devis ou les commandes créés par le agent lors d’une étape de révision ou lorsque le agent demande de l’aide, en fonction de sa configuration. Lorsque vous Sélectionnez Vérifier, le devis ou la commande s’ouvre pour vérification. Apportez les modifications nécessaires, puis sélectionnez Confirmer dans le volet Révision . Le agent traite le document, en créant un PDF pour l’e-mail sortant au client.

Vous avez également la possibilité de modifier un devis ou une commande lors de l’étape de révision d’un e-mail sortant. Dans ce cas, Sélectionnez ... (Plus d’options) >Ignorer l’étape sur l’étape. Cette action permet d’arrêter temporairement la tâche pour vous permettre d’ouvrir le devis ou la commande, d’apporter des modifications et de reprendre l’étape.

Remarque

L’étape Ignorer n’est disponible que sur les étapes de révision pour les e-mails sortants.

Après avoir apporté les modifications, revenez à l’onglet Tâches , sélectionnez l’une des options suivantes pour reprendre la tâche, puis Sélectionnez Envoyer :

• J’ai mis à jour le devis ou j’ai mis à jour la commande : Sélectionnez l’une de ces options si vous avez apporté des modifications au devis ou à la commande. Le agent génère un nouveau PDF et un e-mail pour le client.
• Il suffit de reprendre : Sélectionnez cette option si vous n’avez pas modifié le devis ou la commande. Le agent ne génère pas de nouveau devis ou commande et conserve l’e-mail d’origine comme avant.

Si vous changez d’avis pendant la lecture du message sortant et que vous décidez d’apporter d’autres modifications au document vente, utilisez l’action Ignorer étape pour ignorer l’e-mail généré par le agent. Ensuite, mettez à jour le document vente selon vos besoins et demandez au agent de créer un e-mail sortant avec la pièce jointe mise à jour.

Arrêter une tâche

La plupart des étapes d’une tâche incluent un bouton Arrêter qui vous permet de mettre fin au processus. Lorsque vous Sélectionnez Arrêter, une tâche n’est pas terminée immédiatement : vous êtes invité à confirmer avant d’arrêter la tâche.

Avant d’arrêter une tâche, tenez compte du comportement suivant :

• Les tâches arrêtées ne peuvent pas être redémarrées.

• L’arrêt de la tâche peut laisser certains résultats incomplets ou indésirables, et nécessiter des actions de suivi avec les clients. Les actions de suivi dépendent de l’endroit du processus où la tâche a été arrêtée.

  Par exemple, supposons que vous ayez arrêté une tâche après la création d’un devis. Bien que le processus ait été arrêté, le devis est toujours stocké dans le système comme étant ouvert. Vous devrez peut-être modifier manuellement l’état en fonction de la stratégie de votre entreprise, puis mettre à jour le client.

• Les tâches arrêtées ne sont pas supprimées immédiatement. Vous pouvez toujours explorer la chronologie d’une tâche jusqu’à ce qu’elle soit supprimée, généralement par un administrateur.

Informations connexes

Présentation la commande vente agent
Configurer l’assistant des commandes vente
FAQ sur la commande vente agent
Configuration des fonctionnalités de Copilot et d’IA