Présentation sur la commande vente agent (version préliminaire)
[Cet article fait partie de la documentation en version préliminaire et peut faire l’objet de modifications.]
Le agent de commande vente aide les utilisateurs de Business Central à automatiser la capture des commandes vente. Le agent utilise l’IA pour analyser les demandes des clients reçues par e-mail, localiser le client dans Business Central et engager des conversations par e-mail à plusieurs tours pour clarifier les demandes si des détails importants sont manquants ou si davantage de choix sont disponibles. Il vérifie et informe également le client de la disponibilité des articles qu’il recherche et assure un suivi avec un devis. Le devis est au format PDF et comprend les articles demandés, les quantités, les unités de mesure, les prix, les taxes, les dates de livraison demandées, la référence du document externe fourni et d’autres détails importants.
Pourboire
Regardez une courte Vidéo dans le canal Dynamics Business Central sur YouTube Prise en main de la commande vente agent pour Dynamics 365 Business Central.
Important
- Cette fonctionnalité est en version préliminaire.
- Les fonctionnalités en version préliminaire ne sont pas destinées à une utilisation en production et peuvent être restreintes. Ces fonctionnalités sont soumises à des conditions d’utilisation supplémentaires, et sont disponibles avant une version officielle de telle sorte que les clients puissent tirer parti d’un accès anticipé et fournir leurs commentaires.
- Pour vous inscrire à cette version préliminaire publique fermée, remplissez le formulaire d’inscription à la version préliminaire.
Fonctionnalité
Activation et configuration
Le agent est facilement disponible dans le produit. Pour l’activer, vous spécifiez la boîte de réception que vous souhaitez que le agent surveille. De plus, spécifiez vos préférences pour certains aspects du comportement du agent et désignez les utilisateurs autorisés à utiliser le agent pour traiter les commandes des clients, ce qui permet au agent d’agir au nom d’une entreprise, d’un service ou d’une équipe, et pas seulement d’un utilisateur individuel.
Autorisations et profils
Le agent fonctionne dans le cadre des autorisations et du profil (rôle) qui lui sont attribués par l’administrateur. Les autorisations définissent les zones du produit (tables) auxquelles le agent a accès. Le profil décrit les éléments UX (pages et actions) avec lesquels le agent peut s’engager au cours de son travail. Les autorisations par défaut et le profil sont attribués au agent prêts à l’emploi ; toutefois, les administrateurs peuvent mettre à jour ces autorisations si nécessaire.
Opération
La commande vente agent est conçue pour s’exécuter de manière autonome en arrière-plan, en utilisant l’IA pour effectuer ses tâches tout en tenant les utilisateurs informés des étapes clés et en les impliquant si nécessaire. L’implication peut être nécessaire dans certains scénarios, par exemple pour examiner les messages sortants ou pour fournir des détails manquants, en fonction des préférences configurées.
Conceptuellement, le agent interagit avec la fonctionnalité Business Central d’une manière similaire à la façon dont les utilisateurs Business Central interagissent avec elle. Le agent est fourni avec des instructions générales, exprimées en langage naturel, décrivant comment le processus de capture des commandes vente doit être géré. Il utilise ensuite les métadonnées de l’interface utilisateur, telles que les légendes, les info-bulles et d’autres propriétés, combinées aux données présentées sur les pages Business Central et ses propres instructions, pour déterminer chaque étape nécessaire pour effectuer le tâche. À partir du Tableau de bord désigné, le agent parcourt les pages, appelle les actions de l’interface utilisateur et entre les données comme le ferait un utilisateur. Cette approche permet un haut degré de flexibilité et d’adaptabilité pour que le agent atteigne son objectif, car la surface d’interaction et les étapes du agent ne sont pas codées en dur. Au lieu de cela, l’IA les détermine en fonction du contexte de chaque étape.
Cette flexibilité permet aux agent de découvrir et d’interagir avec les champs et actions personnalisés pertinents. Il peut également tenter de résoudre automatiquement les erreurs de validation en traitant les messages d’erreur affichés et en ajustant l’entrée en conséquence.
Surveillance des e-mails et communications
Le agent s’appuie sur un répartiteur d’e-mails interne qui s’exécute en tant que tâche d’arrière-plan pour surveiller en permanence une boîte aux lettres désignée pour les demandes d’articles. Le répartiteur déclenche le agent pour exécuter des tâches, puis envoie les résultats, tels que des devis ou des commandes préparés, au client en réponse.
Le agent aide à composer le corps des e-mails en fonction du contexte de la étape actuelle. Par exemple, il peut répertorier le stock disponible ou fournir une brève description du devis ou de la commande vente joint. De plus, il peut détecter et signaler le contenu d’e-mail non pertinent ou potentiellement malveillant, incitant les utilisateurs à examiner et à décider de la marche à suivre.
Implication du client et de l’utilisateur Business Central
Les utilisateurs peuvent inspecter les étapes du agent et les documents vente créés. Ils peuvent facilement identifier les données saisies par le agent par rapport aux données générées par la propre logique métier de Business Central et fournir plus d’informations si nécessaire, telles que l’ajout de remises ou la mise à jour des frais d’expédition.
Si le client décide de mettre à jour le devis en envoyant un autre e-mail indiquant les modifications requises, le agent l’aide à effectuer ces modifications en localisant le devis et en effectuant les mises à jour demandées. Une fois que le client a confirmé l’exactitude du devis, le agent le convertit en une commande vente, qui est ensuite également partagée avec le client par e-mail, après confirmation de l’utilisateur.
Le agent implique toujours des utilisateurs Business Central désignés pour examiner et approuver tous les messages sortants, avant qu’ils ne soient envoyés aux clients.
Comment le agent traite les demandes
Le agent surveille une boîte aux lettres désignée pour les e-mails entrants des clients concernant les demandes d’informations sur les articles. La boîte aux lettres est spécifiée dans la configuration de la commande vente agent (pour en savoir plus, reportez-vous à Configuration de la commande vente agent). Lorsque le agent identifie une demande potentielle dans un e-mail, il commence à préparer un devis. Par exemple, il vérifie si le client est enregistré dans Business Central. Il vérifie ensuite la disponibilité de l’article, crée un devis et prépare une réponse par e-mail au client comprenant le devis en tant que document joint au format PDF.
Certaines étapes nécessitent votre intervention, comme l’examen de la correspondance par courriel et l’assistance au agent au besoin. Jusqu’à ce qu’une commande soit créée, le agent gère les échanges d’e-mails avec le client pour résoudre les détails manquants et permettre des modifications à la demande initiale. Pour en savoir plus, consultez Flux processus agent.
Identification des clients/contacts et des documents associés
Le agent garantit qu’une demande d’un client ne peut pas concerner les demandes d’un autre client. Lorsque le agent traite une demande, il identifie d’abord le client dans Business Central à l’aide de l’adresse e-mail de l’expéditeur. Le agent recherche l’e-mail parmi les Business Central contacts, devis et commandes enregistrés, puis recherche le client lié à cet e-mail :
Si un client est trouvé, le agent filtre pour utilise seuls les devis et commandes qui n’appartiennent pas au client.
Ce comportement garantit que le agent crée et met à jour uniquement des documents appartenant au client qui a envoyé l’e-mail
Si un contact est trouvé, mais qu’il ne s’agit pas d’un client, le agent filtre pour n’utiliser que les documents appartenant au contact. Les devis peuvent être envoyés à des contacts qui ne sont pas enregistrés en tant que clients.
Si aucun contact n’est trouvé, le agent filtre tous les documents et peut demander l’intervention de l’utilisateur car il ne trouve pas le document.
Pour empêcher le agent de demander une intervention et pour faciliter l’examen des messages entrants, le agent vérifie si le contact est enregistré et affiche une notification sur la page de révision des messages entrants si ce n’est pas le cas. Pour résoudre ce problème, vous pouvez enregistrer un nouveau contact/client ou mettre à jour les informations de contact d’un contact/client existant. Le agent génère la notification pour indiquer que l’adresse e-mail du contact est introuvable.
Recherche de produits/articles
Le agent analyse les e-mails entrants pour détecter les paramètres permettant de préparer un nouveau devis ou de mettre à jour un devis existant. Outre les articles proprement dits, les paramètres peuvent inclure les attributs de l’article, les quantités, les unités, la date livraison demandée, le numéro de document externe, etc. Le agent recherche ensuite ces articles dans l’inventaire de Business Central, dans un large éventail de tables connexes.
| Table | Champs |
|---|---|
| Articles | N° Désignation Désignation 2 Désignation de recherche GTIN Numéro d’article du fournisseur |
| Variante d’article | Code Désignation Désignation 2 |
| Référence d’article | N° référence Désignation Désignation 2 |
| Attributs d’article | Nom Valeur |
| Catégorie article | Code Désignation Catégorie parent – niveau 1 |
| Traduction article | Langue Désignation Désignation 2 |
| Identifiant article | Code |
| Ligne texte étendu | Texte |
Bien que le agent puisse trouver des produits sur la base de descriptions vagues et incomplètes, son efficacité est influencée par la qualité de l’information sur les produits dans Business Central. Vous pouvez améliorer la capacité du agent à trouver des produits en améliorant les descriptions, les attributs, les catégories et le texte étendu de vos articles de stock.
Lorsqu’il trouve les articles, le agent vérifie la disponibilité des articles en analysant plusieurs paramètres, tels que la quantité requise, la date de livraison, l’emplacement, les réceptions planifiées et planifiées, etc.
Agent flux de processus
Le traitement d’une demande de devis en commande implique trois participants :
- Client qui demande un devis par e-mail
- Commande vente agent, qui surveille la boîte aux lettres, gère la demande entrante, et crée le devis et la commande
- Business Central utilisateur qui passe en revue les tâches agent
Le flux général est illustré dans la figure, qui est suivie de plus de détails sur les étapes. Le flux réel peut varier en fonction de facteurs tels que les demandes de suivi, les modifications ou annulations de révision, les problèmes de blocage, etc.
- Client : Envoie un e-mail à la boîte aux lettres Business Central demandant un devis pour des articles.
- Commande vente agent : Récupère les e-mails non lus de la boîte de réception et crée un tâche avec un étape pour examiner la demande entrante.
- Réviseur : révise/confirme l’étape par e-mail.
- Agent commande vente :
- Recherche le contact ou le client.
- Trouve les articles demandés et vérifie leur disponibilité.
- Créer le devis.
- Ajoute une étape de révision avec un e-mail de réponse avec un devis en pièce jointe au format pdf.
- Réviseur : Examine/confirme les e-mails et les devis.
- Commande vente agent : Envoie un e-mail et un devis PDF au client.
- Client : vérifier Commande vente et Envoie un e-mail demandant la commande.
- Commande vente agent : récupère les e-mails et ajoute des étape de révision.
- Réviseur : Consulte/confirme l’e-mail de confirmation d’une commande vente.
- Agent commande vente :
- Convertit la demande de prix en commande.
- Ajoute une tâche de révision avec un e-mail sortant confirmant la commande.
- Réviseur : Consulte/confirme l’e-mail sortant.
- Commande vente agent : Envoie un e-mail au client.
Étapes suivantes
- Configurer l’assistant des commandes vente
- la rubrique Traitement des devis et des commandes vente avec la commande vente agent