Configuration des documents électroniques

Important

Le module de base de documents électroniques est une infrastructure. Par défaut, il n’y a pas de champ Intégration des services. Si vous trouvez les options Format de document par défaut, n’oubliez pas qu’elles sont proposées à titre d’exemples. Les applications de localisation doivent fournir des détails de format, car ils sont spécifiques aux exigences locales.

Remarque

Depuis la version 23.2, un format de document PEPPOL standard est ajouté comme format global dans le champ Format de document. Gardez à l’esprit que vous ne pourrez probablement pas utiliser ce format tel quel. Il s’agit d’un format W1 fourni par Microsoft pour montrer comment utiliser cette fonctionnalité. Nous vous recommandons de tester le format PEPPOL existant avant de commencer à utiliser ce format.

La première étape de configuration des documents électroniques (e-documents) consiste à configurer le service de documents électroniques pour la communication de documents électroniques.

Configurer le service de documents électroniques

Pour configurer le service de documents électroniques, procédez comme suit.

1. Sélectionnez l’icône , saisissez Services E-Document, et sélectionnez le lien associé.

2. Sélectionnez Nouveau, puis, sur la page Services de document électronique, sur le récapitulatif Général, configurez les champs comme décrit dans le tableau suivant.

   Champ	Désignation
   Code	Sélectionnez le code de configuration de l’exportation électronique.
   Désignation	Saisissez une brève description de la configuration de l’exportation électronique.
   Format de document	Format d’exportation de la configuration de l’exportation électronique. Par défaut, il y a deux option dans ce champ. Vous pouvez sélectionner PEPPOL BIS 3 comme format générique basé sur du code ou Échange de données lorsque vous devez configurer des pré-documents de formats spécifiques sur le Raccourci Définition d’échange de données.
   Intégration de service	Sélectionnez le code d’intégration pour la configuration de l’exportation électronique. Actuellement, la seule option est Aucune intégration.
   Utiliser le traitement par lots	Spécifiez si le service utilise le traitement par lots pour l’exportation.

3. Dans le récapitulatif Paramètres importés, configurez les champs comme indiqué dans le tableau ci-dessous.

   Champ	Désignation
   Valider société réceptrice	Indiquez si les informations de la société destinataire doivent être validées pendant l’importation.
   Résoudre l’unité de mesure	Indiquez si l’unité de mesure doit être résolue au cours de l’importation.
   Rechercher référence article	Indiquez si un article doit être recherché par référence d’article pendant l’importation.
   Rechercher le GTIN de l’article	Indiquez si un article doit être recherché par numéro d’identification de commerce mondial (GTIN) pendant l’importation.
   Recherche de mappage de compte	Indiquez si un compte doit être recherché dans le Mappage de compte selon le texte entrant pendant l’importation.
   Valider remise ligne	Indiquez si une remise ligne doit être validée pendant l’importation.
   Lettrer remise facture	Indiquez si une remise facture doit être lettrée lors de l’import.
   Vérifier totaux	Indiquez si un total de facture doit être vérifié lors de l’import.
   Mettre à jour la commande	Indiquez si la commande achat correspondante doit être mise à jour.
   Créer des lignes feuille	Indiquez si la ligne feuille doit être créée à la place d’un document achat. Sélectionnez cette option lorsque vous souhaitez utiliser les journaux comme destination de vos factures.
   Nom du modèle feuille comptabilité	Spécifiez le nom du modèle feuille comptabilité utilisé pour la création de la ligne feuille. Ce champ est applicable lorsque vous souhaitez utiliser les journaux comme destination de vos factures.
   Nom feuille comptabilité	Spécifiez le nom de la feuille comptabilité utilisée pour la création de la ligne feuille. Ce champ est applicable lorsque vous souhaitez utiliser les journaux comme destination de vos factures.
   Importation automatique	Spécifiez s’il faut importer automatiquement les documents à partir du service.
   Heure de début du lot	Spécifiez l’heure de début des tâches d’importation.
   Délai entre les exécutions (en minutes)	Spécifiez le nombre de minutes entre deux exécutions de la tâche d’importation.

4. Si vous avez sélectionné Échange de données dans le Format du document dans le champ Raccourci Général, utilisez la Raccourci Définition d’échange de données, complétez les champs comme indiqué dans la table suivante.

   Champ	Désignation
   Type du document	Spécifiez le type de document qui utilise l’échange de données pour importer et exporter les données. Exemples : facture de vente, note de crédit de vente et facture d’achat.
   Importer code déf. échange données	Spécifiez le code d’échange de données utilisé pour importer les données. Utilisez ce champ uniquement pour recevoir un document dans le processus d’achat.
   Exporter code déf. échange données	Spécifiez le code d’échange de données utilisé pour exporter les données. Utilisez ce champ uniquement pour livrer des documents dans le processus de vente.

Remarque

Il existe des définitions d’échange de données pour le format PEPPOL qui sont liées aux documents vente et achat standard. Cependant, vous ne pourrez probablement pas utiliser ces définitions telles quelles. Ce sont tous des formats W1 fournis pour montrer comment utiliser cette fonctionnalité. Nous vous recommandons de tester le format PEPPOL existant avant de commencer à les utiliser.

Si vous avez configuré le format Définition d’échange de données dans votre localisation, vous pouvez ajouter une ligne pour les types de document dont vous avez besoin. Ajoutez des lignes qui correspondent à l’exemple d’échange de données par défaut pour le format W1 PEPPOL. Cependant, d’abord sélectionner l’option Type de document pour chaque ligne dont vous avez besoin. Pour chaque type de données, sélectionnez la valeur Importer le code de déf. d’échange de données ou Exporter le code de déf. d’échange de données que vous souhaitez utiliser.

Si vous n’utilisez pas le format Définition d’échange de données, vous pouvez créer et configurer des formats à l’aide de l’ interface. Ajustez les informations sur les lignes Exporter un mappage et Importer un mappage, où vous trouverez les tables et champs à configurer les règles de transformation. Dans ce cas, vous devez ajouter une nouvelle option pour votre format dans le champ Format du document.

Types de documents pris en charge

La prise en charge des types de documents est basée sur le format de document. Pour vérifier quels types de documents sont pris en charge, sur la page Services documents électroniques, choisissez l’action Types de documents pris en charge . La page Types de documents sources pris en charge par le service de documents électroniques s’ouvre. Dans la colonne Type de docudment source, vous pouvez choisir différents types de document pour le format que vous prévoyez d’utiliser. N’utilisez le type de document que si celui-ci est sélectionné.

Configurer un profil d’envoi de documents

Vous pouvez configurer une méthode préférée d’envoi des documents de vente pour chacun de vos clients. De cette façon, vous n’avez pas besoin de sélectionner une option d’envoi quand vous sélectionnez l’action Publier et envoyer. Sur la page Profils d’envoi de documents, configurez différents profils d’envoi que vous pouvez sélectionner dans le champ Profil d’envoi de documents d’une fiche client. Vous pouvez cocher la case Par défaut pour spécifier que le profil d’envoi du document est le profil pour tous les clients, sauf pour les clients pour lesquels un profil n’est pas précisé dans le champ Profil d’envoi de documents.

Cette fonctionnalité permet de mettre en place l’automatisation de la facturation électronique. Lorsque vous choisissez Valider et envoyer dans un document vente, la boîte de dialogue Valider et envoyer une confirmation affiche le profil d’envoi utilisé. Il s’agit soit du profil configuré pour le client, soit du profil par défaut pour tous les clients.

Pour configurer un profil d’envoi de documents, procédez comme suit.

1. Sélectionnez l’icône , saisissez Profil d’envoi de documents, puis sélectionnez le lien associé.

2. Sur la page Profils d’envoi de documents, sélectionnez Nouveau.

3. Sur le raccourci Général, complétez les champs obligatoires.

4. Sous le raccourci Options d’envoi, renseignez les champs comme indiqué dans le tableau ci-dessous.

   Champ	Désignation
   Document électronique	Spécifiez si le document est envoyé en tant que document électronique que le client peut importer dans son système lorsque vous choisissez le bouton Valider et envoyer. Pour utiliser cette option, vous devez également définir le champ Format ou Code de flux de service de documents électroniques. Sinon, vous pouvez enregistrer le fichier vers votre ordinateur.
   Format	Spécifiez le format à utiliser pour envoyer un document électronique. Ce champ est requis si vous sélectionnez Via le service d’échange de documents, sélectionnez Document électronique.
   Code flux de service document électronique	Spécifiez le flux de service électronique utilisé pour envoyer des documents. Ce champ est requis si vous sélectionnez Flux de services document électronique étendu, sélectionnez Document électronique.

   Remarque

   Si vous sélectionnez Flux de services document électronique étendu dans le champ Document électronique, vous devez déjà avoir configuré le flux de travail pour vos documents électroniques.

Configurer le flux de travail

Pour configurer un flux de travail pour des documents électroniques, procédez comme suit.

1. Sélectionnez l’icône , saisissez Modèles de flux de travail, puis sélectionnez le lien associé.
2. Si vous ne trouvez pas de Modèles de flux de travail de document électronique sur la page Modèles de flux de travail, sélectionnez Réinitialiser les modèles Microsoft. Modèles de flux de travail de document électronique devrait alors s’afficher. Fermez la page.
3. Sélectionnez l’icône , saisissez Flux de travail, puis sélectionnez le lien associé.
4. Choisissez l’action Créer flux de travail à partir du modèle pour sélectionner un modèle pour le processus de documents électroniques. Les modèles disponibles sont Envoyer à un service et Envoyer à plusieurs services.
5. Sélectionnez OK pour terminer la configuration du flux de travail.
6. Dans le champ Alors, réponse, sélectionnez Envoyer le document électronique à l’aide de la configuration pour configurer les réponses du flux de travail.
7. Sélectionnez le service de documents électroniques que vous avez créé en option, choisissez OK, puis activez le flux de travail.

Remarque

Vous pouvez créer votre propre flux de travail pour les documents électroniques sans utiliser de modèles de flux de travail prédéfinis. Si vous disposez de plus de services, vous pouvez utiliser différents flux de travail.

Pour utiliser davantage de workflows, configurez-les via les profils d’envoi de documents pour différents clients. Lorsque vous configurez le flux de travail, spécifiez le profil d’envoi du document dans la colonne Sur condition de l’onglet Raccourci Étapes du flux de travail, car vous ne pouvez pas avoir deux services qui utilisent le même profil d’envoi de documents dans les flux de travail.

Lorsque vous configurez votre workflow sur la page Workflows , pointez sur le champ Sur condition sur le Raccourci Étapes du workflow. Sur la page Conditions d’événement , dans le champ Filtre , sélectionnez le profil d’envoi de documents que vous souhaitez utiliser.

Mettre en place une stratégie de rétention des documents électroniques

Les documents électroniques peuvent être soumis à la législation locale qui spécifie la période pendant laquelle vous devez les conserver. Pour gérer cela, les administrateurs peuvent définir des stratégies de rétention qui contrôlent la fréquence à laquelle Business Central supprime des enregistrements. Pour en savoir plus sur les stratégies de rétention, accédez à Définir des stratégies de rétention.

Pour configurer des stratégies de rétention liées aux documents électroniques, procédez comme suit.

1. Sur la page Services documents électroniques, choisissez l’action Stratégie de rétention.

2. Une fois l’action terminée, sélectionnez l’une des stratégies de rétention suivantes à configurer :

   • Journal de documents électroniques
   • Journal d’intégration des documents électroniques
   • Journal du mappage de document électronique
   • Stockage des données du document électronique

Données de démonstration des documents électroniques

Remarque

A partir de Business Central version 24.0, vous pouvez paramétrer des données de démonstration pour les E-Documents.

Pour faciliter le test et la démonstration des documents électroniques, Microsoft propose un module de démonstration. Pour activer le module, suivez cette procédure :

1. Sélectionnez l’icône , saisissez Outil démo Contoso, et sélectionnez le lien associé.
2. Avant d’activer le Module Contoso E-Documents, vous devez commencer par activer le Module commun et le Module d’entrepôt.
3. Après avoir activé les modules, sélectionnez le Module Contoso E-Documents, puis choisissez l’action Générer.
4. Procéder comme suit.
5. Fermez la page.

Une fois que vous avez activé le module, vous avez de nouveaux éléments de démonstration, six documents électroniques (basés sur Peppol BIS 3) et configuré Services de documents électroniques avec les flux de travail créés.

Informations connexes

Utilisation des documents électroniques vente
Utilisation des documents électroniques achat
Comment étendre des documents électroniques dans Business Central
Gestion financière
Facturation des ventes
Enregistrer les achats avec les factures achat et les commandes
Utiliser Business Central

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