Envoyer des rappels de soldes impayés
Vous pouvez utiliser des relances pour rappeler aux clients les soldes échus. Vous pouvez également utiliser les rappels pour calculer les frais financiers tels que les intérêts ou les frais et les inclure dans le rappel.
Pourboire
Les informations contenues dans cet article sont exactes, mais elles décrivent un processus essentiellement manuel. Business Central propose des outils que vous pouvez utiliser pour automatiser les processus de création, d’émission et d’envoi de rappels. L’automatisation de ces étapes peut vous faire gagner un temps considérable consacré aux collections. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Automatisez les rappels dans les collections.
Avant de pouvoir créer des rappels, vous devez configurer des modalités de rappel et les affecter à vos clients. Pour plus d’informations, voir Configurer les niveaux et modalités de rappel. Pour gérer des comptes clients, vous pouvez configurer des modalités de rappel et les affecter aux clients. Les modalités de rappel vous permettent de contrôler le fonctionnement du processus de rappel. Chaque modalité de rappel a un ensemble de niveaux de rappel que vous définissez. Les niveaux de rappel incluent des règles concernant le moment où le rappel sera émis, les frais à facturer et l’opportunité de calculer les intérêts. Les niveaux de rappel incluent également un paramètre de délai de grâce qui garantit que vous n’envoyez pas de rappel pour une facture qu’un client a déjà payée. Le contenu de la page Modalités frais financiers détermine si les intérêts sont calculés sur le rappel.
Vous pouvez exécuter périodiquement le traitement par lots Création de relances afin de créer des relances pour tous les clients ayant des soldes échus. Vous pouvez également créer manuellement une relance pour un client spécifique et demander à ce que les lignes soient calculées et renseignées automatiquement.
Une fois que vous avez créé les relances, vous pouvez les modifier. Le texte apparaissant au début et à la fin de chaque relance est déterminé par les conditions niveau de relance de la colonne Désignation. Si un montant calculé a été inséré automatiquement dans le texte de début ou de fin, ce texte ne sera pas ajusté si vous supprimez des lignes. Vous devez alors utiliser la fonction Mettre à jour texte relance.
Une écriture comptable client pour laquelle le champ En attente est renseigné ne génèrera pas la création d'une relance. Néanmoins, si un rappel est créé à partir d'une autre écriture, une écriture échue en attente d'approbation est incluse dans le rappel. Les intérêts ne sont pas calculés sur les lignes avec ces écritures.
Après avoir créé les rappels et effectué toutes les modifications souhaitées, vous pouvez imprimer les rapports de test ou émettre les rappels, en général par courriel.
Pour créer automatiquement un rappel
Un rappel est identique à une facture. Lorsque vous créez un rappel, un en-tête rappel, ainsi qu'une ou plusieurs lignes rappel, doivent être renseignés. Vous pouvez utiliser une fonction pour créer des relances pour tous les clients automatiquement.
- Sélectionnez l’icône
, saisissez Rappels, puis sélectionnez le lien associé. - Sur la page Rappel, cliquez sur l'action Créer rappels.
- Sur la page Créer rappels, renseignez les champs pour définir comment et pour qui les rappels sont créées.
- Cliquez sur le bouton OK.
Pour créer un rappel manuellement
Sur la page Rappel, vous pouvez renseigner le raccourci Général manuellement et ensuite renseigner les lignes automatiquement.
Sélectionnez l’icône
, saisissez Rappels, puis sélectionnez le lien associé.Sélectionnez l'action Nouveau.
Sur le raccourci Général, complétez les champs, comme nécessaire.
Choisissez l'action Proposer lignes relance.
Dans le traitement par lots Proposer lignes relance, renseignez les champs pour définir comment et pour qui les relances sont créées.
Activez la case à cocher Inclure les écritures en attente si vous souhaitez que les relances contiennent des écritures ouvertes impayées qui sont en attente.
Sélectionnez la case à cocher Seulement écritures dont l'échéance est dépassée si vous souhaitez que les rappels contiennent uniquement des écritures ouvertes impayées. Seuls les factures et les paiements seront affichés car ce sont les écritures pour lesquelles les paiements de vos clients peuvent être en retard.
Important
Les écritures ouvertes en attente sont insérées, indépendamment du paramètre de la case à cocher Seulement écritures dont l'échéance est dépassée.
Cliquez sur le bouton OK.
Pour remplacer les textes rappel
Vous pouvez déterminer de plusieurs manières le texte devant figurer sur le rappel imprimé. Dans certains cas, vous pouvez remplacer les textes début et fin définis pour le niveau actuel par ceux d'un autre niveau.
- Sélectionnez l’icône , saisissez Rappels, puis sélectionnez le lien associé.
- Ouvrez la relance appropriée, puis cliquez sur l'action Mettre à jour texte relance.
- Sur la page Mettre à jour texte rappel, entrez le niveau requis dans le champ Niveau rappel.
- Cliquez sur le bouton OK pour que le programme mette à jour les textes début et fin.
Pour émettre un rappel
Après avoir créé les relances et effectué toutes les modifications souhaitées, vous pouvez lancer les impressions test ou émettre les relances.
Lorsque vous émettez une rappel, les données sont transférées vers une page séparée pour les rappels émis. Les écritures rappel sont simultanément reportées. Si des intérêts ou des frais supplémentaires ont été calculés, les écritures sont reportées dans les écritures client et dans le grand livre.
Lorsqu'une rappel est émise, les écritures sont reportées selon les spécifications de la page Modalités de rappel. Cette spécification détermine si les intérêts et les frais supplémentaires sont reportés sur le compte client et dans le grand livre. La configuration sur la page Groupes report client détermine les comptes qui seront utilisés.
Pour chaque écriture client de la note de frais financiers, une écriture est créée sur la page Écritures rappel/frais financiers.
Si les cases à cocher Reporter intérêts ou le champ Reporter frais supplémentaires de la page Modalités de rappel sont activées, les écritures suivantes sont aussi créées :
- Une écriture sur la page Écritures client,
- Une écriture à recevoir sur le compte du grand livre approprié
- Une écriture intérêts et/ou une écriture frais supplémentaires dans le compte du grand livre approprié
De plus, émettre un rappel peut créer des écritures de TVA.
- Sélectionnez l’icône , saisissez Rappels, puis sélectionnez le lien associé.
- Sélectionnez la relance concernée, puis cliquez sur l'action Émission.
- Sur la page Émettre rappels, renseignez les champs selon vos besoins.
- Cliquez sur le bouton OK.
Le rappel est imprimé pour être envoyé à une adresse de courriel spécifiée en tant que pièce jointe PDF.
Pour annuler un rappel émis
Si des rappels ont été émis par erreur, vous pouvez les annuler avant leur envoi. Vous pouvez les annuler un par un ou en lot.
- Sur la page Rappels émis, sélectionnez une ou plusieurs lignes pour les rappels émis que vous souhaitez annuler, puis choisissez l'action Annuler.
- Sur la page Annuler les rappels émis, renseignez les champs selon vos besoins, puis cliquez sur le bouton OK.
Voir aussi
Collecte des soldes restants
Configurer plusieurs taux d’intérêt pour les paiements retardés
Configurer les niveaux et modalités de rappel
Configurer des modalités de frais financiers
Gestion des comptes client
Ventes
Utilisation de Business Central
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