Automatiser des rappels dans les collectes

Gagner en efficacité dans les recouvrements en automatisant le processus de création, d’émission et d’envoi de rappels aux clients. L’automatisation peut réduire considérablement le temps que vous consacrez aux collections, fournir une meilleure vue d’ensemble du processus et vous donner un contrôle total sur chaque étape.

Sur la page Automatisation des rappels , vous définissez les actions individuelles (étapes). Vous pouvez combiner les étapes de création, d’émission et d’envoi de rappels, ou vous pouvez créer une automatisation distincte pour chaque étape si cela convient mieux à vos processus de recouvrement. Les automatisations sont basées sur des modalités de rappel et des niveaux de rappel. Pour en savoir plus, consultez Créer des niveaux et modalités de rappel. Vous pouvez définir des filtres pour les modalités de rappel pour l’ensemble d’une automatisation et définir des filtres pour chaque action de l’automatisation. Vous pouvez également joindre les factures impayées aux courriels sous forme de fichiers PDF.

L’automatisation se produit via une écriture file d’attente des projets. Lorsque vous configurez une automatisation, utilisez le champ Cadence pour spécifier comment et quand elle s’exécute. Si vous choisissez Manuel, l’automatisation s’exécute une fois lorsque vous utilisez l’action Démarrer . Vous pouvez également choisir Hebdomadaire, Mensuel ou choisir Personnalisé pour définir une cadence plus détaillée. Si vous choisissez Personnalisé, vous devez saisir une formule de date. Pour en savoir plus sur la saisie d’une formule de date, accédez à Utiliser les formules de date. Lorsque vous choisissez une option autre que Manuel, l’automatisation s’exécute jusqu’à ce que vous la mettiez en pause pour la mettre en attente. Si vous souhaitez être encore plus précis sur le moment où il s’exécute, utilisez l’action Écritures file d’attente des projets pour ouvrir la page Écritures file d’attente des projets et ajustez la récurrence, par exemple à tous les jours ou un jour de semaine spécifique.

Automatisez le flux de rappels

Les sections suivantes décrivent comment configurer des rappels pour créer, émettre et envoyer automatiquement.

1. Sélectionnez l’icône , saisissez Automatisation des rappels, puis sélectionnez le lien associé.
2. Sélectionnez Nouveau, puis renseignez les champs du raccourci Général.
3. Dans le champ Filtre des modalités de rappel , choisissez la ou les modalités de rappel pour lesquelles utiliser cette automatisation.
4. Dans le champ Cadence , choisissez la fréquence d’exécution de l’automatisation.
5. Dans l’onglet rapide Actions , choisissez Nouveau, puis indiquez si l’automatisation crée, émet ou envoie des rappels. Cliquez sur OK.
6. En fonction du type d’action effectuée par l’automatisation, remplissez les champs nécessaires sur la page de configuration. Pour en savoir plus sur les paramètres, accédez à Paramètres des actions de rappel.
7. Après avoir configuré les actions pour l’automatisation, vous pouvez utiliser les actions Monter et Descendre pour ajuster l’ordre dans lequel ils s’exécutent.

Paramètres des actions de rappel

Les paramètres de configuration diffèrent pour les actions Créer, Émettre et Envoyer un rappel. Les sections suivantes décrivent comment les utiliser.

Créer

• Définissez le niveau le plus élevé sur toutes les lignes rappel.
• Créez des rappels pour les écritures en suspens. Par exemple, ce paramètre est utile si vous êtes en conflit avec un client et que vous souhaitez qu’il ait une vue d’ensemble.
• Créez des rappels pour toutes les factures impayées, et pas seulement les factures en retard. Le rapport affiche les factures en retard et factures qui sont simplement impayées mais pas en retard dans des sections distinctes.
• Définissez des filtres pour rendre le rappel plus spécifique.

Émission

Lorsque vous émettez un rappel, vous créez des écritures dans le grand livre client qui contiennent la date de report et la date fiscale. Utilisez les paramètres sur la page Configuration de l’émission de rappels pour spécifier s’il faut remplacer ces informations sur le rappel émis par les informations du rappel créé. Par exemple, si vous avez créé le rappel hier et que vous l’émettez aujourd’hui, la date d’échéance est décalée d’un jour.

Envoyer

Note

L’automatisation d’envoi nécessite que vous ayez configuré la messagerie dans Business Central. Pour en savoir plus sur la configuration des courriels, consultez Configurer courriel.

Le contenu des courriels, tel que les textes des pièces jointes, les textes du corps des courriels et la langue, proviennent de la configuration de la modalité de rappel. Pour en savoir plus sur les paramètres de courriel, consultez Créer des niveaux et modalités de rappel.

Utilisez les paramètres sur la page Configuration de l’envoi de rappels pour contrôler les éléments suivants :

• Paramètres généraux, tels que la description et le nombre de fois où vous envoyez le même rappel.
• Paramètres pour ce qu’il faut inclure dans le rappel.
• Paramètres permettant de suivre les rappels que vous envoyez en créant des interactions, si vous imprimez ou envoyez le rappel par courriel, et si vous souhaitez joindre uniquement les factures en retard, toutes les factures ou aucune facture.

Accéder à l’historique d’un rappel

Business Central garde une trace de chaque exécution d’une automatisation. Vous pouvez accéder à l’historique en choisissant le Entrées de journal action. Vous pouvez également utiliser le Rappels émis action pour accéder à une liste des rappels que vous avez émis.

Gestion des erreurs

Sur le Actions Raccourci, pour chaque action, vous pouvez spécifier si vous souhaitez que l’automatisation s’arrête si l’action comporte une erreur. Si vous le faites, l’automatisation ne traitera pas les actions qui suivront. Pour activer ou désactiver cette fonctionnalité, utilisez le Définir l’arrêt en cas d’erreur ou Effacer l’arrêt en cas d’erreur Actions.

Modifier les paramètres d’action pour une automatisation

Vous pouvez modifier les paramètres d’une automatisation à tout moment. Sur le raccourci Actions, choisissez Configuration, puis effectuez vos modifications.

Voir aussi .

Configurer des niveaux et modalités de rappel
Envoi des rappels de soldes impayés