Collecte des soldes restants
Cet article décrit les fonctionnalités qui peuvent vous aider à recouvrer les soldes échus de vos clients.
Lorsque des paiements client sont enregistrés et rapprochés, le processus de recouvrement implique souvent une ou plusieurs des étapes suivantes pour recouvrer les soldes échus. Selon la façon dont vous gérez les recouvrements dans votre entreprise, Business Central peut vous aider à :
- Envoyer des relevés pour informer les clients de leurs soldes, des soldes échus et des transactions appropriées. Par exemple, les écritures ouvertes ou toutes les écritures reportées au cours de l’exercice/du trimestre/du mois précédent ou d’une autre période. Si des clients ont des paiements échus, vous pouvez commencer par envoyer le rapport du Relevé client en guise de rappel. Pour en savoir plus, consultez Relevés.
- Envoyez des rappels (également appelés lettres de relance ou demandes de paiement) aux clients pour les informer des soldes échus. Le rappel peut inclure des écritures échues et des écritures ouvertes, de sorte que le client est également informé des dates d’échéance à venir. Vous pouvez également utiliser les rappels pour calculer les frais financiers tels que les intérêts ou les frais et les inclure dans le rappel. Vous pouvez automatiser les processus de création, d’émission et de report des rappels. Pour en savoir plus, voir Rappels.
- Envoyer des notes de frais financiers pour réclamer des intérêts pour les montants échus. Utilisez les factures d'intérêts pour débiter des clients d'intérêts ou de frais sans leur rappeler les montants échus. Pour en savoir plus, consultez Frais financiers.
- Communiquez avec les clients par téléphone ou par courriel au sujet des soldes échus et gérez les malentendus et les litiges potentiels, ou simplement pour rappeler aux clients de régler leurs comptes de manière plus directe. Pour plus d’informations, reportez-vous à Utiliser Copilot pour la finance dans Outlook pour rationaliser le travail de recouvrement manuel.
Utiliser Copilot pour la finance dans Outlook pour rationaliser le travail de recouvrement manuel
Note
Copilot pour la finance est actuellement en version préliminaire et disponible aux États-Unis. Il est prévu qu’il soit mis à la disposition du public au cours du second semestre 2024, date à laquelle les informations sur les prix devraient être publiées.
Lorsque vous communiquez avec des clients par courriel au sujet de soldes impayés, il y a de fortes chances que vous ayez besoin de rechercher des informations relatives aux clients et aux factures dans Business Central. Copilot pour la finance facilite cette tâche en veillant à ce que les données client pertinentes soient disponibles dans Outlook. Par exemple, pour un courriel que vous avez reçu, Copilot pour la finance peut trouver le client via le contact lié et afficher des informations sur le solde classé chronologiquement et répertorier les factures impayées que vous pouvez facilement joindre à une réponse. Copilot pour la finance dans Outlook vous permet également de :
- Accéder et mettre à jour l’État du litige et la date Promesse de paiement sur les factures
- Mettre à jour les informations de contact
- Composer un brouillon de courriel avec Copilot
- Joindre un relevé et des factures directement depuis Outlook.
Pour en savoir plus, accédez à Copilot pour la finance et Instructions de déploiement pour Copilot pour la finance (version préliminaire).
Relevés
À partir de la fiche client, vous pouvez créer un relevé pour les transactions de ce client avec vous. Ensuite, vous pouvez générer un fichier PDF et l’envoyer au client. Sinon, utilisez le rapport Relevé client pour envoyer à vos clients un aperçu de leur activité avec vous.
Pourboire
Si nécessaire, vous pouvez envoyer le relevé vers Excel pour apporter des modifications.
Pour envoyer le rapport Relevé client
- Sélectionnez l’icône
, saisissez Relevé client, puis sélectionnez le lien associé. - Renseignez les champs selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.
- Dans Options sortie, sélectionnez la manière dont l'état est envoyé au client.
Note
Si vous utilisez plusieurs devises, le rapport Relevé client est toujours imprimé dans la devise du client. La dernière date dans une période de déclaration est également utilisée comme date de relevé et cumul date, si le cumul est inclus.
Rappels
Vous pouvez utiliser des relances pour rappeler aux clients les soldes échus. Vous pouvez également utiliser les rappels pour calculer les frais financiers tels que les intérêts ou les frais et les inclure dans le rappel.
Pourboire
Les informations contenues dans cet article sont exactes, mais elles décrivent un processus essentiellement manuel. Business Central propose des outils que vous pouvez utiliser pour automatiser les processus de création, d’émission et d’envoi de rappels. L’automatisation de ces étapes peut vous faire gagner un temps considérable consacré aux collections. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Automatisez les rappels dans les collections.
Avant de pouvoir créer des rappels, vous devez configurer des modalités de rappel et les affecter à vos clients. Pour plus d’informations, voir Configurer les niveaux et modalités de rappel. Pour gérer des comptes clients, vous pouvez configurer des modalités de rappel et les affecter aux clients. Les modalités de rappel vous permettent de contrôler le fonctionnement du processus de rappel. Chaque modalité de rappel a un ensemble de niveaux de rappel que vous définissez. Les niveaux de rappel incluent des règles concernant le moment où le rappel sera émis, les frais à facturer et l’opportunité de calculer les intérêts. Les niveaux de rappel incluent également un paramètre de délai de grâce qui garantit que vous n’envoyez pas de rappel pour une facture qu’un client a déjà payée. Le contenu de la page Modalités frais financiers détermine si les intérêts sont calculés sur le rappel.
Vous pouvez exécuter périodiquement le traitement par lots Création de relances afin de créer des relances pour tous les clients ayant des soldes échus. Vous pouvez également créer manuellement une relance pour un client spécifique et demander à ce que les lignes soient calculées et renseignées automatiquement.
Une fois que vous avez créé les relances, vous pouvez les modifier. Le texte apparaissant au début et à la fin de chaque relance est déterminé par les conditions niveau de relance de la colonne Désignation. Si un montant calculé a été inséré automatiquement dans le texte de début ou de fin, ce texte ne sera pas ajusté si vous supprimez des lignes. Vous devez alors utiliser la fonction Mettre à jour texte relance.
Une écriture comptable client pour laquelle le champ En attente est renseigné ne génèrera pas la création d'une relance. Néanmoins, si un rappel est créé à partir d'une autre écriture, une écriture échue en attente d'approbation est incluse dans le rappel. Les intérêts ne sont pas calculés sur les lignes avec ces écritures.
Après avoir créé les rappels et effectué toutes les modifications souhaitées, vous pouvez imprimer les rapports de test ou émettre les rappels, en général par courriel.
Pour créer automatiquement un rappel
Un rappel est identique à une facture. Lorsque vous créez un rappel, un en-tête rappel, ainsi qu'une ou plusieurs lignes rappel, doivent être renseignés. Vous pouvez utiliser une fonction pour créer des relances pour tous les clients automatiquement.
- Sélectionnez l’icône , saisissez Rappels, puis sélectionnez le lien associé.
- Sur la page Rappel, cliquez sur l'action Créer rappels.
- Sur la page Créer rappels, renseignez les champs pour définir comment et pour qui les rappels sont créées.
- Cliquez sur le bouton OK.
Pour créer un rappel manuellement
Sur la page Rappel, vous pouvez renseigner le raccourci Général manuellement et ensuite renseigner les lignes automatiquement.
Sélectionnez l’icône
, saisissez Rappels, puis sélectionnez le lien associé.Sélectionnez l'action Nouveau.
Sur le raccourci Général, complétez les champs, comme nécessaire.
Choisissez l'action Proposer lignes relance.
Dans le traitement par lots Proposer lignes relance, renseignez les champs pour définir comment et pour qui les relances sont créées.
Activez la case à cocher Inclure les écritures en attente si vous souhaitez que les relances contiennent des écritures ouvertes impayées qui sont en attente.
Sélectionnez la case à cocher Seulement écritures dont l'échéance est dépassée si vous souhaitez que les rappels contiennent uniquement des écritures ouvertes impayées. Seuls les factures et les paiements seront affichés car ce sont les écritures pour lesquelles les paiements de vos clients peuvent être en retard.
Important
Les écritures ouvertes en attente sont insérées, indépendamment du paramètre de la case à cocher Seulement écritures dont l'échéance est dépassée.
Cliquez sur le bouton OK.
Pour remplacer les textes rappel
Vous pouvez déterminer de plusieurs manières le texte devant figurer sur le rappel imprimé. Dans certains cas, vous pouvez remplacer les textes début et fin définis pour le niveau actuel par ceux d'un autre niveau.
- Sélectionnez l’icône , saisissez Rappels, puis sélectionnez le lien associé.
- Ouvrez la relance appropriée, puis cliquez sur l'action Mettre à jour texte relance.
- Sur la page Mettre à jour texte rappel, entrez le niveau requis dans le champ Niveau rappel.
- Cliquez sur le bouton OK pour que le programme mette à jour les textes début et fin.
Pour émettre un rappel
Après avoir créé les relances et effectué toutes les modifications souhaitées, vous pouvez lancer les impressions test ou émettre les relances.
Lorsque vous émettez une rappel, les données sont transférées vers une page séparée pour les rappels émis. Les écritures rappel sont simultanément reportées. Si des intérêts ou des frais supplémentaires ont été calculés, les écritures sont reportées dans les écritures client et dans le grand livre.
Lorsqu'une rappel est émise, les écritures sont reportées selon les spécifications de la page Modalités de rappel. Cette spécification détermine si les intérêts et les frais supplémentaires sont reportés sur le compte client et dans le grand livre. La configuration sur la page Groupes report client détermine les comptes qui seront utilisés.
Pour chaque écriture client de la note de frais financiers, une écriture est créée sur la page Écritures rappel/frais financiers.
Si les cases à cocher Reporter intérêts ou le champ Reporter frais supplémentaires de la page Modalités de rappel sont activées, les écritures suivantes sont aussi créées :
- Une écriture sur la page Écritures client,
- Une écriture à recevoir sur le compte du grand livre approprié
- Une écriture intérêts et/ou une écriture frais supplémentaires dans le compte du grand livre approprié
De plus, émettre un rappel peut créer des écritures de TVA.
- Sélectionnez l’icône , saisissez Rappels, puis sélectionnez le lien associé.
- Sélectionnez la relance concernée, puis cliquez sur l'action Émission.
- Sur la page Émettre rappels, renseignez les champs selon vos besoins.
- Cliquez sur le bouton OK.
Le rappel est imprimé pour être envoyé à une adresse de courriel spécifiée en tant que pièce jointe PDF.
Pour annuler un rappel émis
Si des rappels ont été émis par erreur, vous pouvez les annuler avant leur envoi. Vous pouvez les annuler un par un ou en lot.
- Sur la page Rappels émis, sélectionnez une ou plusieurs lignes pour les rappels émis que vous souhaitez annuler, puis choisissez l'action Annuler.
- Sur la page Annuler les rappels émis, renseignez les champs selon vos besoins, puis cliquez sur le bouton OK.
Frais financiers
Lorsqu’un client n’effectue pas son paiement à la date d’échéance, des frais financiers peuvent être calculés automatiquement et ajoutés aux montants échus sur le compte du client. Vous pouvez informer le client des frais ajoutés en lui envoyant une facture d'intérêts.
Noter
Les notes de frais financiers permettent de calculer les intérêts et les frais financiers et d'en informer vos clients sans leur rappeler les paiements échus. Vous pouvez également calculer les intérêts sur les paiements échus lorsque vous créez des relances.
Pour pouvoir créer des notes de frais financiers, vous devez configurer des modalités. Pour plus d’informations, voir Configurer les modalités de frais financiers.
Vous pouvez créer manuellement une note de frais financiers pour un client particulier et renseigner les lignes automatiquement. Vous pouvez également utiliser l’action Créer des notes de frais financiers pour créer des notes de frais financiers pour tous les clients ayant des soldes échus ou certains d’entre eux.
Une fois que vous avez créé les factures d'intérêts, vous pouvez les modifier. Le texte apparaissant au début et à la fin de chaque facture d'intérêts est déterminé par les conditions intérêts de retard de la colonne Désignation de chaque ligne. Si un montant calculé a été inséré automatiquement dans le texte de début ou de fin, ce texte ne sera pas ajusté si vous supprimez des lignes. Vous devez alors utiliser l’action Mettre à jour texte des frais financiers.
Une fois que vous avez créé des notes de frais financiers et effectué toutes les modifications requises, vous pouvez imprimer les rapports de test ou émettre des notes de frais financiers; en général par courriel.
Pour créer manuellement des notes de frais financiers
Une note de frais financiers ressemble à une facture. Vous pouvez renseigner un en-tête manuellement et faire renseigner les lignes, ou créer des factures d'intérêts automatiquement pour tous les clients.
Sélectionnez l’icône
, saisissez Notes de frais financiers, puis sélectionnez le lien associé.Cliquez sur Nouveau, puis renseignez les champs selon vos besoins.
Sélectionnez Proposer lignes fact. intérêts.
Sur la page Proposer lignes note de frais financiers, définissez un filtre sur le raccourci Écriture client si vous souhaitez créer des notes de frais financiers uniquement pour des écritures spécifiques.
Note
Même s’ils sont répertoriés, la sélection des champs Paiement et Note de crédit comme filtres de Type de document n’a aucun effet, car l’action Proposer lignes note de frais financiers ne gère que les montants positifs.
Pour démarrer le traitement par lots, cliquez sur le bouton OK.
Pour mettre à jour des textes de notes de frais financiers
Dans certains cas, vous pouvez modifier les textes début et fin définis pour les modalités de frais financiers. Si vous le faites au moment où vous avez créé, mais pas encore émis, les factures d'intérêts, vous pouvez mettre à jour ces factures avec le texte modifié.
- Sélectionnez l’icône , saisissez Notes de frais financiers, puis sélectionnez le lien associé.
- Ouvrez la note de frais financiers dont vous souhaitez modifier le texte, puis sélectionnez Mettre à jour texte note de frais financiers.
- Sur la page Mettre à jour texte frais financiers, vous pouvez définir un filtre pour mettre à jour plusieurs notes.
- Cliquez sur le bouton OK pour que le programme mette à jour les textes début et fin.
Pour émettre des factures d'intérêts
Une fois que vous créez des notes de frais financiers et apportez toutes les modifications requises, vous pouvez imprimer des rapports de test ou émettre les notes de frais financiers.
Lorsque vous émettez un rappel, les écritures sont reportées selon les spécifications sur la page Modalités de frais financiers. Cette spécification détermine si des intérêts et/ou des frais supplémentaires sont reportés sur le compte client et dans le grand livre. Les paramètres de la page Groupes report client déterminent les comptes sur lesquels les intérêts ou les frais sont reportés.
Pour chaque écriture client de la note de frais financiers, une écriture est créée sur la page Écritures rappel/frais financiers.
Si les cases à cocher Reporter intérêts ou Reporter frais supplémentaires sont activées sur la page Modalités de frais financiers, les écritures suivantes sont aussi créées :
- Une écriture sur la page Écritures client,
- Une écriture à recevoir sur le compte du grand livre approprié
- Une écriture intérêts et/ou une écriture frais supplémentaires dans le compte du grand livre approprié
De plus, l’émission de la note de frais financiers peut créer des écritures TVA.
- Sélectionnez l’icône , saisissez Notes de frais financiers, puis sélectionnez le lien associé.
- Sélectionnez la facture concernée, puis cliquez sur l'action Emettre.
- Sur la page Émettre notes de frais financiers, renseignez les champs selon vos besoins.
- Cliquez sur le bouton OK.
La note de frais financiers est imprimée pour être envoyée à une adresse de courriel spécifiée en tant que pièce jointe au format PDF.
Pour annuler une note de frais financiers émise
Si des notes de frais financiers ont été émises par erreur, vous pouvez les annuler avant leur envoi. Vous pouvez les annuler une par une ou par lots.
- Sur la page Notes de frais financiers émises, sélectionnez une ou plusieurs lignes pour les notes de frais financiers émises que vous souhaitez annuler, puis choisissez l'action Annuler.
- Sur la page Annuler les notes de frais financiers émises, renseignez les champs selon vos besoins, puis cliquez sur le bouton OK.
Pour afficher les écritures rappel et note de frais financiers
Lorsque vous émettez un rappel, une écriture rappel est créée sur la page Écritures rappel/frais financiers pour chaque ligne rappel contenant une écriture client. Vous pouvez ensuite obtenir un aperçu des écritures rappel créées pour un client spécifique.
- Sélectionnez l’icône , saisissez Clients, puis sélectionnez le lien associé.
- Ouvrez la fiche client appropriée, puis sélectionnez l'action Écritures comptables.
- Sur la page Écritures client, cliquez sur la ligne de l'écriture pour laquelle vous souhaitez visualiser les écritures rappel, puis sélectionnez l'action Écritures rappel/frais financiers.
Taux d’intérêt multiples
Pour chaque code de conditions frais financiers, vous pouvez spécifier plusieurs taux d’intérêt afin de pouvoir calculer les frais financiers avec plusieurs taux d’intérêt pour une période spécifique. Ceci est utile si vous facturez des intérêts différents sur les paiements en retard. Le calcul des intérêts est le même pour chaque intérêt financier, seul le taux d’intérêt varie pour une période donnée. Si la configuration n'intègre pas plusieurs taux d'intérêt, le taux d'intérêt et la période définis sur les pages Modalités frais financiers et Modalités de rappel seront utilisés pour l'ensemble de la période de calcul. Pour plus d’informations, reportez vous à Paramétrer plusieurs taux d’intérêt.
Voir aussi .
Configurer des niveaux et modalités de rappel
Configurer des modalités de frais financiers
Gestion des comptes client
Ventes
Utiliser Business Central
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