Tietojen analysoiminen Excel-mallien avulla

 

Koskee seuraavaa: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Tämä ominaisuus julkaistiin CRM Online 2016 -päivityksessä ja CRM 2016 (paikallinen) -versiossa.

Haluatko tämän ominaisuuden käyttöösi? Dynamics 365 -järjestelmänvalvojan tai -tukihenkilön etsiminen.

Microsoft Excel sisältää tehokkaita Dynamics 365-tietojen analysointi- ja esittelytapoja.Excel-malleilla voit helposti luoda ja jakaa mukautettuja analyyseja muiden organisaation jäsenten kanssa.

Käytä Excel-malleja seuraaviin:

• Myyntiennuste

• Putken hallinta

• Liidien pisteyttäminen

• Alueen suunnittelu

• Ja paljon muuta...

Voit kokeilla Microsoft Dynamics 365:n Excel-malleja ja tarkistaa nopeasti, millaiset analyysit ovat mahdollisia.

Vihje

Tutustu seuraavaan videoon: Asiakirjojen luominen suoraan Dynamics CRM-järjestelmästä käyttämällä Word- ja Excel-malleja (2:38)

Luo uusi Excel-malli

Seuraavat ovat Excel-mallin luomisen vaiheita.

Vaihe 1: Uuden mallin luominen aiemmin luoduista tiedoista

Dynamics 365:ssä on kaksi aluetta, joissa voit luoda Excel-mallin:

• Asetukset-sivulta. Mene kohtaan Asetukset > Mallit > Asiakirjamallit > Uusi(). Sinulla pitää olla riittävät käyttöoikeudet päästäksesi Asetukset-sivuun, kuten järjestelmänvalvojan tai järjestelmän mukauttajan käyttöoikeudet.

• Tietueluettelosta Siirry esimerkiksi Myynti > Mahdollisuudet > Omat avoimet mahdollisuudet. Valikkorivillä valitse Excel-mallit > Luo Excel-malli.

  

Luo malli Dynamics 365 -tiedoista -sivu tulee näkyviin.

Valitse malliin sisällytettävät tiedot

1. Napsauta Excel-malli.

2. Valitse entiteetti (tietuetyyppi), joka sisältää kyseisen entiteetin Dynamics 365-tiedot. Seuraavassa kentässä valittavat näkymät määräytyvät valitun entiteetin mukaan.

3. Valitse näkymä.

4. Voit lisätä, poistaa ja muuttaa malliin sisällytettävien sarakkeiden ominaisuuksia valitsemalla Muokkaa sarakkeita .

5. Luo mallitiedosto valitsemalla Lataa tiedosto.

Varoitus

Voit myös ladata mallin, joka ei sisällä muita tietoja lukuun ottamatta tietuetyyppiin (entiteettiin) liittyvät sarakkeet kohdassa Asetukset > Tietojen hallinta > Tietojen tuontimallit. Lisätietoja on kohdassa: Mallin lataaminen tietojen tuontia varten.

Vaihe 2: Tietojen muokkaus Excelissä

Avaa äsken luotu malli Excelissä tietojen mukauttamista varten.

Seuraavaksi esittelemme yksinkertaisen esimerkin Excel mallin mukauttamisesta Dynamics 365-näytetietojen avulla.

Esimerkki Mahdollisuudet-tietojen mukauttamisesta

1. Valitse Ota muokkaus käyttöön jolla sallitaan Excel-laskentataulukon mukauttaminen.

2. Lisää uusi sarake ja anna sille nimeksi "Odotettu myyntituotto".

   

3. Luo kaava odotettua myyntituottoa varten. Älä viittaa soluihin niiden osoitteilla. Määritä nimet ja käytä niitä sen sijaan .

   

4. Luo pivot-taulukko ja kaavio. Nämä ja muut vaiheittaiset opastukset selitetään tämän aiheen tulevassa päivityksessä.

   Aseta käyttäjän lisäämä sisältö aiemmin luodun arvotaulukon yläpuolelle tai oikealle puolelle. Tämä estää sisällön korvaamisen, jos lisäät uusia tietoja Dynamics 365:ään myöhemmin ja luot uuden Excel-mallin. Lisätietoja on kohdassa: Excel-mallien käyttöön liittyvät parhaat käytännöt ja huomiot.

   

5. Tallenna laskentataulukko.

Voit nyt ladata Excel-mallin Dynamics 365:ään.

Vaihe 3: Lataa malli ja jaa se muiden kanssa

Kun sinulla on oma, haluamallasi tavalla mukautettu Excel-malli, voit ladata sen Dynamics 365:ään. Mallin lataussijainti määrää sen saatavuuden.

Dynamics 365-järjestelmänvalvojat voivat ladata Excel-mallin Dynamics 365:ään Asetukset-sivulla. Asetukset-sisällä ladattu malli on saatavilla kaikille käyttäjille omassa Dynamics 365-organisaatiossa.

Järjestelmänvalvojille: Lataa Excel-malli Dynamics 365:een

1. Dynamics 365:ssä mene kohtaan Asetukset > Mallit > Asiakirjamallit.

2. Valitse Siirrä malli.

3. Vedä Excel-tiedosto valintaikkunaan tai etsi ladattava tiedosto selaamalla.

   

4. Valitse Siirrä.

Muille kuin järjestelmänvalvojat voivat ladata mallin omaan käyttöönsä tietueluettelosta.

Järjestelmänvalvojat tai muut jotka haluavat luoda oman mallin: Lataa Excel-malli Dynamics 365 -järjestelmään

1. Avaa Dynamics 365:ssä sivu, jossa on tietueluettelo, esimerkiksi Mahdollisuudet. Siirry kohtaan Myynti > Mahdollisuudet > Omat avoimet mahdollisuudet.

2. Valikkorivillä valitse Excel-mallit > Luo Excel-malli.

3. Valitse Excel-malli > Lataa.

   

4. Vedä tiedosto valintaikkunaan tai etsi ladattava tiedosto selaamalla.

5. Valitse Siirrä.

Vaihe 4: Valitse kuka voi käyttää uutta mallia

Juuri luodun Excel-mallin käyttöoikeudet riippuvat siitä, miten se on ladattu, ja käyttöoikeusroolille annetuista käyttöoikeuksista. Muista tutustua kohtaan Käyttöoikeusroolien käyttäminen mallien käyttöoikeuksien hallintaan.

Jos latasit mallin Asetukset-sivulta

Ladatun Excel-mallin tietosivu näyttää seuraavalta.

Asetukset-sivulta ladatut mallit ovat saatavilla kaikille käyttäjille omassa Dynamics 365-organisaatiossa. Tässä vaiheessa sinun ei tarvitse tehdä mitään lisätoimia.

Jos olet ladannut mallin tietueluettelosta

Ladatun Excel-mallin tietosivu näyttää seuraavalta.

Tietueluettelosta ladatut mallit ovat käytettävissä käyttäjälle, joka latasi mallin. Voit jakaa mallin muiden kanssa seuraavasti:

1. Mallin tietosivulla valitse Jaa.

2. Jaa henkilökohtainen asiakirjamalli -sivulla voit jakaa Excel-mallin muiden käyttäjien kanssa ja määrittää oikeudet.

Vie ja analysoi tietoja uuden mallin avulla

Excel-mallin käyttöprosessi näyttää tältä.

Vaihe 1: Valitse analysoitava entiteetti

Valitse Dynamics 365:ssä entiteetti (tietuetyyppi), jonka voit analysoida luodulla Excel-mallilla. Siirry esimerkiksi Myynti > Mahdollisuudet > Omat avoimet mahdollisuudet. Kaksi uutta mahdollisuutta on lisätty mallin luomisen jälkeen.

Vaihe 2: Vie Dynamics 365 -tiedot uuden Excel-mallin avulla

Valitse luomasi Excel-malli.

Malli on luotu asetukset-sivulla, joten se näkyy valikon kohdassa Excel-mallit. Jos se luotiin tietueluettelosta, se näkyy kohdassa Henkilökohtaiset Excel-mallit.

Jos sinulla on Microsoft Excel Online, näet nykyiset tiedot Excel -ikkunassa Dynamics 365:ssä. Jos näin ei ole, tai jos haluat mieluummin luoda Excel-tiedoston, valitse Lataa <mallin nimi>.

Vaihe 3: Dynamics 365 -tietojen analysoiminen Excelissä

Excel-laskentataulukon näkymä perustuu kahteen asiaan:

• Dynamics 365 -tietueet. Näkymä, jonka valitset vietäväksi, määrittää, mitä Dynamics 365-tietueita näkyy viedyssä Excel-tiedostossa. Esimerkiksi jos valitsit Suljetut mahdollisuudet, näet kyseiset tietueet, vaikka olisit käyttänyt Omat avoimet mahdollisuudet -kohdassa luotua mallia.

• Sarakkeet. Käytettävä malli määrittää sarakkeet, jotka näkyvät viedyssä Excel-tiedoston taulukossa. Esimerkiksi Suljetut mahdollisuudet -näkymässä on seuraavat sarakkeet: Mahdollinen asiakas, Tila, Todellinen myyntituotto ja Todellinen sulkemispäivä. Mutta jos käytetyn mallin perustana on Omat avoimet mahdollisuudet, näet sarakkeet, jotka liittyvät mallin luonnin yhteydessä tehtyyn näkymään ja sarakkeen suodatukseen.

Vaihe 4: Jaa tulokset muiden kanssa

Jos käytät Exceliä, tallenna kopio online-tilassa tai tietokoneeseen. Lähetä tiedosto toisille tarkistusten ja syötteiden tekemistä varten.

Kokeile Excel-esimerkkimalleja

Microsoft Dynamics 365 -ratkaisuun sisältyy neljä Excel-mallia.

Excel-esimerkkimallit on luotu erityisen tietuetyypin (entiteetin) yhteydessä. Mallin voidaan käyttää vain saman tietuetyypin tietueiden kanssa.

Nimi	Entiteetti
Putken hallinta	Mahdollisuus (Myynti-alue)
Kampanjan yleiskatsaus	Kampanja (Markkinointi-alue)
Palvelupyyntöjen SLA-tila	Palvelupyyntö (Palvelu-alue)
Palvelupyyntöjen yhteenveto	Palvelupyyntö (Palvelu-alue)

Käytä Excel-esimerkkimallia

1. Avaa tietueluettelo, joka sisältää tietoja, entiteettityypille, joka vastaa esimerkkimallia. Avaa esimerkiksi myyntimahdollisuusluettelo, jota sovelletaan Putken hallinta -malliin.

2. Valitse Excel-mallit ja sitten Excel-mallit-kohdassa esimerkkimalli.

3. Lataa malli tai avaa sen suoraan Excelissä.

Vihje

Voit viedä mallit, jotka kuuluvat Microsoft Dynamics 365:ään, muokata niitä ja sitten tuoda ne takaisin uusina malleina. Näin saat luotua nopeasti omia mukautettuja Excel-malleja.

Excel-mallien käyttöön liittyvät parhaat käytännöt ja huomiot

Ota huomioon seuraavat kohdat luotaessa Excel-malleja Dynamics 365:ssä, jotta saat niistä parhaan hyödyn.

Testaa Excel-mallisi

Excelissä on paljon ominaisuuksia. Mukautuksia on hyvä testata, jotta voidaan olla varmoja Excelin ominaisuuksien toimivuudessa omissa malleissa.

Tietosuoja ja pivot-kaaviot

Oletusarvon mukaisia pivot-kaaviotietoja ei päivitetä, kun laskentataulukko avataan. Tämä voi aiheuttaa tietoturvaongelman, jos käyttäjät, joiden käyttöoikeudet eivät riitä, eivät saisi nähdä tiettyjä pivot-kaavion tietoja.

Esimerkkitilanne:

• Dynamics 365-järjestelmänvalvoja luo luottamuksellisten tietojen pivot-kaavioiden mallin ja lataa mallin Dynamics 365:ään.

• Myyjä, jolla ei ole luottamuksellisten tietojen pivot-kaavioita, käyttää mallia tietojen analysointiin käytettävän Excel-tiedoston luomiseen.

Lopputulos. Myyjä voi ehkä nähdä pivot-kaavion tiedot jotka Dynamics 365-järjestelmänvalvoja on ladannut, mukaan lukien pääsy näkymiin, joihin myyjillä ei ole oikeuksia.

Lisätiedot. iOS ei tue pivot-tietojen ja pivot-kaavioiden päivittämistä käytettäessä Microsoft Excel-sovellusta iOS-laitteissa.

Suositus. Luottamuksellisia tietoja ei pidä sisällyttää pivot-taulukoihin ja pivot-kaavioihin.

Määritä pivot-kaavion tietojen päivittäminen automaattisesti

Oletusarvoisesti pivot-kaaviotietoja ei päivitetä automaattisesti, kun avaat laskentataulukon. Tavalliset kaaviot päivitetään automaattisesti.

Napsauta hiiren kakkospainikkeella Excel pivot-kaaviota ja valitse sitten Pivot-kaavion asetukset > Päivitä tiedot, kun tiedosto avataan.

Uusien tietojen sijoittaminen

Jos haluat lisätä sisältöä Excel-malliin, sijoita tiedot aiemmin luotujen tietojen yläpuolelle tai oikealle puolelle. Toinen vaihtoehto on sijoittaa uutta sisältöä toiseen taulukkoon.

Excel-mallit, joissa on kuvia, voivat aiheuttaa virheen

Jos yrität analysoida Dynamics 365-tietoja ja kuvallista Excel-mallia, näkyviin voi tulla seuraava virhe: "Virhe yritettäessä tallentaa työkirjaa. Tämän vuoksi työkirjaa ei tallennettu." Yritä poistaa kuva mallista ja ladata se uudelleen Dynamics 365:ään.

Excel-mallit ja Office Mobile -sovellus Windows 8.1 -versiossa

Excel-mallit eivät avaudu Windows 8.1 -laitteissa, joissa on Office Mobile -sovellus. Näyttöön voi tulla seuraava virhesanoma: "Asiakirja on palautettu mahdollisimman tarkkaan, mutta et voi muokata sitä. Yritä avata ja korjata asiakirja tietokoneessa ongelman korjaamiseksi."

Tämä on tunnettu ongelma.

Käytä taulukon sarakkeiden nimiä ja alueiden nimiä kaavoissa

Kun luot Excel-kaavoja, älä käytä sarakkeiden otsikoita tai solujen numeroa. Käytä sen sijaan taulukon sarakkeiden nimiä ja määritä solujen tai solualueiden nimet.

Käyttöoikeusroolien käyttäminen mallien käyttöoikeuksien hallintaan

Dynamics 365-järjestelmänvalvojat voivat hallita Excel-mallien käyttöoikeuksia tietyt yksityiskohdat huomioiden. Esimerkiksi voit antaa myyjille luku- mutta ei kirjoitusoikeutta Excel-malliin.

1. Valitse Dynamics 365:ssä Asetukset > Suojaus > Käyttöoikeusroolit.

2. Valitse rooli ja valitse sitten Yrityksen hallinta -välilehti.

3. Valitse Asiakirjamalli määrittääksesi koko organisaation käytössä olevat mallit. Valitse Henkilökohtainen asiakirjamalli jakaaksesi malleja yksittäisille käyttäjille.

4. Valitsemalla ympyröitä voit muuttaa käyttöoikeuksia.

Henkilökohtaisten asiakirjamallien näkymän tarkastelu ja poistaminen

Voit poistaa omat asiakirjamallit toimimalla seuraavasti:

1. Napsauta Erikoishaku ().

2. Kohdassa Etsi valitse Henkilökohtaiset asiakirjamallit.

3. Napsauta Tulokset(!).

4. Valitse poistettava henkilökohtainen asiakirjamalli ja valitse sitten Poista ().

Excel-malli ei lataudu Microsoft Edgeen

Jos oma Microsoft Excel-malli ei lataudu Dynamics 365:ään käytettäessä Microsoft Edgeä selaimena, päivitä Microsoft Edge ja yritä uudelleen.

Tietosuojatiedot

Jos käytät Microsoft Dynamics 365:tä (online-versiota) tietojen vieminen staattiseen laskentataulukkoon luo viedyistä tiedoista paikallisen kopion, joka tallennetaan tietokoneeseesi. Tiedot siirretään Dynamics 365:stä (online-versiosta) tietokoneeseen käyttämällä suojattua yhteyttä, ja tämän paikallisen kopion ja Dynamics 365:n (online-version) välillä ei ylläpidetä yhteyttä.

Kun viet tietoja dynaamiseen laskentataulukkoon tai Pivot-taulukkoon, Excel-laskentataulukon ja Dynamics 365:n (online-version) välillä ylläpidetään linkkiä. Aina kun dynaaminen laskentataulukko tai Pivot-taulukko päivitetään, käyttäjä todennetaan Dynamics 365:ssä (online-versiossa) käyttäjän tunnistetiedoilla. Käyttäjä näkee vain ne tiedot, joiden tarkasteluoikeus hänellä on.

Järjestelmänvalvoja määrittää käyttöoikeusroolien avulla, onko organisaatioon kuuluvilla käyttäjillä oikeus viedä tietoja Exceliin.

Katso myös

Mallin lataaminen tietojen tuontia varten
Word-mallien käyttäminen Dynamics 365:ssä