Word-mallien käyttäminen Dynamics 365:ssä

 

Koskee seuraavaa: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Tämä ominaisuus julkaistiin CRM Online 2016 -päivityksessä ja CRM 2016 (paikallinen) -versiossa.

Haluatko tämän ominaisuuden käyttöösi? Dynamics 365 -järjestelmänvalvojan tai -tukihenkilön etsiminen.

Kun olet luonut ja tuonut Microsoft Office Word -mallit Microsoft Dynamics 365:ään, käyttäjät voivat laatia yhdellä napsautuksella vakiomuotoisia asiakirjoja automaattisesti Dynamics 365 -tiedoista. Tämän ominaisuuden yhteydessä kannattaa ottaa huomioon joitakin seikkoja, jotta Word-mallien luonti onnistuu.

Vihje

Tutustu seuraavaan videoon: Asiakirjojen luominen suoraan Dynamics CRM-järjestelmästä käyttämällä Word- ja Excel-malleja (2:38)

Varoitus

Word-mallien luonnissa on tunnettu ongelma. Tässä aiheessa on tietoja siitä, kuinka estää yhteisvaikutuksia, jotka voivat mahdollisesti aiheuttaa virheitä Wordissä. Katso: Tärkeää! Tunnettu ongelma ja miten välttää se.

Seuraavat ovat Wordin tuettuja versioita.

Alue	Word -versio
Word-mallin luominen	2013, 2016
Dynamics 365:ssä luodun Word-asiakirjan käyttäminen	2010, 2013, 2016

Tämän ohjeaiheen vaiheiden avulla voit varmistaa, että Word -mallien luominen ja käyttäminen onnistuu Dynamics 365:ssä.

Vaihe 1: Word-mallin luominen

Missä mallin voi luoda

Dynamics 365:ssä on kolme aluetta, jossa voit luoda Word-mallin:

• Asetukset-sivulta. Mene kohtaan Asetukset > Mallit > Asiakirjamallit > Uusi(). Tarvitset riittävät käyttöoikeudet päästäksesi Asetukset-sivuun, kuten järjestelmänvalvojan tai järjestelmän mukauttajan käyttöoikeudet.

• Tietueesta Avaa tietue, esimerkiksi tili Myynti-kohdassa. Siirry kohtaan Myynti > Asiakkaat > Omat aktiiviset asiakkaat. Valitse ja avaa tili ja valitse sitten Lisää (... ) > Word-mallit > Luo Word-malli. Tässä luomasi mallit ovat henkilökohtaisia ja vain mallin luoneen käyttäjän käytettävissä.

• Tietueluettelosta Siirry esimerkiksi kohtaan Myynti > Asiakkaat > Omat aktiiviset asiakkaat. Valitse yksi tili ja valitse sitten Lisää (... ) > Word-mallit > Luo Word-malli.

  

Vihje

Voit poistaa omat asiakirjamallit toimimalla seuraavasti:

1. Napsauta Erikoishaku ().

2. Kohdassa Etsi valitse Henkilökohtaiset asiakirjamallit.

3. Napsauta Tulokset (!).

4. Valitse poistettava henkilökohtainen asiakirjamalli ja valitse sitten Poista ().

Valittuasi Luo Word-malli valitse suodatettava entiteetti ja valitse sitten Word-malli > Valitse entiteetti.

Suhteen valinta -sivu tulee näkyviin.

Mitä ovat 1:N, N:1 ja N:N-suhteet?

Tämä näyttö vaatii, että ymmärrät oman Dynamics 365:n tietorakenteen. Oman Dynamics 365-järjestelmänvalvoja tai mukauttaja voi antaa tietoja entiteettisuhteista. Järjestelmänvalvojan sisältöä on kohdassa TechNet: entiteettisuhteiden luominen ja muokkaaminen.

Seuraavassa on joitakin esimerkkejä yhteyksistä Asiakkuus-kohteessa.

Suhde	Kuvaus
	Tilillä voi olla useita yhteystietoja.
	Liidillä, asiakkaalla tai yhteyshenkilöllä voi olla useita tilejä.
	Tilillä voi olla useita markkinointiluetteloja. Markkinointiluettelolla voi olla useita tilejä.

Tässä näytössä valitut suhteet määrittävät, mitkä entiteetit ja kentät ovat käytettävissä myöhemmin, kun määrität Word-mallin. Valitse vain suhteet, jotka tarvitset lisätäksesi Dynamics 365-tiedot Word malliin.

Huomautus

Jotta varmistat asiakirjojen lataamisen ajallaan, jokaisen suhteen palautettujen tietueiden määrä on korkeintaan 100. Esimerkiksi, jos haluat viedä tilin mallin ja haluat sisällyttää sen yhteyshenkilöiden luettelon, asiakirjan palauttaa enintään 100 asiakkaan yhteystiedot.

Mallin lataaminen

Valitse Lataa malliValitse entiteetti -sivulla ja luo omalle tietokoneellesi Word-tiedosto, joka sisältää viedyn entiteetin XML-tietojen muodossa.

Vaihe 2: Ota käyttöön Kehitystyökalut-välilehti

Avaa Word-mallitiedosto. Tässä vaiheessa asiakirja näyttää tyhjältä.

Jotta voit tarkastella ja lisätä Dynamics 365 XML-tietoja, sinun on otettava käyttöön Word Kehitystyökalut-välilehdellä

1. Siirry kohtaan Tiedosto > Asetukset > Muokkaa valintanauhaa ja ota käyttöön Kehittäjä.

   

2. Valitse OK.

Kehittäjä näkyy nyt Word-valintanauhassa.

Tärkeää! Tunnettu ongelma ja miten välttää se

Dynamics 365:llä luoduissa Word-malleissa ja Microsoft Office Wordissä on tunnettu ongelma. Seuraavassa jaksossa lisätään XML-sisältöohjausobjektikenttiä Word-malliin.

Varoitus

Muutama seikka voi aiheuttaa ettei Word vastaa, jolloin on Word on lopetettava Tehtävienhallintailla:

• Lisäät muita sisällön ohjausobjekteja kuin kuvan tai tekstin.

• Teet tekstiin muutoksen, esimerkiksi kirjainkoon muuttamisen tai tekstin lisäämisen sisällön ohjausobjektiin. Näitä muutoksia voidaan tehdä automaattisen korjauksen sekä käyttäjän muokkausten avulla. Oletusarvoisesti Microsoft Wordin automaattinen korjaus muuttaa virkkeen ensimmäisen kirjaimen isoksi kirjaimeksi. Kun lisäät sisällön ohjausobjektikentän, Word havaitsee sen uudeksi lauseeksi ja muuttaa alkukirjaimen isoksi, kun kohdistus siirtyy pois kentästä.

Voit estää ohjausobjektin kenttiin liittyvät ongelmat seuraavasti:

Lisää kenttiä vain tekstinä tai kuvana

1. XML-määritysruudun avulla voit lisätä Dynamics 365 entiteettikenttiä omaan Word-malliin. Lisää kenttiä vain tekstinä tai kuvana.

   

Älä tee tekstimuutoksia lisättyyn sisällön ohjausobjektiin.

1. Sisällön ohjausobjektin kenttiin voidaan tehdä muotoilun muutoksia, kuten lihavoida tekstiä, mutta ei muita tekstimuutoksia, kuten kirjainkoon muutoksia.

   

Jos Word lakkaa vastaamasta tai suorituskyky heikentyy, kokeile automaattisen korjauksen poistamista käytöstä.

Automaattisen korjauksen poistaminen käytöstä

1. Kun mallitiedosto on auki Wordissä, siirry kohtaan Tiedosto > Asetukset > Tarkistustyökalut > Automaattisen korjauksen asetukset.

   

2. Poista valinta Virkkeen 1. kirjain isolla ja Käytä automaattisesti oikeinkirjoituksen tarkistusohjelman ehdotuksia.

   

3. Poista valinta Yhdysmerkit (--) viivoilla (-) - Automaattinen muotoilu ja Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa -välilehdillä.

4. Valitse OK.

Jos noudatit edellä mainittuja suosituksia, olet valmis määrittämään Word-mallin.

Vaihe 3: Määritä Word-malli

XML-määritysruudun avulla voit määrittää Word mallin Dynamics 365-entiteettikenttien yhteydessä.

1. Word-mallissa valitse Kehittäjä > XML-määritysruutu.

   

   Oletus-XML-rakenne on valittuna.

   

2. Valitse Dynamics 365 XML-rakenne. Sen alussa on “urn:microsoft-crm/document-template/”.

   

   Tärkeä

   Jos Word lakkaa usein vastaamasta tai sen suorituskyky laskee vahingossa tehdyn muokkauksen vuoksi, poista käytöstä automaattisen korjauksen asetukset Tunnettu ongelma ja miten välttää se -kohdan mukaisesti.

3. Laajenna Dynamics 365 -entiteettiä, napsauta entiteettikenttää hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Lisää sisällön ohjausobjekti > Teksti.

   

Dynamics 365-entiteettikenttä lisätään Word-malliin.

Lisää muut entiteettikentät, lisää kuvaavat otsikot ja teksti ja muotoile asiakirja.

Valmis malli voi näyttää seuraavalta:

Joissakin lisäämissäsi sisältöohjausobjektikentissä on todennäköisesti useita tietorivejä. Esimerkiksi tileillä on useita yhteystietoja. Voit sisällyttää kaikki tiedot omaan Word-malliin asettamalla toistuvan sisällön ohjausobjektikentän.

Määritä toistuvan sisällön ohjausobjektikentät

1. Aseta toistuvia tietoja sisältävät kentät taulukkoriville.

2. Valitse koko taulukkorivi mallissa.

   

3. Napsauta hiiren kakkospainikkeella sisältöohjausobjektikenttiä sisältävää suhdetta XML-määritysruudussa ja valitse sitten Toistuva.

   

Kun käytät Word -mallia Dynamics 365:ssä asiakirjan luomiseen, taulukko täyttää useita tietorivejä.

Kun mallissa on haluamasi kentät ja muotoilu, tallenna sen ja lataa Dynamics 365:ään.

Vaihe 4: Lataa Word-malli takaisin Dynamics 365:een

Kun sinulla on oma, haluamallasi tavalla muodostettu Word-malli, tallenna se, jotta voit ladata sen Dynamics 365:ään.

Juuri luodun Word-mallin käyttöoikeudet riippuvat siitä, miten se on ladattu, ja käyttöoikeusroolille annetuista käyttöoikeuksista. Muista tutustua kohtaan Käyttöoikeusroolien käyttäminen mallien käyttöoikeuksien hallintaan.

Dynamics 365-järjestelmänvalvojat voivat ladata Word-mallin Dynamics 365:ään Asetukset-sivulla. Asetukset-sisällä ladattu malli on saatavilla kaikille käyttäjille omassa Dynamics 365-organisaatiossa.

Järjestelmänvalvojille: Lataa Word-malli Dynamics 365:een

1. Dynamics 365:ssä mene kohtaan Asetukset > Mallit > Asiakirjamallit.

2. Valitse Siirrä malli.

3. Vedä Word-tiedosto valintaikkunassa tai selaa tiedostoa.

   

4. Valitse Siirrä.

Muille kuin järjestelmänvalvojat voivat ladata mallin omaan käyttöönsä tietueluettelosta.

Järjestelmänvalvojat tai muut jotka haluavat luoda oman mallin: Lataa Word-malli Dynamics 365:een

1. Avaa Dynamics 365:ssä sivu, jossa on tietueluettelo, esimerkiksi Myynnin asiakastililuettelo.

2. Valitse yksi kohde tiliksi ja valitse sitten Lisää (... ) > Word-mallit > Luo Word-malli.

3. Valitse Word-malli > Lataa.

   

4. Vedä Word-tiedosto valintaikkunassa tai selaa tiedostoa.

5. Valitse Siirrä.

Vaihe 5: Luo asiakirja Word-mallista

Kun käytät luomaasi Word-mallia, toimi seuraavasti:

1. Luo asiakirja avaamalla tietue, jossa on haluamasi tiedot. Avaa esimerkiksi Myynnin asiakastilitietue.

2. Valitse Lisää (... ) > Word-mallit, ja sitten Word-mallit-kohdassa malli, jonka loit.

   Jos luomasi malli ei ole näkyvissä, on kaksi mahdollisuutta:

   1. Vain valittua tietuelajia (kohdetta) varten muodostetut mallit näytetään. Jos esimerkiksi avaat mahdollisuustietueen, et näe Asiakas-entiteetin avulla luomaasi mallia.

   2. Sinun täytyy päivittää Dynamics 365 nähdäksesi malliin. Voit joko päivittää selaimen tai sulkea ja avata Dynamics 365:n.

Kun olet valinnut oman Word-mallin, Dynamics 365 luo Word asiakirjan valitusta tietueesta.

Kokeile Word-esimerkkimalleja

Microsoft Dynamics 365 -ratkaisuun sisältyy viisi Word-mallia.

Word-esimerkkimallit on luotu tietyn tietuetyypin (entiteetin) yhteydessä. Mallin voidaan käyttää vain saman tietuetyypin tietueiden kanssa.

Nimi	Entiteetti
Mahdollisuusyhteenveto	Mahdollisuus (Myynti-alue)
Kampanjan yhteenveto	Kampanja (Markkinointi-alue)
Palvelupyyntöjen yhteenveto	Palvelupyyntö (Palvelu-alue)
Lasku	Lasku (Myynti-alue)
Asiakasyhteenveto	Asiakastili (Myynti-, Palvelu- ja Markkinointi-alueet)

Käytä Word-esimerkkimallia

1. Avaa tietue, joka sisältää tietoja, entiteettityypille, joka vastaa esimerkkimallia. Esimerkiksi avaa Myynnin asiakastilitietue käyttämällä tiliyhteenveto-mallia.

2. Valitse Lisää (...) > Word-mallit, ja sitten Word-mallit-kohdassa esimerkkimalli.

Avaa äsken luotu Word -malli ja tarkastele sitä.

Huomautus

Voit tarkastella muttet muokata malleja, jotka sisältyvät Microsoft Dynamics 365 -ratkaisuun.

Muita huomioon otettavia seikkoja

Käyttöoikeusroolien käyttäminen mallien käyttöoikeuksien hallintaan

Dynamics 365 -järjestelmänvalvojat voivat hallita Word-mallien käyttöoikeuksia tietyt yksityiskohdat huomioiden. Esimerkiksi voit antaa myyjille luku- mutta ei kirjoitusoikeutta Word-malliin.

1. Dynamics 365:ssä napsauta Asetukset > Suojaus > Käyttöoikeusroolit.

2. Valitse rooli ja valitse sitten Yrityksen hallinta -välilehti.

3. Valitse Asiakirjamalli määrittääksesi koko organisaation käytössä olevat mallit. Valitse Henkilökohtainen asiakirjamalli jakaaksesi malleja yksittäisille käyttäjille.

4. Valitsemalla ympyröitä voit muuttaa käyttöoikeuksia.

Luotujen asiakirjojen luettelot eivät ole samassa järjestyksessä kuin tietueet

Mukautetusta mallista luotujen tietueiden luettelo ei välttämättä näy samassa järjestyksessä Word-asiakirjoissa kuin järjestys Dynamics 365:ssä. Tietueet luetellaan luontipäivämäärän ja -kellonajan mukaisessa järjestyksessä.

Katso myös

Tietojen analysoiminen Excel-mallien avulla