Määritä tämän työnkulkujärjestelmän sähköpostiasetukset

Koskee kohdetta: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Voit määrittää :n lähettämään sähköpostiviestejä käyttäjille työnkulkuun liittyvien tapahtumien yhteydessä. Käyttäjille voidaan lähettää esimerkiksi sähköpostiviestejä, kun asiakirjat määritetään heille hyväksyntää varten. Suorita tässä ohjeaiheessa esitetyt menettelyt määrittääksesi työnkulkujärjestelmän sähköpostiasetukset.

Tämä tehtävä on suuremman prosessin osa

Tämä ohjeaihe kuvaa, kuinka sähköpostiasetukset määritetään työnkulkujärjestelmälle. Tämä on vaihe 4 seuraavassa kaaviossa. Sähköpostitoiminnon määrittäminen :ssä on suurempi prosessi, joka on suoritettava. Lisätietoja tästä prosessista on Microsoft Dynamics AX:n sähköpostitoimintojen määrittäminen:ssa.

Anna käyttäjille mahdollisuus vastaanottaa työnkulkuun liittyviä sähköpostiviestejä

Prosessin ensimmäisenä vaiheena on määrittää käyttäjille mahdollisuus vastaanottaa työnkulkuun liittyviä sähköpostiviestejä. Seuraava menetelmä kuvaa kuinka tämä tehdään. Sinun on suoritettava tämä toimenpide jokaiselle -käyttäjälle.

Huomautus

Jos haluat mieluummin, että käyttäjät määrittävät omat sähköpostiasetuksensa, kehota käyttäjiä seuraavasti:

1. Avaa Microsoft Dynamics AX-asiakasohjelma.

2. Valitse Tiedosto > Työkalut > Asetukset.

3. Suorita seuraavan menettelyn vaiheet 5 - 8:

1. Avaa Microsoft Dynamics AX-asiakasohjelma.

2. Napsauta kohdetta Järjestelmän hallinta > Tavallinen > Käyttäjät > Käyttäjät.

3. Valitse käyttäjä.

4. Valitse Asetukset.

5. Varmista Sähköposti-kenttään valitun käyttäjän sähköpostiosoite.

6. Valitse Ilmoitukset.

7. Valitse Työnkulun ilmoitukset -osassa kuinka haluat käyttäjän saavan ilmoituksen työnkulkuun liittyvistä tapahtumista. Voit tehdä tämän seuraavasti:

   1. Määritä Rivinimikkeen ilmoituslaji -luettelosta, kuinka käyttäjä saa rivinimikkeiden työnkulun ilmoitukset.

      • Ryhmitelty – Nimikkeiden ilmoitukset ryhmitellään yksittäiseen sähköpostiviestiin.

      • Yksilöllinen – Sähköpostiviesti lähetetään kullekin rivinimikkeelle.

   2. Jos haluat käyttäjän saavan ilmoituksia Microsoft Dynamics AX-asiakkaassa, valitse Näytä ilmoitukset Microsoft Dynamics AX -asiakasohjelmassa -valintaruutu.

      Jos valitset Näytä ilmoitukset Microsoft Dynamics AX -asiakasohjelmassa -valintaruudun, voit myös määrittää, haluatko käyttäjän saavan ilmoitukset ponnahdussanomina. Jos haluat käyttäjän saavan ponnahdusviestejä, valitse Näytä ilmoitusten ponnahdusikkunat -valintaruutu.

   3. Jos haluat käyttäjän saavan ilmoituksia sähköpostitse, valitse Lähetä ilmoitukset sähköpostitse -valintaruutu.

8. Valitse Sulje.

9. Käyttäjät-sivu näytetään uudelleen. Valitse toinen käyttäjä ja toista vaiheet 4-8.

Määritä työnkulkujärjestelmään luotavien sähköpostimallien määrä

Määritä työnkulkujärjestelmään luotavien sähköpostimallien määrä. Voit luoda useita sähköpostimalleja tai vain kaksi sähköpostimallia (jäljempänä). Yrityksesi on autettava sinua määrittämään, kuinka monta sähköpostimallia sinun on luotava. Esimerkiksi voit ehkä haluta:

• Luo sähköpostimalli jokaiselle työnkululle.

• Luo sähköpostimallin jokaiselle työnkulkutyypille.

  Tässä skenaariossa kaikki tietyn tyyppiset työnkulut käyttäisivät samaa sähköpostimallia. Katso Työnkulkutyypit-kohdasta luettelo työnkuluista, jotka voit luoda.

• Luo kaksi sähköpostimallia.

  Tässä skenaariossa kaikki koko organisaatiossa käytettävät työnkulut käyttäisivät yhtä sähköpostimallia. Kaikki yrityskohtaiset työnkulut käyttäisivät toista sähköpostimallia. Lisätietoja työnkulkutyyppien käytöstä on kohdassa Työnkulkutyypit.

Luo sähköpostimallineet

Kun olet määrittänyt luotavien sähköpostimallien määrän, voit luoda mallit. Ohjeet sen tekemiselle ovat Microsoft Dynamics AX:n sähköpostitoimintojen määrittäminen:ssa.

Käytä paikkamerkkejä

Kun luot sähköpostimalleja, suosittelemme, että käytät paikkamerkkejä. Kun sähköpostiviestejä luodaan, nämä paikkamerkit korvataan määrätyllä tekstillä työnkulusta.

Oletetaan esimerkiksi, että olet kirjoittanut sähköpostimallissa paikkamerkin % subject %. Kun sähköposti luodaan ja lähetetään tässä esimerkissä, paikkamerkki korvataan automaattisesti Työnimikkeen aihe -kentän tekstillä. Vastaavasti, jos kirjoitat sähköpostimalliin %message%, kyseinen paikkamerkki korvataan Työkohteen ohjeet -kentän tekstillä.

Lisätietoja asemointipaikkojen lisäämisestä sähköpostimallineihin on Microsoft Dynamics AX:n sähköpostitoimintojen määrittäminen:ssa.

Määritä milloin kutakin sähköpostimallia käytetään

Määrittäessäsi työnkulun ominaisuuksia, voit valita sähköpostimallin, jota käytetään luotaessa työnkulun sähköpostiviestejä. Vaiheittaiset ohjeet ovat kohteessa Työnkulun ominaisuuksien määrittäminen.

Jos et valitse sähköpostimallia määrittäessäsi työnkulun, oletusarvomallia käytetään. Voit määrittää, mikä sähköpostimalli on oletusmalli suorittamalla seuraavat toimenpiteet.

Määritä oletusarvoinen sähköpostimalli organisaationlaajuisille työnkuluille

Eräitä työnkulkuja käytetään sellaisten asiakirjojen käsittelemiseen, jotka on liitetty koko organisaatioosi. Suorita seuraava menettely määrittäessäsi sähköpostin oletusmalli, jota käyttämällä luodaan ilmoitukset organisaatiokohtaisille työnkuluille.

Tarkastele työnkulkuja organisaation laajuisesti kohdassa Työnkulkutyypit.

1. Napsauta kohdetta Järjestelmän hallinta > Asetukset > Työnkulku > Työnkulkuparametrit.

2. Valitse sähköpostimalli luettelosta.

   Luettelossa näkyy luodut sähköpostimallit, kun Näytä järjestelmän sähköpostiviestit-valintaruutu oli valittuna Sähköpostimallit-lomakkeella.

3. Tallenna muutokset valitsemalla Sulje.

Määritä oletusarvoinen sähköpostimalli organisaatiokohtaisille työnkuluille

Eräitä työnkulkuja käytetään sellaisten asiakirjojen käsittelemiseen, jotka on liitetty tiettyyn organisaatioon, kuten yritykseen. Suorita seuraava menettely määrittäessäsi sähköpostin oletusmalli, jota käyttämällä luodaan ilmoitukset organisaatiokohtaisille työnkuluille.

Tarkastele organisaatiokohtaisia työnkulkuja kohdassa Työnkulkutyypit.

1. Napsauta kohdetta Organisaation hallinto > Asetukset > Työnkulku > Työnkulkuparametrit.

2. Valitse sähköpostimalli luettelosta.

   Luettelossa näkyy luodut sähköpostimallit, kun Näytä järjestelmän sähköpostiviestit-valintaruutu ei ollut valittuna Sähköpostimallit-lomakkeella.

3. Tallenna muutokset valitsemalla Sulje.