Microsoft Dynamics AX:n sähköpostitoimintojen määrittäminen

Artikkeli
08/03/2018

Koskee kohdetta: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Kun haluat määrittää sähköpostitoiminnot kohdassa Microsoft Dynamics AX, suorita ohjealueen vaiheet. Nämä menettelyt auttavat yhteyden muodostamisessa -järjestelmästä SMTP-postipalvelimeen, käyttäjien sähköpostiasetusten määrittämisessä, erän määrittämisessä sähköpostiviestien lähettämiseksi ja sähköpostimallien luomisessa.

Kun olet suorittanut tässä ohjeaiheessa kuvatut menettelyt, Microsoft Dynamics AX voi lähettää sähköpostiviestejä käyttäjille käyttämiesi ominaisuuksien perusteella. Esimerkiksi voi lähettää sähköpostiviestejä käyttäjille, kun asiakirjat määritetään heille hyväksyttäviksi (työnkulun mukaan) tai kun myyntitilaukset peruutetaan (hälytyssäännön mukaisesti).

Yleiskatsaus

Seuraava kaavio kuvaa vaiheet sähköpostitoimintojen määrittämiseksi :ssä.

1. SMTP-palvelimen määrittäminen

Prosessin ensimmäinen vaihe on Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) -postipalvelimen määrittäminen ympäristössäsi. Toimi seuraavasti:

Asenna SMTP-palvelin

Asenna SMTP-palvelin tietokoneelle, joka suorittaa -palvelinta. Suunnat vaihtelevat käyttämästäsi -versiosta riippuen.

Jos käytät tai , näiden vaiheiden avulla voit asentaa SMTP-palvelimen.

Valitse Käynnistä > Valvontatyökalut > Server Manager.
Napsauta Ominaisuuksien yhteenveto -alueella Lisää ominaisuuksia.
Näkyviin tulee Valitse ominaisuudet -sivu. Valitse SMTP-palvelin valintaruutu.
Näyttöön tulee ikkuna, jossa kysytään, haluatko lisätä roolipalveluita ja toimintoja SMTP-palvelimeen. Valitse Lisää tarvittavat roolipalvelut.
Näkyviin tulee uudelleen Valitse ominaisuudet -sivu. Valitse Seuraava.
Näkyviin tulee WWW-palvelin (IIS)-sivu. Valitse Seuraava.
Näkyviin tulee Valitse roolipalvelut -sivu. Valitse Seuraava.
Näkyville avautuu Vahvista asennuspalvelut -sivu. Valitse Asenna.

Jos käytät Windows Server 2012 -versiota, näiden vaiheiden avulla voit asentaa SMTP-palvelimen.

Napsauta Aloitus-näytössä Palvelimen hallinta.
Valitse hallinta-valikko ja valitse sitten valikosta Lisää rooleja ja toimintoja.
Näkyville avautuu Ennen aloittamista-sivu. Valitse Seuraava.
Näkyville avautuu Valitse asennustyyppi -sivu. Valitse Roolipohjainen tai ominaisuuspohjainen asennus -vaihtoehto ja valitse sitten seuraava.
Näkyviin tulee Valitse kohdepalvelin -sivu. Valitse palvelin, jolle haluat asentaa SMTP-palvelimen. Valitse Seuraava.
Näkyviin tulee Valitse palvelimen roolit -sivu. Valitse Seuraava.
Näkyviin tulee Valitse ominaisuudet -ikkuna. Valitse SMTP-palvelin valintaruutu.
Näyttöön tulee ikkuna, jossa kysytään, haluatko lisätä roolipalveluita ja toimintoja SMTP-palvelimeen. Valitse Lisää ominaisuuksia.
Näkyviin tulee uudelleen Valitse ominaisuudet -sivu. Valitse Seuraava.
Näkyviin tulee WWW-palvelin (IIS)-sivu. Valitse Seuraava.
Näkyviin tulee Valitse roolipalvelut -sivu. Valitse Seuraava.
Näkyville avautuu Vahvista asennuspalvelut -sivu. Valitse Asenna.

Konfiguroi SMTP-palvelin

Seuraavan menettelyn avulla voit määrittää SMTP-palvelimen käyttämään integroitua Windows -todennusta.

Tästä Aloita-valikosta tai näytöstä valitse Hallintotyökalut.
Valitse Internet Information Services (IIS) 6.0 hallinnan avataksesi IIS-hallinta.
Valitse vasemmassa ruudussa palvelimesi nimi.
Napsauta oikeanpuoleisessa ruudussa hiiren kakkospainikkeella [SMTP Virtual Server #1] ja napsauta sitten Ominaisuudet.
Näkyville avautuu [SMTP Virtual Server #1] -ominaisuudet-ikkuna. Valitse Käyttöoikeus-välilehti.
Napsauta Todennus-painiketta.
Näkyville avautuu Todennus-ikkuna. Valitse Integroitu Windows-todennus -valintaruutu. Napsauta OK.
Näkyville avautuu Käyttö-välilehti. Napsauta Välitä-painiketta.
Näkyville avautuu Välityksen rajoitukset -ikkuna. Valitse salli kaikkien onnistuneesti varmentaneiden tietokoneiden välittää huolimatta aiemmasta luettelosta -valintaruutu. Napsauta OK.
Näkyville avautuu uudelleen [SMTP Virtual Server #1] -ominaisuudet-ikkuna. Sulje ikkuna valitsemalla OK.

Yhdistä Microsoft Dynamics AX SMTP-postipalvelimeen

Seuraavan menettelyn avulla voit yhdistää kohteen Microsoft Dynamics AX SMTP-sähköpostipalvelimelle.

Avaa Microsoft Dynamics AX-asiakasohjelma.
Napsauta kohdetta Järjestelmän hallinta > Asetukset > Järjestelmä > Sähköpostiparametrit.
Kirjoita SMTP-välityspalvelimen nimi -kenttään nimi tietokoneelle, jolle SMTP-palvelin on asennettu.
Syötä paikallisen tietokoneen nimi SMTP-palvelimen IP-osoite -kenttään.
Kirjoita SMTP-portin numero -kenttään SMTP:n kanssa käytettävä porttinumero. Porttinumeron oletusarvo on 25.
Jos SMTP-palvelin vaatii todennuksen, kirjoita sallittu salasana.
Valitse Käytä NTLM:ää -valintaruutu.
Kirjoita Liitetiedoston kokorajoitus (Mt) -kenttään sähköpostiliitteiden kokorajoitus.

Maxbuffersize-rekisteriavain rajoittaa myös sähköpostiliitteiden hyväksyttävää kokoa. Jos tähän kenttään kirjaamasi koko ylittää puskurin enimmäiskoon, sovelletaan puskurin enimmäiskoon rajaa.
Kirjoita tai selaa Salli sulautetut tiedot ja liitetyt tiedostot kohteesta-kenttään sijainti, jonne sähköpostiliitteet tai muut sähköpostin upotetut tiedot tallennetaan.

2. Kirjoita jokaisen käyttäjän sähköpostiosoite

Syötä kunkin Microsoft Dynamics AX-käyttäjän sähköpostiosoitteet seuraavan ohjeen avulla.

Huomautus

Jos haluat mieluummin, että käyttäjät kirjoittavat omat sähköpostiosoitteensa, kehota käyttäjiä seuraavasti:

Avaa Microsoft Dynamics AX-asiakasohjelma.
Valitse Tiedosto > Työkalut > Asetukset.
Kirjoita sähköpostiosoite Sähköposti-kenttään.

Avaa Microsoft Dynamics AX-asiakasohjelma.
Napsauta kohdetta Järjestelmän hallinta > Tavallinen > Käyttäjät > Käyttäjät.
Valitse käyttäjä.
Valitse Asetukset.
Kirjoita Sähköposti-kenttään valitun käyttäjän sähköpostiosoite.
Valitse Sulje.
Käyttäjät-sivu näytetään uudelleen. Valitse toinen käyttäjä ja toista vaiheet 4-6.

3. Käytä eräprosesseja sähköpostiviestien lähettämiseen.

Eräkäsittelyn avulla lähetetään sähköpostiviestejä, jotka luodaan Microsoft Dynamics AX:stä. Seuraavan menettelyn avulla voit luoda eräryhmän ja määrittää sähköpostiviestejä lähettävän komentojonotyön.

Eräryhmän luominen

Komentojonotyöllä, jonka nimi on Sähköpostin jakelun komentojonotyö, voidaan lähettää sähköpostiviestejä, jotka luodaan Microsoft Dynamics AX -ohjelmassa. Erätyö on suoritettava eräryhmän yhteydessä. Seuraavien vaiheiden avulla voit luoda eräryhmän sähköpostiviestin jakelijan erätyölle.

Napsauta kohdetta Järjestelmän hallinta > Asetukset > Eräryhmä.
Luo uusi eräryhmä napsauttamalla Uusi.
Anna Ryhmä -kentässä eräryhmän yksilöivä nimi. Kirjoita esimerkiksi Sähköposti.
Kirjoita Kuvaus -kenttään eräryhmän tunnistamista helpottava kuvaus.
Valitse Eräpalvelimet -välilehti.

Valitut palvelimet -luettelossa näkyvät AOS-esiintymät, joissa eräryhmä suoritetaan. Jäljellä olevat palvelimet -luettelossa näkyvät muut AOS-instanssit, joita voi käyttää eräpalvelimina.
Lisää palvelimia Valitut palvelimet -luetteloon tai poista palvelimia Valitut palvelimet -luettelosta nuolipainikkeiden avulla.

Erätyön konfiguroiminen

Seuraavien vaiheiden avulla voit määrittää sähköpostiviestin jakelijan erätyön.

Napsauta kohdetta Järjestelmän hallinta > Kausittainen > Sähköpostin käsittely > Erä.
Valitse Eräkäsittely -valintaruutu.
Kirjoita Tehtävän kuvaus-kenttään tämän erätyön kuvaus.
Valitse Eräryhmä-luettelossa eräryhmä, jonka loit aiemmin edellisessä toimenpiteessä.
Valitsemalla Yksityinen -valintaruudun voit estää muita käyttäjiä suorittamasta tätä erätyötä. Yksityisen erätyön voi suorittaa vain sen määrittänyt käyttäjä vain siltä tietokoneelta, johon käyttäjä on kirjautunut.
Valitse Toistuminen määrittääksesi, kuinka usein tämä eräajo ajetaan.
Valitse Hälytykset lähettääksesi ilmoitukset, kun tämä erätyö on päättynyt, kun on tapahtunut virhe tai kun työ on peruutettu.

4. Määritä sähköpostiasetukset tietyille toiminnoille tai sovelluksille

Monet -järjestelmän ominaisuudet ja sovellukset voidaan määrittää lähettämään sähköposti-ilmoituksia käyttäjille. Sinun on määritettävä sähköpostiasetukset, jotka koskevat näitä toimintoja ja sovelluksia. Lisätietoja näistä toiminnoista ja sovelluksista asiakirjoissa. Esimerkiksi:

Työnkulkuja käytettäessä katso Määritä tämän työnkulkujärjestelmän sähköpostiasetukset tietoja sähköpostitoimintojen määrittämisestä työnkulkujärjestelmää varten.
Hälytyssääntöjä käytettäessä katso Ilmoitus sähköpostiviestit tietoja sähköpostitoimintojen määrittämisestä hälytyssääntöjä varten.
Jos käytät Retail-ohjelmaa, katso Aseta sähköpostikuitit saadaksesi lisätietoja sähköpostikuittien lähettämisestä asiakkaille.

Sähköpostiasetusten määritysprosessi tietyille ominaisuuksille tai sovelluksille vaihtelee, mutta prosessi sisältää vähintään yhden tai useamman sähköpostimallin luonnin. Sähköpostimallin luontivaiheet on kuvattu alla.

Sähköpostimallin luominen

Osana tietyn ominaisuuden tai sovelluksen sähköpostiasetusten määritysprosessia on luotava vähintään yksi sähköpostimalli.

Oletetaan esimerkiksi, että olet luonut Microsoft Dynamics AX-järjestelmässä työnkulun ostoehdotuksille. Tämä työnkulku määrittää, kenen tulee hyväksyä ostoehdotukset. Voit määrittää työnkulun niin, että sähköpostiviestit – sähköpostimallin perusteella - lähetetään käyttäjille, joille on määritetty ostoehdotuksia hyväksyttäväksi.

Sähköpostimalli voi sisältää useita erikielisiä versioita.

Suorita seuraava menettely luodaksesi sähköpostimalli

Napsauta kohdetta Organisaation hallinto > Asetukset > Sähköpostimallit.
Käytetäänkö sähköpostimallia, jota olet luomassa, koko organisaatiossa tai tietyssä yrityksessä? Tämän kysymyksen vastaus määrittää, tulisiko sinun merkitä Näytä järjestelmän sähköpostiviestit-valintaruutu.
- Jos sähköpostimallia, jota olet luomassa, käytetään koko organisaation käyttämän ominaisuuden tai sovelluksen kanssa, valitse Näytä järjestelmän sähköpostiviestit -valintaruutu.
  
  Esimerkiksi jos olet luomassa sähköpostimallia käytettäväksi ostoehdotuksen työnkulun kanssa, valitse tämä valintaruutu. Tämä johtuu siitä, että ostoehdotuksen työnkulkua käytetään koko organisaatiossa. (Lisätietoja työnkulkutyyppien käytöstä on kohdassa Työnkulkutyypit.)
- Jos sähköpostimallia, jota olet luomassa, käytetään tietyn yrityksen käyttämän ominaisuuden tai sovelluksen kanssa, älä valitse Näytä järjestelmän sähköpostiviestit -valintaruutua.
  
  Esimerkiksi jos olet luomassa sähköpostimallia käytettäväksi ostotilauksen työnkulun kanssa, älä valitse tätä valintaruutua. Tämä johtuu siitä, ostotilauksen työnkulkua käytetään tietyn yrityksen kanssa.
Luo uusi sähköpostimalli painamalla lomakkeen ylemmässä ruudussa CTRL+N.
Kirjoita seuraavat tiedot sähköpostimallille:
1. Kirjoita mallin tunnus Sähköpostitunnus -kenttään. Tunnuksen tulee vastata mallin tarkoitusta. Tämän kentän rajoitus on 10 merkkiä.
2. Kirjoita Sähköpostin kuvaus-kenttään sähköpostimallin kuvaus.
3. Valitse kielikoodi Oletuskielikoodi-kentässä. Jos käyttäjä käyttää toista kieltä ja sähköpostimallista ei ole kielen vastaavaa versiota, sähköpostiviesti lähetetään kielellä, jonka määrität tässä.
4. Kirjoita Lähettäjän nimi -kenttään lähettäjän nimi, kuten Microsoft Dynamics AX. Tämä on nimi, jonka vastaanottaja näkee saapuvissa posteissaan, kun hän vastaanottaa sähköpostiviestin.
5. Kirjoita Lähettäjän sähköposti -kenttään sähköpostiosoite, jonka avulla voidaan lähettää sähköpostiviestejä, jotka on luonut .
Valitse Yleiset -välilehti. Suorita seuraavat toimenpiteet:
1. Valitse periaate Prioriteetti-luettelosta. Asetuksella määritetään, näkyykö sähköpostiviesti tärkeänä vastaanottajan Saapuvat-kansiossa.
2. Valitse Eräryhmä-luettelossa eräryhmä, jonka loit aiemmin tässä aiheessa.

Luo kielikohtainen versio mallista painamalla lomakkeen alemmassa ruudussa CTRL+N. Seuraa näitä ohjeita jokaiselle luomallesi versiolle:

Varmista, että Sähköpostitunnus -kentässä näkyy vaiheessa 4 luotu tunniste.
Valitse Kieli -kentässä kieli, jolla voit kirjoittaa sähköpostiviestin leipätekstin.

Syötä Aihe-kenttään sähköpostiviestin aihe.

Jos haluat, että sähköpostiviestin otsikko luodaan automaattisesti, kirjoita % subject %. Jotta ymmärrät paremmin, kuinka tämä paikkamerkki toimii, katso seuraavan taulukon esimerkki.

SCENARIO:

Luot sähköpostimallin ostoehdotuksen työnkulkuun.

IF:

Oletetaan seuraavaa:

Kirjoitat seuraavan paikkamerkin sähköpostimallin Aihe-kenttään:

%subject%
Työnimikkeen aihe-kenttä sisältää seuraavan tekstin. Tämä kenttä sijaitsee työnkulun hyväksyntävaiheen Ominaisuudet-lomakkeella.

Toimi: ostoehdotus on määritetty sinulle hyväksyttäväksi

THEN:

Käyttäjille luotavassa ja lähetettävässä sähköpostissa paikkamerkki %subject% korvataan automaattisesti seuraavalla tekstillä:

Toimi: ostoehdotus on määritetty sinulle hyväksyttäväksi

Lisätietoja paikanmääritteistä on tämän aiheen seuraavassa osiossa.

Valitse Asettelu (layout)-kentässä joko XSLT tai HTML, riippuen siitä miten viesti näytetään.

Valitse Sähköpostiviesti. Kirjoita näkyvillä olevalle lomakkeelle sanoman sisältö.

Jotta viesti voidaan luoda automaattisesti, kirjoita halutessasi %message%. Jotta ymmärrät paremmin, kuinka tämä paikkamerkki toimii, katso seuraavan taulukon esimerkki.

SCENARIO:

Luot sähköpostimallin ostoehdotuksen työnkulkuun.

IF:

Oletetaan seuraavaa:

Kirjoitat seuraavan paikkamerkin sähköpostimallin viestinä:

%message%
Työkohteen ohjeet-kenttä sisältää seuraavan tekstin. Tämä kenttä sijaitsee työnkulun hyväksyntävaiheen Ominaisuudet-lomakkeella.

Ostoehdotus %Purchase requisition.PurchReqId% on annettu sinulle hyväksyttäväksi.

Tämän ostoehdotukseen summa on %Purchase requisition.Approval amount% ja sen on lähettänyt %Purchase requisition.Worker.createdBy%.

[!Huomautus]
Tekstit %-merkkien välissä ovat paikkamerkkejä, joihin voit lisätä työnkulkua määrittäessäsi. Tässä esimerkissä paikkamerkit korvataan tietyillä ostoehdotuksiin liittyvillä tiedoilla.

THEN:

Käyttäjille luotavassa ja lähetettävässä sähköpostissa paikkamerkki %message% korvataan automaattisesti seuraavalla tekstillä:

Ostoehdotus PR-0108 on annettu sinulle hyväksyttäväksi.

Tämän ostoehdotuksen summa on 5 000 Yhdysvaltain dollaria ja sen on lähettänyt Jimmy Matney.

Lisätietoja paikanmääritteistä on tämän aiheen seuraavassa osiossa.

Tallenna viesti.

Käytä paikkamerkkejä

Paikkamerkkejä voidaan käyttää luotaessa sähköpostimalleja. Paikkamerkit korvataan tekstillä, joka liittyy toimintoon, jolle olet luomassa sähköpostimallia.

Oletetaan esimerkiksi, että olet luomassa niille käyttäjille lähetettävää sähköpostimallia, joiden on hyväksyttävä ostoehdotuksia. Jos kirjaat %message% sähköpostimallin runkotekstiin, paikkamerkki-%message% korvataan työnkulun konfiguraatio-ominaisuuksiin kirjoitetulla tekstillä.

Sähköpostimalleille voidaan lisätä seuraavat paikkamerkit. Käytettävät paikkamerkit riippuvat siitä, luodaanko sähköpostimalli HTML- vai XSLT-muodossa.

HTML-paikkamerkki	XSLT-paikkamerkki	Sähköpostiviestissä näytettävät tiedot
%aihe%	hälytys/aihe	Aihe, joka on määritetty liittyvän ominaisuuden konfiguraation ominaisuuksissa.
%viesti%	hälytys/viesti	Viesti, joka on määritetty liittyvän ominaisuuden konfiguraation ominaisuuksissa.
%tapahtuma%	hälytys/tapahtuma	Ilmennyt tapahtuma.
%tapahtui%	hälytys/päivämäärä	Päivämäärä, jolloin tapahtuma ilmeni.
%%	hälytys/kohde	Tietue, jossa tapahtuma havaittiin.
%tiedot%	hälytys/tiedot	Yksityiskohtaiset tiedot.
%yritys%	hälytys/yritys	Yritys, jossa tapahtuma tapahtui.

Määritä, milloin jokaista mallia tulisi käyttää

Kun olet luonut sähköpostimalleja, määritä, milloin kutakin mallia on käytettävä. Ohjeita tämän tekemisestä on asiakirjoissa ominaisuuksista, joille loit sähköpostimallit.

Esimerkiksi:

Jos olet luonut työnkulkujen sähköpostimalleja, katso Määritä tämän työnkulkujärjestelmän sähköpostiasetukset saadaksesi tietoja mallien käyttämisestä työnkulkujärjestelmän määrittämiseksi.
Jos olet luonut hälytyssääntöjen sähköpostimalleja, katso Määritä sähköpostitunniste hälytyksiä varten saadaksesi tietoja mallien käyttämisestä hälytyssääntöjen määrittämiseksi.
Jos olet luonut sähköpostimalleja keräilytarkoituksiin myyntireskontramoduulissa, katso Aseta keräilyt saadaksesi tietoja mallien käyttämisestä myyntireskontran määrittämiseksi.

5. Valvo sähköpostiviestejä, jotka odottavat lähettämistä

Seuraavan menettelyn voit valvoa lähteviä sähköpostiviestejä.

Lähtevien sähköpostiviestien tilan tarkasteleminen

Seuraavan menettelyn avulla voit valvoa lähetystä odottavien sähköpostiviestien tilaa.

Napsauta kohdetta Järjestelmän hallinta > Kausittainen > Sähköpostin käsittely > Sähköpostin lähetystila.
Jos haluat lomakkeen luetteloivan kaikki sähköpostiviestit, mukaan lukien ne, jotka on lähetetty onnistuneesti, valitse Näytä myös lähetetyt sähköpostit -valintaruutu.
Tarkastele kunkin sähköpostiviestin tilaa Tila-sarakkeessa.
- Kun sanoma on lähetetty, sen tila on Lähetetty.
- Kun sanoma odottaa lähettämistä, sen tila on Odottaa.
  
  Odottaa-tilan jälkeen on numero "n" suluissa, kuten esimerkiksi 1. Tämä luku ilmaisee sähköpostiviestin lähetysyritysten määrän. Tämä luku ei voi olla suurempi kuin uudelleenyritysaikataulussa määritetty uudelleenyritysten määrä. (Lisätietoja uudelleenyritysaikataulusta on seuraavassa osassa.)
- Jos sanomaa ei lähetetty onnistuneesti ja uudelleenyrityksiä ei ole ajoitettu, sen tila on Ei hyväksytty.
  
  Voit myös halutessasi yrittää lähettää viestin uudelleen valitsemalla Käynnistä lähetys uudelleen. Uudelleenyritysaikataulua noudatetaan, kun tämän viestin lähettämistä yritetään.

Uudelleenlähetysaikataulun määrittäminen

Voit määrittää uudelleenyrityslähetysaikataulun sanomille, joiden lähetys ei onnistu. Uudelleenyritysaikataulu määrittää, kuinka monta yritystä haluat suorittaa sähköpostiviestien lähettämiseksi ja ajanjakson jokaisen yrityksen välillä.

Uudelleenlähetysaikataulu on määritettävä siten, että AOS-palvelin ei ylikuormitu. Yritysten välisten aikavälien tulee kasvaa asteittain. Esimerkiksi ensimmäinen uudelleenyritys saattaisi tapahtua yhden minuutin jälkeen, toinen yritys yhden tunnin jälkeen ja kolmas yritys yhden päivän jälkeen jne. Kuormituksen jakamista varten uudelleenlähetysaikataulu voidaan määrittää myös usealle AOS-palvelimelle.