Aloita Microsoft Syntex käyttöönotto
Microsoft Syntex on pilvipohjainen palvelu, joka käyttää tekoälyä sisällön käsittelyn ja tietämyksen poiminnan automatisointeihin. Sen avulla voit muuntaa sisältösi jäsennettyihin tietoihin, joista voi helposti hakea, analysoida ja käyttää uudelleen.
Microsoft Syntex tarjoaa useita käyttötapauksia sisällön hallinnan parantamiseksi yrityksen sisällä. Seuraavassa on joitakin esimerkkejä siitä, miten sitä voidaan käyttää:
Luo automaattisesti rutiiniasiakirjoja : käytä sisältökokoonpanoa ja luo nykyaikaisia malleja tiedostoille, jotka on luotava säännöllisesti, kuten rutiiniylläpitoraportit.
Luo tiedostoja joukkona – luo sisältökokoonpanon avulla suuria määriä samankaltaisia asiakirjoja, esimerkiksi sopimusten uusimisia.
Käsittele saapuvia asiakirjoja – käytä Microsoft Syntex saapuvien yritysasiakirjojen, kuten vakuutuslomakkeiden, yritysvahvistusten ja vuokrasopimusten, hallinnointiin ja käsittelyyn.
Helpota tietojen löytämistä: Microsoft Syntex avulla voit parantaa yritysasiakirjojen ja työntekijätietojen löydettävyyttä ja käytettävyyttä tiedostokirjastoissa, kuten käytännöissä ja toimintosarjoissa.
Sisällön tietojen etsiminen: keskitä, järjestä ja nouda sisältöä Microsoft Syntex avulla, jotta tiettyjä tietoja, kuten patenttitietoja, on helpompi löytää.
Tiedostojen yhteensopivuus – käytä Microsoft Syntex, jotta voit noudattaa yritysasiakirjojen, kuten tapahtuma- tai konferenssitiedostojen, säilytys- ja luottamuksellisuusvaatimuksia.
Liiketoimintaskenaarioiden tunnistaminen
Jotta voit valmistautua Microsoft Syntex käyttöön organisaatiossasi, sinun on ensin ymmärrettävä skenaariot, joissa siitä on hyötyä. Miksi-parametri auttaa määrittämään, mitkä ominaisuudet ovat hyödyllisimpiä ja onko asiakirjan käsittely pakollista ja mitä mallityyppiä tarvitaan. Liiketoimintatuloksen saavuttamiseksi voi olla hyödyllistä yhdistää useita Microsoft Syntex ominaisuuksia. Esimerkkitilanteiden ja käyttötapausten avulla voit antaa ideoita siitä, miten voit käyttää Microsoft Syntex organisaatiossasi.
Sisältö on organisaation elinkaari. Monet organisaatiosi liiketoimintayksiköt vastaavat tietojen käsittelystä, ja ne saattavat tehdä niin jo tänään käyttämällä manuaalisia tai puoli automatisoituja prosesseja, joihin liittyy useita vaiheita. Microsoft Syntex ominaisuuksien avulla voit parantaa organisaatiosi sisällönhallintakäytäntöjä, kuten:
Tarkennetun haun ja suodatuksen tarjoaminen haun etsittävyyden ja noutamisen parantamiseksi.
Voit helposti tarkastella ja suodattaa tiedostoja määrittämällä ehdollisen muotoilun.
Luo yhden napsautuksen Power BI -raportti poimittuja metatietoja käyttämällä.
Luo sääntöjä tiedostokirjastossa tai liiketoimintatyönkuluissa Power Automaten kautta.
Varmista vaatimustenmukaisuus säilytys- ja luottamuksellisuustunnisteiden avulla.
Mieti sisällön elinkaarta
Kun ajatellaan tyypillistä sisällön elinkaarta, jossa sisältöä luodaan ja luodaan uudelleen, sisällön ymmärtämisen, käsittelyn, sisällön etsinnän ja haun kautta Microsoft Syntex on monia ominaisuuksia, jotka voivat auttaa yritystäsi.
Sisällön luominen ja uudelleenkäyttö
Sisällön elinkaaren aikana sisällön luomisen automatisoinnissa voi olla käyttötapauksia, erityisesti tapahtumamuotoinen tai standardoitu sisältö, josta voi olla hyötyä sisällön kokoonpanossa . Sisältökokoonpano voi luoda automaattisesti vakiomuotoisia toistuvia liikeasiakirjoja, kuten sopimuksia, työilmoituksia, palvelusopimuksia, suostumuskirjeitä, myyntipuheita ja kirjeenvaihtoa.
Kun tunnistat toistuvat tiedostotyypit, haluat tunnistaa tietolähteen, jota voidaan käyttää tiedostojen lähteenä. Kun sinulla on luettelo tai tietolähde asiakirjojen täyttämiseksi, voit tehdä tämän nopeammin, yhdenmukaisemmin ja vähemmillä virheillä luomalla nykyaikaisia malleja ja käyttämällä näitä malleja asiakirjojen luomiseen. Jotta voit käyttää tätä ominaisuutta, Azure-tilaus on määritettävä Microsoft Syntex määritystoiminnossa.
Sisällön yhteiskäyttö
Microsoft Syntex huomautusominaisuutta käytetään muistiinpanojen ja kommenttien lisäämiseen tiedostokirjastojen sisältöön joko itsellesi tai yhteistoiminnalle muiden kanssa. Huomautusominaisuutta voi käyttää muokkaamatta alkuperäisiä tiedostoja, joten alkuperäiset tietueet säilytetään.
Huomautustyökalut sisältävät tällä hetkellä kynän ja korostuskynän, joissa värit voidaan valita yhdessä pyyhinten kanssa käsinkirjoitusten ja edellisten huomautusten poistamiseksi. Kun olet määrittänyt Azure-tilauksen vuokraajaasi Microsoft Syntex varten, tämä ominaisuus otetaan käyttöön käyttäjillesi. Haluat ehkä antaa käyttäjille tietoja ominaisuudesta, erityisesti yritysryhmille, jotka saattavat merkitä tai lisätä merkintöjä asiakirjoihin.
Sisällön ymmärtäminen ja käsittely
Microsoft Syntex avulla voit automatisoida sisällön luokittelun ja tietojen poiminnan asiakirjankäsittelyn ja luokitustunnisteiden tai kuvien merkitsemisominaisuuksien avulla, mikä voi säästää aikaa ja rahaa minimoiden kirjoitusvirheiden tai tietojen menettämisen riskin.
Microsoft Syntex voivat suorittaa sisältöön erilaisia tehtäviä, kuten luokittelua, poimintaa ja avainsanoja. Seuraavassa taulukossa näkyvät nämä tehtävät ja niihin liittyvät ominaisuudet.
| Tehtävä | Kuvaus | Microsoft Syntex ominaisuus |
|---|---|---|
| Luokittelu | Määrittää tiedoston edustaman sisällön tyypin (esimerkiksi raportin, laskun tai lomakkeen) | Rakenteeton asiakirjan käsittely |
| Louhinta | Määrittää asiakirjan sisältä peräisin olevaan entiteettiin perustuvat tiedot |
Jäsennetty asiakirjan käsittely Puolivapaa piirto -asiakirjan käsittely Valmis asiakirjan käsittely Optinen merkintunnistus |
| Avainsanojen merkitseminen | Ehdottaa asiakirjan ominaisuuteen tai päätökseen perustuvia tietoja avainsanojen avulla |
Luokitusmerkintä Kuvien merkitseminen |
Sisällön yhteensopivuus
Tiedostojen käsittelymalleja voidaan käyttää myös yhteensopivuuden lisäämiseen, koska ne käyttävät luottamuksellisuustunnisteita ja säilytystunnisteita tiedostokirjastoihin lisättyyn sisältöön, johon on määritetty malleja.
Kun sisältötyyppi ja metatiedot ovat käytettävissä tiedostokirjastossa, yrityskäyttäjät voivat suorittaa tiedoille monia toimintoja, kuten luoda uusia näkymiä sisällölle, luoda raportteja, siirtää sisältöä tiettyjen sääntöjen avulla käytettävien tietojen perusteella, luoda liiketoimintaprosessin työnkulkuja hyväksyntöjä varten, lisätä tietoja muihin järjestelmiin, luoda työtilauksia ja monia muita tehtäviä, jotka on ehkä tehty manuaalisesti.
Sisällön löydettävyys
Tiedostojen käsittelyominaisuuksien käyttäminen Microsoft Syntex voi parantaa hakukokemusta, sillä jokainen sisällöstä poimittu metatieto on nyt haettavissa. Sisältökyselyominaisuuden avulla voit suorittaa tiettyjä metatietopohjaisia kyselyitä SharePoint-tiedostokirjastoissa. Voit tehdä nopeampia ja tarkempia kyselyitä tiettyjen metatietosarakkeiden arvojen perusteella sen sijaan, että etsisit vain avainsanoja.
SharePoint-kirjastoon lisätyn sisällön tietojen luokittelun ja poimimisen lisäksi organisaatiosi sisältö saattaa olla lukittuna kuviin, joiden paikantaminen on haastavaa. Microsoft Syntex optisen merkintunnistuspalvelun avulla voit poimia tulostettua tai käsinkirjoitettua tekstiä kuvista ja asiakirjoista. Esimerkkejä kuvista ovat julisteet, piirustukset ja tuote-etiketit. Esimerkkejä asiakirjoista ovat artikkelit, raportit, lomakkeet ja laskut. Teksti poimitaan yleensä sanoiksi, tekstiriveiksi ja kappaleiksi tai tekstilohkoiksi, mikä mahdollistaa skannatun tekstin digitaalisen version käyttämisen. Poimitut tiedot on indeksoitu haussa, ja ne voidaan tuoda saataville yhteensopivuusominaisuuksille, kuten tietojen menetyksen estämiselle (DLP).
Aloitussuunnitelma
Kun aloitat Microsoft Syntex käytön, sinun kannattaa arvioida organisaation nykyinen tila ja tarpeet sisällönhallinnassa, käsittelyssä ja analysoinnissa. Se voi auttaa tunnistamaan tietyt tärkeimmät sisältösäilöt, joita organisaatiosi ryhmät käyttävät, ja keskustelemaan näiden tiimien kanssa heidän nykyisistä liiketoimintaprosesseistaan ja -skenaarioistaan. Onko tapauksia, joissa he hallitsevat tällä hetkellä sisältöä manuaalisesti, mikä voidaan automatisoida? Tällaisia voivat olla esimerkiksi tapaukset, joissa he käsittelevät vakiolomakkeiden tai -asiakirjojen, kuten HR-asiakirjojen tai käsittelytilausten, saantia tai jos he tuottavat toistuvaa sisältöä suuressa mittakaavassa, kuten tarjouskirjeitä tai ehdotuksia. Tai alueita, joilla he tekevät huomautuksia kynän ja paperin tai kolmannen osapuolen sovelluksen kautta, jossa voit nyt tehdä tämän olemassa olevassa SharePoint-ympäristössäsi.
Kun mietit, mitä liiketoimintaskenaarioita kannattaa harkita, kysy itseltäsi seuraavat kysymykset:
- Ratkaiseeko se todellisen ongelman?
- Käytetäänkö sitä laajasti vai onko sillä laaja vaikutus?
- Onko se hankittavissa?
- Voitko mitata onnistumista?
Microsoft 365 -arviointityökalun Microsoft Syntex-komennot voivat myös auttaa tunnistamaan SharePoint-ympäristösi mahdolliset alueet, jotka voivat hyötyä Microsoft Syntex ominaisuuksista.
Jos et ole varma, mistä aloittaa, tutustu vuokraajasi käytettävissä oleviin Microsoft Syntex-sivustomalleihin, kun olet määrittänyt Microsoft Syntex ja määrittänyt Azure-tilauksesi. Nämä mallit ovat käytettävissä kaikissa ryhmäsivustoissa, ja ne ovat valmiita, käyttövalmiita ja mukautettavia. Näiden mallien avulla voit käynnistää ammattimaisen sivuston, jonka avulla voit hallita, käsitellä ja seurata organisaatiosi yritysasiakirjojen tilaa useiden Microsoft Syntex ominaisuuksien avulla. Nämä sivustot voivat auttaa sinua luomaan esittelyominaisuuksia yritystiimeille sekä suunnittelemaan ja suunnittelemaan skenaariokehitystä organisaatiollesi havainnollistamalla, miten ominaisuudet voivat lisätä lisäarvoa liiketoiminta-alueilla, kuten sopimusten hallinnassa ja kirjanpidossa.
Roolien ja vastuiden tunnistaminen
Kun määrität, kuka organisaatiossasi on osallistuttava Microsoft Syntex projekteihin, se auttaa kartoittamaan tarvittavat ominaisuudet. Seuraavassa taulukossa olevat roolit voivat olla mukana sen mukaan, mitä ominaisuuksia valitset käytettäväksi.
Jos olet esimerkiksi keskittynyt asiakirjojen käsittelyyn, SharePoint-järjestelmänvalvojan rooli on avainasemassa luotaessa ja hallittaessa sisältökeskuksia, joita tarvitaan mallien hallitsemiseen suuressa mittakaavassa. Jos olet keskittynyt OCR-tekstintunnistuksen ja yhteensopivuuden kaltaisiin ominaisuuksiin, tarvitset Purview Compliance -järjestelmänvalvojan. Jos luokitusmerkintää jatketaan, on tärkeää ymmärtää yrityksen termisäilön hallintaa tai määrittää, käytätkö sisältökeskusta.
| Järjestelmänvalvojan | Vaatimus | Vastuut |
|---|---|---|
| Azure-tilausten järjestelmänvalvoja | Microsoft Entra rooli | Azure-tilausasetusten määrittäminen, Tutustu Microsoftin kustannustenhallintaan Azure-tiedoissa |
| Purview-yhteensopivuuden järjestelmänvalvoja | Microsoft Entra rooli | Yhteensopivuusasetusten, kuten luottamuksellisuustunnisteiden ja säilytyskäytäntöjen sekä OCR-asetusten, suunnittelu |
| SharePoint-järjestelmänvalvoja | Microsoft Entra rooli | Kerää yrityskäyttötapauksia ja selvitä, otetaanko ominaisuudet käyttöön kaikissa sivustoissa vai valituissa sivustoissa Sisältökeskusten ja käyttöoikeuksien hallinta Parhaiden käytäntöjen luominen ja mallin analysoinnin tarkistaminen |
| Power Platform -järjestelmänvalvoja | Microsoft Entra rooli | Määritä Dataverse-ympäristö (tarvittaessa) puolivapaata piirtoa ja jäsennettyjä malleja varten |
| SharePoint-termisäilön järjestelmänvalvoja | SharePoint-järjestelmänvalvojan SharePoint-hallintakeskuksessa määrittämä | Hallitse yrityksen termijoukkoja ja selvitä, voivatko käyttäjät muokata tiettyjä termijoukkoja |
| Microsoft Syntex yrityskäyttäjää (mallien hallinta, sisältökokoonpanon käyttäminen) | Sivustotasolla tai sisältökeskuksissa hallitut käyttöoikeudet Sisällön muokkausoikeudet SharePointin luetteloiden hallintaoikeudet, joissa haluat julkaista malleja tai käyttää sisältökokoonpano-ominaisuuksia |
Yrityskäyttötapausten kerääminen Mallien luominen, harjoittaminen ja käyttäminen |
Asennuksessa ja kokoonpanossa huomioitavat seikat
Microsoft Syntex käyttöönoton suunnittelussa määritetään, mitä ominaisuuksia otat käyttöön ja suunnittelet kustannuksissa käyttämällä Microsoft Syntex kustannuslaskinta, joka auttaa ennakoimaan Microsoft Syntex kustannuksia, erityisesti käytön mukaan laskutoimituksella. Tämän työkalun avulla ymmärrät paremmin organisaatiosi käyttömalleja ja arvioituja kustannuksia, jotta voit tehdä tietoon perustuvia päätöksiä. Siitä on hyötyä myös yhdessä Microsoft 365 -arviointityökalun kanssa, joka analysoi tietoarkkitehtuuriasi ja korostaa kirjastoja, joissa on asiakkaan sisältötyyppejä ja laajennettuja sarakkeita, jotka voivat hyötyä Syntexillä toimivasta automaatiosta.
Valmiuden tarkistusluettelo
Jotta voit valmistautua Microsoft Syntex käyttöönottoon, sinun on tehtävä seuraavat asiat:
Suunnittele lopputila
- Suunnittele Microsoft Syntex ominaisuuksien arvon hyödyntämistä esimerkiksi seuraavissa asioissa:
- Etsi
- Suodattaminen ja tarkastelumuotoilu
- Yhteensopivuus
- Automaatio
- Suunnittele Microsoft Syntex ominaisuuksien arvon hyödyntämistä esimerkiksi seuraavissa asioissa:
Tunnistaa
- Tutustu olemassa olevan tiedon arkkitehtuurin ja sisällönhallintaominaisuuden käyttöön.
- Onko olemassa olevia sisältötyyppejä hyviä ehdokkaita malleille?
- Mitä olemassa olevia prosesseja metatiedot parantaisivat?
- Kuinka paljon sisältöä käsittelet?
Design
- Suunnittele lähestymistapasi tietoarkkitehtuuriin, hallittuihin metatietoihin ja sisältötyyppeihin.
- Suunnittele määritys-, luonti- ja hallintaprosessi.