Organisaation ja elinkaaren hallinnan suunnitteleminen Microsoft 365 -ryhmille ja Microsoft Teamsille
Microsoft 365 -ryhmät on runsaasti työkaluja organisaatiosi vaatimien hallintotoimintojen käyttöönottoon.
Seuraavassa osiossa kuvataan ominaisuudet, suositellaan parhaita käytäntöjä ja annetaan ohjeita oikeiden kysymysten esittämiseen hallintovaatimusten määrittämiseksi ja niiden täyttämiseksi.
Microsoft 365 -ryhmien luontioikeus
Microsoft 365 -ryhmiä voidaan luoda useiden päätepisteiden, kuten Outlookin, SharePointin, Teamsin ja muiden ympäristöjen, käyttäjien toimesta. Tiimin luominen luo aina Microsoft 365 -ryhmän, joten Microsoft 365 -ryhmät elinkaaren hallinta ohjaa myös Microsoft Teamsin tiimien elinkaarta.
Suosittelemme itsepalvelua, jotta ryhmien omistajat voivat työskennellä entistä helpommin ja auttaa käyttäjiä tekemään työnsä helpommin. Ryhmien ja tiimien luomisen rajoittaminen voi hidastaa käyttäjien tuottavuutta, koska monet Microsoft 365 -palvelut edellyttävät ryhmien luomista, jotta palvelu toimisi.
Ota huomioon seuraavat ryhmien luomisen hallintovaihtoehdot:
- Voit rajoittaa ryhmän rönsyilyä ryhmien vanhenemiskäytäntöjen avulla ja poistaa automaattisesti ryhmät, joita ei käytetä.
- Rajoita ryhmän luominen sellaisten käyttöoikeusryhmien jäseniin, joilla on dynaaminen jäsenyys ja joka sisältää esimerkiksi kaikki kokopäiväiset työntekijät.
- Rajoita ryhmän luominen käyttöoikeusryhmään ja edellytä, että käyttäjät viimeistelevät koulutuksen organisaatiosi ryhmän käyttökäytännöissä, jotta heistä tulee käyttöoikeusryhmän jäseniä.
Jos haluat rajoittaa sitä, kuka voi luoda ryhmiä, katso artikkeli Microsoft 365 -ryhmien luontiominaisuuksien hallinta , miten tämä määritetään.
Ryhmän poistaminen, palauttaminen ja arkistointi
Kun Microsoft 365 -ryhmä poistetaan, se säilytetään oletusarvoisesti 30 päivän ajan. Tämän 30 päivän säilytysajan kuluessa voit edelleen palauttaa ryhmän. 30 päivän kuluttua ryhmä ja siihen liittyvä sisältö poistetaan pysyvästi, eikä niitä voi palauttaa.
Jos sinulla on säilytyskäytäntöjä keskustelun, tiedostojen tai sähköpostin säilyttämiseksi, kyseiset kohteet säilytetään ryhmän poistamisen jälkeen. Lisätietoja on kohdassa Lisätietoja säilytyskäytännöistä.
Jos haluat poistaa ryhmän, mutta säilyttää sisältöä yhdestä tai useammasta ryhmään yhdistetystä palvelusta, katso lisätietoja artikkelista Ryhmien, tiimien ja Viva Engage arkistointi.
Ryhmän nimeämiskäytäntö
Ryhmien nimeämiskäytännön avulla voit hallita ryhmiä kahdella tavalla:
- Etuliitteen tai jälkiliitteen nimeämiskäytännön avulla voidaan pakottaa kiinteitä merkkijonoja tai Microsoft Entra määritteitä ryhmän nimen ja siihen liittyvän sähköpostiosoitteen alussa tai lopussa. Näin voit varmistaa esimerkiksi osastojen nimien tai alueiden sisällyttämisen ryhmien nimiin.
- Estettyjen sanojen käytäntö voi varmistaa, että tiettyjä sanoja, kuten johtajien nimiä, ei käytetä ryhmien nimissä.
Nimeämiskäytäntöjä käytetään, kun ryhmiä luodaan mistä tahansa ryhmään yhdistetystä palvelusta.
Jos haluat käyttää ryhmien nimeämiskäytäntöjä, katso Microsoft 365 -ryhmät nimeämiskäytäntö.
Ryhmän vanhenemiskäytäntö
Voit määrittää vanhentumisajan, ja mikä tahansa ryhmä, joka saavuttaa kyseisen jakson lopun, eikä sitä uusita, poistetaan. Vanhentumisaika alkaa, kun ryhmä luodaan, tai viimeisenä uusimispäivämääränä.
Kun määrität ryhmät vanhenemaan:
- Ryhmän omistajia kehotetaan uusimaan ryhmä, kun ryhmän voimassaolo päättyy pian.
- Aktiiviset ryhmät uusitaan automaattisesti.
- Kaikki ryhmät, joita ei uusita, poistetaan.
- Ryhmän omistajat tai yleinen järjestelmänvalvoja voivat palauttaa minkä tahansa poistetun ryhmän 30 päivän kuluessa.
Vanhenemiskäytännöt ovat hyvä tapa rajoittaa ryhmän rönsyilyä varmistamalla, että ryhmät, jotka eivät ole enää käytössä, poistetaan. Jos haluat luoda ryhmän vanhenemiskäytännön, katso Microsoft 365 -ryhmät Vanhenemiskäytäntö.
Aiheeseen liittyvät artikkelit
Yhteistyön hallinnan suunnittelusuositukset