Ryhmien, tiimien ja Viva Engage elinkaariasetusten päättyminen

Microsoft 365 -ryhmät ja Microsoft Teams toimivat useiden yhdistettyjen palveluiden kanssa. Kun ryhmä tai ryhmä poistetaan, myös suurin osa yhdistettyjen palveluiden tiedoista poistetaan. Tässä artikkelissa kuvataan vaihtoehtoja tietojen säilyttämiseen siirtämällä se pois ryhmästä tai ryhmästä ennen poistamista.

Yleinen käytäntö ryhmille tai tiimeille, joita ei enää tarvita, on siirtää tiedostot pois tiimistä ja arkistoida ne toiseen sijaintiin, kuten SharePoint-tiedostokirjastoon. Tämä käytäntö perustuu vanhaan työskentelytapaan, jossa tiedot tallennetaan tiedostoihin ja kansioihin, ja viestintä tapahtuu sähköpostitse.

Seuraavassa taulukossa esitellään ryhmiin ja tiimeihin liittyvät palvelut sekä kustakin löytyneen sisällön avaintyypit:

Palvelu	Sisältötyypit
Tiimit	Kanavakeskustelut, tiedostot kanavissa
Lomakkeet	Kyselyn rakenne ja tulokset
OneNote	Notebook
Outlook	Sähköposti ja kalenteri
Planner	Projektin tila ja tehtävän tiedot
Power Automate	Työnkulut
Power BI	Tiedot, raportit ja koontinäytöt
Projekti verkossa	Project-suunnitelmat
Roadmap	Etenemissuunnitelmat
SharePoint	Tiedostot, luettelot, Teams-kanavan wikitiedot
Stream	Videot
Viva Engage	Keskustelut

Kun poistat ryhmän tai ryhmän, myös suurin osa siihen liittyvistä resursseista poistetaan. Poikkeuksia ovat muun muassa seuraavat:

• Streamin videot pysyvät ja ovat niiden ladanneen tai tallentaneen henkilön omistamia
• Power Automaten työnkulut säilyvät ja ovat niiden luoneen henkilön omistuksessa.
• Projectin verkkoversiossa olevat projekti- ja toteutussuunnitelmatiedot pysyvät CDS:ssä, ja ne voidaan palauttaa erikseen.

Ryhmät ja tiimit pysyvät pehmeä poisto -tilassa 30 päivää, ja ne voidaan palauttaa milloin tahansa. 30 päivän jälkeen ne ja niihin liittyvät resurssit, kuten palvelut ja sisältö, kuitenkin tyhjenevät Microsoft 365 -ympäristöstä. Säilytyskäytännöllä suojattu sisältö on edelleen käytettävissä eDiscovery-hauilla.

Elinkaaren päättymiseen liittyvät seikat ryhmäyhteyksissä

Ryhmän tai ryhmän omistajien ja IT-järjestelmänvalvojien on otettava huomioon kolme keskeistä aluetta, kun ryhmä tai tiimi poistetaan.

Sisältö

Täytyykö sisältö säilyttää sen jälkeen, kun tiimi ei ole enää paikalla? Onko riittävää luottaa Microsoft 365:n säilytysominaisuuksiin vai onko osa sovellusten ja palveluiden sisällöstä, jotka eivät tarjoa säilytystä? Täytyykö sisältö säilyttää tietueiden hallintaa, arkistointia tai tulevaa käyttöä ja viittausta varten?

Mahdollisten tietojen menetyksen välttämiseksi nämä kysymykset on esitettävä, ennen kuin tiimi arkistoidaan tai poistetaan.

Palvelut

Täytyykö sisällön pysyä nykyisessä työmuodossaan? Täytyykö Power BI -raportin olla esimerkiksi edelleen käytettävissä? Onko lomaketulosten oltava käytettävissä visuaalisessa yhteenvetonäkymässä? Onko SharePointin luettelot linkitetty tai upotettu mihin tahansa?

Nämä kysymykset on esitettävä, ennen kuin pohjana oleva ryhmä poistetaan, koska sisällön vieminen ei ehkä riitä.

Asiakkaat

Kun vieraat kutsutaan tiimiin, isäntäorganisaation Microsoft Entra ID luodaan vierastili, ennen kuin heidät lisätään tiimiin. Kun tiimi poistetaan, vieraita ei poisteta Microsoft Entra ID. Vaikka vieraat eivät voi käyttää ryhmiä, sivustoja, tiimejä tai sisältöä, jota ei ole jaettu heidän kanssaan, he voivat silti mahdollisesti käyttää Microsoft Teamsin ominaisuuksia, kuten keskustelun aloittamista, ääni- ja videopuheluita ja sovellusten käyttöä.

Ryhmän tai ryhmän omistaja voi kutsua jonkun organisaation ulkopuolisen henkilön vieraaksi Microsoft Entra ID lisäämällä hänet tiimiin. Ryhmän omistaja ei voi kuitenkaan poistaa vierasta Microsoft Entra ID. Tilien poistamisen voi suorittaa vain yleinen järjestelmänvalvoja tai käyttäjän järjestelmänvalvoja.

On tärkeää tehdä vierasarvosteluja ja ymmärtää, täytyykö vieraat poistaa Microsoft Entra ID tiimin poistamisen yhteydessä. Asiakkaiden pysyminen hakemistossa voi olla kelvollinen tapaus, kuten kuuluminen muihin tiimeihin tai muiden Microsoft 365- tai Azure-palvelujen käyttäminen.

Tiimit

Teams-kohtainen sisältö on pääasiassa keskustelujen muodossa.

Kanavissa keskusteluja ei voi kopioida tai siirtää käyttämällä Microsoft Teamsin alkuperäistoimintoja. Ne voidaan kuitenkin viedä Graph-ohjelmointirajapinnan avulla.

Lisäksi jos säilytyskäytäntöä käytetään Teamsissa, keskustelut säilytetään ja ne ovat käytettävissä eDiscovery-hakujen kautta. eDiscoveryn (Premium) avulla voit luoda Teams-keskustelukeskustelun uudelleen.

Tiimin arkistointi

Tiimin arkistoinnin etuna on, että se tarjoaa tiimille täydet käyttöoikeudet sellaisenaan. Käyttäjät voivat edelleen selata kanavakeskusteluja ja avata tiedostoja, vaikka he eivät olisi aktiivisia. Lisäksi tiimit voivat olla arkistoimattomia, jos niitä on jatkettava (esimerkiksi jos projektia jatketaan).

Kun omistaja arkistoi ryhmän, se on määritetty vain luku -tilaan jäsenille sekä tiimin sisällössä että, jos se on valittuna, liittyvä SharePoint-sivusto. Tämän toiminnon tavoitteena on varmistaa, että kanavien keskustelut säilyvät olemassa olevassa tilassaan yhdessä SharePoint-pohjaisen sisällön, kuten tiedostojen ja wikisivujen, kanssa.

SharePoint-sivustossa ei ole näkyviä muutoksia. Tiedostoihin tai luetteloihin ei voi kuitenkaan tehdä muutoksia, koska Microsoft 365 -ryhmän SharePoint-käyttöoikeudet on määritetty sivuston vierailijoille. Tämä sisältää tiimin OneNote-muistikirjan, joka on tallennettu SharePoint-sivuston Sivustoresurssit-kirjastoon.

Kun tiimi arkistoidaan, taustalla olevaan Microsoft 365 -ryhmään sovelletaan edelleen vanhenemiskäytäntöä (jos määritetty), joten omistajan on jatkettava tiimin uusimista.

Vaikka ryhmän kanavakeskustelut ja SharePoint-sivuston sisältö on määritetty vain luku -tilaan, samaa ei sovelleta muihin liittyviin palveluihin:

• Planner-säilöjä ja tehtäviä voidaan edelleen luoda, muokata ja poistaa.
• Lomakkeet voivat edelleen vastaanottaa lähetyksiä.
• Outlook-postilaatikko voi edelleen vastaanottaa sähköpostiviestejä.
• Power BI -koontinäyttöjä, raportteja ja tietoja voidaan edelleen muokata.
• Projekteja ja etenemissuunnitelman voi edelleen muokata Projectin verkkoversiossa.
• Videoita voidaan edelleen ladata, muokata ja poistaa Streamissa.
• Power Automaten työnkulkuja voidaan edelleen luoda, muokata, poistaa ja ne suoritetaan jatkossakin. (Ne kuitenkin epäonnistuvat, jos heidän on lähetettävä viesti arkistoidun tiimin kanavalle.)

Lomakkeet

Vaikka lomake voidaan siirtää yksittäisestä tilistä ryhmään, sitä ei voi siirtää tai kopioida ryhmästä toiseen. Kun ryhmä poistetaan, lomakkeessa on käytettävissä kolme vaihtoehtoa.

Monista lomake

Lomakkeet voidaan jakaa malleina, jolloin muut käyttäjät voivat kopioida sen omalle tililleen tai ryhmälleen. Tämä ei säilytä tulosten lähettämisen tietoja. lomakerakennetta, kuten kysymyksiä ja asetuksia.

Tulosten vieminen laskentataulukkoon

Jos lomakevastausten tiedot on säilytettävä, tämä voidaan tehdä viemällä tulokset Excel-laskentataulukkoon. Tämä vie vain kysymykset ja niiden vastaukset tietoina – se ei sisällä Lomakkeiden luomia kaavioita.

Poista lomake

Vaikka ryhmän poistaminen johtaa myös kaikkien liitettyjen lomakkeiden poistamiseen, ryhmän jäsenet voivat poistaa ne suoraan olematta ryhmän omistaja. Tämä on kuitenkin manuaalinen vaihe, josta ei ole mitään lisäetua.

OneNote

Ryhmään sisältyvä OneNote-muistikirja on tallennettu siihen liittyvän SharePoint-sivuston Sivustoresurssit-kirjastoon. Vaikka muistikirjatiedostot voidaan joskus jakaa useille yksittäisille tiedostoille, niitä ei voi kopioida ja avata erikseen. OneNote-muistikirjan sisältö on sen sijaan siirrettävä tai vietävä OneNote-työpöytäsovelluksella.

Sivujen ja osien siirtäminen toiseen muistikirjaan

Sivujen tai osien siirtäminen erikseen toiseen muistikirjaan antaa omistajille mahdollisuuden puhdistaa tietojaan ja käyttää vain sitä, mitä on säilytettävä.

Vie koko muistikirja pakettina

Jos koko muistikirja on säilytettävä olemassa olevan rakenteen kanssa, se voidaan viedä OneNote-pakettitiedostona ja tuoda sitten uuteen sijaintiin. Sen sijaan tätä menetelmää voidaan käyttää sisällön säilyttämiseen yksittäisessä tiedostossa aiemmin luodun monitiedostorakenteen sijaan.

Tulosta PDF-muotoon

Tilanteissa, joissa osa muistikirjan sisällöstä on säilytettävä vain viitteinä tai tietueina, yksittäiset sivut voidaan tulostaa PDF-muotoon ja tallentaa muualle.

Postilaatikko ja kalenteri

Ei ole harvinaista, että ryhmään liittyvää postilaatikkoa käytetään, vaikka ryhmäkanavissa on saattanut käydä monia keskusteluja. Postilaatikkoon tallennetaan vain sähköpostiviestit, jotka on lähetetty suoraan siihen, eikä se sisällä suoraan kanaviin lähetettyjä sähköpostiviestejä.

Joissakin tapauksissa postilaatikkoon tallennetut sähköpostit voivat olla ilmoituksia kokouksista, Planner-tehtävien päivityksistä ja muista sovelluksen tai järjestelmän luomista viesteistä. On tärkeää, että postilaatikon sisältö tarkistetaan sen määrittämiseksi, säilytetäänkö vai poistetaanko sisältö.

Jos Exchangessa käytetään säilytyskäytäntöä, sähköpostiviestit ja kalenterikohteet säilytetään ja ne ovat käytettävissä eDiscovery-hakujen kautta.

Vie sähköposti ja kalenteri

Ryhmän jäsenet voivat viedä postilaatikon ja kalenterin sisällön Outlookin data/ henkilökohtainen tallennus (PST) -tiedostoon. Tämä tiedosto voidaan sitten tallentaa muualle tai sisältö voidaan tuoda toiseen postilaatikkoon. Ensimmäistä tiedostoa ei suositella, koska PST-tiedoston sisältöä ei voi hakea avaamatta sitä Outlookissa, ja itse tiedosto voi vioittua ajan kuluessa.

IT-suoritettu sisällön siirto

Järjestelmänvalvojat voivat kolmannen osapuolen työkalujen avulla siirtää sähköpostin ja kalenterin sisällön postilaatikoiden välillä ilman käyttäjän toimia. Yksi mahdollinen tallennussijainti voi olla pelkästään ryhmän postilaatikon sisällön "arkistona" käytettävä jaettu postilaatikko.

Planner

Jokaisella ryhmällä tai tiimillä voi olla useita suunnitelmia. On tärkeää, että lennollepääsyprosessin aikana varmistetaan, että säilytysvaatimukset täyttyvät kullekin suunnitelmalle. Kuten muissakin palveluissa, Plannerissa on useita erilaisia lähestymistapoja off-board-sisältöön.

Suunnitelman vieminen laskentataulukkoon

Jos suunnitelmasta on pidettävä kopiota vain tallentamista varten, yksinkertaisin tapa on viedä suunnitelma Excel-laskentataulukkoon. Tämä on yksisuuntainen toiminto – suunnitelmia ei voi tuoda laskentataulukosta.

Tärkeää

Suunnitelman vieminen Exceliin vie eniten suunnitelman tietoja, mutta se ei sisällä kommentteja, linkkejä tai tiedostoja.

Kopioi ja siirrä tehtäviä toiseen suunnitelmaan

Vaikka tehtävien kopioiminen tai siirtäminen toiseen suunnitelmaan vaikuttaa ratkaisulta, yksittäisiä tehtäviä voi kopioida tai siirtää vain samassa ryhmässä olevien palvelupakettien välillä . Tämä ei varmuuskopioi tietoja, jos suunnitelmaan liittyvä ryhmä poistetaan.

Kopioi koko suunnitelma

Voit myös kopioida koko suunnitelman. Kopiointia ei voi tehdä aiemmin luodulle ryhmälle. Suunnitelman kopioiminen luo uuden ryhmän. Lisäksi koko palvelupaketin kopioiminen ei sisällä kommentteja, varauksia, linkkejä, liitteitä tai päivämääriä.

Power Automate

Power Automatessa luodut ja ryhmään tai tiimiin liittyvät työnkulut eivät kuulu ryhmään. Ne ovat luojan omistuksessa ja ne jaetaan vain muiden käyttäjien ja ryhmien kanssa. Tämä ei siis vaikuta niihin, jos ryhmä tai ryhmä poistetaan.

Muuta työnkulun omistajuutta

Jos työnkulun on jatkettava toimintaa, omistajat voivat lisätä omistajiksi muita käyttäjiä tai Microsoft 365 -ryhmiä.

Työnkulun vieminen

Jos työnkulun ei tarvitse jatkaa toimintaansa, mutta se on säilytettävä mahdollista tulevaa käyttöä varten, se voidaan viedä tiedostona ja tuoda myöhemmin uudelleen.

Power BI

Power BI:n tiedot ja työtilat voivat toimia erillään ryhmistä ja tiimeistä, ja muiden kuormitusten tavoin ne tarjoavat erilaisia tapoja päästä pois käytöstä. Power BI:n perinteiset työtilat liittyvät Microsoft 365 -ryhmään, kun taas nykyaikaiset työtilat eivät ole – ja ne voivat vain jakaa sisältöään ryhmän kanssa (työnkulun tapaan).

Raporttien kopioiminen toiseen työtilaan

Jos tarvitset raportin, kun ryhmä tai ryhmä on poistettu, se voidaan kopioida olemassa olevasta työtilasta toiseen Työtilaan Power BI:ssä.

Tietojen vieminen koontinäytöstä tai raportista

Sen sijaan jos raportin ei enää tarvitse olla aktiivinen, mutta tiedot on säilytettävä, ne voidaan viedä Exceliin.

Project

Projectin verkkoversio luodut projektit ja tiekartat liittyvät Microsoft 365 -ryhmiin, ja niiden käytöstä poistaminen on samanlaista kuin Power BI:ssä.

Määritä projekti toiselle ryhmälle

Jos projekti on säilytettävä toimintatilassa ryhmän tai ryhmän käyttöiän jälkeen, se voidaan määrittää eri Microsoft 365 -ryhmään. Voit tehdä tämän Dynamics 365 hallintakeskuksen avulla.

Vie tiedot projektista tai toteutussuunnitelmasta

Dynamics 365 hallintakeskuksen avulla voit viedä käyttäjätietoja projektista laskentataulukkoon. Tiedot voidaan myös viedä Project-tiedostoon (. MPP) ja XML-tiedostomuodot PowerShellin avulla.

SharePoint

Kaikki ryhmän kanavien tiedostot tallennetaan liittyvän ryhmän SharePoint-sivustoon. Joissain tapauksissa SharePointissa voi olla muuta sisältöä kuin asiakirjoja, kuten luetteloita tai sivuja.

Tiedostot tallennetaan yleensä kolmeen ensisijaiseen sijaintiin SharePoint-sivustossa:

• Sivut - Sivustosivujen kirjasto
• Sivuissa käytetyt kuvat – Sivuston resurssit -kirjasto
• Kanavien tiedostot – Tiedostokirjasto
• Wikisivut – Teams Wiki -tietokirjasto

Jos sivustolla on yksi tai useampi alisivusto, upotusprosessi on toistettava jokaiselle alisivustolle. Jos ryhmä sisältää yksityisiä tai jaettuja kanavia, kullekin kanavalle on erillinen SharePoint-sivusto.

Kun poistat tiedostoja ryhmästä tai tiimistä, on tärkeää ottaa huomioon, että ne voidaan jakaa käyttäjille, jotka eivät ole ryhmän tai tiimin jäseniä. Haluat ehkä välittää niihin lähestyvän muutoksen.

Tiedostojen lataaminen

Johonkin yllä mainitusta kirjastosta SharePointiin tallennetut tiedostot voidaan ladata paikalliseen tietokoneeseen.

Siirrä tiedostot

Lisäksi tiedostoja voidaan siirtää toiseen sijaintiin SharePointissa, kuten toisen sivuston kirjastoon.

Vie luettelo

SharePoint-luetteloihin tallennetut tiedot voidaan viedä Excel-laskentataulukkoon ja tuoda uudelleen toisen sivuston luetteloon.

Vaihtoehtoisesti Power Automatea tai kolmannen osapuolen työkalua voidaan käyttää luettelon siirtämiseen sivustojen välillä funktioiden, luettelonäkymien, muotoilun ja muiden määritteiden säilyttämiseksi.

Wikitiedostojen vieminen

Ryhmäkanavien wikisisältö tallennetaan HTML-muotoiltuun tiedostoon liittyvän SharePoint-sivuston erilliseen kirjastoon. Niitä ei voi helposti viedä ja tuoda toiseen kanavawikiin, mutta ne voidaan muuntaa HTML-tiedostoksi ja avata verkkosivuna.

Microsoft Stream

Power Automaten tavoin ryhmään tai tiimiin liittyvät Streamin videot eivät ole ryhmän omistuksessa, eikä niitä poisteta, kun ryhmä poistetaan. Streamin videot omistaa henkilö, joka on ladannut tai luonut videon, vaikka hän olisi lisännyt käyttäjiä tai ryhmiä omistajiksi. Teams-kanavalle tallennetut kokoukset omistaa henkilö, joka aloitti tallennuksen.

Muiden omistajien lisääminen

Koska video säilytetään Streamissa, kun ryhmä poistetaan, alkuperäinen omistaja voi jakaa videon muiden käyttäjien ja ryhmien kanssa ja jopa lisätä sen omistajiksi.

Lataa video

Jos videota ei tarvitse säilyttää Streamissa tai jos se on tallennettava vaihtoehtoiseen sijaintiin, kuten tietueiden hallintajärjestelmään, omistaja voi ladata sen paikallisesti.

Viva Engage

Toisin kuin Microsoft Teamsin keskustelut, Viva Engage tarjoaa sekä käyttäjille että järjestelmänvalvojille vaihtoehtoja keskustelujen siirtämiseen tai viemiseen.

Keskustelujen siirtäminen toiseen ryhmään tai yhteisöön

Kuka tahansa käyttäjä, ei vain omistajat tai järjestelmänvalvojat, voi siirtää keskusteluja toiseen Viva Engage ryhmään. Tämä on mahdollista sekä perinteisissä Viva Engage että uusissa Viva Engage liittymissä.

Verkkotietojen vieminen

Viva Engage verkonvalvojat vievät verkkotietoja. Tämä vie kuitenkin kaikki keskustelut koko verkkoon. Tuloksena saatavassa viennssä on ryhmätunnus. Keskustelut voidaan suodattaa tämän tunnuksen perusteella.

Aiheeseen liittyvät artikkelit

Entisen työntekijän poistaminen ja tietojen suojaaminen