IT-järjestelmänvalvojat – Yleiskatsaus Microsoft 365:n ulkoisiin yhteistyövaihtoehtoihin
Microsoft 365:n avulla käyttäjät voivat tehdä yhteistyötä organisaatiosi ulkopuolisten henkilöiden kanssa monin eri tavoin. Käyttäjät voivat jakaa tiedostoja, kutsua vieraita tiimeihin, pitää tapaamisia ulkoisten osallistujien kanssa ja keskustella muiden organisaatioiden henkilöiden kanssa. Tässä artikkelissa käsitellään käytettävissä olevia ulkoisia yhteistyövaihtoehtoja ja linkkejä sisältöön, joka sinun on määritettävä kussakin.
Seuraavassa taulukossa esitetään ensisijaiset tavat, joilla organisaatiosi ulkopuoliset henkilöt voivat käyttää Microsoft 365 -resurssejasi:
| Toiminta | Tilityyppi | Oletusasetus |
|---|---|---|
| Todennettujen tiedostojen ja kansioiden jakaminen | Vierastili | Käytössä |
| Sivuston jakaminen | Vierastili | Käytössä |
| Ryhmän jakaminen | Vierastili | Käytössä |
| Pilvien välinen jakaminen | Vierastili | Poistettu käytöstä |
| Usean organisaation jakaminen | Vierastili | Poistettu käytöstä |
| Jaettu kanava Teamsissa | Aiemmin luotu Microsoft 365:n ulkoinen tili | Poistettu käytöstä |
| Ulkoinen keskustelu ja kokoukset | Aiemmin luotu Microsoft 365:n ulkoinen tili | Käytössä |
| Kokoukset pilvipalveluissa | Aiemmin luotu Microsoft 365:n ulkoinen tili | Poistettu käytöstä |
| Anonyymi kokousliitos | Ei mitään | Käytössä |
| Todentamaton tiedostojen ja kansioiden jakaminen | Ei mitään | Käytössä |
Ihmiset organisaatiosi ulkopuolisilla käyttäjillä ei ole käyttöoikeutta, ellei organisaatiosi käyttäjä aloita jotakin näistä toimista. Voit poistaa minkä tahansa näistä asetuksista käytöstä, jos et halua sallia kyseistä toimintaa organisaatiossasi.
Jos sinulla on liiketoimintaprosesseja tai vaatimuksia yhteistyön sallimisesta ulkoisten organisaatioiden kanssa, lue artikkeli Onboardin luotetut toimittajat yhteistyöhön Microsoft 365:ssä.
Asiakirjan, sivuston ja ryhmän jakaminen vierastilien kanssa
Tiedostojen, sivustojen ja tiimien jakaminen organisaatiosi ulkopuolisten henkilöiden kanssa käyttää vierastilejä. Vierastilit ovat Microsoft Entra-tunnuksissa oleva tilityyppi, jota hallitaan B2B Microsoft Entra yhteistyön kautta. Niiden avulla voit jakaa organisaatiosi resursseja kenen tahansa kanssa, jolla on sähköpostiosoite, mukaan lukien muiden Microsoft 365 -pilviympäristöjen käyttäjien kanssa. Voit hallita vierastilejä samalla tavalla kuin organisaatiosi käyttäjiä. Useimmat yhteistyöominaisuudet eivät edellytä käyttöoikeutta.
Vieraat voivat käyttää vain resursseja, jotka jaat heidän kanssaan erikseen.
Jos vieraalla on työpaikan tai oppilaitoksen tili toisessa organisaatiossa tai Microsoft-tili, hän voi kirjautua sisään tavallisella käyttäjänimellään ja salasanallaan. Jos heillä on erityyppinen tili , kuten Gmail-tili, he voivat kirjautua sisään käyttämällä kertakirjautumiskoodia, joka lähetetään hänen sähköpostiosoitteeseensa.
Asiakkaiden kanssa voit tehdä seuraavaa:
- Kutsu heidät Microsoft 365 -ryhmiin, tiimeihin tai SharePoint-sivustoihin, joissa he voivat tehdä yhteistyötä organisaatiosi henkilöiden kanssa.
- Jaa yksittäinen tiedosto tai kansio, jota he voivat tarkastella tai muokata, sen mukaan, mitä käyttöoikeuksia annat heille.
Lisätietoja yhteistyöstä vieraiden kanssa Microsoft 365:ssä on seuraavissa viittauksissa:
Lisätietoja Microsoft 365:n määrittämisestä yhteistyötä varten vieraiden kanssa on seuraavissa viittauksissa:
Jaetut kanavat
Jaetut kanavat ovat Teams-kanavatyyppi, jonka avulla voit jakaa ryhmän ulkopuolisten henkilöiden kanssa, mukaan lukien muiden Microsoft 365 -organisaatioiden käyttäjien kanssa. Vaikka jaetut kanavat ovat oletusarvoisesti käytössä Teamsissa, ulkoinen yhteistyö jaettujen kanavien kanssa on oletusarvoisesti poissa käytöstä. Ulkoinen yhteistyö jaettujen kanavien kanssa käyttää Microsoft Entra B2B:n suoraa yhteyttä, jonka avulla voit lisätä ihmisiä muista Microsoft 365 -organisaatioista Teams-kanaviin ilman vierastilin luomista.
Jaetuilla kanavilla on tietty etu vierastileihin verrattuna siinä mielessä, että ne eivät vaadi ulkoisia osallistujia vaihtamaan tiliä Teams-työpöytäasiakkaassa tai kirjautumaan sisään organisaatioosi. He voivat käyttää tavallista työpaikan tai oppilaitoksen tiliä ja käyttää kanavaa suoraan.
Kanavien jakaminen organisaatiosi ulkopuolisten henkilöiden kanssa edellyttää, että sekä organisaatiosi että ulkoinen organisaatiosi määrittävät organisaatiosuhteet Microsoft Entra B2B Direct Connectissa.
Lisätietoja Microsoft 365:n määrittämisestä ulkoiseen yhteistyöhön jaettujen kanavien kanssa on seuraavissa viittauksissa:
Ulkoinen keskustelu ja kokoukset
Organisaatiosi käyttäjät voivat keskustella, lisätä käyttäjiä kokouksiin ja käyttää ääni- tai videoneuvotteluja Teamsissa ulkoisten Microsoft 365 -organisaatioiden käyttäjien kanssa. Oletusarvoisesti organisaatiosi käyttäjät voivat viestiä näillä tavoilla kaikkien muiden Microsoft 365 -toimialueiden kanssa. muiden organisaatioiden Ihmiset voivat viestiä käyttäjien kanssa näillä tavoilla, jos he tietävät käyttäjän sähköpostiosoitteen. Voit sallia tai estää tietyt toimialueet tai estää kaikki toimialueet, jos haluat poistaa ominaisuuden käytöstä.
Voit myös antaa organisaatiosi käyttäjien viestiä organisaatiosi ulkopuolisten henkilöiden kanssa, jotka käyttävät Teams-tilejä, joita organisaatio ei hallitse, sekä Skype for Business (online- ja paikallinen) ja Skype-käyttäjät.
Vierastilejä ei käytetä osana ulkoista keskustelua ja kokouksia. Ulkoiset osallistujat pysyvät kirjautuneina organisaatioonsa tai Skypeen ja voivat viestiä suoraan organisaatiosi henkilöiden kanssa. He eivät voi käyttää tiimejäsi tai kanaviasi.
Lisätietoja Microsoft 365:n määrittämisestä ulkoisia keskusteluja ja kokouksia varten on seuraavissa viittauksissa:
Anonyymi kokousliitos
Ihmiset organisaation ulkopuolelta voivat liittyä kokouksiin seuraavilla tavoilla:
Jos käyttäjä on kirjautunut organisaatioosi vierastilillä, hän liittyy kokouksiin vieraana.
Jos organisaatio on kirjautunut sisään eri organisaatioon työpaikan tai oppilaitoksen tilillä ja molemmat organisaatiot luottavat toisiinsa ulkoisessa käytössä tai ovat osa pilvien välistä kokousyhteyttä, ne liittyvät kokouksiin ulkoisena osallistujana.
Jos käyttäjä ei ole vieras tai ulkoinen osallistuja, hänen on liityttävä kokouksiin nimettömästi.
Jos anonyymi liitosasetus on käytössä organisaatiossasi, anonyymit käyttäjät voivat liittyä kokoukseen heille jaetulla kokouslinkillä (esimerkiksi kokouskutsun linkillä). Heitä kehotetaan antamaan valitsemansa näyttönimi, kun he liittyvät kokoukseen anonyymisti. Aula-asetuksista riippuen anonyymi käyttäjä voidaan hyväksyä automaattisesti kokoukseen tai lisätä aulaan, jossa kokouksen järjestäjä (tai kokouksen osallistujat, joilla on esittäjän rooli) voi sallia tai estää kokouksen käytön.
Anonyymien käyttäjien henkilöllisyyttä ei voi tarkistaa ennen kokousta, sen aikana tai sen jälkeen.
Voit hallita anonyymien käyttäjien mahdollisuutta liittyä kokouksiin organisaation tasolla ja kokouskäytäntöasetusten avulla. Lisätietoja anonyymin liittymisen määrittämisestä kokouksia varten on kohdassa Anonyymin osallistujan teams-kokousten käyttöoikeuksien hallinta.
Todentamaton tiedoston ja kansion käyttö
Microsoft 365:ssä Teamsin, SharePointin ja OneDriven tiedostot ja kansiot voidaan jakaa todentamattomien linkkien tai Kuka tahansa-linkkien avulla. Kuka tahansa linkki antaa jaetun kohteen käyttöoikeuden kaikille, joilla on linkki. Kuka tahansa linkki voidaan jakaa muiden kanssa, jolloin kyseiset henkilöt voivat käyttää tiedostoa tai kansiota.
Ihmiset, jotka käyttävät Kuka tahansa-linkkiä, ei tarvitse todentaa eikä käyttöoikeuksia voida valvoa. Tiedostojen ja kansioiden omistajat voivat kumota käyttöoikeuden milloin tahansa poistamalla linkin.
Teamsin jaetun kanavan sivuston tiedostojen kanssa ei voi käyttää linkkejä.
Lisätietoja anonyymin tiedoston ja kansioiden jakamisesta on seuraavissa viittauksissa:
Pilvien välinen jakaminen ja kokoukset
Voit tehdä yhteistyötä muiden Microsoft Azure -pilviympäristöjen (kuten Microsoft Azure Commercialin ja Microsoft Azure Government) käyttäjien kanssa seuraavilla tavoilla:
Pilvien välinen vieraskäyttö : voit jakaa tiedostoja, sivustoja ja tiimejä muissa Microsoft Azure -pilviympäristöissä toimivien organisaatioiden kanssa.
Pilvienväliset kokoukset : voit tavata muiden Microsoft Azure -pilviympäristöjen henkilöitä todennetulla kokouskokemuksella, joka ei edellytä vierastilejä.
Molemmat asetukset edellyttävät, että otat yhteydet käyttöön toiseen pilviympäristöön ja määrität organisaatiosuhteen tiettyyn organisaatioon, jonka kanssa haluat tehdä yhteistyötä.
Lisätietoja pilvienvälisen vieraskäyttöoikeuden määrittämisestä on kohdassa Yhteistyön tekeminen muiden Microsoft 365 -pilviympäristöjen vieraiden kanssa.
Jos haluat lisätietoja pilvienvälisten kokousten määrittämisestä, lue ohjeartikkeli Muiden Microsoft 365 -pilviympäristöjen henkilöiden tapaamiset.
Monenlaiset organisaatiot
Jos organisaatiosi hallitsee useita Microsoft 365 -vuokraajia, voit määrittää Microsoft 365:ssä useita organisaatioita helpottamaan yhteistyötä ja resurssien käyttöä vuokraajien välillä. Usean käyttäjän organisaatiot synkronoivat käyttäjät vuokraajien välillä käyttämällä Microsoft Entra B2B-yhteistyökäyttäjiä. Uuden Microsoft Teams -työpöytäsovelluksen avulla käyttäjät voivat etsiä käyttäjiä muista vuokraajista, saada reaaliaikaisia ilmoituksia kaikilta monen organisaation vuokraajilta sekä osallistua keskusteluihin, kokouksiin ja puheluihin kaikissa vuokraajissa ilman, että heidän tarvitsee vaihtaa vuokraajaa.
Lisätietoja usean organisaation määrittämisestä on artikkelissa Microsoft 365:n useiden organisaatioiden palvelupaketti ja useiden organisaatioiden määrittäminen Microsoft 365:ssä.
Aiheeseen liittyviä artikkeleita
Johdanto tiedostojen yhteiskäyttöön Microsoft 365:ssä
Tiedostojen yhteiskäyttö SharePointissa Microsoft 365:lla
Rajoita organisaatioita, joissa käyttäjillä voi olla vierastilejä
Hallitse, kuka voi ohittaa kokouksen aulan Microsoft Teamsissa