Määritä Microsoft 365 Copilot – järjestelmänvalvojan opas
Microsoft 365 Copilot on tekoälypohjainen tuottavuustyökalu, joka käyttää suuria kielimalleja. Se integroituu tietoihisi Microsoft Graphin ja Microsoft 365 -sovellusten avulla.
Se toimii yhdessä suosittujen Microsoft 365 -sovellusten kanssa, esimerkiksi Wordin, Excelin, PowerPointin, Outlookin ja Teamsin kanssa. Copilot tarjoaa reaaliaikaista älykästä apua, jonka avulla käyttäjät voivat parantaa luovuuttaan, tuottavuuttaan ja taitojaan.
Tässä artikkelissa annetaan järjestelmänvalvojille ohjeita organisaation valmistelemiseen Microsoft 365 Copilot varten. Se kattaa perustavan toteutuksen ja valmiuden toiminnot, käyttöoikeudet ja vaiheet turvallisen ja vaatimustenmukaisen käyttöönoton varmistamiseksi.
Ennakkovaatimukset
Tässä artikkelissa käytetään seuraavia hallintakeskuksia. Nämä hallintakeskukset edellyttävät tiettyä roolia tämän artikkelin tehtävien suorittamiseksi.
- Microsoft 365 -hallintakeskus: Roolit vaihtelevat tehtävän suorittamisen mukaan. Jos haluat lisätietoja rooleista, lue ohjeartikkeli Microsoft 365 -hallintakeskuksen usein käytetyistä rooleista.
- SharePoint-hallintakeskus: kirjaudu sisään SharePoint-järjestelmänvalvojana.
- Microsoft Purview -portaali: Rooleja on eri sen mukaan, mikä tehtävä on suoritettava. Lisätietoja on ohjeaiheissa:
Sinulla on oltava asianmukainen palvelupaketti, jotta voit ostaa Microsoft 365 Copilotin.
Microsoft 365 Copilot -käyttöoikeuksia on saatavilla lisäosina muihin käyttöoikeustilauksiin. Saat lisätietoja ohjeartikkelissa Microsoft 365 Copilotin käyttöoikeuksien ymmärtäminen.
Voit ostaa Microsoft 365 Copilot -käyttöoikeuksia Microsoft 365 -hallintakeskuksessa (Laskutus>Osta palveluita), Microsoft-kumppaneilta tai Microsoft-asiakastiimiltä.
Joidenkin tässä artikkelissa kuvattujen ominaisuuksien, kuten Microsoft Purview'n ja SharePointin kehittyneen hallinnan, käyttäminen saattaa edellyttää lisää käyttöoikeuksia.
Lisätietoja on ohjeaiheissa:
Jos haluat tarkastella Microsoft 365 -sovelluksen vaatimuksia, katso Microsoft 365 Copilot vaatimukset.
Valmiustoiminnot
Jotta siirtyminen Microsoft 365 Copilot olisi sujuvaa, järjestelmänvalvojien olisi toteutettava seuraavat valmiustoimet:
- Testiympäristön määrittäminen Luo testiympäristö, jossa on tarvittavat käyttöoikeudet määritysten ja testiskenaarioiden vahvistamiseen.
- Pilottikokeilun suorittaminen Suorita pilottikoe tietyllä käyttäjäryhmällä mahdollisten ongelmien tunnistamiseksi ja palautteen keräämiseksi.
- Viestintäsuunnitelman kehittäminen Luo viestintäsuunnitelma, joka kertoo käyttäjille tulevista muutoksista ja tarjoaa heille tarvittavat resurssit ja tuen.
- Tarkista ehdolliset käyttöoikeuskäytännöt Varmista, että ehdolliset käyttöoikeuskäytännöt on määritetty oikein. Microsoft 365 Copilot tukee vuokraajatason ehdollisia käyttöoikeuskäytäntöjä SharePoint Onlinessa. Lisätietoja on artikkelissa Ehdollinen käyttöoikeus.
- SharePoint-haun ja lisähallintakäytäntöjen tarkistaminen SharePoint advanced Managementin (SAM) avulla voit hallita sisällön käyttöä, estää ylijakamisen ja hallita sisällön elinkaarta. Yksityiskohtaiset ohjeet ovat artikkelissa Valmistautuminen Microsoft 365 Copilot SharePoint advanced Managementin (SAM) avulla. Harkitse myös rajoitetun SharePoint-haun käyttöönottoa arkaluontoisen sisällön löydettävyyden rajoittamiseksi. Lisätietoja on artikkelissa Microsoft 365 Copilot käyttöönottosuunnitelman sisäisten ylijakamiseen liittyvien huolenaiheiden käsitteleminen.
- Verkon yhteensopivuuden varmistaminen Tarkista ja varmista, että verkkosi täyttää Microsoft 365 Copilot palveluiden vaatimukset. Lisätietoja on artikkelissa Microsoft 365 Copilot verkkovaatimukset.
Suojaustoimet
Jotta Microsoft 365 Copilot voidaan varmistaa turvallinen ja yhteensopiva ympäristö, on tärkeää toteuttaa vankkoja suojaustoimenpiteitä. Tämän tärkeimpiä osia ovat monimenetelmäinen todentaminen, valvontaloki ja luottamuksellisten tietojen rajoittaminen. Nämä mittarit suojaavat luvatonta käyttöä vastaan ja tarjoavat näkyvyyttä käyttäjän ja järjestelmänvalvojan toimiin.
Monimenetelmäinen todentaminen
Monimenetelmäinen todentaminen (MFA) on kriittinen suojaustoimenpide, joka edellyttää, että käyttäjät antavat vähintään kaksi tarkistustekijää, jotta he voivat käyttää resurssia, kuten sovellusta tai verkkotiliä. Monimenetelmäisen todentamisen toteuttaminen auttaa suojaamaan luvatonta käyttöä vastaan ja parantaa organisaatiosi tietojen suojausta. Lisätietoja on artikkelissa Microsoft Entra monimenetelmäinen todentaminen.
Monimenetelmäinen todentaminen
- Monimenetelmäisten todentamisen ottaminen käyttöön kaikille käyttäjille Varmista, että monimenetelmäinen todentaminen on käytössä kaikille organisaatiosi käyttäjille. Tämä voidaan tehdä Microsoft 365 -hallintakeskus kautta. Lisätietoja on artikkelissa Monimenetelmäinen todentamisen määrittäminen Microsoft 365:lle.
- Määritä ehdolliset käyttöoikeuskäytännöt Määritä ehdollisten käyttöoikeuskäytäntöjen avulla monimenetelmäinen todentaminen käyttäjän riskin, sijainnin ja laitteen yhteensopivuuden perusteella. Opetusohjelma on artikkelissa Suojatun käyttäjän kirjautumistapahtumat, joissa Microsoft Entra monimenetelmäinen todentaminen.
- Käyttäjien kouluttaminen Tarjoa koulutusta ja resursseja, joiden avulla käyttäjät voivat ymmärtää monimenetelmäisen todentamisen merkityksen ja käyttää sitä tehokkaasti.
Valvontaloki
Valvontaloki on välttämätön seuranta- ja valvontatoiminnoille Microsoft 365 -ympäristössäsi. Se auttaa järjestelmänvalvojia havaitsemaan mahdolliset tietoturvatapaukset ja vastaamaan niihin sekä varmistamaan, että sääntelyvaatimuksia noudatetaan. Lisätietoja on artikkelissa Valvonnan kirjaamisen ja seurannan yleiskatsaus.
Valvontalokin toteuttamisen vaiheet
- Ota yhdistetty valvontaloki käyttöön Ota yhdistetty valvontaloki käyttöön Microsoft Purview -yhteensopivuusportaali, jotta voit siepata kaikki käyttäjän ja järjestelmänvalvojan toimet.
- Valvontalokin säilytyksen määrittäminen Määritä säilytyskäytännöt sen varmistamiseksi, että valvontalokit säilytetään vaaditun ajanjakson ajan organisaatiosi yhteensopivuustarpeiden mukaan.
- Valvonta- ja tarkistuslokit Valvontalokeja valvotaan ja tarkastellaan säännöllisesti epäilyttävien toimien tai mahdollisten tietoturvauhkien tunnistamiseksi.
Luottamuksellisten tietojen rajoittaminen Copilotista
Voit suojata arkaluonteisia tietoja Microsoft 365 Copilot käyttöönoton ja käytön aikana tunnistamalla, arvioimalla ja lieventämällä ylijakamisriskejä seuraavien ohjeiden avulla. Nämä mittarit auttavat ylläpitämään tietoturvaa ja vaatimustenmukaisuutta organisaatiossasi:
- Tunnista suosituimmat sivustot ja arvioi ylijakaminen Vie 100 eniten käytettyä sivustoa SharePoint-hallintakeskuksesta ja suorita SharePointin laajennetun hallinnan (SAM) käyttöoikeustilaraportti. Lisätietoja on artikkelissa Suojaa oletusarvoisesti Microsoft Purview'ssa ja suojaa ylijakamiselta.
- Myönnä copilot-käyttöoikeus suosituille, pieniriskisiin sivustoihin Ristiviittaus SAM:n ja Microsoft Purview Data Security Posture Managementin (DSPM) ylijakamistilan arviointiin sadalla parhaalla käytetyllä sivustolla.
- Ota käyttöön ennakoiva valvonta ja suojaus Poista kaikki paitsi ulkoiset käyttäjät (EEEU) käytöstä vuokraajatasolla ja ota Purview Audit käyttöön Copilot-vuorovaikutuksen toiminnan valvomiseksi. Lisätietoja on artikkelissa Luottamuksellisten tietojen suojaaminen Microsoft Purview'lla.
- Käyttöoikeuksien hallinnan ja otsikoiden käyttöönotto Aloita SAM Access -tarkistus kaikille sivustoille, jotka ovat ylijakavia ja joissa SAM-käyttöoikeuksien valvonta on käytössä liiketoiminnan kannalta tärkeissä sivustoissa. Lisätietoja on artikkelissa Valmistautuminen Microsoft 365 Copilot SharePoint advanced Managementin (SAM) avulla.
Yksityiskohtaiset ohjeet ovat artikkelissa Microsoft 365 Copilot käyttöönottosuunnitelman sisäisten ylijakamiseen liittyvien huolenaiheiden käsitteleminen.
Käytön aloittaminen ja käyttöönotto
Vaihe 1 – Sovelluksen tietosuojan tarkistaminen
✅ Tarkista Microsoft 365 -sovellusten tietosuoja-asetukset
Microsoft 365 -sovellusten tietosuoja-asetukset voivat vaikuttaa Microsoft 365 Copilot -ominaisuuksien käytettävyyteen. Varmista, että käyttäjät voivat käyttää Copilot-ominaisuuksia, tarkistamalla Microsoft 365 -sovellusten tietosuoja-asetukset.
Lisätietoja on artikkelissa Microsoft 365 Copilot ja yhdistettyjen käyttökokemusten tietosuojan hallinta.
Vaihe 2 – Arvioi tietohallinnon kypsyyttä ja tietosuojan hallintaa
✅ Microsoft 365 Copilot optimoinnin arvioinnin käyttäminen
Ennen kuin otat Microsoft 365 Copilot käyttöön, on tärkeää arvioida organisaatiosi tietojen hallinnan kypsyyttä ja tietosuojan hallintaa. Tämä voidaan tehdä suorittamalla Microsoft 365 Copilot optimoinnin arviointi. Määritä arvioinnin tulosten perusteella polku eteenpäin varmistaaksesi, että organisaatiosi on valmis Copilot-käyttöönottoa varten.
Vaihe 3 - Päivitä kanavat
✅ Päivitä sovellukset nykyisen kanavan tai kuukausittaisen yrityskanavan avulla
Microsoft 365 Copilot noudattaa Microsoft 365 -sovellusten vakiokäytäntöä käyttöönotossa ja päivityksissä. Se on käytettävissä kaikilla päivityskanavilla yritysten puolivuosittaista kanavaa lukuun ottamatta.
Vaihtoehdot:
Tuotantokanavia ovat Ajantasainen kanava ja Kuukausittainen kanava yrityksille.
Ajantasainen kanavan tarjoaa käyttäjille uusimmat Microsoft 365 -sovellusominaisuudet heti, kun ne ovat valmiita. Se tarjoaa parhaan käyttökokemuksen Copilotin kaltaiselle nopeasti kehittyvälle tuotteelle.
Kuukausittainen yrityskanava tarjoaa enemmän ennustettavuutta sille, milloin nämä uudet Microsoft 365 -sovellusominaisuudet julkaistaan kuukausittain. Se on hyvä vaihtoehto organisaatioille, jotka haluavat vahvistaa uudet ominaisuudet ennen niiden julkaisua ajantasaiselle kanavalle.
Esikatselukanavia ovat Ajantasainen kanava (esikatselu) ja Beetakanava.
Esikatselukanavat ovat erinomainen vaihtoehto tuotteen vahvistamiseksi, ennen kuin se otetaan käyttöön koko organisaatiossa. Lisätietoja on artikkelissa Yleiskatsaus päivityskanavista ja Microsoft 365 Insider -kanavista.
Voit hallita käyttäjien laitteiden kanavia useilla tavoilla. Lisätietoja on artikkelissa Microsoft 365:n päivityskanavan muuttaminen Copilotin käyttöön ottamiseksi.
Vaihe 4 – Microsoft 365 Copilot käyttöoikeuksien valmisteleminen
✅ Määritä Copilot-käyttöoikeudet Microsoft 365 -hallintakeskuksessa
Seuraava vaihe on määrittää käyttöoikeudet, jotta käyttäjät voivat aloittaa Copilotin käytön. Voit hallita Microsoft 365 Copilot -käyttöoikeuksia Microsoft 365 -hallintakeskuksessa. Voit määrittää käyttöoikeuksia yksittäisille käyttäjille tai käyttäjäryhmille sekä määrittää käyttöoikeuksia uudelleen muille käyttäjille.
- Jos haluat käyttää käyttöoikeuksien hallintaa Microsoft 365 -hallintakeskuksessa, valitse Laskutus>Käyttöoikeudet.
Kun käyttöoikeuksia määritetään, Copilot näytetään Microsoft 365 -sovelluksissa (esimerkiksi Wordissa ja Excelissä). Käyttäjät voivat käyttää Copilotia kirjautumalla sovellukseen työpaikan tai oppilaitoksen tilillään. Lisäksi tiedoston on oltava muokattavissa (ei vain luku-tilassa).
Lisätietoja on ohjeaiheissa:
- Ota Copilot käyttöön organisaatiossasi kohdassa Ota Microsoft 365 Copilot käyttöön käyttäjille.
- Voit myös määrittää käyttöoikeuksia käyttäjäryhmille Azure-hallintakeskuksessa tai määrittää käyttöoikeuksia käyttäjille PowerShellin avulla. Lisätietoja on artikkelissa Microsoft 365 -käyttöoikeuksien määrittäminen käyttäjille.
Vaihe 5 – Määritä Copilotin asetukset
✅ Määritä lisää Copilot-ominaisuuksia
Valitsemalla Microsoft 365 -hallintakeskus>Copilot löydät lisää Copilot-ominaisuuksia, joista on hyötyä järjestelmänvalvojille, sekä asetuksia, joista voi olla hyötyä organisaatiollesi.
Voit toimia seuraavasti:
- Voit tarkistaa Copilot-käyttöoikeusmääritysten tilan.
- Voit tarkastella Copilotin uusimpia tietoja.
- Voit hallita tietojen suojauksen ja vaatimustenmukaisuuden toimintoja.
- Voit lähettää palautetta käyttäjien puolesta.
- Voit määrittää laajennuksia ja oikeuksia.
- Voit ottaa verkkotiedot käyttöön Copilotin tueksi.
Lisätietoja on artikkelissa Microsoft 365 Copilot asetusten hallinta.
Vaihe 6 – Käyttöönotto joillekin käyttäjille ja käyttöönoton mittaaminen
Kun olet valmis määrittämään Copilot-käyttöoikeuksia käyttäjillesi, voit noudattaa kolmea vaihetta:
- Pilottikoe: Käyttöoikeuksien määrittäminen pienelle käyttäjäryhmälle käyttöönoton testaamista ja palautteen keräämistä varten.
- Käyttöönotto: Määritä käyttöoikeuksia suurelle käyttäjäryhmälle.
- Toiminta: Valvo käyttöä ja käyttöönottoa ja tee tarvittaessa muutoksia.
Lisätietoja näistä vaiheista ja mahdollisista toimista, joita voit suorittaa kussakin vaiheessa, on Microsoftin käyttöönottosuunnitelmassa, jossa käsitellään Microsoft 365 Copilot ylijakamista.
Lentäjä
✅ Ensimmäisten käyttäjien ryhmän luominen
Microsoft 365 Copilotia voi käyttää monin eri tavoin eri Microsoft 365 -hyötysovelluksissa. Käyttäjät voivat hyödyntää sen tuomaa lisäarvoa monin eri tavoin.
Luo ensimmäisten käyttäjien ryhmä käyttöönoton edistämiseksi. Tämä ryhmä voi auttaa sinua ymmärtämään, miten käyttäjät käyttävät Copilotia ja miten siitä on heille hyötyä.
Tunnista organisaatiosi eri yritysryhmistä käyttäjiä, jotka käyttävät olemassa olevia Microsoft 365 -ominaisuuksia paljon. Voit valita käyttäjiä tähän ryhmään tarkastelemalla käyttötietojaMicrosoft 365 -hallintakeskuksessa.
Määritä näille käyttäjille Microsoft 365 Copilot -käyttöoikeudet ja perehdytä heidät Microsoft 365 Copilot -käyttöönottokeskuksen resurssien avulla. Sieltä löytyy esimerkiksi käyttäjien perehdytyspaketti.
Kun nämä käyttäjät tulevat sinuiksi Copilotin kanssa, heidän pitäisi osata kertoa siitä, miten he käyttävät sitä parhaiten ja missä se on heille arvokkain. Tällä tavalla heistä tulee tuotteen puolestapuhujia, jotka voivat auttaa muita organisaatiosi käyttäjiä Copilotin käyttöönotossa.
Nämä aikaisen vaiheen käyttäjät voivat paremmin puhua vertaisilleen organisaatiossa ja kontekstualisoida Copilotin arvoa parhaiten tarpeidensa mukaan. Tämä kehys tarjoaa myös IT-osastoille skaalattavan tavan käsitellä kysymyksiä näiden aikaisen vaiheen käyttäjien kanssa. Tämän ansiosta saat luotua organisaatioosi oman asiantuntijatiimin.
Lisätietoja käyttöönoton edistämisestä löytyy Microsoft 365 Copilot -käyttöönottokeskuksesta.
Käyttöönotto
✅ Copilot-käyttöoikeuksien täydellinen käyttöönotto kaikille organisaation käyttäjille
Jos haluat ottaa Copilot-käyttöoikeudet käyttöön kaikille organisaatiosi käyttäjille, toimi seuraavasti:
- Microsoft 365 -hallintakeskus avulla voit määrittää käyttöoikeuksia yksittäisille käyttäjille tai käyttäjäryhmille tarpeiden mukaan.
- Varmista, että kaikille käyttäjille on määritetty asianmukaiset käyttöoikeudet, ennen kuin aloitat Copilotin käytön. Tämä varmistaa, että kaikki voivat käyttää tarvitsemiaan ominaisuuksia ja osallistua täysin Copilot-kokemukseen.
Tämän vaiheen aikana saatat myös haluta:
- Keskity estämään ylijakaminen rajoittamalla ulkoista jakamista, rajoittamalla tiettyjen tiedostojen tai kansioiden käyttöä ja määrittämällä hälytyksiä, jotka ilmoittavat epätavallisesta toiminnasta. Lisätietoja on artikkelissa Sivuston hallinta, käyttöoikeudet ja jakaminen sivuston omistajille.
- Luottamuksellisuustunnisteiden avulla voit luokitella ja suojata arkaluonteisia tietoja. Näiden tunnisteiden avulla voit salata luottamuksellisia tietoja sisältäviä tiedostoja automaattisesti tai rajoittaa luottamuksellisiksi merkittyjen tiedostojen käyttöä. Lisätietoja on artikkelissa Luottamuksellisuustunnisteiden käytön aloittaminen.
Toimia
✅ Hanki merkityksellisiä tietoja ja kartoita käyttäjien asenteita
Jos haluat mitata Copilotin vaikutusta organisaatioosi, käytä Viva Insights Copilot-koontinäyttöä ja hallintakeskuksen Microsoft 365 -käyttöraportteja. Nämä työkalut tarjoavat organisaatiojohtajille ja IT-päätöksentekijöille merkityksellisiä tietoja valmiudesta, käyttöönotosta, vaikutuksista ja käyttäjien asenteiden käytöstä.
Lisätietoja on ohjeaiheissa:
- Avaa Viva Insightsin Microsoft Copilot -koontinäyttö (esiversio)
- Lue lisätietoja Viva Insightsin Microsoft Copilot -koontinäytöstä (esiversio)
- Microsoft 365 -raportit hallintakeskuksessa – Microsoft 365 Copilot -käyttö
- Microsoft 365 -raportit hallintakeskuksessa – Microsoft 365 Copilot valmius
Copilot ja yrityksen tietojen suojaus
Tietoturvan parantamiseksi ota käyttöön yrityksen tietojen suojaus (EDP) Copilotissa kaikille organisaatiosi käyttäjille. Toimi seuraavasti:
- Kirjaudu sisään Copilotiin Käytä kopiointitoimintoa copilot.microsoft.com ja varmista, että yrityksen tietojen suojaus on käytössä.
- Tarkista dokumentaatio Tarkista Microsoft 365 Copilot dokumentaatiosta Enterprise Data Protection varmistaaksesi, että EDP on käytettävissä ja määritetty oikein käyttäjillesi.