Projektin laskuehdotusten hallinta
Käytetään: Project Operationsin resursseihin ja ei-varastoitaviin perustuvissa skenaarioissa
Laskutusosasto voi käsitellä projektilaskuehdotuksia, kun seuraavat kaksi ehtoa täyttyvät:
- Projektipäällikkö vahvistaa proformalaskun Microsoft Dataversessä.
- Kaikki proformalaskuun sisältyvät ajan ja materiaalin laskuttamattomat myyntitapahtumat kirjataan Dynamics 365:n Project Operations -integroinnin kirjauskansioon.
Viimeistele projektilaskuehdotus Dynamics 365 Financessa seuraavien vaiheiden mukaisesti.
- Tarkista aika- ja materiaalitapahtumien laskutustiedot ja kirjaa Project Operations -integroinnin kirjauskansioon.
- Tarkista kiinteähintaisten laskutuksen välitavoitteiden laskutustiedot.
- Projektin laskuehdotusten tarkistaminen ja muotoileminen.
- Projektin laskujen kirjaaminen ja tulostaminen.
Laskutustietojen hallinta Project Operationsin integroinnin kirjauskansion avulla
Projektin kirjanpitäjä tarkistaa ja kirjaa Financeen projektin todelliset arvot, jotka luodaan Dataversessä. Lisätietoja integroinnin kirjauskansioiden käyttämisestä on ohjeaiheessa Project Operationsin integroinnin kirjauskansio.
Toteutuneet kustannukset ja laskuttamattomat toteutuneet myyntisummat lisätään integroinnin kirjauskansioon erillisinä riveinä:
- Toteutuneiden kustannusten yksikkökustannushinta ja kustannussumma saadaan oletuksena Dataversen projektin toteutuneesta kustannustapahtumasta.
- Laskuttamattomien myyntitapahtumien yksikkökustannushinta ja myyntisumma saadaan oletuksena Dataversen projektin toteutuneesta laskuttamattomasta myyntitapahtumasta.
Laskutuksen arvonlisävero
Laskutuksen arvonlisäverolaskelma määräytyy Laskutuksen arvonlisäveroryhmä- ja Laskutusnimikkeen arvonlisäveroryhmä -kenttien yhdistelmästä laskuttamattomassa myyntitietueessa Project Operationsin integroinnin kirjauskansiossa. Järjestelmä määrittää nämä kenttien oletusarvot Talous-välilehden asetusten perusteella (Projektinhallinta- ja kirjanpitoparametrit -sivulla).
Arvonlisäveromenetelmä määrittää laskutuksen arvonlisäveroryhmän oletuslogiikan:
- Projekti: käyttää projektin laskutuksen arvonlisäveroryhmää aina oletusarvona. Voit tarkastella tai muuttaa projektin laskutuksen oletusarvonlisäveroryhmää valitsemalla Näytä oletuskirjanpito -vaihtoehdon Kaikki projektit -sivulla.
- Projektisopimus: käyttää projektisopimuksen arvonlisäveroryhmää aina oletusarvona. Voit tarkastella tai muuttaa projektisopimuksen oletusarvonlisäveroryhmää valitsemalla Näytä oletuskirjanpito -vaihtoehdon Projektisopimukset-sivulla.
- Asiakas: käyttää asiakkaan laskutuksen arvonlisäveroryhmää aina oletusarvona.
- Haku: etsii kaikista edellä mainituista entiteeteistä ja valitsee ensimmäisen käytettävissä olevan arvon. Haku alkaa Projekti-entiteetistä, sitten Projektisopimus-entiteetistä ja lopuksi Asiakas-entiteetistä.
Nimikkeen arvonlisäveromenetelmä määrittää laskutusnimikkeen arvonlisäveroryhmän oletuslogiikan:
- Aika-, kulu- ja maksutapahtumatyypeissä laskutusnimikkeen arvonlisäveroryhmä tulee aina oletusarvona Projektiluokka-entiteetistä.
- Materiaalitapahtumatyypeissä laskutusnimikkeen arvonlisäveroryhmä tulee oletuksena Nimikkeen arvonlisäveromenetelmä -asetuksesta, joka määritetään kohdassa Projektinhallinta- ja kirjanpitoparametrit. Nimikenumero tulee oletuksena Julkaistu tuote -entiteetin nimikkeen arvonlisäveroveroryhmästä. Luokkaa tulee oletuksena Projektiluokka-entiteetin nimikkeen arvonlisäveroveroryhmästä.
Taloushallinnon dimensiot
The financial dimensions for unbilled sales records in the Project Operations -integroinnin -kirjauskansion laskuttamattoman myynnin tietueiden talousdimensiot tulevat oletuksena Projekti -entiteetistä. Talousdimensioita voi tarkastella ja muuttaa valitsemalla Jaa summat. Jos laskuttamattoman myyntitietueen talousdimensioita on muutettava integroinnnin kirjauskansion kirjaamisen jälkeen, mutta ennen kuin proformalasku vahvistetaan, valitse Kaikki projektit>Hallitse>Kirjatut tapahtumat, valitse tapahtuma ja valitse sitten Prosessi>Kirjanpidon oikaisu.
Valuuttakurssit
Laskuttamattoman tapahtuman valuuttaa Dataversessä käytetään tapahtumavaluuttana Financessa, ja se muunnetaan yrityksen kirjanpitovaluutaksi käyttämällä Financessa määritettyjä valuuttakursseja.
Projektisopimus voi edellyttää, että sopimuksen elinkaaren aikana käytetään vakiokurssia. Joissakin tapauksissa sopimus- tai säännösvaatimukset voivat edellyttää kiinteähintaista sopimusta. Kiinteää vaihtokurssia käytetään, kun määritetyssä valuutassa olevat myyntisummat muunnetaan yrityksen kirjanpitovaluutan myyntikirjauksia varten.
Kiinteän valuuttakurssin ominaisuuden yleiskatsaus
10.0.41-versiosta alkaen Ota käyttöön projektiin kiinteän valuuttakurssin sopimukset resurssi- tai ei-varastoitaville käyttöönotoille -ominaisuus on käytettävissä tukemaan tätä vaatimusta. Kun tämä ominaisuus on otettu käyttöön, Rahoitus ja toiminnot -arkkitehtuurin Projektisopimukset-sivun toimintoruudussa on painike, jonka avulla voidaan määrittää kiinteähintainen sopimus. Lisäksi voit määrittää myyntivaluutan, valuuttakurssin ja valinnaisen viitesopimusnumeron, jos haluat ottaa käyttöön kiinteän hintasopimuksen.
Jos tietyn projektisopimuksen kiinteää hintasopimusta ei ole määritetty, järjestelmä käyttää oletusarvoisesti yritystä varten määritettyä vaihtokurssia.
Seuraavia asiakirjoja voi käyttää kiinteähintaisten sopimusten kanssa:
- Päiväkirjat
- Aikamerkinnät
- Materiaalin käyttölokit
- Välitavoitteet ja ennakkomaksut
- Kulut
- Kuluraportit
- Toimittajan laskut
- Arviot, kuten tunnit, aika ja materiaalit
Muistiinpano
Jos projektissa, jolla on aiemmin luotuja tapahtumia, otetaan käyttöön kiinteä valuuttakurssi, aiemmin luodut integrointikirjauskansiorivien tai odottavien projektilaskujen luonnokset alkavat käyttää uutta hintaa.
Esimerkkiskenaario
Contoso sijaitsee Yhdysvalloissa ja käyttää Yhdysvaltain dollaria (USD) laskentavaluuttana. Se toimittaa projektia Coho Winerylle, joka sijaitsee Yhdistyneessä kuningaskunnassa. Ison-Britannian puntaa (GBP) käytetään palvelusopimuksen myyntivaluuttana. GBP–USD-valuuttakurssit vaihtelevat säännöllisesti välillä 1,2–1,4. Tämän vuoksi yritykset sopivat 1,25:n kiinteästä hinnasta liiketoiminnassaan palvelusopimuksen ja projektin keston ajaksi.
Project Operationsissa on luotu projektisopimus. Tässä projektisopimuksessa määritetään kiinteähintainen sopimus, jossa käytetään GBP-valuuttaa ja jonka valuuttakurssi on 1,25. Contoso määrittää aika- ja materiaaliprojektin, jossa on aikaa ja kuluja, jotka kerryttävät tuottoa kesken olevan työn (WIP) talousmerkintöjen luomista varten.
Projektissa tehtävät luodaan eri projektin vaiheiden suunnitelmiin. Julia Funderburk suorittaa ensimmäisen tehtävän, vaatimusmäärityksen. Tämän tehtävän arvioitu kesto on seitsemän tuntia. Voit avata Kaikki projektit -sivun rahoitus- ja toimintainfrastruktuurissa, valita projektin ja valita sitten Tuntiennusteet Toimintoruudun Suunnitelma-välilehdestä. Sivulla näkyy seitsemän tunnin ennusteen merkintä. Valitse Pääkirjanpidon esikatselu. Yleiskatsaus-välilehdessä näkyvät arvioidut kustannukset ja rivi, jonka tuotto on 2 187,50 GBP kirjaustyypille Projekti - laskutettu tuotto. Voit tarkastella myynnin erittelyä valitsemalla Yleiset-välilehden. Erittely näyttää seitsemän työtuntia ja myyntihinnan 250. Kokonaismyyntisumma 1 750 lasketaan käyttämällä valuuttakurssia 1,25.
Contoson laskentavaluutassa laskettu myyntituotto lasketaan seuraavasti:
7 tuntia × 250 GBP hinta × 1,25 valuuttakurssi = 2 187,50 USD
Kun projekti alkaa, Julia kirjaa ensimmäiset neljä työtuntiaan ensimmäiseen projektilaskuun. Hän luo 27. elokuuta neljän tunnin aikamerkinnän vaatimusmäärittelytehtävälle. Kun kirjaus on hyväksytty, se luodaan integrointikirjauskansiona väliaikaisen taulukon tuonnin seuraavan käsittelyn aikana. Integrointikirjauskansiossa näkyy kaksi riviä: yksi kustannusta ja toinen myyntiä varten. Seuraavassa taulukossa on esitetty, miltä nämä rivit näyttävät.
| Document type | Resurssin nimi | tuntia | Kustannusten summa | Myyntisumma | Myynnin valuutta | Hinnan valuuttakurssi |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Käyttö | Julia Funderburk | 4 | 480 | 0 | USD | 100 |
| Käyttö | Julia Funderburk | 4 | 0 | 1,000 | GBP | 125 |
Kustannusrivillä kustannus säilyy yrityksen valuuttana (USD). Siksi valuuttakurssia ei käytetä. Myyntirivillä hinnan vaihtokurssi vastaa kiinteää vaihtokurssia.
Integrointikirjauskansion kirjaus tuottaa seuraavat kohteet:
- Projektin kustannuksen kirjaaminen
- Kirjaus projektiin – KET – myyntiarvo
- Tulo projektin jaksotettuun tuottoon keskeneräistä työtä varten käyttäen kiinteää vaihtokurssia
| Account | Name | Summa tapahtuman valuuttana | Summa kirjanpitovaluuttana | Valuuttakurssi | Kirjaustyyppi |
|---|---|---|---|---|---|
| 600300 | Palkanlaskennan kohdistus | -480 | -480 | 1 | Projekti - palkanlaskennan kohdistus |
| 540100 | Projektin kustannus - Työ | 480 | 480 | 1 | Projekti - kustannus |
| 161300 | KET - myyntiarvo | 1,000 | 1,250 | 1.25 | Projekti - KET - myynnin arvo |
| 420200 | Jaksotettu tuotto | -1 000 | -1 250 | 1.25 | Projekti - jaksotettu tuotto |
Kun laskuehdotus luodaan, siinä on yksi rivi neljälle tuntille myyntihintaan 250. Kokonaismyyntimäärä on 1 000 GBP. Asiakaslasku on valuutassa GBP.
Laskuehdotuksen julkaisemisen tulos on asiakaslasku, jossa on seuraavat nimikkeet:
- Käännös projektiin – KET – myyntiarvo
- Käännös projektin jaksotettuun tuottoon keskeneräistä työtä varten käyttäen kiinteää vaihtokurssia
- Laskutettavan tuoton kirjaus käyttämällä kiinteää vaihtokurssia
- Asiakkaan saldon kirjaus käyttämällä kiinteää vaihtokurssia
4 tuntia × 250 GBP hinta × 1,25 valuuttakurssi = 1 250 GBP
| Account | Name | Summa tapahtuman valuuttana | Summa kirjanpitovaluuttana | Valuuttakurssi | Kirjaustyyppi |
|---|---|---|---|---|---|
| 161300 | KET - myyntiarvo | -1 000 | -1 250 | 1.25 | Projekti - KET - myynnin arvo |
| 420200 | Jaksotettu tuotto | 1,000 | 1,250 | 1.25 | Projekti - jaksotettu tuotto |
| 411100 | Tuotto – työ | -1 000 | -1 250 | 1.25 | Projekti – laskutettu tuotto |
| 130100 | Myyntireskontra | 1,000 | 1,250 | 1.25 | Asiakkaan saldo |
Laskutuksen välitavoitteiden taloudellisten määritteiden hallinta
Kiinteähintaista laskutustapaa käyttävät projektisopimusrivit laskutetaan kiinteähintaisten välitavoitteiden kautta. Projektin kirjanpitäjä voi tarkistaa laskutuksen välitavoitteet Financessa valitsemalla Projektinhallinta ja kirjanpito>Kaikki projektit>Hallitse>Tilitapahtumat.
Laskutuksen arvonlisävero
Arvonlisäveroryhmä- ja Nimikkeen arvonlisäveroryhmä -arvojen oletusarvot saadaan asetuksista, kun uusi laskutuksen välitavoite luodaan Dataversessä. Järjestelmä määrittää nämä kenttien oletusarvot Talous-välilehden asetusten perusteella (Projektinhallinta- ja kirjanpitoparametrit -sivulla).
Arvonlisäveromenetelmä määrittää laskutuksen arvonlisäveroryhmän oletuslogiikan:
- Projekti käyttää projektin laskutuksen arvonlisäveroryhmää aina oletusarvona. Voit tarkastella tai muuttaa projektin oletusarvonlisäveroryhmää valitsemalla Näytä oletuskirjanpito -vaihtoehdon Kaikki projektit -sivulla.
- Projektisopimus käyttää projektisopimuksen arvonlisäveroryhmää aina oletusarvona. Voit tarkastella tai muuttaa projektisopimuksen oletusarvonlisäveroryhmää valitsemalla Näytä oletuskirjanpito -vaihtoehdon Projektisopimukset-sivulla.
- Asiakas käyttää asiakkaan laskutuksen arvonlisäveroryhmää aina oletusarvona.
- Haku: etsii kaikista tämän luettelon entiteeteistä ja valitsee ensimmäisen käytettävissä olevan arvon. Haku alkaa Projekti-entiteetistä, sitten Projektisopimus-entiteetistä ja sitten Asiakas-entiteetistä.
Kiinteähintaisen välitavoitteen nimikkeen arvonlisäveroryhmää käytetään oletusarvona laskutuksen välitavoitteen Nimikkeen arvonlisäveroryhmä -kentässä. Kirjanpitäjä voi tarkastella ja muokata tätä arvoa Asiakastapahtumat-sivulla. Järjestelmä käyttää asiakastapahtuman arvoa luodessaan projektilaskun ehdotusriviä.
Taloushallinnon dimensiot
Kiinteähintaisen laskutuksen välitavoitteen taloushallinnon oletusdimensiot määritetään projektisopimusriveillä. Siirry kohtaan Projektisopimukset>Näytä oletuskirjanpito ja valitse Sopimusrivit-välilehdessä hinnan sopimusrivi, ja määritä sitten taloushallinnon dimensioarvot, joita haluat käyttää oletusarvoina.
Projektin kirjanpitäjä voi muokata laskun välitavoitteiden arvonlisäveron ja taloushallinnon dimensiotietoja, kunnes projektilaskuehdotus on luotu.
Projektin laskuehdotusten luominen
Projektilaskuehdotuksia voi tarkastella Projektinhallinta ja kirjanpito -moduulin kohdassa Projektilaskut>Projektilaskuehdotukset.
Projektilaskuehdotuksen otsikko luodaan Financessa, kun proformalasku vahvistetaan Dataversessä. Täsmäytyksen helpottamiseksi järjestelmä määrittää Financen projektilaskun ehdotusnumeroksi saman numeron kuin proformalaskun tunnus Dataversessä. Koska proformalaskuja ei välttämättä vahvisteta samassa järjestyksessä kuin ne on luotu, projektilaskuehdotusten numerojärjestyksen Financessa on mahdollistettava numerojen muuttaminen pienemmäksi tai suuremmaksi. Määritä numerojärjestykset seuraavien vaiheiden mukaisesti:
Siirry Financessa kohtaan Organisaation hallinta>Numerojärjestykset>Numerojärjestykset.
Valitse Alue-suodattimessa Projektit.
Valitse Viite-suodattimesta Laskuehdotus.
Käytä Yritys-kenttää suodattaaksesi jokaisen yrityksen, jolla on käytössä Project Operations Dataverse -integrointi.
Avaa numerojärjestyksen tiedot. Määritä Yleiset-välilehdessä seuraavat arvot:
- Salli käyttäjän muutokset: numeron pienentäminen = Kyllä
- Salli käyttäjän muutokset: numeron suurentaminen = Kyllä
Järjestelmä lisää projektilaskun ehdotusrivit käyttämällä kausittaista prosessia Tuo valmistelutaulukosta (Projektinhallinta ja kirjanpito>Kausittainen>Project Operations -integrointi>Tuo valmistelutaulukosta). Voit tehdä tämän joko manuaalisesti tai kausittaisen aikataulun avulla. Järjestelmä ei lisää rivejä laskuehdotusasiakirjaan, ennen kuin kaikki rivit ovat valmiita laskutettavaksi. Aika- ja materiaalitapahtumat ovat valmiita laskutettaviksi vain, jos ne kirjataan Project Operationsin integroinnin kirjauskansiolla.
Laskuehdotusten muotoileminen ja tulostaminen
Projektin kirjanpitäjä voi mukauttaa projektin laskun tulostetta käyttämällä Laskuehdotuksen muotoilu -sivua ja tulostushallintaominaisuuksia.
Laskuehdotusten muotoilu
Laskuehdotusten muotoilu -sivu mahdollistaa mukautettujen tapahtumaryhmien näyttämisen asiakkaan projektilaskussa.
Valitse Projektilaskuehdotus-sivulla Tulosta>Laskuehdotuksen muotoilu.
Valitse Uusi, jos haluat luoda uuden ryhmittelyn projektilaskun tulostetta varten.
Valitse Erittely/yhteenveto-kentässä ryhmittelyasetukset:
- Valitse Erittely, jos haluat tulostaa asiakaslaskun tapahtuman tarkat tiedot.
- Valitse Yhteenveto, jos haluat tulostaa asiakaslaskun tapahtuman yhteenvedon.
Huomautus
Erittely/yhteenveto-kentässä Laskuehdotuksen muotoilu -sivulla tehty valinta laskun erittelyn tai yhteenvedon tulostamisesta korvaa Laskun muoto -kentässä Laskuehdotukset-sivulla tehdyn valinnan.
- Valitse tähän osaan sisällytettävät tapahtumarivit Käytettävissä olevat tapahtumat -välilehdessä ja valitse sitten Sisällytä tapahtumat siirtääksesi ne Valitut tapahtumat -välilehteen.
- Voit muuttaa osien järjestystä valitsemalla Siirrä ylöspäin ja Siirrä alaspäin.
- Valitse Tulostuksen esikatselu, jos haluat esikatsella muotoiltua laskua.
Tulostuksen hallinta
Tulostuksen hallinta käyttää erilaisia raporttitiedostoja laskun tulostamiseen, kohteiden määrittämiseen ja laskun alatunnistetekstin mukauttamiseen. Tulostuksen hallinnan voi määrittää moduulitasolla, mutta nämä asetukset voidaan ohittaa tietylle asiakkaalle, palvelusopimukselle tai laskuehdotukselle. Jos haluat käyttää tätä toimintoa Projektilaskuehdotus-sivulla, valitse Tulosta>Tulostuksen hallinta.
Tulostuksen hallinnan asetukset näkyvät puunäkymänä, jossa jokaisella solmutasolla näkyy muutettavissa olevat asiakirjat. Voit delegoida mukautettuja tulosteita moduuli-, asiakas-, palvelusopimus- tai laskuehdotusasiakirjatasolla. Jos haluat muokata alkuperäistä asiakirjan tulostetta, laajenna haluamasi solmu ja valitse Alkuperäinen nimike. Valitse Raportin muoto -kentässä tulostuksessa käytettävä raportin muoto. Voit käyttää mukautettuja raportin muotoja Business Document Management -kehyksen avulla.
Laskuehdotusten kirjaus
Kun lasku on tarkistettu ja muokattu ja laskuehdotuksen rivit ovat hyväksyttävät, tarkista laskun kokonaissummat ja arvonlisävero. Valitse Tiedot-ryhmästä Summat ja kirjaa sitten lasku valitsemalla Kirjaa.
Jos haluat tarkastella laskua ennen kirjausta, poista Kirjaus-valintaruudun valinta. Proforma tulostetaan laskuun merkkinä esimerkkilaskusta. Tulosta lasku valitsemalla Tulosta lasku -valintaruutu.
Laskuehdotus-sivun lisäksi laskuehdotukset voi kirjata myös suorittamalla kausittaisen työn Laskuehdotusten kirjaus. Tämä työ löytyy kohdasta Projektinhallinta ja kirjanpito>Kausittainen>Projektilaskut>Laskuehdotusten kirjaus.
Tällä sivulla näkyvät kaikki laskuehdotukset, jotka ovat valmiita kirjattaviksi. Voit aikatauluttaa laskuehdotusten kirjauksen valitsemalla Erä. Aseta erän käsittelyparametriksi Kyllä ja määritä erän käsittelyn toistuminen valitsemalla Toistuminen.