Project Operationsin integroinnin kirjauskansio

Käytetään: Project Operationsin resursseihin ja ei-varastoitaviin perustuvissa skenaarioissa

Aika-, kulu- ja materiaalimerkinnät luovat todellisia tapahtumia, ja nämä tapahtumat ovat operatiivinen näkymä projektin perusteella suoritetusta työstä. Microsoft Dynamics 365 Project Operationsin avulla kirjanpitäjät saavat työkalun, jolla he voivat tarkistaa tapahtumia ja oikaista kirjanpitomääritteitä tarvittaessa. Kun tarkistus ja oikaisut on tehty, tapahtumat kirjataan projektin alakirjanpitoon ja pääkirjanpitoon. Kirjanpitäjä voi suorittaa näitä aktiviteetteja käyttämällä Project Operationsin integraatio -kirjauskansiota (Dynamics 365 Financessa Projektinhallinta ja kirjanpito>Kirjauskansiot ja valitse Project Operations -integraatio -kirjauskansio).

Tietueiden luominen Project Operationsin integroinnin kirjauskansiossa

Project Operationsin integroinnin kirjauskansion tietueet luodaan kausittaisella Tuo valmistelutaulukosta -prosessilla. Tämä prosessi suoritetaan valitsemalla Financessa Projektinhallinta ja kirjanpito>Kausittainen>Project Operationsin Integrointi>Tuo valmistelutaulukosta. Prosessin voi suorittaa vuorovaikutteisesti tai sen voi määrittää suoritettavaksi taustalla tarpeen mukaan.

Jaksottaisen prosessin suorittamisen aikana löydetään sellaiset todelliset arvot, joita ei ole vielä lisätty Project Operationsin integroinnin kirjauskansioon. Kullekin todelliselle tapahtumalla luodaan kirjauskansion rivi. Järjestelmä ryhmittelee kirjauskansiorivit erillisiin kirjauskansioihin, jotka perustuvat Kausiyksikkö Project Operationsin integraatiokirjauskansio -kentässä valittuun arvoon Financen Projektinhallinta ja kirjanpitoparametrit -sivun Project Operations – Dynamics 365 Customer Engagement -välilehdessä (Projektinhallinta ja kirjanpito>Määritys>Projektinhallinta ja kirjanpitoparametrit). Tämän kentän mahdollisia arvoja:

• Päivät: Todelliset arvot ryhmitetään tapahtumapäivän mukaan. Kullekin päivälle luodaan oma kirjauskansio.
• Kuukaudet: Todelliset arvot ryhmitetään kalenterikuukauden mukaan. Kullekin kuukaudelle luodaan oma kirjauskansio.
• Vuodet: Todelliset arvot ryhmitetään kalenterivuoden mukaan. Kullekin vuodelle luodaan oma kirjauskansio.
• Kaikki: Kaikki todelliset tapahtuvat sisältyvät samaan integroinnin kirjauskansioon. Jos kirjauskansio ei käytettävissä, kun kausittainen prosessi suoritetaan, esimerkiksi sen vuoksi, että kirjauskansio on kirjaamassa tapahtumia, uusi kirjauskansio luodaan.

Kirjauskansion rivit luodaan projektin todellisten arvojen perusteella. Seuraavassa luettelossa on muutamia tärkeitä oletus- ja muunnossääntöjä:

• Kullakin projektin todellisella tapahtumalla on rivi Project Operationsin integroinnin kirjauskansiossa. Ajan ja materiaalin laskutustyypin kustannukset ja laskuttamattomat myyntitapahtumat näytetään erillisillä riveillä.

• Päivämäärä-kenttä ilmaisee tapahtumapäivän. Kirjanpitopäivämäärä-kenttä ilmaisee päivämäärän, jolloin tapahtuma kirjattiin kirjanpitoon. Jos kirjanpitopäivämäärä on suljetulla tilikaudella ja parametri Määritä kirjauspäivä automaattisesti avoimeen kirjanpidon kauteen -parametri on määritetty Projektinhallinnan ja kirjanpidon parametrit -sivun Rahoitustoiminta-välilehdessä, järjestelmä oikaisee tapahtumapäivämäärän seuraavan avoimen kirjanpitokauden ensimmäiseen päivään.

• Tosite-kentässä on jokaisen todellisen tapahtuman tositenumero. Tositenumerosarja määritetään Projektinhallinnan ja kirjanpidon parametrit -sivun Numerosarjat-välilehdessä. Kullekin riville määritetään uusi numero. Kun tosite on kirjattu, kustannusten ja laskuttamattoman myyntitapahtuman suhdetta voi tarkastella valitsemalla Liittyvät tositteetTositetapahtuma-sivulla.

• Luokka-kenttä ilmaisee projektitapahtuman ja oletusarvot liittyvän projektin todellisen arvon tapahtumaluokan perusteella.

  • Jos Tapahtumaluokka määritetään projektin todellisessa arvossa ja annetussa yrityksessä on liittyvä projektiluokka, luokan oletusarvona on tämä projektiluokka.
  • Jos tapahtumaluokkaa ei ole määritetty projektin toteutuneissa arvoissa, järjestelmä käyttää Projektiluokan oletukset -kentässä määritettyä arvoa Project Operations – Dynamics 365 Customer Engagement-välilehdessä Projektinhallinnan ja kirjanpidon parametrit -sivulla.

• Resurssi-kenttä ilmaisee tähän tapahtumaan liittyvän projektiresurssin. Resurssia käytetään viitteenä projektin laskuehdotuksissa asiakkaille.

• Valuuttakurssi-kentän oletusarvo tulee Financessa määritetystä Valuutan vaihtokurssi -arvosta. Jos vaihtokurssimääritys puuttuu kausittainen Tuo valmistelusta -prosessi ei lisää tietuetta kirjauskansioon ja työn suorituslokiin lisätään virhesanoma.

• Rivin ominaisuus -kenttä ilmaisee laskutustyypin projektin todellisissa arvoissa. Rivin ominaisuuden ja laskutustyypin yhdistämismääritys määritetään Project Operations – Dynamics 365 Customer Engagement -välilehdessä Projektinhallinta ja kirjanpitoparametrit -sivulla.

Project Operationsin integroinnin kirjauskansion riveillä voidaan päivittää vain seuraavat kirjanpitomääritteet:

• Laskutuksen arvonlisäveroryhmä ja Laskutusnimikkeen arvonlisäveroryhmä
• Taloushallinnon dimensiot (Jaa summat -toimintoa käytettäessä)

Integrointikirjauskansion rivejä voi poistaa. Vaikka integrointikirjauskansion rivejä voi poistaa, kirjaamattomat rivit lisätään kuitenkin kirjauskansioon uudelleen, kun kausittainen Tuo valmistelusta -prosessi suoritetaan uudelleen.

Project Operations -sovelluksen integrointikirjauskansion kirjaaminen

Kun integroinnin kirjauskansio kirjataan, projektin alakirjanpito- ja kirjanpitotapahtumat luodaan. Niitä käytetään myöhemmin asiakkaan laskutuksessa, tuloutuksessa ja taloushallinnon raportoinnissa.

Valittu Project Operationsin integrointikirjauskansio voidaan kirjata käyttämällä Project Operationsin integrointikirjauskansion sivun Kirjaa-kohtaa. Kaikki kirjauskansiot voidaan kirjata automaattisesti suorittamalla prosessi kohdassa Jaksoittaiset>Project Operationsin integrointi>Kirjaa Project Operationsin integrointikirjauskansio.

Kirjaus voidaan tehdä vuorovaikutteisesti tai eränä. Kaikki kirjauskansiot, joissa on yli 100 riviä, kirjataan automaattisesti eränä. Jos useita rivejä sisältävät kirjauskansiot on kirjattu eränä hyvän suorituskyvyn takaamiseksi, ota käyttöön Kirjaa Project Operationsin integrointikirjauskansio käyttämällä useita erätehtäviä -ominaisuus Ominaisuuksien hallinta -kohdassa.

Kaikkien kirjausvirheitä sisältävien rivien siirto uuteen kirjauskansioon

Huomautus

Jos haluat käyttää tätä ominaisuutta, ota käyttöön Siirrä kaikki kirjausvirheitä sisältävät rivit uuteen Project Operationsin integrointikirjauskansioon -ominaisuutta Ominaisuuksien hallinta -työtilassa.

Tämä ominaisuus auttaa parantamaan Project operations -integrointikirjauskansion käyttökokemusta. Kun kaksoiskirjaus on käytössä, kaksoiskirjaamisen ajoitusongelmat ja määritysongelmat eivät enää estä kelvollisia kirjauksia. Kun Project Operationsin integrointikirjauskansioon kirjataan, järjestelmä tarkistaa kirjauskansion jokaisen rivin. Se kirjaa kaikki rivit, joissa ei ole virheitä, ja luo uuden kirjauksen kaikille riveille, joissa on kirjausvirheitä.

Voit tarkastella kirjauksia, joissa on virherivejä valitsemalla Projektinhallinta ja kirjanpito>Kirjauskansiot>Project Operations -integrointikirjauskansio ja suodattamalla kirjauskansioluettelo Alkuperäinen kirjauskansio -kentän avulla. Seuraavassa kuvassa näkyy esimerkki, jossa Project operations -integrointikirjauskansio -sivun kirjaukset on suodatettu tällä tavalla.

Jos kausittainen erätyö on määritetty kirjaamaan päiväkirjaan, kirjausta yritetään uudelleen. Jos ajoitusongelma on korjattu, kirjauskansiot kirjataan. Voit tutkia muut kirjauskansiot manuaalisesti tarkistamalla lokit ja ryhtymällä tarvittaviin toimiin.

Varoitus- ja virhesanomia sisältävien integrointipäiväkirjarivien käsittely

Jos määrityksissä on ongelmia tai kirjauksen aikana ilmenee muita ongelmia, järjestelmä kirjaa ongelman kuvaamiseksi varoituksen tai virheen. Tapahtuma säilyy integrointipäiväkirjassa, jotta se voidaan kirjata myöhemmin.

Ota integrointipäiväkirjan käsittelyparannukset käyttöön -ominaisuus on käytettävissä versiossa 10.0.37, ja sitä suositellaan kaikille asiakkaille. Tämä toiminto estää kilpailuehtovirheen. Se estää järjestelmää yrittämästä jatkuvasti kirjata integrointikirjauskansioita, jotka epäonnistuvat, kunnes määritysongelma on ratkaistu.

Kun tämä ominaisuus on käytössä, uudet tilat näkyvät integrointikirjauskansiorivillä päiväkirja ja niitä käytetään kirjauksen ohjaamiseen. Tämä ominaisuus optimoi myös kirjaamisen, jotta työt voidaan jakaa useisiin säikeisiin. Tämä ominaisuus riippuu Siirrä kaikki rivit, joilla on kirjausvirheitä, uuteen päiväkirjaan -toiminnosta. Lisäksi on suositeltavaa ottaa käyttöön Kirjaa Project Operationsin integrointipäiväkirja käyttäen useita erätehtäviä -toiminto.

Tämä ominaisuus sisältää parannetun prosessin, jossa kirjaustapahtumia yritetään ja rivit, joilla ei ole virheitä, kirjataan onnistuneesti. Jos ilmenee virheitä, tämä tapahtumien alijoukko siirretään uuteen integrointipäiväkirjaan, päiväkirja otsikon ja rivien tilana on Virhe. Järjestelmä ei yritä uudelleen julkaista tapahtumia, joissa on virhe, ennen kuin taustalla oleva ongelma on korjattu, otsikko päivitetään ja rivi tulee takaisin luonnostilaan. Yleisiä esimerkkejä taustalla olevista ongelmista ovat suljettu kirjanpitokausi ja virheellinen taloushallinnon dimensio, joka ei kelpaa tilirakenteessa. Kun taustalla oleva ongelma on korjattu, käyttäjä valitsee integrointipäiväkirjan rivillä tai integrointipäiväkirjan otsikossa Päivitä luonnokseen, jotta tapahtumat voidaan merkitä uudelleen käsiteltäviksi.

Rivin tila	Description	Miten käyttäjä voi korjata virheen
Luonnos	Rivi on luonnostilassa, kuten se oli ennen kuin uusi Ota integrointipäiväkirjan käsittelyparannukset käyttöön -toiminto oli otettu käyttöön. Rivin voi kirjata.
Error	Yhdellä tai useammalla päiväkirjarivillä on virhe eikä otsikkoa voi kirjata.	Palauta luonnokseksi voidaan suorittaa.
Käsittely	Rivi on käsittelytilassa, ja se siirretään pian kirjattu-tilaan. Jos rivi on käsittelytilassa pitkään, tapahtui todennäköisesti virhe. Käyttäjä voi palauttaa rivin manuaalisesti luonnostilaan.	Palauta luonnokseksi voidaan suorittaa.
Kirjattu	Rivi on kirjattu, eikä lisätoimintoja tarvita.
Peruuttamaton	Rivillä on virhe, jota järjestelmä ei voi kirjata. Tukilippu saatetaan tarvita. Tämä virhe tulisi ilmetä vain tapahtumille, jotka olivat olemassa ennen ominaisuuden käyttöönottoa.
Virheelliset toteutuneet arvot	Rivillä on virhe, jota ei voi kirjat Dataversesta puuttuvien toteutuneiden arvojen vuoksi. Tukilippu saatetaan tarvita.

Otsikon tila	Description	Miten käyttäjä voi korjata virheen
Luonnos	Otsikko on luonnostilassa, koska sitä ei ole vielä kirjattu.
Käsittely	Otsikko on käsittelytilassa, ja se siirretään pian kirjattu-tilaan.	Palauta luonnokseksi voidaan suorittaa.
Kirjattu	Otsikko on kirjattu, eikä lisätoimintoja tarvita.
Error	Yhdellä tai useammalla päiväkirjarivillä on virhe eikä otsikkoa voi kirjata. Käyttäjä voi palauttaa otsikon manuaalisesti luonnostilaan ja yrittää sitten kirjata uudelleen.	Palauta luonnokseksi voidaan suorittaa.

Tapahtumat käsittelytilassa

Integrointipäiväkirjarivit voivat säilyä käsittelytilassa pitkään, ja ne on ehkä palautettava. Jos tapahtumat näkyvät odottavassa tilassa ja on kulunut 24 tuntia tai järjestelmänvalvoja on tarkistanut, että integrointipäiväkirjaa varten ei ole käynnissä vuorovaikutteista tai eränä suoritettavaa kirjausprosessia, tilaa ei todennäköisesti päivitetty oikein. Käyttäjät voivat palauttaa tilan manuaalisesti luonnostilaan valitsemalla integrointipäiväkirjarivillä Päivitä luonnokseksi.

Muita parannuksia 10.0.38-versiossa

Tässä on joitakin muita parannuksia, jotka on tehty tässä alueessa 10.0.38-versiossa:

• Voit valita useita rivejä, kun käytät integrointiotsikoita.
• Uusi, valinnainen Rajoita integrointipäiväkirjarivejä otsikkoa kohden -parametri antaa joustavamman hallinnan kirjaukseen. Kun parametri on poistettu käytöstä, oletusarvon mukaan käytössä on 200 riviä. Voit suurentaa tai pienentää parametrin arvoa tarpeen mukaan. Pienentämällä arvoa lyhennät päiväkirjan kirjaamiseen tarvittavaa aikaa.
• Lisää suodattimia projektien integrointipäiväkirjan kirjauksen erätyöhön -ominaisuus lisää oletussuodattimia, joiden avulla käyttäjät voivat määrittää kauden alkamispäivän, päiväkirjanumeron tai alkuperäisen päiväkirjanumeron erätyösuodattimessa. Nämä suodattimet ovat hyödyllisiä, kun sinulla on tapahtumia, jotka edellyttävät asetusten tai määritysten muutoksia, ennen kuin ne voidaan kirjata. Nyt voit välttää kirjaamisen, kunnes ongelma on korjattu.