Julkisen sektorin laskutusluokat ja laskutuskoodit
Tässä artikkelissa on tietoja siitä, miten julkisen sektorin organisaatiot voivat käyttää laskutusluokituksia ja laskutuskoodeja vapaatekstilaskujen hallintaan.
Laskutusluokat
Laskutusluokilla ryhmitetään samankaltaiset vapaatekstilaskut yhteen käsittelyä ja tarkastelua varten. Esimerkiksi kuljetustoimisto saattaa vuokra tilaa kullakin kuljetuskuljetuksella pienille kahvikaupoille ja muille toimittajille. Luomalla vuokralle laskutusluokituksen toimisto voi automaattisesti käyttää samoja maksuehtoja ja käyttää kaikille vuokrasopimuksille samaa maksukehotusjärjestystä. Toimisto voi myös tarkastella kaikkien vuokrasopimusten laskuja yhdessä, vaikka vuokralla ei olisi samoja taloushallinnon dimensioita. Laskutusluokitukset sisältävät seuraavat tiedot:
- Laskutusluokituskoodi (enintään 15 aakkosnumeerista merkkiä)
- Kuvaus (enintään 60 merkkiä)
- Maksuehdot
- Korkotiedot
- Laskun numeron numerosarja
- Hyvityslaskujen numerosarja
- Maksukehotusten numerosarja
- Laskutuskoodit, jotka voidaan liittää tätä laskutusluokitusta käyttävät laskut
Laskutusluokittelujen avulla voit hallita vapaatekstilaskujen tilitysten prioriteettia. Lisätietoja on julkisen sektorin tilitysten prioriteetissa. Laskutusluokitus voi sisältää useita laskutuskoodeja, mutta kukin laskutuskoodi voidaan liittää vain yhteen laskutusluokitukseen. Kun valitset vapaatekstilaskulle laskutusluokituksen, laskulle ovat käytettävissä vain laskutusluokituksessa mainitut laskutuskoodit. Ennen kuin määrität laskutusluokitukset, varmista, että olet määrittänyt maksuehdot, korkokoodit, kirjausprofiilit, maksukehotussarjat, numerosarjat ja laskutuskoodit, joita aiot käyttää laskutusluokitteluissa.
Laskutuskoodit
Laskutuskoodit muodostavat määritetyn palvelu- tai kulutyypin laskutuksen arvojen ja hintojen oletusjoukon. Kullekin laskutuskoodille määritetyt arvot lisätään automaattisesti vapaatekstilaskun riville, kun laskutuskoodi valitaan. Esimerkiksi jätteidenkäsittelyosasto saattaa laskuttaa tiettyjä asiakkaita uusista konteista. Niiden laskutuskoodiksi tulisi "Uusi kontti", joka sisältää näiden konttien laskutustiedot. Kun osasto luo vapaatekstilaskun ja valitsee laskuriviltä "Uusi kontti" -laskutuskoodin, laskutuskoodin oletusarvot syötetään automaattisesti. Laskutuskoodit sisältävät seuraavat tiedot:
- Laskutuskoodi (enintään 10 aakkosnumeerista merkkiä)
- Kuvaus (enintään 60 merkkiä; tämä tulostetaan laskuun)
- Voimaantulopäivä ja vanhenemispäivämäärä
- Arvonlisäverotiedot
- Korkotiedot
- Kirjanpidollinen jako
- Hintatiedot
- Projektitiedot (jos otetaan käyttöön Myyntireskontra-parametrit-sivulla)
- Mukautetut kentät
Yleensä laskutuskoodin oletusarvoja voidaan muuttaa vapaatekstilaskussa. Voit kuitenkin määrittää laskutuskoodin sallimaan tai estämään tiettyjen kenttien muutokset. Lisätietoja on julkisen sektorin vapaatekstilaskuissa. Laskutuskoodit voidaan liittää myös kirjausmäärityksiin. Kun laskurivillä käytetään laskutuskoodia, kirjanpitoon kirjattaessa käytetään laskutuskoodiin liittyvää kirjausmääritystä. Lisätietoja kirjausmäärityksistä on julkisen sektorin kirjausmäärityksissä.
Mukautetut kentät
Voit luoda laskutuskoodien mukautettuja kenttiä. Näitä kenttiä käytetään tiettyihin laskutusmaksuihin liittyvien tietojen keräämiseen. Esimerkiksi kaupungin rehun valvontaosasto voi tallentaa mukautettujen kenttien avulla elukkatyypin ja sen edellisen kerran, kun se on viimeksi vanhentunut. Koska liität laskutuskoodeihin mukautettuja kenttiä, luo mukautetut kentät ennen laskutuskoodien luontia. Mukautettuja kenttiä on kuusi erilaista. Voit määrittää minkä tahansa mukautetun kentän oletusarvon. Oletusarvoja voidaan muuttaa vapaatekstilaskussa.
- Valuutta – Valuuttakentät hyväksyvät vain numeroita, joissa on kaksi desimaalia. Voit määrittää kentän vähimmäis- ja enimmäisarvot.
- Desimaali– Desimaalikentät hyväksyvät vain desimaalilukuja, joissa on neljä desimaalia. Voit määrittää kentän vähimmäis- ja enimmäisarvot.
- Teksti – Tekstikentissä voi olla mitä tahansa tekstiä, ja kaikki niihin syötetyt tiedot tulkitaan tekstiksi. Kentän enimmäispituus voidaan määrittää.
- Kokonaisluku– Kokonaislukukentät hyväksyvät vain kokonaislukuja. Voit määrittää kentän vähimmäis- ja enimmäisarvot.
- totuusarvo – totuusarvo kentät sallivat kyllä/ei-valintoja.
- Päivämäärä – Päivämääräkentät hyväksyvät vain päivämäärät. Päivämäärä tallennetaan kk/pp/vvvv.
Onko luokitteluissa käytettävä laskutusluokitteluja?
Vaikka laskutusluokitteluja ei tarvitse ottaa käyttöön, on suositeltavaa tehdä nämä luokitukset. Monet Myyntireskontra-sovelluksen julkisen sektorin ominaisuuksista ovat käytettävissä vain, kun laskutusluokitukset on otettu käyttöön. Kun olet ottanut laskuluokitukset käyttöön, laskutusluokitus on kuitenkin vapaatekstilaskujen pakollinen kenttä. Lisätietoja vapaatekstilaskujen laskutusluokitteista ja laskutuskoodeista on julkisen sektorin vapaatekstilaskuissa.
Miten laskutusluokitukset otetaan käyttöön?
Ota laskutusluokitukset käyttöön Myyntireskontran parametrit - sivulla. Valitse Yleiset-osan Myyntiasetukset-pikavälilehdessä Käytä laskutusluokitteluja. Sivut, joilla luot laskutusluokitukset ja laskutuskoodit, ovat käytettävissä, ennen kuin otat laskutusluokitukset käyttöön. Ennen kuin otat ne käyttöön, haluat määrittää kaikki laskutusluokitukset ja laskutuskoodit. Kun olet ottanut laskuluokitukset käyttöön, jokaisella vapaatekstilaskulla on oltava laskutusluokitus. Huomautus: Jos aiot käyttää laskutusluokitteluja vapaatekstilaskujen tilitysten tärkeyden määrittämiseen, laskutusmäärite on otettava käyttöön Tilityksen prioriteetti -sivulla, kun olet aktivoinut laskutusluokitukset. Lisätietoja on julkisen sektorin tilitysten prioriteetissa.
Onko luotava uudet laskutuskoodit, kun laskutushinnat muuttuvat?
Kun laskutuskoodit on päivitettävä, uusia laskutuskoodeja ei tarvitse luoda. Sen sijaan voit luoda laskutuskoodista useita versioita, joissa on voimaantulo- ja vanhentumispäivämäärät kullekin versiolle. Voimaantulopäivä alkaa käyttää päivitettyä versiota automaattisesti.
Voiko sama laskutuskoodi liittää useamman kuin yhden laskutusluokituksen?
Ei, mutta tarvitset tulokset kuitenkin jollain tavalla. Oletetaan esimerkiksi, että organisaatiossasi käytetään erillistä laskutusluokitusta kullekin osastolle. Kolme osastoa tarvitsee käyttöoikeussopimusten laskutuskoodin. Et voi liittää yhtä laskutuskoodia (License agreement) kolmeen laskutusluokitukseen, mutta voit luoda kolmen samanlaisen laskutuskoodin joukon ja liittää niistä yhden kullekin osastolle.