Julkisen sektorin ostoreskontra – yleiskatsaus
Tässä artikkelissa kuvataan ostoreskontran julkisen sektorin toimintoja, jotka on integroitu Dynamics 365 myyntireskontraan. Näitä toimintoja ovat ostotilauskoodit, kirjausmääritykset, kertatoimittajan laskutus, 1099-verolomakkeet, käteisalennukset, toimittajan todistustyypit, projektin kirjanpidon tehtävän yhteenveto, sähköiset maksut, raporttien kansi- ja allekirjoitussivut, ostotilausrivien summat ja toimittajan laskukirjauskansion sivut.
Mitkä ovat edellytykset ostoreskontran määrittämiselle julkisella sektorilla?
Ennen asetusten muokkaamisen ja tietojen syöttämisen aloittamista on suoritettava seuraavat tehtävät:
- Määrittää toimittajia
- Määritä numerojärjestelmä toimittajille, ostotilauksille ja niin edelleen.
- Päätä, mitä ostotilauskoodeja ja sanomia käytetään.
Kun olet määrittänyt edellytykset, sinun on ehkä määritettävä seuraavat ostoreskontran toiminnot:
Ostotilauskoodit julkisella sektorilla – Voit luoda koodeja ja erikoissanomia ostotilausten vahvistusta varten. Vahvistava ostotilaus ohittaa tyypillisen ostoprosessin. Voit esimerkiksi antaa suunnittelemattoman tilauksen ostohetkellä ostotilausnumeron avulla sen sijaan, että käytät asiakirjaa, joka toimitetaan ennen nimikkeen käyttöä.
Muistiinpano
Tämä koskee myös hankintaa .
Julkisen sektorin kirjausmääritykset – Kirjausmääritysten avulla voit luoda alareskontran kirjauskansion rivejä valituille kriteereille valituille tapahtumille. Positing-määritysten avulla voit esimerkiksi luoda useita tasapainoteteisia kirjanpitomerkintöjä tapahtumatyyppien, tilien ja tapahtumien asennuksiin perustuen.
Muistiinpano
Tämä koskee myös kirjanpitoa , budjetoitua ja myyntireskontraa .
Kertatoimittajat julkisella sektorilla – Kun ostotilauksen muodossa tehtyä hyväksyntää tai sopimusta ei tarvita, voit luoda nopeasti yhden laskun tai useita laskuja samalla, kun luot toimittajalle tietueen. Lisätietoja on julkisen sektorin kertatoimittajasuunnitelman kohdassa.
1099-lomakkeen yleiskatsauksen luominen julkisella sektorilla – Jos yrityksellä on liiketoimintaa Yhdysvaltojen 1099-veron kanssa, kullekin toimittajalle maksettavaa summaa on jäljitettava ja nämä tiedot on raportoittava kalenterivuoden lopussa. Julkisen sektorin organisaatioissa käytetään lomakkeita 1099-G ja 1099-S.
Muistiinpano
Tämä koskee myös hankintaa .
Julkisen sektorin lisätoiminnot
Muut osat kuvaavat ostoreskontran toimintoja, jotka ovat käytettävissä julkisella sektorilla.
- Käteisalennukset – Valitse tili, joka vastakirjataan, kun käteisalennuksia käytetään laskuissa.
- Toimittajan todistustyypit – Määritä todistustyyppi kaikkia toimittajavaatimuksia varten, joita haluat seurata.
- Ostosopimuksen tehtävän yhteenveto – Määritä yhteenvedon tiedot ostosopimukseen liittyvistä toiminnoista.
- Sähköiset maksut – Määritä elektroniset maksut toimittajille.
- Maksuraporttien kansi- ja allekirjoitussivut – Määritä, mitä tietoja maksuraportin kansi- ja allekirjoitussivuilla näkyy.
- Ostotilausrivin summat – Tarkastele ostotilauksen rivisummia sekä vielä laskutettavissa olevia summia tai odottavia laskuja.
Miten käteisalennuksia käytetään toimittajan laskuissa?
Ostoreskontra - tai Myyntireskontra-kohdassa voit valita käteisalennussivun, jota käytetään laskuissa vastakirjattaessa käteisalennuksia. Tämän voi tehdä joko aiemmin luodulle laskulle tai uudelle laskulle. Käteisalennuskoodit linkitetään asiakas- ja toimittajatileihin, ja niitä käytetään myynti- ja ostotilauksissa. Asetukset-pikavälilehden Alennuksen vastatilit -kentän avulla voit vastakirjata joko toimittajan alennustilille määritetyn päätilin tai laskurivillä määritetyn tilin.
Miten toimittajille määritetään ja määritetään todistustyyppejä?
Voit luoda ja liittää toimittajaorganisaatioita minkä tahansa tyyppisen todistustyypin, joita näillä toimittajilla on. Tähän sertifikaattiin sisältyvät ammattitunnukset, kuten ammattiinsinöörin lisenssi tai todistus Microsoft SQL Server . Todistus voi kuitenkin määrittää myös, että toimittajilla on vastuuvakuutuksessa tai vähemmistöön kuuluvilla yrityksillä tai että ne ovat erilaisten ympäristö- ja kulutusturvallisuusvaatimusten mukaisia. Todistustyyppi-sivulla voit luoda todistustyyppejä ja -kuvauksia.
Miten ostosopimustehtävän yhteenvetotietojen tarkasteleminen tai syötäminen?
Ostoreskontra - tai Hankinta-kohdassa voit käyttää Ostosopimukset-sivua, kun haluat lisätä yhteenvedon ostosopimukseen liittyvistä toiminnoista. Voit tehdä tämän joko aiemmin luodun ostosopimuksen tai uuden ostosopimuksen osalta. Esimerkkejä ovat projektin välitavoitteet, toimittajalle maksettavat suunnitellut päivämäärät ja päivämäärät, jolloin toimittajasopimuksessa luetellut nimikkeet erääntyy tarkistettavaksi.
Vihjeitä
- Voit määrittää tehtävälle yksilöivä numeron Organisaation hallinta - tai Kirjanpito-osasta Yritykset-sivulla. Kun valitset tehtävän ostosopimuksessa, numero määritetään automaattisesti.
- Voit myös määrittää ostosopimuksen yksilöivä tunnus Hankintaparametrit-sivun Numerosarjat-osassa. Kun luot ostosopimuksen, numero määritetään automaattisesti.
Miten voin määrittää sähköisiä maksuja toimittajille?
Laskun maksun voi jakaa usean toimittajan pankkitileille. Voit valita useita pankkitilejä ja kohdistaa kullekin tilille prosenttiosuuden. Valittujen tilien perusteella luodaan laskua vasten yksi tai useita avoimia tapahtumia. Voit luoda maksuja kullekin kirjauskansion riville luomatta osamaksua kullekin toimittajan pankkitilille.
Vihje
Esimerkiksi olemassa on olemassa oleva ostotilaus kohteelle $100 ja pankki A on toimittajan oletuspankkitili. Pankin A suoritustaulussa on 100 prosentin kohdistus. (Jos toimittajan oletuspankkitiliä ei ole, taulu on tyhjä.) Voit muuttaa pankin A kohdistuksen 30 prosentiksi ja lisätä sitten uuden rivin. Uudella rivillä voit valita toisen toimittajapankin, kuten Pankin B, ja uuden rivin kohdistus päivitetään automaattisesti 70 prosentiksi.
Miten maksuraporttien kansi- ja allekirjoitussivuja voi luoda ja tulostaa?
Kun luot maksuraporttiin kansi- ja allekirjoitussivuja, voit määrittää raportissa näkyvät tiedot. Näitä tietoja ovat niiden henkilöiden nimet ja tittelit, joiden on hyväksyttävä ehdotetut maksut.
Miten ostotilausrivin summien tarkasteleminen?
Voit tarkastella ostotilauksen rivisummia. Näihin summiin kuuluvat nykyinen tilattu summa sekä kaikki vastaanotetut tai laskutetut summat. Voit myös tarkastella laskutettujen summien tai odottavien laskujen summia. Vihje: tarkastelet esimerkiksi ostotilausriviä, jolla on ostoja, jotka on kirjattu kahdelle kirjanpitotilille. Yksi kirjanpitotili on nimikkeille, jotka tilataan toimittajalta toimistokalusteita varten. Toinen kirjanpitotili toimistotarvikkeita varten. Tilattu summa on sama kuin laskutettujen, odottavien laskujen ja jäljellä olevien laskujen summat. Vastaanotettu summa on osa tilattua summaa, joka on saatu toimittajalta.
Lisätietoja on seuraavissa aiheissa:
Todistustyypin lisääminen toimittajalle
Ostosopimusten käytön hallinta
Kertatoimittajan ja laskun luominen
Toimittajan todistustyypin luominen