Asiakkaiden, liidien tai muiden tietojen tuonti

Tämä artikkeli koskee Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) -versiota 9.1, jossa on käytössä vanha WWW-asiakasohjelma. Jos käytössä on Unified Interface, sovellukset toimivat samalla tavalla kuin Unified Interface mallipohjaisessa Power Appsissa. Artikkelin Power Apps -versio on täällä: Tuo tiedot

Ovatpa sitten tietosi tallennettu laskentataulukoihin, tietokantoihin tai muihin järjestelmiin, haluat todennäköisesti tuoda tiedot Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), jotta voit pysyä selvillä kaikista asiakastiedoistasi yhdessä paikassa.

Voit tuoda kaikenlaisia tietoja, kuten asiakkaat, liidit tai mahdollisuudet – jopa aktiviteetit tai palvelupyynnöt. (Erilaisia tietotyyppejä kutsutaan nimellä "tietuetyypit".) Yhteyshenkilöt saadaan yleensä sähköpostiohjelmasta. Lue lisää täältä: Lisätietoja: Yhteyshenkilöiden tuominen

Vaihe 1: Tuontitiedoston valmistelu

Ensimmäiseksi sinun on saatava kaikki tiedot yhteen tiedostoon.

Varmista, että tiedot ovat mahdollisimman täydelliset ja mahdollisimman tarkat, kun luot tuontitiedoston. Täytä kaikki puuttuvat tiedot ja varmista, että ihmisten nimet ja muut tiedot on kirjoitettu oikein.

Seuraavia tiedostomuotoja tuetaan:

• Luetteloerottimella erotetut tiedot (.csv)

• Tekstitiedosto (.txt)

• Pakattu tiedosto (.zip)

• Excel-laskentataulukko 2003 (.xml)

• Excel-työkirja (.xlsx)

  .zip-tiedostojen enimmäiskoko on 32 Mt. Muiden tiedostomuotojen enimmäiskoko on 8 Mt.

  Tippi

  Jos haluat tuoda tietoja suuria määriä, lisätietoja on kehittäjän ohjeistuksessa Tietojen tuominen.

  Voit lisätä useita tuonti tiedostoja yhteen .zip-tiedostooni ja sitten tuoda .zip-tiedoston, jolloin voit tuoda kaikki tiedostot yhdellä kertaa. Esimerkiksi jos useat myyjät kirjoittavat liidit messuilta eri laskentataulukoihin, voit kerätä ne yhdeksi .zip-tiedostoksi tuontia varten.

  Tuonti Customer Engagement (on-premises) -palveluun epäonnistuu, jos käytössä on Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) -palvelusta viety malli, johon on lisätty sarake.

Vaihe 2: suorita ohjattu tietojen tuontitoiminto

Käytä Ohjattua tietojen tuontitoimintoa, kun haluat tuoda tiedoston.

1. Siirry kohtaan Asetukset>Tietojen hallinta>Tuonnit.

2. Valitse komentopalkissa Tuo tiedot>Tuo tiedot.

3. Siirry kansioon, johon tallensit tuontitiedoston sisältävän tiedoston. Valitse tiedosto ja valitse sitten Avaa. Valitse sitten Seuraava.

   Tippi

   Voit tuoda vain yhden tiedoston kerrallaan. Jos haluat tuoda lisää tiedostoja, suorita ohjattu toiminto myöhemmin uudelleen tai lisää kaikki tuontitiedostot yhteen .zip-tiedostoon.

4. Tarkista tiedostonimi. Jos tiedosto on .xlsx, .xml, .csv, .txt tai .zip-muotoinen, varmista, että kenttien ja tietojen erottimet ovat oikein. Useimmissa tapauksissa voit hyväksyä oletuserottimet. Voit tarkistaa ne seuraavien vaiheiden avulla:

   1. Napsauta ensin Erotinasetukset ja valitse sitten merkit, joilla erotetaan sisällön kentät ja erilaiset tiedot. (Näitä merkkejä kutsutaan "erottimiksi".)

      Kenttien oletuserotin on pilkku (,). Kentissä tuetaan erottimina myös kaksoispistettä (:), puolipistettä (;) ja sarkainmerkkiä (/t).

      Esimerkki kenttäerottimesta:

      Yrityksen nimi,Osoite,Paikkakunta,Osavaltio

      Tietojen oletuserotin on lainausmerkki ("). Muita tuettuja tietojen erottimia ovat heittomerkki (') ja ei mitään.

      Esimerkkejä tietoerottimesta:

      Yrityksen nimi,Osoite

      "Fabrikam, Inc.","150 A Street"

      Muistiinpano

      XML-tiedostoissa ei käytetä erottimia, joten jos lataat XML-laskentataulukko 2003 -muotoisen tiedoston tai XML-laskentataulukko 2003 -tiedostoja sisältävän .zip-tiedoston, erotintiedot eivät ole käytettävissä.

5. Valitse Seuraava.

6. Valitse miten ohjattu toiminto määrittää, mitä kenttiä haluat käyttää tiedoissa. Lisätietoja: Tietokartan valitseminen.

   • Valitse Oletus (automaattinen yhdistämismääritys), jos haluat ohjatun toiminnon määrittävän vastaavat kentät Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) automaattisesti. Jos ohjattu toiminto ei löydä kenttää, sinun on mahdollisuus "yhdistää" itse.
     -- TAI --

   • Valitse Yhteyshenkilön ja asiakkaan yleiset tiedot, jos tuontitiedosto sisältää yhteyshenkilöt ja asiakkaat (ja yhteystiedot ovat päätietotyypit).
     -- TAI --

   • Jos organisaatiossasi on käytettävissä, valitse mukautettu tietokartta. (Näet ne luettelosta, jos ne ovat käytettävissä.)

7. Valitse Seuraava.

8. Valitse pyydettäessä Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises):n avattavassa Tietuetyypit-luettelossa tuotavat tietuetyypit, kuten Asiakas tai Liidi. Valitse sitten Seuraava.

9. Varmista, että ohjattu tietojen tuontitoiminto on yhdistänyt kaikki tuontitiedostojen tietojen osat (eli "kentät") oikeisiin Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) -kenttiin. Joudut ehkä vierittämään alaspäin, jotta näet kaikki tuontitiedoston kentät. Jos tietuetyypissä on ilmoituskuvake, yhdistä tuontitiedoston kenttä vastaavaan Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises)-kenttään.

   Yhteyshenkilöitä sisältävässä tuontitiedostossa voi olla esimerkiksi etunimi-, sukunimi- ja tehtävänimikekentät. Varmista, että nämä kentät on yhdistetty oikein vastaaviin Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises)-kenttiin.

   Jos tuontitiedostossa on kenttiä, joissa on merkintä Yhdistämättömät, siirry avattavaan Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) -kenttätyypit-luetteloon ja valitse Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) -sovelluksessa käytettävä kenttänimi. Joudut ehkä vierittämään alaspäin, jotta näet kaikki käytettävissä olevat kentät.

10. Kun olet tarkistanut kentän vastaavuusmäärityksen, valitse Seuraava.

11. Tarkasta yhteenveto ja valitse Seuraava.

12. Valitse muut tuontiasetukset. Lisätietoja: Asetusten tarkistaminen ja tietojen tuominen.

    • Jos ohjattu tietojen tuontitoiminto saa tuoda tietueiden kaksoiskappaleita, valitse Salli kaksoiskappaleet -asetukseksi Kyllä.

      Varoitus

      Useimmissa tapauksissa asetuksena kannattaisi pitää Ei, jotta tietojen kaksoiskappaleita ei tuoda.

    • Voit määrittää tietueiden omistajan valitsemalla Valitse tuotujen tietueiden omistaja -osassa Valinta-painikkeen . Valitse Valitse lisää tietueita, kirjoita henkilön nimi ja valitse sitten Lisää.

      Muistiinpano

      Miten voit päättää, kuka "omistaa" tuodut tiedot? Yleensä omistaja on vastuussa tietoihin vaikuttamisesta. Esimerkki: Jos tuontitiedosto sisältää messuilta keräämiäsi yhteyshenkilöitä ja haluat määrittää käyttäjän suorittamaan näiden yhteyshenkilöiden seurannan, valitse kyseinen henkilö omistajaksi. Jos haluat määrittää itsesi sijaan jonkun muun tuotujen tietueiden omistajaksi, käyttöoikeusroolisi on sisällettävä oikeudet luoda tietueita käyttäjälle. Jos sinulla ei ole tarvittavia käyttöoikeuksia, ohjattu toiminto määrittää sinut oletusarvoisesti tuotujen tietueiden omistajaksi.

    • Jos haluat tallentaa nämä asetukset uudelleenkäyttöä varten, anna asetuksille nimi ("tietokartta").

      Kun suoritat ohjatun tietojen tuontitoiminnon seuraavan kerran, uusi tietokartta näkyy Mukautetut tietokartat -luettelossa.

13. Valitse Lähetä.

14. Voit varmistaa, että ohjatun toiminnon käyttö onnistui, valitsemalla Tuonnit ja tarkastelemalla raporttia. Valitse muussa tapauksessa Valmis.

15. Lisätietoja kaksoiskappaleiden poistamisesta on täällä: Tietueiden asiakkuuksien, yhteyshenkilöiden tai liidien kaksoiskappaleiden yhdistäminen