Vaihekuvaus: ostojen hyväksynnän työnkulun määrittäminen ja käyttäminen

Artikkeli
10/03/2024

Voit automatisoida uusien tai muuttuneiden tietueiden hyväksymisprosessin esimerkiksi asiakirjojen, kirjausrivien ja asiakaskorttien kohdalla luomalla työnkulkuihin hyväksymisvaiheet.

Ennen kuin luot hyväksymistyönkulkuja, määritä hyväksyjä ja varahyväksyjä jokaiselle hyväksyjäkäyttäjälle. Voit myös määrittää hyväksyjille rajat niille myynti -ja ostotietueille, joita he saavat hyväksyä. Hyväksymispyynnöt ja muut ilmoitukset voidaan lähettää sähköposteina tai sisäisenä muistioina. Voit määrittää kunkin hyväksyjäkäyttäjän asetuksiin myös milloin he saavat ilmoituksia.

Huomautus

Business Centralin työnkulkutoiminnon lisäksi Business Centralissa voidaan käyttää Power Automatea määrittämää tapahtumien työnkulkua. On huomattava, että vaikka kyse on erillisistä työnkulkujärjestelmistä, jokainen Power Automatessa luotu työnkulkumalli lisätään työnkulkumallien luetteloon Business Centralissa. Lue lisätietoja kohdasta Business Centralin käyttäminen automaattisessa työnkulussa.

Voit määrittää ja käyttää työnkulkuja, jotka yhdistävät eri käyttäjien suorittamista liiketoimintaprosessin tehtäviä. Järjestelmätehtäviä (kuten automaattinen kirjaus) voidaan sisällyttää työnkulkuihin, joita käyttäjän tehtävät edeltävät tai seuraavat. Uusien tietueiden luontiin liittyvien hyväksyntöjen pyytäminen ja antaminen ovat tyypillisiä työnkulun osavaiheita. Lisätietoja kohdassa Työnkulku.

Tietoja tästä vaihekuvauksesta

Tässä vaihekuvauksessa kuvataan seuraavat tehtävät:

Hyväksyjäkäyttäjien määrittäminen
Hyväksyjäkäyttäjien ilmoitusten määrittäminen
Hyväksynnän työnkulun muokkaaminen ja ottaminen käyttöön
Hyväksynnän pyytäminen ostotilaukseen (nimellä Alicia)
Ilmoituksen vastaanottaminen ja sitten pyynnön hyväksyminen (nimellä Sean)

Taustatietoja

Sean on CRONUSin pääkäyttäjä ja luo kaksi hyväksyjäkäyttäjää. Yksi on Alicia, joka edustaa ostajaa. Toinen on hän itse edustaen Alician hyväksyjää. Sean antaa itselleen rajaton ostojen hyväksyntä oikeudet ja määrittää, että hän saa ilmoituksia sisäisenä muistiona mahdollisimman pian asian tapahtumasta. Lopuksi Sean luo pyydetyn hyväksynnän työnkulun kopioksi olemassa olevasta Ostotilauksen hyväksymisen työnkulku -mallista jättäen kaikki olemassa olevan tapahtuman ehdot ja vastausvaihtoehdot ennalleen ja sitten ottaa työnkulun käyttöön.

Sean testaa hyväksyntätyönkulkua kirjautumalla ensin Business Centraliin Aliciana ja pyytää ostotilauksen hyväksymistä. Sean sitten kirjautuu omalla tunnuksellaan, näkee huomautuksen hänen Roolikeskuksessa, seuraa linkkiä ostotilauksen hyväksymispyyntöön ja hyväksyy pyynnön.

Käyttäjät

Ennen käyttäjien ja heidän ilmoitustapansa hyväksyminen määrittämistä sinun on varmistettava, että nuo käyttäjät ovat Business Centralissa: Toinen käyttäjä viittaa Aliciaan. Toinen käyttäjä, eli sinä itse, viittaa Seaniin. Lue lisätietoja kohdasta Luo käyttäjät käyttöoikeuksien mukaan.

Hyväksynnän käyttäjien määrittäminen

Kun kirjautunut omana itsenäsi, määritä Alicia hyväksyjäkäyttäjäksi, jonka hyväksyjä sinä itse olet. Aseta hyväksyntäoikeutesi ja määritä, miten ja milloin sinulle ilmoitetaan hyväksymispyynnöt.

Määritä itsesi ja Alicia hyväksyjäkäyttäjiksi

Valitse -kuvake, kirjoita Hyväksynnän käyttäjäasetukset ja valitse sitten liittyvä linkki.
Valitse Hyväksynnän käyttäjäasetukset -sivulla Uusi-toiminto.

Huomautus

Hyväksyjä täytyy määrittää ennen kuin voit määrittää käyttäjiä, jotka tarvitsevat tämän hyväksyjän hyväksynnän. Tämä tarkoittaa sitä, että sinun on määritettävä itsesi ennen kuin voit määrittää Alician.
Voit määrittää kaksi hyväksyjäkäyttäjää täyttämällä kentät seuraavassa taulukossa kuvatulla tavalla.

Käyttäjätunnus Hyväksyjän tunnus Rajaton ostojen hyväksyntä

SINÄ Valittu

ALICIA SINÄ

Käyttäjätunnus	Hyväksyjän tunnus	Rajaton ostojen hyväksyntä
SINÄ		Valittu
ALICIA	SINÄ

Ilmoitusten määrittäminen

Tässä vaihekuvauksessa käyttäjälle ilmoitetaan sisäisellä ilmoituksella hyväksyttävistä pyynnöistä. Hyväksymisilmoituksia voidaan myös lähettää sähköpostitse, ja voit lisätä työnkulun vastausvaiheen, joka ilmoittaa lähettäjälle, kun pyyntö hyväksytään tai hylätään. Lue lisätietoja kohdasta Työnkulkuilmoitusten vastaanoton ajankohdan ja tavan määrittäminen.

Ilmoituksen saantitavan ja -ajan määrittäminen

Valitse Hyväksynnän käyttäjäasetukset -sivulla, valitse itsellesi rivi ja valitse sitten Ilmoituksen asetukset -toiminto.
Valitse Ilmoituksen asetukset -sivun Ilmoitustyyppi-kentässä Hyväksyntä.
Valitse Ilmoitusmenetelmä-kentässä Huomautus.
Valitse Ilmoituksen asetukset -sivulla Ilmoitusaikataulu-toiminto.
Valitse Ilmoitusaikataulu-sivun Toistuminen-kentässä Heti.

Hyväksymistyönkulun luominen

Luo ostotilauksen hyväksymisen työnkulku kopioimalla vaiheet Ostotilauksen hyväksymistyönkulku -mallista. Jätä ennalleen nykyisen työnkulun vaiheet ja ota työnkulku käyttöön.

Vinkki

Vaihtoehtoisesti voit lisätä työnkulun vastausvaiheen, joka ilmoittaa lähettäjälle, kun heidän pyyntönsä on hyväksytty tai hylätty. Lue lisätietoja kohdasta Työnkulkuilmoitusten vastaanoton ajankohdan ja tavan määrittäminen.

Ostotilauksen hyväksymisen työnkulun luominen ja lähettäminen

Valitse -kuvake, kirjoita Työnkulut ja valitse sitten liittyvä linkki.
Valitse Työnkulut-sivulla Toiminnot, valitse Uusi ja valitse sitten Uusi työnkulku mallista -toiminto.
Valitse Työnkulkumallit sivulla työnkulkumalli nimeltä Ostotilauksen hyväksymistyönkulku.

Uuden työnkulun avautuvalla Työnkulku-sivulla on kaikki valitun mallin tiedot. Koodi-kentän arvoon liitetään -01, joka osoittaa, että kyseessä on ensimmäinen Ostotilauksen hyväksymistyönkulku -mallista luotu työnkulku.
Kytke Työnkulku-sivun otsikossa Käytössä-valitsin päälle.

Hyväksymistyönkulun käyttäminen

Käytä uutta ostotilauksen hyväksymistyönkulkua kirjautumalla ensin Business Centraliin Aliciana ja pyydä ostotilauksen hyväksyntää. Kirjaudu sitten sisään itsenäsi, katso muistio Roolikeskuksessa, seuraa linkkiä hyväksymispyyntöön ja sitten hyväksy pyyntö.

Pyydä hyväksyntä ostotilaukseen, Aliciana

Kirjaudu sisään Aliciana.
Valitse -kuvake, kirjoita Ostotilaukset ja valitse sitten liittyvä linkki.
Avaa Myyntitilaus 106001 valitsemalla rivi.
Valitse Ostotilaus -sivulla Toiminnot, valitse Pyydä hyväksyntä ja valitse sitten Lähetä hyväksymispyyntö -toiminto.

Huomaa, että arvo Tila-kentässä on nyt Odottaa hyväksyntää.

Hyväksy ostotilaus, Seanina

Kirjaudu sisään Seanina.
Valitse roolikeskuksen Itsepalvelu-alueesta Hyväksymispyynnöt.
Valitse Hyväksymispyyntö-sivulta Alician ostotilausrivi, valitse sitten Hyväksy-toiminto.

Arvoksi Tila-kentässä Alician ostotilauksessa tulee Vapautettu.

Olet nyt määrittänyt ja testannut yksinkertaisen hyväksymisen työnkulun, joka perustuu ostotilauksen hyväksymisen työnkulun kahteen ensimmäiseen vaiheeseen. Voit helposti laajentaa tämän työnkulun kirjaamaan Alician ostotilauksen automaattisesti, kun Sean hyväksyy sen. Voidaksesi tehdä tämän, sinun on otettava käyttöön Ostolaskun työnkulku, johon vapautetun ostolaskun vastaus kirjataan. Ensin sinun täytyy muuttaa työnkulun ensimmäisessä vaiheessa tapahtuman ehto (osto)laskusta tilaukseksi.

Business Centralin yleinen versio sisältää lukuisia työnkulkumalleja sovelluskoodin tukemiin tilanteisiin. Useimmat näistä malleista ovat hyväksynnän työnkulkuihin.

Työnkulun variaatiot määritetään täyttämällä työnkulkurivien kentät tapahtumien kiinteistä luetteloista ja vastausarvot, jotka edustavat sovelluskoodin tukemia skenaarioita. Lisätietoja on kohdassa Työnkulkujen luominen.