Työnkulkuilmoitusten vastaanoton ajankohdan ja tavan määrittäminen

Työnkuluissa, jotka edellyttävät, että joku hyväksyy muutokset, on määritettävä hyväksynnän käyttäjät, jotka hyväksyvät tai hylkäävät muutokset. Voit esimerkiksi haluta jonkun hyväksyvän uudet tietueet. Tärkeä osa hyväksynnän käyttäjäasetuksia on määrittää, miten ja milloin käyttäjälle ilmoitetaan muutoksesta. Voit esimerkiksi määrittää, että hyväksynnän käyttäjä saa välittömästi sähköpostiviestin, kun joku luo uuden asiakkaan. Voit myös aikatauluttaa toimitettavat ilmoitukset esimerkiksi viikko- tai kuukausiperusteisesti.

Ihmiset voivat muuttaa ilmoitusasetuksiaan valitsemalla Muuta ilmoitusasetuksia, joka näytetään kaikissa ilmoituksissa.

Huomautus

Ilmoitukset toimitetaan vastaanottajan, ei lähettäjän, ilmoitusasetusten mukaisesti. Tämä on tärkeä ero, koska se tarkoittaa sitä, että kun joku pyytää hyväksyntää osana työnkulkua, pyyntöä ei välttämättä lähetetä heti. Sen sijaan se toimitetaan hyväksyjän ilmoitusasetuksissa määritetyn ilmoitusaikataulun mukaisesti.

Ennen kuin voit määrittää hyväksynnän käyttäjän ilmoitusasetukset, käyttäjä on määritettävä hyväksynnän käyttäjäksi. Lisätietoja kohdassa Hyväksynnän käyttäjien määrittäminen.

Huomautus

Käytettäessä sähköpostia ilmoitusmenetelmänä sähköposti on määritettävä sekä lähettäjälle että vastaanottajalle Business Centralissa. Lisätietoja kohdassa Sähköpostin määrittäminen.

Työkulkujen vaiheet

Useat hyväksyntätyönkulun osavaiheet ilmoittavat käyttäjille toimia vaativista tapahtumista. Työnkulun osavaiheen tapahtuma voi olla esimerkiksi se, että käyttäjä 1 pyytää uuden tietueen hyväksymistä. Vastauksena lähetetään ilmoitus käyttäjälle 2 (hyväksyjälle). Seuraavan työnkulun osavaiheen tapahtuma voi olla se, että käyttäjä 2 hyväksyy tietueen. Vastauksena lähetetään ilmoitus käyttäjälle 3, jotta hyväksytyn tietueen käsittely voidaan aloittaa. Hyväksyntään liittyvien työnkulun osavaiheiden ilmoitukset ovat sidoksissa hyväksyntämerkintään. Lisätietoja kohdassa Työnkulku.

Määritä, milloin ja miten hyväksynnän käyttäjät saavat ilmoituksia

1. Valitse -kuvake, kirjoita Hyväksynnän käyttäjäasetukset ja valitse liittyvä linkki.

2. Valitse sen käyttäjän rivi, jonka ilmoitusasetukset haluat määrittää, valitse sitten Ilmoitusasetukset-toiminto.

3. Täytä Työnkulun ilmoitusasetukset -sivun kentät seuraavassa taulukossa kuvatulla tavalla.

   Huomautus

   Jos avaat Työnkulun hyväksynnän käyttäjäasetukset -sivun Ilmoitusasetukset-sivun, ilmoituksen asetukset yhdistetään hyväksynnän käyttäjälle. Hyväksynnän käyttäjä saa työnkulkuilmoituksia aina kyseisten ilmoitusasetusten mukaisesti. Jos avaat Työnkulun ilmoitusasetukset -sivun Kerro, mitä haluat tehdä -toiminnolla, ilmoitusasetukset otetaan käyttöön kaikilla käyttäjillä.

   Kenttä	Kuvaus
   Ilmoitustyyppi	Määritä, minkälaiseen tapahtumaan ilmoitus liittyy. Valitse jompikumpi seuraavista vaihtoehdoista: - Uusi tietue tarkoittaa, että ilmoitus koskee uutta tietuetta, kuten asiakirjaa, joka vaatii käyttäjän huomiota. - Hyväksyntä tarkoittaa, että ilmoitus koskee yhtä tai useampaa hyväksyntäpyyntöä. - Myöhässä tarkoittaa, että ilmoitus muistuttaa käyttäjiä, että tiettyä tapahtumaa ei ole huomioitu ajoissa.
   Ilmoitusmenetelmä	Määritä, lähetetäänkö ilmoitus sähköpostitse vai sisäisenä huomautuksena.

   Voit määrittää sähköposti-ilmoitusten asettelua muokkaamalla raportin 1320 sähköposti-ilmoitusta. Lue lisätietoja kohdasta Raporttien mukautettujen asettelujen luominen ja muokkaaminen.

   Määritit, miten käyttäjä saa ilmoituksia. Määritä seuraavaksi, milloin käyttäjä saa ilmoituksia.

4. Valitse Ilmoitusaikataulu-toiminto.

5. Täytä Ilmoitusaikataulu-sivun kentät seuraavassa taulukossa kuvatulla tavalla.

   Kenttä	Kuvaus
   Toistuminen	Määritä toistuva kaava, jonka mukaan käyttäjälle lähetetään ilmoituksia.
   Aika	Määritä, mihin kellonaikaan ilmoitukset lähetetään käyttäjälle, kun Toistuminen-kentän arvo on mikä tahansa muu kuin Heti.
   Päivittäinen esiintymistiheys	Määritä, minkälaisina päivinä käyttäjä saa ilmoituksia kun Toistuminen-kentän arvo on Päivittäin. Valitse Arkipäivisin, jos haluat saada ilmoituksia jokaisena arkipäivänä. Valitse Päivittäin, jos haluat saada ilmoituksia jokaisena viikonpäivänä, myös viikonloppuisin.
   Maanantai - Sunnuntai	Määritä, minä päivinä käyttäjä saa ilmoituksia kun Toistuminen-kentän arvo on Viikoittain.
   Kuukaudenpäivä	Määritä, lähetetäänkö käyttäjälle ilmoituksia kuukauden ensimmäisenä, viimeisenä, tai tiettynä päivänä.
   Kuukausittaisen ilmoituksen pvm	Määritä, minä kuun päivänä käyttäjä saa ilmoituksia kun Kuukaudenpäivä -kentän arvo on Mukautettu.

Muuta, milloin ja miten saat ilmoituksia

1. Valitse jossain saamassasi sähköposti- tai viesti-ilmoituksessa oleva Muuta ilmoitusasetuksia.
2. Muuta ilmoitusasetuksiasi Työnkulun ilmoitusasetukset -sivulla edellä kuvattujen vaiheiden 3-5 mukaisesti.
   1. Vahvista, että Ilmoitustyyppi-kentässä on valittu oikea ilmoitus.
   2. Valitse, haluatko vastaanottaa Ilmoitusmenetelmä-kenttään sähköposti- vai huomautusilmoituksen.
   3. Valitse Ilmoitusaikataulu, jos haluat muuttaa ilmoitusten lähettämisen tiheyttä ja toistumista.

Katso myös

Hyväksynnän käyttäjien määrittäminen
Raporttien mukautettujen asettelujen luominen ja muokkaaminen
Hyväksyntätyönkulkuilmoitusten määrittäminen
Hyväksymistyönkulkujen määrittäminen
Hyväksymistyönkulkujen käyttäminen

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen