Vaihekuvaus: Projektin keskeneräisen työn laskeminen

Projekteille voidaan aikatauluttaa yrityksen resurssien käyttö, ja niihin liittyviä kustannuksia voidaan seurata. Projekteissa kuluu esimerkiksi työntekijöiden työtunteja, koneiden käyttötunteja ja varastonimikkeitä, joita tulee seurata projektin edetessä. Jos projekti on pitkäkestoinen, kustannukset on ehkä siirrettävä taseen KET (keskeneräinen työ) -tilille. Kustannukset ja myynnit voi myöhemmin tulouttaa tuloslaskelmatilille.

Tietoja tästä vaihekuvauksesta

Tässä vaihekuvauksessa käsitellään seuraavia tehtäviä:

• KET:n laskeminen
• KET-laskentatavan valitseminen
• projektin osan sulkeminen pois keskeneräisestä työstä
• KET:n kirjaaminen pääkirjanpitoon
• KET-kirjauksen peruuttaminen.

Prosessin jokainen vaihe laskee arvon ja siirtää projektitapahtumia pääkirjanpitoon. Laskeminen ja kirjaus ovat erillisiä vaiheita, jotta käyttäjälle jää mahdollisuus käydä tiedot läpi ja tehdä muutoksia ennen kirjaamista pääkirjanpitoon. Laskennan eräajojen jälkeen ja ennen kirjauksen eräajojen suorittamista kannattaakin varmistaa, että kaikki tiedot ovat oikein.

Roolit

Tämän vaihekuvauksen esimerkkejä havainnollistetaan erään projektitiimin jäsenen kautta. Hänen nimensä on Marianne.

Taustatietoja

Tämä vaihekuvaus keskittyy suunnittelu- ja konsulttiyritykseen CRONUS Finland Oy, joka suunnittelee ja varustaa uusia infrastruktuureja, kuten konferenssisaleja ja toimistoja huonekaluineen, tarvikkeineen ja varastoineen. Suurin osa CRONUS-töistä on projektiluonteisia, ja projektitiimin jäsen Marianne käyttää projekteja yleiskatsauksen luomiseen meneillään olevissa ja valmistuneissa projekteissa. Jotkin projektit voivat olla pitkiä, ja niiden valmistumiseen voi mennä kuukausia. Marianne voi käyttää KET-tiliä keskeneräisen työn tallentamiseen ja kustannusten seuraamiseen projektin aikana.

Keskeneräisen työn laskeminen

CRONUS on aloittanut pitkän projektin, joka on nyt laajennettu raportointikausien yli. Marianne laskee keskeneräiset työt (KET) varmistaakseen, että tilinpäätös on tarkka.

Näiden toimien aikana Marianne valitsee tietyn joukon tehtäviä, jotka sisällytetään KET-laskentaan. Projektitehtävärivit-sivulla Marianne määrittää nämä rivit KET - Yhteensä -sarakkeeseen.

Asetukset kuvaillaan seuraavassa taulukossa.

Kenttä	Kuvaus
<tyhjä>	Jätä tyhjäksi, jos projektitehtävä on osa tehtäväryhmää.
Yhteensä	Määrittää alueen tai tehtäväryhmän, jotka kuuluvat KET:n ja tunnistuksen laskentaan. Ryhmässä mikä tahansa projektitehtävä, jonka Projektitehtävän tyyppi on Kirjaus, sisällytetään KET yhteensä -summaan, ellei sen KET ‑ yhteensä -kentän arvoksi ole määritetty Pois suljettu.
Pois suljettu	Koskee vain tehtävää, jonka Projektitehtävän tyyppi on Kirjaus. Tehtävää ei oteta lukuun, kun KET ja tuloutus lasketaan.

Seuraavassa vaihekuvauksessa Marianne käyttää KET: n laskennassa yrityksensä vakiomenetelmää, joka on kustannusarvomenetelmä. Marianne määrittää, mikä projektin osa sisällytetään KET-laskentaan määrittämällä KET - yhteensä -arvot eri projektitehtäväriveille.

Keskeneräisen työn laskeminen

1. Valitse -kuvake, syötä Projekti ja valitse liittyvä linkki.

2. Valitse Projektit-luettelossa ensin Karjaa-projekti ja sitten Muokkaa-toiminto. Projektikortti avautuu muokkaustilassa.

   Keskeneräinen työ voidaan laskea kustannusarvon, myyntiarvon, myynnin kulujen, valmistumisen prosenttiosuuden ja valmiin sopimuksen perusteella. Tässä esimerkissä CRONUS käyttää kustannusarvomenetelmää.

3. NapsautaKirjaus-pikavälilehdessä KET-menetelmä-kentässä ja valitse Kustannusarvo.

4. Valitse Projektitehtävärivit ja määritä seuraavat arvot KET - Yhteensä -kentässä.

   Projektitehtävän nro	KET-summa -kenttä
   1130	Pois suljettu
   1190	Yhteensä
   1210	Pois suljettu
   1310	Pois suljettu

5. Valitse ensin KET-toiminto ja sitten Laske KET-toiminto.

6. Projekti, jonka KET lasketaan, valitaan Laske projektin KET -sivulla. ValitseProjekti-pikavälilehden Nro-kentässä Karjaa.

7. Anna Kirjauspvm-kentässä päivämäärä, joka käsittelypäivämäärän jälkeen.

8. Anna Asiakirjan nro -kenttään 1. Tätä numeroa voidaan käyttää myöhemmin jäljityksessä.

9. Suorita eräajo valitsemalla OK. Näyttöön tulee sanoma. Jatka valitsemalla OK-painike. Sulje Projektitehtävärivit-sivu.

   Huomautus

   Sanoma on, että KET-laskentaan liittyy varoituksia. Tarkastele varoituksia seuraavassa toimenpiteessä.

10. Lasketut arvot saadaan näkyviin laajentamalla Keskeneräiset työt ja tuloutus -pikavälilehti Projektikortti-sivulla. Näet myös KET-kirjauksen päivämäärän ja mahdolliset pääkirjanpitoon kirjatut arvot.

Huomaa, että Tuloutettu kustannussumma -arvona on 215.60 Kirjattava-sarakkeessa. Tämä ilmaisee projektin tehtävien 1110 - 1130 muodostaman ryhmän kahden nimikkeen kokonaiskustannukset. Kolmas nimike on Pois suljettu, eikä se siksi sisälly KET-laskentaan.

Tarkastele KET-varoituksia

1. Valitse -kuvake, syötä Projektin KET-ohjaamo ja valitse liittyvä linkki.

2. Valitse ensin Karjaa-projekti ja sitten Näytä varoitukset -toiminto.

3. Tarkastele Projektin KET-varoitukset -sivulla projektiin liitettyä varoitusta.

   Tämän kirjanpitojakson jälkeen Mariannen on laskettava keskeneräinen työ uudelleen, jotta tähän mennessä valmistunut työ voidaan laskea mukaan.

Keskeneräisen työn uudelleenlaskeminen

1. Avaa KET-laskenta valitsemalla Projektikortti-sivulla KET-tapahtumat-toiminto.

   Projektin KET-tapahtumat -sivulla on KET-tapahtumat, jotka laskettiin viimeksi projektille, vaikka keskeneräistä työtä ei vielä ole kirjattu pääkirjanpitoon.

2. Voit seurata menetelmän ohjeita, joissa kerrotaan, kuinka voit laskea KET: n laskeaksesi KET:n uudelleen. Projektin KET-tapahtumat -sivulle luodaan uusi tapahtuma aina, kun keskeneräinen työ lasketaan.

3. Sulje sivu.

Huomautus

Keskeneräiset työt ja tuloutus lasketaan, mutta niitä ei kirjata pääkirjanpitoon. Se kirjataan käyttämällä Kirjaa KET kirjanpitoon -toimintoa KET:n ja tuloutuksen laskemisen jälkeen.

Keskeneräisen työn kirjaaminen pääkirjanpitoon

Kun Marianne on laskenut tämän projektin keskeneräisen työn, hän voi kirjata sen pääkirjanpitoon.

KET-arvon kirjaaminen pääkirjanpitoon

1. Valitse Projektit-luettelossa Karjaa-projekti.

2. Valitse ensin KET-toiminto ja sitten Kirjaa KET kirjanpitoon -toiminto.

3. Valitse Kirjaa projektin KET kirjanpitoon -sivun Projekti-pikavälilehden Nro-kentässä Karjaa.

4. Lisää Vaihtoehdot-pikavälilehden Peruutusasiakirjan numero -kenttään 1.

5. Kirjaa KET pääkirjanpitoon valitsemalla OK.

6. Sulje vahvistussivu valitsemalla OK.

   Kun kirjaus on valmis, voit tarkastella tietoja KET-kirjanpitotapahtumat -sivulla.

7. Valitse Projektit-luettelossa ensin Karjaa-projekti ja sitten KET-kirjanpitotapahtumat-toiminto.

   Tarkista Projektin KET-kirjanpitotapahtumat -sivulla, että keskeneräinen työ on kirjattu pääkirjanpitoon.

8. Sulje sivu.

9. Avaa Karjaa-projektin Projektikortti-sivu.

10. Huomaa, että Keskeneräiset työt ja tuloutus -pikavalintalehden Kirjattu-sarakkeen Tuloutettu kustannusten kirjanpitosumma -kenttä on täytetty, mikä ilmaisee, että kyseinen KET on kirjattu pääkirjanpitoon onnistuneesti.

11. Sulje kortti valitsemalla OK-painike.

KET-kirjauksen peruuttaminen

Marianne huomaa, että projektitehtävät, jotka jätettiin ulkopuolelle KET-laskennassa, olisi pitänyt laskea mukaan. Kaikeksi onneksi Marianne kuitenkin voi peruuttaa väärät kirjaukset tekemättä uusia KET-kirjauksia.

KET-kirjauksen peruuttaminen

1. Valitse Projektit-luettelossa Karjaa-projekti.

2. Valitse ensin KET-toiminto ja sitten Kirjaa KET kirjanpitoon -toiminto.

3. Valitse Kirjaa projektin KET kirjanpitoon -sivun Projekti-pikavälilehden Nro-kentässä Karjaa.

4. Lisää Vaihtoehdot-pikavälilehden Peruutusasiakirjan numero -kenttään 1.

5. Valitse Peruutuksen kirjauspäivämäärä -kentässä alkuperäinen kirjauspäivämäärä. Sen tulee olla sama päivämäärä, jota on käytetty, kun KET on laskettu ensimmäistä kertaa.

6. Valitse Vain peruutus -valintaruutu. Tällöin aiemmin kirjattu keskeneräinen työ peruutetaan ja uusi keskeneräinen työ kirjataan pääkirjanpitoon.

7. Valitse OK-painike eräajon suorittamiseksi ja valitse sitten OK-painike sulkeaksesi vahvistussivun.

8. Avaa Karjaa-projektin Projektikortti-sivu.

9. Varmista Keskeneräiset työt ja tuloutus -pikavälilehdessä, ettei kirjattuja KET-tapahtumia ole.

10. Sulje tämä sivu.

11. Valitse Projektit-luettelossa ensin Karjaa-projekti, sitten KET-toiminto ja lopuksi KET-kirjanpitotapahtumat-toiminto. KET-tapahtumissa on valittuna Peruutettu-valintaruutu.

12. Sulje tämä sivu.

13. Avaa projektin Projektitehtävärivit-kohtaan, sisällytä projektin osat, joiden on oltava keskeneräisten töiden laskennassa sekä laske sitten uudelleen ja kirjaa uusi arvo pääkirjanpitoon.

    Huomautus

    Oletetaan, että Mariannea on laskenut ja kirjannut projektin keskeneräisen työn, jossa on virheellisiä päivämääriä. Marianne voi peruuttaa virheellisen kirjauksen, korjata päivämääriä ja tehdä kirjauksen pääkirjanpitoon käyttämällä aiemmin kerrottua menetelmää.

Katso myös

Liiketoimintaprosessien vaihekuvaukset
Vaihekuvaus: Projektinhallinta
Tietoja KET-menetelmistä
Edistymisen ja suorituskyvyn valvonta
Business Centralin käyttäminen

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen