Asiakirja-asettelujen määrittäminen asiakkaille ja toimittajille
Asiakirja-asettelut määrittävät asiakkaille ja toimittajille lähetettävien asiakirjojen ulkoasun raporttiasetteluiden avulla. Business Central sisältää vakioasetteluita. Voit halutessasi myös räätälöidä mukautettuja asetteluita jokaiselle liiketoimintakumppanille. Lisätietoja on kohdassa Aloita raporttiasettelujen luominen. Voit valita vakiomuotoiset ja mukautetut asiakirja-asettelut asiakas- ja toimittajakorteista valitsemalla Asiakirja-asettelut-toiminnon. Käyttö-kentän arvo määrittää prosessin, jossa asiakirja-asettelua käytetään. Esimerkiksi asiakkaiden kohdalla voidaan käyttää asiakirja-asetteluiden Muistutus-, Toimitus- ja Vahvistus-tyyppejä.
Asiakirja-asettelut voivat myös säästää aikaa, kun asiakirjoja lähetetään asiakkaan tai toimittajan yhteyshenkilöille sähköpostitse. Voit määrittää jokaiselle asiakkaalle tai yhteyshenkilölle määritetylle asettelulle vähintään yhden yhteyshenkilön sähköpostiosoitteen. Voit esimerkiksi lähettää laskun asiakkaan osto- ja varastoyhteyshenkilöille. Yhteyshenkilön sähköpostiosoitteiden lisääminen on helppoa. Valitse Asiakirja-asettelut-sivulla Valitse sähköpostiosoite yhteyshenkilöistä -toiminto, jos haluat tehdä valinnan asiakkaalle tai toimittajalle rekisteröityjen yhteyshenkilöiden sähköpostiosoitteiden luettelosta. Voit myös lisätä sähköpostiosoitteita manuaalisesti. Jos syötät useita osoitteita, erottele ne puolipisteellä äläkä lisää välilyöntejä osoitteiden välille.
Ennen kuin voit määrittää, mitä asiakirja-asettelua käytetään mihinkin prosessiin ja mille kontaktille asiakirjan voi lähettää, sinun täytyy ladata kaikki käytettävissä olevat raportit (asiakirjat) Raporttivalinnat-sivulta. Voit ladata asiakirjat nopeasti käyttämällä Kopioi raporttivalinnasta -toiminnon Asiakirja-asettelut-sivulla.
Seuraavien osien vaiheissa kerrotaan, miten myyntiasiakirja-asettelut määritetään Asiakaskortti-sivulla. Työvaiheet ovat samat toimittajille Toimittajakortti-sivulla.
Vakioasiakirja-asetteluiden lataaminen asiakkaan myyntiasiakirjoja varten
- Valitse
-kuvake, syötä Asiakkaat ja valitse sitten liittyvä linkki. - Avaa asiakkaan Asiakaskortti-sivu ja valitse Asiakirja-asettelut-toiminto.
- Valitse Asiakirjojen asettelu -sivulla Kopioi raporttivalinnasta -toiminto.
Asiakirja-asettelut-sivulla näytetään kaikki myyntiasiakirjan käytettävissä olevat asettelut.
Valitse myyntiasiakirjan asettelussa käytettävä mukautettu raporttiasettelu
Seuraavissa vaiheissa oletetaan, että asiakirjatyypille on jo mukautettu raporttiasettelu. Jos sinulla ei vielä ole mukautettua raporttiasettelua, sinun on ensin luotava sellainen. Lisätietoja on kohdassa Aloita raporttiasettelujen luominen.
Valitse
-kuvake, syötä Asiakkaat ja valitse sitten liittyvä linkki.Avaa asiakkaan Asiakaskortti-sivu ja valitse Asiakirja-asettelut-toiminto.
Valitse Asiakirjojen asettelut -sivulla Mukautetun asettelun kuvaus -kenttä siltä raporttiasettelun riviltä, jolle haluat käyttää mukautettua asettelua.
Vinkki
Oletusarvon mukaan Mukautetun asettelun kuvaus -kenttä on piilotettu. Jos kenttä ei ole käytettävissä, voit lisätä sen mukauttamalla sivua. Voit mukauttaa sivua valitsemalla
-kuvakkeen ja valitsemalla sitten Mukauta. Lue lisää sivujen mukauttamisesta kohdassa Työtilan mukauttaminen.Valitse Mukautetut raporttiasettelut -sivulta asiakirja-asettelu, jota haluat käyttää kyseisessä myyntiasiakirjatyypissä.
Sen määrittäminen, mikä kontakti saa asiakkaan asiakirja-asettelun
Voit säästää aikaa lähettäessäsi asiakirja asiakkaan ja toimittajan yhteyshenkilöille sähköpostitse, jos määrität sähköpostiosoitteet asiakirja-asetteluissa. Voit esimerkiksi aina lähettää asiakastiliotteet kirjanpitäjän yhteyshenkilöille ja myyntitilaukset ostajille tai ostotilaukset toimittajan myyjille.
- Valitse Asiakirjan asettelut -sivulla Valitse sähköpostiosoite kontakteista -toiminto siltä raporttiasettelun riviltä, jonka haluat lähettää asiakkaan tietylle kontaktille.
- Valitse Yhteyshenkilöt-sivulla vähintään yksi yhteyshenkilö ja valitse sitten OK.
Katso myös
Päivitä mukautetut raporttiasettelut
Raporttien mukautettujen asettelujen luominen ja muokkaaminen
Raporttien tai asiakirjojen mukautetun asettelun tuonti ja vienti
Asiakirjojen lähettäminen sähköpostitse
Raporttiasetteluiden hallinta
Raporttien, eräajojen ja XMLportien käsitteleminen
Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen