Huoltosopimusten ja huoltosopimustarjousten käyttäminen

Huoltosopimus voidaan luoda joko manuaalisesti tai huoltosopimustarjouksesta. Huoltosopimustarjousta voidaan käyttää huoltosopimuksen esiasteena, jossa yrityksesi tekee asiakkaalle tarjouksen ja joka tarvitsee asiakkaan hyväksynnän, ennen kuin se voidaan muuntaa huoltosopimukseksi. Tämän vuoksi huoltosopimus ja huoltotarjous luodaan pitkälti samalla tavoin.

Huoltosopimuksen tai -sopimustarjouksen luominen

1. Valitse -kuvake, kirjoita Huoltosopimukset tai Huoltosopimustarjoukset ja valitse liittyvä linkki.
2. Luo uusi huoltosopimus tai huoltosopimustarjous.
3. Syötä Nro -kentässä. Näyttöön avautuu valintaikkuna, jossa kysytään, haluatko täyttää yleiset tiedot sopimusmallista. Jos haluat luoda tällaisen huoltosopimuksen tai huoltosopimustarjouksen, valitse Kyllä-painike. Näyttöön tulee Huoltosopimusmallin luettelo -sivu.
4. Valitse soveltuva malli ja luo sen avulla huoltosopimus tai huoltosopimustarjous valitsemalla OK.
5. Valitse asiakas Asiakkaan nro -kentässä.
6. Jos et halua, että vuosittaisen summan ero jaetaan automaattisesti, valitse Salli epätäsmäävät summat -valintaruutu. Kenttien Vuosittainen summa ja Laskettu vuosittainen summa arvoja ei tasata automaattisesti. Jos haluat, että sovellus jakaa huoltosopimuksen muuttamisesta johtuvan mahdollisen vuosittaisen summan eron automaattisesti, jätä Salli epätäsmäävät summat -valintaruutu tyhjäksi.
7. Lisää sopimusrivejä huoltosopimukseen tai -sopimustarjoukseen.
8. Täytä muut kentät tarpeen mukaan.

Huoltosopimustarjousten muuntaminen huoltosopimuksiksi

Kun asiakas on hyväksynyt huoltosopimustarjouksen, se muunnetaan huoltosopimukseksi. Ohjelman voi antaa samaan aikaan luoda huoltolaskun sopimuksen aloitusjaksolta, jos sopimuksen aloituspäivämäärä on ennen seuraavan laskutusjakson alkua.

Kun olet tehnyt seuraavat toimet, luotavan huoltosopimuksen tila on Allekirjoitettu. Jos ohjelma luo huoltolaskun sopimuksen aloitusjaksolta, ohjelma laskee laskutetun summan seuraavassa kuvatulla tavalla sen mukaan, onko sopimus yksityiskohtainen.

Yksityiskohtaisten sopimusten laskutettu summa lasketaan seuraavasti:

• Laskutettu summa = laskutetun summan yhteenlaskettu summa kunkin sopimusrivin osalta.
• Laskutettu summa kunkin sopimusrivin osalta = ((tarjousarvo / 12) * aloitusjakson kuukausien lukumäärä) + ((tarjousarvo / vuoden päivien lukumäärä) * laskutusjaksossa jäljellä olevien päivien lukumäärä).
• Jos sopimusrivi menee vanhaksi ennen kuin aloitusjakso päättyy, vanhentumispäivämäärästä tulee aloitusjakson lopetuspäivämäärä riville.

Muiden kuin yksityiskohtaisten sopimusten laskutettu summa lasketaan seuraavasti:

• laskutettu summa = (vuosittainen summa / vuoden päivien lukumäärä) * aloitusjakson päivien lukumäärä.
• Jos sopimus menee vanhaksi ennen kuin aloitusjakso päättyy, vanhentumispäivämäärästä tulee aloitusjakson lopetuspäivämäärä.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Huoltosopimustarjoukset ja valitse sitten liittyvä linkki.
2. Avaa huoltosopimukseksi muunnettava huoltosopimustarjous.
3. Valitse Tee sopimus -toiminto.
4. Ohjelman voi antaa samaan aikaan luoda huoltolaskun sopimuksen aloitusjaksolta, jos sopimuksen aloituspäivämäärä on ennen seuraavan laskutusjakson alkua. Valitse Kyllä.

Ohjelma kirjaa huoltolaskun sopimuksen huoltotilille, vaikka sopimus on maksettu ennakkoon.

Huoltosopimuksen hyvityslaskujen luominen

Sopimusten huoltohyvityslaskuja voi käyttää silloin, kun asiakas peruuttaa ennakkoon maksetun huoltosopimuksen tai poistaa ennakkoon maksetusta sopimuksesta huoltonimikkeen (sopimusrivin). Niitä voi käyttää myös korjaamaan virheellisen huoltolaskun.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Huollon hyvityslaskut ja valitse sitten liittyvä linkki.

2. Luo uusi huollon hyvityslasku.

3. Täytä Nro-kentässä.

4. Syötä Asiakasnro-kenttään huoltosopimuksessa olevan asiakkaan numero.

   Asiakas-kortista kopioidut tiedot näkyvät Laskutus-pikavälilehdessä. Jos haluat kirjata hyvityslaskun muulle kuin Yleinen-pikavälilehdessä määritetylle asiakkaalle, kirjoita kyseisen asiakkaan numero Laskutusasiakkaan nro -kenttään.

   Huomautus

   Hyvityslaskua voi verrata alkuperäiseen kirjattuun asiakirjaan esimerkiksi Kirjatut huoltolaskut -sivulla. Valitse -kuvake, kirjoita Kirjatut huoltolaskut ja valitse sitten liittyvä linkki.

5. Täytä Kirjauspvm- ja Asiakirjan pvm -kentät.

6. Syötä hyvityslaskun riveille tietoja lähetettävästä myyntialennuksesta tai nimikkeistä, jotka on palautettu tai poistettu. Voit käyttää myös Hae enn. maksetut sop.tapaht. -eräajoa.

Jos Huoltosopimus-sivun Laskun yksityiskohdat -pikavälilehden Automaattiset hyvityslaskut -kentässä on valintamerkki, ohjelma luo hyvityslaskun automaattisesti, kun sopimusrivit poistetaan.

Luo hyvityslasku, kun sopimusrivit on poistettu huoltosopimuksesta Huoltosopimus-sivulla valitsemalla Hyvityslasku.

Sopimusten päivittäminen ja arvioiminen

Joskus on tarpeen muuttaa sopimuksen ehtoja sen jälkeen, kun sopimus on luotu. Useimmiten tämä onnistuu avaamalla sopimus Huoltosopimus-sivulla ja muuttamalla tietoja tarpeen mukaan.

Voit muuttaa sopimuksen Lukittu-tilaa, lisätä ja poistaa sopimusrivejä sekä peruuttaa sopimuksen. Voit myös tarkastella liiketoiminnan voittoja ja tappioita luomalla liiketoiminta-analyysin Sopimuksen Trendscape-näkymä -toiminnolla.

Sopimusrivien lisääminen huoltosopimukseen tai sopimustarjoukseen:

Kun asiakas ostaa uuden nimikkeen ja haluaa sisällyttää sen olemassa olevaan huoltosopimukseen tai sopimustarjoukseen, nimike voidaan rekisteröidä huoltonimikkeeksi ja lisätä uutena sopimusrivinä sopimukseen tai sopimustarjoukseen.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Huoltosopimukset ja valitse sitten liittyvä linkki.
2. Avaa huoltosopimus tai huoltosopimustarjous, johon haluat lisätä uuden sopimusrivin.
3. Avaa muokattava huoltosopimus tai huoltosopimustarjous valitsemalla Avaa sopimus -toiminto.
4. Siirry Laskun yksityiskohdat -pikavälilehteen ja valitse Salli epätäsmäävät summat -kentän valintaruutu, jos haluat muuttaa vuosittaista summaa ja jakaa vuosittaisen summan eron manuaalisesti sopimusriveille. Muussa tapauksessa poista valinta Salli epätäsmäävät summat -kentän valintaruudusta. Tällöin ohjelma jakaa vuosittaisen summan eron automaattisesti sopimusriveille, kun vuosittaista summaa on muutettu.
5. Lisää kullekin sopimusriville Rivit-pikavälilehdessä oikea huoltonimike, nimike tai tekstikuvaus. Vaihtoehtoisesti voit lisätä sopimustarjousrivejä. Huomaa, että voit luoda huoltonimikkeelle useita sopimuksia, jolloin nimike sisältyy samanaikaisesti eri huoltosopimuksiin tai sopimustarjouksiin.
6. Tarkasta ja korjaa tarvittaessa Rivialennus-%-, Rivin alennussumma-, Vastausaika-, Huoltojakso- ja muiden kenttien luvut.

Sopimusrivien poistaminen

Huoltosopimuksesta voidaan joutua poistamaan sopimusrivejä, kun huoltonimike poistetaan huoltosopimuksesta. Sopimusrivi poistetaan tavallisesti, kun se vanhenee, tai kun huoltonimike, jota se koskee, on särkynyt.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Huoltosopimukset ja valitse sitten liittyvä linkki.
2. Avaa huoltosopimus, josta haluat poistaa sopimusrivejä.
3. Avaa muokattava huoltosopimus valitsemalla Avaa sopimus -toiminto.
4. Valitse poistettava sopimusrivi. Kirjoita Sopimuksen umpeutumispvm -kenttään päivämäärä, jolloin haluat poistaa rivin. Voit määrittää esimerkiksi päivämäärän, jolloin huoltonimike särkyi.
5. Valitse Poista sopimusrivit -toiminto. Poista rivit sopimuksesta -sivu aukeaa.
6. Täytä oletussuodattimet: Sopimusnro, Huoltonimikkeen nro ja Sopimustyyppi. Voit myös ottaa käyttöön muita suodattimia tai muuttaa nykyisiä suodattimia.
7. Täytä Asetukset-pikavälilehden kentät ja valitse sitten Poista rivit -toiminto.

Huomautus

Jos sopimus ei ole yksityiskohtainen, Huoltosopimus-sivun Laskun yksityiskohdat -pikavälilehden Vuosittainen summa -kentän arvo on päivitettävä sopimuksesta poistetun huoltonimikkeen mukaisesti.

Jos sopimus on yksityiskohtainen sekä ennakkoon maksettu ja sille on kirjattu laskuja, voit luoda sopimukselle hyvityslaskun. Valitse Luo hyvityslasku -toiminto. Tämä on tarpeeton, jos Automaattiset hyvityslaskut -kentän valintaruutu Laskutustiedot-pikavälilehdellä on valittu. Tällöin hyvityslasku luodaan automaattisesti, kun sopimusrivi poistetaan.

Huoltorivin kustannus ja arvo

Huoltosopimusrivien Rivikustannus- ja Rivin arvo -summat lasketaan seuraavissa taulukoissa kuvatulla tavalla.

Rivikustannusasetukset	Description
Huoltonimike	Ohjelma hakee automaattisesti kustannuksen Huoltonimike-taulukon Oletussopimuskustannus -kentästä ja kopioi sen Rivikustannus-kenttään. Rivikustannus lasketaan seuraavaa kaavaa käyttäen: Myynnin yksikkökustannus * Sopimusarvo-% / 100.
Nimike	Ohjelma hakee automaattisesti kustannuksen Nimike-taulukon Yksikkökustannus-kentästä sekä Sopimusarvo-%-kentän arvon Huoltohallinnon asetukset -taulukosta. Rivikustannus lasketaan seuraavaa kaavaa käyttäen: Yksikkökustannus * Sopimusarvo-% / 100.
Tekstikuvaus:	Ohjelma asettaa Rivikustannus-kentän arvoksi nolla.

Rivin arvoasetukset	Description
Huoltonimike	Ohjelma hakee automaattisesti hinnan Huoltonimike-taulukon Oletussopimusarvo -kentästä ja kopioi sen Riviarvo-kenttään.
Nimike	Riippuen kentän Sopimusarvon laskentatapa arvosta Huoltohallinnon asetukset -taulukossa, summa haetaan joko Yksikköhinta- tai Yksikkökustannus-kentästä Nimike-taulukossa. Sen jälkeen arvo kerrotaan Sopimusarvo % -kentän sisällöllä Huoltohallinnon asetukset -taulukossa ja jaetaan 100:lla. Tämä summa kopioidaan Rivin arvo -kenttään. HUOMAUTUS: Jos Sopimusarvon laskentatapa -kentän arvoksi on määritetty Ei mitään, ohjelma ei laske Rivin arvo -kentälle arvoa.
Tekstikuvaus:	Ohjelma asettaa Rivin arvo-kentän arvoksi nolla.

Sopimusalennusten lisääminen huoltosopimustarjouksiin

Huolloille voi lisätä sopimusalennuksia sopimustarjousten ja huoltosopimusten osalta. Alennuksia voi antaa varaosille tietyissä huoltonimikeryhmissä, resurssitunneille tietyissä resurssiryhmissä olevien resurssien osalta sekä tietylle resurssikustannuksille.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Huoltosopimustarjoukset ja valitse sitten liittyvä linkki.
2. Valitse tarjous, johon alennukset lisätään.
3. Valitse Huoltoalennukset-toiminto. Sopimus-/huoltoalennukset-sivu aukeaa.
4. Luo uusi sopimusalennus valitsemalla Uusi-toiminto.
5. Täytä tarvittaessa rivin muut kentät. Lue lyhyt kuvaus siirtämällä kohdistin kentän päälle.

Vinkki

Voit lisätä sopimusalennuksia suoraan huoltosopimukseen toistamalla vastaavat Huoltosopimus-sivun vaiheet.

Huoltosopimusten haltijan vaihtaminen

SInun täytyy ehdkä vaihtaa huoltosopimuksen haltijaa. Jos huoltosopimuksen huoltonimike on rekisteröity useaan sopimukseen, jotka samalla asiakkaalla on voimassa, ohjelma vaihtaa uuden haltijan automaattisesti kaikkiin huoltosopimuksiin, joihin tämä huoltonimike sisältyy, sekä kaikkiin muihin näihin sopimuksiin sisältyviin huoltonimikkeisiin.

Huomautus

Huomioon otetaan vain sopimukset, joita ei ole peruutettu. Sopimustarjousten tilaa ei oteta huomioon.

Tärkeää

Huoltonimikkeet ja -sopimukset voivat liittyä toisiinsa. Huoltosopimuksen omistajan muuttaminen voi vaikuttaa näihin suhteisiin.

Esimerkki: Huoltonimike nro 8 kuuluu sopimuksiin SC00003 ja SC00015. Sopimus SC00015 puolestaan sisältää huoltonimikkeen nro 15, joka kuuluu myös sopimukseen SC00080. Tässä tapauksessa kaikkien näiden kolmen sopimuksen ja huoltonimikkeen haltija vaihdetaan.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Huoltosopimukset ja valitse sitten liittyvä linkki. Avaa asianmukaienn huoltosopimus, jonka omistajaa haluat muuttaa.
2. Avaa muokattava sopimus valitsemalla Avaa sopimus -toiminto.
3. Valitse Vaihda asiakas -toiminto. Muuta asiakasta sopimuksessa -sivu aukeaa.
4. Voit tarkistaa valitun asiakkaan sopimuksen ja huoltonimikkeen numerot Sopimusnro- ja Huoltonimikkeen nro -kentistä. Jos asiakkaalla on useita sopimuksia ja sopimuksissa on useita huoltonimikkeitä, kenttien arvo on Useampi. Valitse nämä kenttäarvot nähdäksesi sopimusten tai huoltonimikkeiden luettelon.
5. Valitse uusi asiakas Uuden asiakkaan nro -kentässä.
6. Valitse osoite Uusi toimitusasiakkaan koodi -kentässä.
7. Muuta palvelusopimusten asiakas tai toimitusasiakkaan koodi valitsemalla OK.
8. Lukitse sopimus valitsemalla Lukitse sopimus -toiminto. Voit varmistaa tällä tavoin, että muutokset sisältyvät sopimuksiin.

Päivitä huoltosopimuksen hinnat

Huoltosopimusten hintoja voi päivittää määrittelemällä hinnanmuutosprosentin.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Päivitä huoltosopimuksen hinnat ja valitse sitten liittyvä linkki.
2. Valitse huoltosopimus.
3. Anna päivämäärä Päivitä pvm:ään asti -kentässä. Eräajo päivittää hinnat sopimuksissa, joiden seuraava hinnan päivityspäivämäärä on kyseisenä päivämääränä tai sitä ennen.
4. Anna Hinnanpäivitys-%-kenttään prosentti, jolla haluat päivittää hintoja.
5. Valitse Toiminto-kentästä Päivitä sopimushinnat.

Ennakkoon maksettujen sopimustapahtumien kirjaaminen

Jos työskentelet ennakkoon maksettujen huoltosopimusten parissa, ennakkoon maksetut sopimustapahtumat tulee kirjata säännöllisesti ja siten siirtää ennakkomaksusummat ennakkoon maksettujen sopimusten tileiltä tavallisten sopimusten tileille.

Ennen kuin ennakkoon maksettuja sopimustapahtumia voi kirjata, Huoltohallinnon asetukset -sivun Enn. maks. kirj.asiakirj. nrot -kenttään tulee määrittää numerosarja.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Kirjaa enn.maksetut sop.tap. ja valitse sitten liittyvä linkki.
2. Anna päivämäärä Kirjaa pvm:ään asti -kentässä. Eräajo kirjaa ennakkoon maksetut huoltotapahtumat, joiden kirjauspäivämäärä on ennen tähän kenttään määritettyä päivämäärää.
3. Anna Kirjauspvm-kenttään päivämäärä, jota haluat käyttää kirjauspäivämääränä yleisen päiväkirjan rivillä.
4. Valitse Toiminto-kentässä Kirjaa ennak.maksetut sop.tap.
5. Kirjaa tapahtumat valitsemalla OK.

Huoltosopimuksen tilan muuttaminen

Kun huoltosopimus on allekirjoitettu, Muuta tilaa -kentän arvoksi asetetaan automaattisesti Lukittu. Jos huoltosopimuksen tai huoltosopimustarjouksen tietoja halutaan muokata, on sopimuksen tai sopimustarjouksen Lukittu-tila muutettava ensin Avoin-tilaksi. Huomaa, että huoltosopimukselle, jonka Muuta tilaa -tila on Avoin, ei voida luoda huoltolaskuja. Kun sopimuksen tai sopimustarjouksen muutokset on tehty, tilaksi on vaihdettava uudelleen Lukittu, jotta huoltosopimukselle voidaan luoda huoltolaskuja ja tapahtumia tehdyt muutokset mukaan lukien.

Huomautus

Muuta tilaa -kenttä ei liity huoltotilauksen Vapautustila -otsikkokenttään, jolla hallitaan huoltonimikkeiden käsittelyä varastossa.

Sopimuksen peruuttaminen

Sopimus voi olla tarpeen peruuttaa ohjelmassa, kun sopimus on vanhentunut tai kun asiakas ja/tai sinä itse olet peruuttanut sopimuksen.

Huomautus

Peruutettua sopimusta ei voi avata uudelleen.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Huoltosopimukset ja valitse sitten liittyvä linkki.

2. Avaa peruutettava huoltosopimus.

3. Avaa muokattava huoltosopimus valitsemalla Avaa sopimus -toiminto.

4. Valitse sopiva syykoodi Peruuta syykoodi -kentässä. Voit lisätä syykoodeja valitsemalla Lisäasetukset-toiminnon.

   Jos Huoltohallinnon asetukset -sivun Käytä sopimuksen perussyytä -kenttä on valittu, peruutuksen syykoodi on määritettävä sopimuksia peruutettaessa.

5. Valitse Tila-kentässä Peruutettu.

6. Jos sopimuksella on kirjaamattomia laskuja, hyvityslaskuja tai avattuja ennakkoon maksettuja tapahtumia , vahvistussanoma avautuu. Valitse sanomaruudussa Ei, jos haluat palata sopimukseen ja kirjata asiakirjat, tai Kyllä, jos haluat jatkaa peruuttamista.

Huoltosopimuksen ja sopimustarjouksen arkistoiminen

Huoltosopimuksia ja sopimustarjouksia voi arkistoida milloin vain, jotta sopimuksesta tai huoltosopimuksesta voitaisiin tallentaa kopio. Business Central arkistoi huoltosopimuksia automaattisesti silloin, kun sopimustarjouksia muunnetaan huoltosopimuksiksi, tai kun huoltosopimuksia peruutetaan. Voit arkistoida sopimuksen tai tarjouksen itse valitsemalla Arkistoi sopimus -toiminnon Huoltosopimukset- tai Huoltosopimustarjoukset-sivulla. Jos haluat tarkastella arkistoituja tarjoussopimuksia, voit hakea niitä hakusanalla Arkistoidut sopimukset.

Katso myös

Huoltosopimusten määrittäminen
Palveluiden hallinta
ALV-summia sisältävien huoltosopimusten muuntaminen

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen