Myyntitarjousten ja -tilausten käsitteleminen myyntitilausagentin avulla (esiversio)

[Tämä artikkeli sisältää julkaisua edeltävää materiaalia ja voi muuttua.]

Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka myyntitilausagenttia käytetään automatisoimaan myyntitilausten ottaminen asiakkaiden sähköpostitse saatujen tuotteita/tuotekyselyjen perusteella.

Myyntitilausagentti valvoo määritettyä postilaatikkoa, jossa saapuvat asiakkaiden sähköpostit nimikekyselyistä. Kun mahdollinen pyyntö tunnistetaan, se alkaa muuntaa sitä tilaukseksi. Sen esimerkiksi vahvistaa asiakkaan, tarkistaa nimikkeen saatavuuden, luo myyntitarjouksen ja valmistelee asiakkaalle sähköpostivastauksen, jossa on tarjous PDF-liitteenä.

Jotkut vaiheet edellyttävät toimiasi, kuten sähköpostikirjeenvaihdon tarkistaminen ja agentin avustaminen tarvittaessa. Ennen tilauksen on luomista, agentti hoitaa sähköpostin vaihdot asiakkaan kanssa korjatakseen puuttuvat tiedot ja salliakseen tarvittaessa muutoksia alkuperäiseen pyyntöön.

Lisätietoja myyntitilausagentista ja sen prosessityönkulusta on Myyntitilausagentin yleiskatsauksessa.

Tärkeää

• Tämä on esiversiotoiminto.
• Esiversiotoimintoja ei ole tarkoitettu tuotantokäyttöön, ja niillä voi olla rajoitettuja toimintoja. Näihin toimintoihin sovelletaan lisäkäyttöehtoja ja ne ovat käytettävissä ennen virallista julkaisua, jotta asiakkaat voivat käyttää niitä aikaisessa vaiheessa ja antaa palautetta.
• Voit rekisteröityä tähän suljettuun julkiseen esiversioon täyttämällä esiversion ilmoittautumislomakkeen.

Vaatimukset

Myyntitilausagentti on aktivoitu, ja sinulla on sen käyttöoikeus. Lisätietoja on kohdassa Määritä myyntitilausagentti.

Aloittaminen

Tarkastele tarjouksia ja muunna ne tilauksiksi yhteistyössä Myyntitilausagentin kanssa käyttämällä Copilot-ruudun Tehtävät-välilehteä.

Tarkastele näkymää valitsemalla Myyntitilausagentti navigointivalikon oikeasta yläkulmasta. Punainen ympyrä, jonka kuvakkeessa on numero, osoittaa tehtävät, jotka tarvitsevat huomiota.

Tehtävät-välilehti avaa Copilot-ruudun, joka näyttää myyntitilausagentin äskettäin luomia tehtäviä. Huomiota vaativat tehtävät, kuten saapuvan tai lähtevän sähköpostin tarkistaminen, ovat luettelon kärjessä.

Myyntitilausagentti lisää jokaiselle myyntitarjouspyynnölle tehtävän seurata, tarkistaa ja seurata päivityksiä ja lopulta käsitellä tarjouksen tilaukseksi. Tehtävät voivat koostua useista vaiheista, jotka muodostavat prosessin aikajanan.

Vinkki

Vie hiiren osoitin Myyntitilausagentti-kuvakkeen päälle roolikeskuksessa, niin saat yleiskuvan agentin tunnusluvuista (Key Performance Indicators), joissa esitetään yhteenveto agentin työn vaikutuksesta organisaatiossasi. Voit esimerkiksi tarkastella agentin luomien myyntitarjousten tai -tilausten määrää, tiimin säästämää aikaa ja luotujen myyntitilausten kokonaismäärää.

Tarkista ja auta

Vaikka agentti tekee suurimman osan työstä itsenäisesti, se pyytää tarvittaessa käyttäjän toimia prosessin eri vaiheiden suorittamiseksi, kuten:

• Asiakkailta saapuvien sähköpostipyyntöjen tarkistaminen ja vahvistaminen.
• Myyntitarjousten ja -tilausten tarkistaminen ja vahvistaminen, jos järjestelmänvalvoja on määrittänyt myyntitilausagentin tekemään niin.
• Myyntitilausagentin asiakkaalle luomien lähtevien sähköpostiviestien tarkistaminen.
• Avun tarjoaminen myyntitilausagentille, kun sen esto on poistettava, esimerkiksi puuttuvien tietojen toimittamiseksi.

Toimenpiteitä vaativat vaiheet näkyvät Tehtävät-välilehden Vaatii huomiota -kohdassa. Vaiheen tarkistaminen:

1. Valitse Tehtävä-välilehdessä tarkistusta tai apua pyytävä vaihe.

   Tehtävän aikajana avautuu kohdistettuna valittuun vaiheeseen. Aikajana näyttää tehtävän kaikki vaiheet, menneet ja nykyiset, aikajärjestyksessä.

2. Valitse vaiheeseen Tarkista.

   Tehtävät-välilehti siirtyy tarkistus-tilaan, ja agentin tehtäväviesti -ikkuna avautuu näyttämään sähköpostin sisällön tai tarjouksen tai tilauksen tehtävästä riippuen.

3. Tarkista sähköpostin sisältö tai tarjous tai tilaus ja tee tarvittavat muutokset. Et voi muokata asiakkaan lähettämiä sähköposteja.

4. Kun olet tyytyväinen sisältöön ja haluat prosessin jatkuvan, valitse tarkistus-ruudussa Vahvista. Jos haluat suorittaa tehtävän itse, pysäytä tämän tehtävän agenttikäsittely valitsemalla Pysäytä.

Vahvistuksen jälkeen myyntitilausagentti jatkaa tehtävän käsittelyä. Kun uusi ilmoitus ilmestyy Myyntitilausagentti-kuvakkeeseen jonkin ajan kuluttua, tarkista ja hyväksy tulokset noudattamalla samaa työnkulkua.

Muokkaa myyntitarjouksia ja -tilauksia

Sinun on ehkä muokattava agentin luomia myyntitarjouksia tai -tilauksia tarkistuksen vaihe aikana tai agentin pyytäessä apua tunnistetietojen määrityksen perusteella. Kun valitset Tarkista, tarjous tai tilaus avautuu tarkasteltavaksi. Tee tarvittavat muutokset ja valitse sitten tarkistus-ruudussa Vahvista. Agentti käsittelee dokumentin ja luo PDF-tiedoston asiakkaalle lähetettävää sähköpostiviestiä varten.

Sinulla on myös mahdollisuus muokata tarjousta tai tilausta tarkistusvaiheen aikana lähtevää sähköpostia varten. Valitse tässä tapauksessa vaiheessa ... (Lisää vaihtoehtoja) >Hävitä vaihe. Tämä toiminto keskeyttää tehtävän väliaikaisesti, jotta tarjous tai tilaus voidaan avata, tehdä muutoksia ja jatkaa vaihetta.

Muistio

Hylkää vaihe on käytettävissä vain lähtevien sähköpostiviestien tarkistusvaiheissa.

Kun olet tehnyt muutokset, palaa Tehtävät-välilehteen, valitse jokin seuraavista tehtävän jatkamisvaihtoehdoista ja valitse sitten Lähetä:

• Olen päivittänyt tarjouksen tai Olen päivittänyt tilauksen - Valitse yksi näistä vaihtoehdoista, jos olet tehnyt muutoksia tarjoukseen tai tilaukseen. Agentti luo asiakkaalle uuden PDF-tiedoston ja sähköpostin.
• Jatka vain - Valitse tämä vaihtoehto, jos et muuttanut tarjousta tai tilausta. Agentti ei luo uutta tarjousta tai tilausta ja säilyttää alkuperäisen sähköpostiviestin entisellään.

Jos muutat mieltäsi tarkistaessasi lähtevää viestiä ja päätät tehdä lisää muutoksia myyntiasiakirjaan, hylkää agentin luoma sähköpostiviesti Hylkää vaihe -toiminnolla. Päivitä sitten myyntiasiakirja tarpeen mukaan ja ohjeista agentti luomaan uusi lähtevä sähköpostiviesti, joka sisältää päivitetyn liitteen.

Lopeta tehtävä

Useimmissa tehtävän vaiheissa on Pysäytä-painike, jonka avulla voit lopettaa prosessin. Kun valitset Pysäytä, tehtävää ei päätetä välittömästi – sinua pyydetään vahvistamaan toiminto ennen tehtävän lopettamista.

Ennen kuin lopetat tehtävän, harkitse seuraavaa toimintaa:

• Pysäytettyjä tehtäviä ei voi käynnistää uudelleen.

• Tehtävän keskeyttäminen saattaa jättää joitakin tuloksia vaillinaisiksi tai ei-toivotuiksi, ja se saattaa edellyttää jatkotoimia asiakkaiden kanssa. Seurantatoimet määräytyvät sen mukaan, missä prosessin vaiheessa tehtävä pysäytettiin.

  Oletetaan esimerkiksi, että keskeytit tehtävän myyntitarjouksen luomisen jälkeen. Vaikka prosessi pysähtyi, myyntitarjous tallennetaan edelleen järjestelmään avoimena. Sinun on ehkä muokattava tilaa manuaalisesti yrityksesi käytännön mukaan ja päivitettävä sitten asiakas.

• Pysäytettyjä tehtäviä ei poisteta heti. Voit edelleen tutkia tehtävän aikajanaa, kunnes se poistetaan, yleensä järjestelmänvalvojan toimesta.

Liittyvät tiedot

Myyntitilausagentin yleiskatsaus
Myyntitilausagentin määrittäminen
Usein kysyttyjä kysymyksiä myyntitilausagentista
Copilot- ja tekoälyominaisuuksien määrittäminen