Jaa

Myyntitilausagentin yleiskatsaus (esiversio)

  • Artikkeli

[Tämä artikkeli sisältää julkaisua edeltävää materiaalia ja voi muuttua.]

Myyntitilausagentti auttaa Business Central -käyttäjiä automatisoimaan myyntitilausten keräämisen. Agentti käyttää tekoälyä sähköpostitse vastaanotettujen asiakaspyyntöjen analysointiin, asiakkaan paikantamiseen Business Centralissa ja monivaiheisiin sähköpostikeskusteluihin pyyntöjen selventämiseksi, jos tärkeitä tietoja puuttuu tai käytettävissä on enemmän vaihtoehtoja. Se myös tarkistaa ja ilmoittaa asiakkaalle etsittävien nimikkeiden saatavuudesta ja laatii myyntitarjouksen. Tarjous on muotoiltu PDF-muotoon, ja se sisältää pyydetyt kohteet, määrät, mittayksiköt, hinnat, verot, pyydetyt toimituspäivämäärät, ulkoisen asiakirjan viitteet ja muut tärkeät tiedot.

Vinkki

Katso lyhyt video Dynamics Business Central -kanavalta YouTubesta kohdassa Aloita Dynamics 365 Business Central -myyntitilausagentin käyttö.

Tärkeää

  • Tämä on esiversiotoiminto.
  • Esiversiotoimintoja ei ole tarkoitettu tuotantokäyttöön, ja niillä voi olla rajoitettuja toimintoja. Näihin toimintoihin sovelletaan lisäkäyttöehtoja ja ne ovat käytettävissä ennen virallista julkaisua, jotta asiakkaat voivat käyttää niitä aikaisessa vaiheessa ja antaa palautetta.
  • Voit rekisteröityä tähän suljettuun julkiseen esiversioon täyttämällä esiversion ilmoittautumislomakkeen.

Toiminnallisuus

Aktivointi ja määrittäminen

Agentti on helposti saatavilla tuotteessa. Voit aktivoida sen määrittämällä sähköpostipostilaatikon, jota haluat agentin valvovan. Määritä lisäksi agentin toiminnan tiettyjä näkökohtia koskevat asetuksesi ja määritä käyttäjät, joilla on oikeus käyttää agenttia asiakkaiden tilausten käsittelyyn, jolloin agentti voi toimia yrityksen, osaston tai tiimin puolesta – ei vain yksittäisenä käyttäjänä.

Käyttöoikeudet ja profiilit

Agentti toimii järjestelmänvalvojan sille määrittämien käyttöoikeuksien ja profiilin (roolin) puitteissa. Käyttöoikeudet määrittävät, mihin tuotteen (taulukoiden) alueisiin agentti pääsee. Profiilissa hahmotellaan UX-elementit (sivut ja toiminnot), joiden kanssa agentti voi olla tekemisissä työnsä aikana. Oletuskäyttöoikeudet ja profiili määritetään agentille heti valmiina. Järjestelmänvalvojat voivat kuitenkin päivittää näitä käyttöoikeuksia tarpeen mukaan.

Toiminto

Myyntitilausagentti on suunniteltu toimimaan itsenäisesti taustalla, käyttämään tekoälyä tehtäviensä suorittamiseen pitäen käyttäjät ajan tasalla tärkeimmistä vaiheista ja ottamalla heidät tarvittaessa mukaan. Osallistuminen voi olla tarpeen tietyissä tilanteissa, esimerkiksi lähtevien viestien tarkistamiseksi tai puuttuvien tietojen antamiseksi määritettyjen mieltymysten perusteella.

Käsitteellisesti agentti on vuorovaikutuksessa Business Central -toiminnon kanssa samalla tavalla kuin Business Central -käyttäjät ovat vuorovaikutuksessa sen kanssa. Agentti sisältää luonnollisella kielellä ilmaistut yleiset ohjeet, joissa kuvataan, miten myyntitilausten sieppausprosessi tulisi hoitaa. Sen jälkeen se käyttää käyttöliittymän metatietoja, kuten kuvatekstejä, työkaluvihjeitä ja muita ominaisuuksia, yhdistettynä Business Central -sivuilla esitettyihin tietoihin ja omiin ohjeisiinsa määrittääkseen kaikki tehtävän suorittamiseen tarvittavat vaiheet. Määritetystä Roolikeskuksesta alkaen agentti siirtyy sivuilla, käynnistää käyttöliittymätoimintoja ja syöttää tietoja käyttäjän tavoin. Tämä lähestymistapa mahdollistaa agentille suuren joustavuuden ja sopeutumiskyvyn tavoitteensa saavuttamiseksi, koska agentin vuorovaikutuspinta ja vaiheet eivät ole kovakoodattuja. Sen sijaan tekoäly määrittää ne kunkin vaiheen kontekstin perusteella.

Tämän joustavuuden ansiosta agentti voi etsiä ja käsitellä asiaankuuluvia mukautettuja kenttiä ja toimintoja. Se voi myös yrittää ratkaista vahvistusvirheet automaattisesti käsittelemällä näytetyt virhesanomat ja säätämällä syötettä vastaavasti.

Sähköpostin seuranta ja viestintä

Agentti perustuu sisäiseen sähköpostin lähettäjään, joka toimii taustatehtävänä ja valvoo jatkuvasti määritettyä postilaatikkoa kohdepyyntöjen varalta. Aikatauluttaja käynnistää agentin tehtävien suorittamiseksi ja lähettää sitten tulokset, kuten valmiit myyntitarjoukset tai tilaukset, asiakkaalle vastauksena.

Agentti auttaa sähköpostirunkojen luomisessa nykyisen vaiheen kontekstin perusteella. Se voi esimerkiksi luetella saatavilla olevan varaston tai antaa liitteenä olevan myyntitarjouksen tai myyntitilauksen lyhyen kuvauksen. Lisäksi se voi havaita ja merkitä asiaankuulumattoman tai mahdollisesti haitallisen sähköpostisisällön, mikä kehottaa käyttäjiä tarkistamaan ja päättämään, miten edetä.

Asiakkaiden ja Business Central -käyttäjien osallistaminen

Käyttäjät voivat tarkastaa agentin vaiheet ja luodut myyntiasiakirjat. He voivat helposti tunnistaa agentin syöttämät tiedot verrattuna Business Centralin oman liiketoimintalogiikan tuottamiin tietoihin ja antaa tarvittaessa enemmän tietoja, kuten lisätä alennuksia tai päivittää toimituskustannuksia.

Jos asiakas päättää päivittää tarjouksen lähettämällä toisen sähköpostin, jossa on tiedot tarvittavista muutoksista, agentti auttaa näissä muutoksissa etsimällä tarjouksen ja tekemällä pyydetyt päivitykset. Kun asiakas on vahvistanut tarjouksen paikkansapitävyyden, agentti muuntaa sen myyntitilaukseksi, joka jaetaan myös asiakkaalle sähköpostitse käyttäjän vahvistuksen jälkeen.

Agentti sisältää aina nimetyt Business Central -käyttäjät, jotka tarkistavat ja hyväksyvät kaikki lähtevät viestit ennen niiden lähettämistä uudelleen asiakkaille.

Miten agentti käsittelee pyyntöjä

Agentti valvoo määritettyä postilaatikkoa, jossa saapuvat asiakkaiden sähköpostit nimikekyselyistä. Postilaatikko on määritetty Myyntitilausagentti-määrityksessä (lisätietoja on kohdassa Myyntitilausagentin määrittäminen). Kun agentti tunnistaa mahdollisen pyynnön sähköpostiviestissä, ohjelma alkaa valmistella myyntitarjousta. Se esimerkiksi tarkistaa, onko asiakas rekisteröity Business Centralissa. Sen jälkeen se tarkistaa nimikkeen saatavuuden, luo myyntitarjouksen ja valmistelee asiakkaalle sähköpostivastauksen, joka sisältää tarjouksen PDF-liitteenä.

Jotkut vaiheet edellyttävät toimiasi, kuten sähköpostikirjeenvaihdon tarkistaminen ja agentin avustaminen tarvittaessa. Ennen tilauksen luomista agentti hoitaa edestakaisen sähköpostikeskustelun asiakkaan kanssa puuttuvien tietojen ratkaisemiseksi ja alkuperäisen pyynnön muokkaamisen sallimiseksi. Lisätietoja Agentin prosessityönkulku.

Agentti varmistaa, että yhden asiakkaan pyyntö ei voi koskea toisen asiakkaan pyyntöjä. Kun agentti käsittelee pyynnön, se tunnistaa asiakkaan ensin Business Centralissa lähettäjän sähköpostiosoitteen perusteella. Agentti etsii sähköpostiosoitteen Business Centralin rekisteröityjen yhteyshenkilöiden, myyntitarjousten ja tilausten joukosta ja etsii sitten kyseiseen sähköpostiin liittyvän asiakkaan:

  • Jos asiakas löytyy, agentti suodattaa käyttöön vain kyseisen asiakkaan myyntitarjoukset ja tilaukset.

    Tämä toiminta varmistaa, että agentti luo ja päivittää vain asiakirjoja, jotka kuuluvat sähköpostin lähettäneelle asiakkaalle

  • Jos yhteyshenkilö löytyy, mutta se ei ole asiakas, agentti suodattaa käyttöön vain yhteyshenkilölle kuuluvat asiakirjat. Tarjouksia voidaan lähettää yhteyshenkilöille, joita ei ole rekisteröity asiakkaaksi.

  • Jos yhteystietoa ei löydy, agentti suodattaa pois kaikki asiakirjat ja saattaa pyytää käyttäjältä toimia, koska se ei löydä asiakirjaa.

Jotta agentti ei pyytäisi toimia ja avuksi saapuvien viestien tarkastamisessa agentti tarkastaa, onko yhteyshenkilö rekisteröity, ja näyttää ilmoituksen saapuvassa viestissä, jos näin ei ole. Voit ratkaista tämän ongelman joko rekisteröimällä uuden yhteyshenkilön/asiakkaan tai päivittämällä olemassa olevan yhteyshenkilön/asiakkaan yhteystiedot. Agentti luo ilmoituksen siitä, että yhteyshenkilön sähköpostiosoitetta ei löytynyt.

Tuotteiden/nimikkeiden etsiminen

Agentti analysoi saapuvat sähköpostit löytääkseen parametrit uuden myyntitarjouksen valmisteluun tai olemassa olevan tarjouksen päivittämiseen. Itse nimikkeiden lisäksi parametrejä voivat olla esimerkiksi nimikkeen määritteet, määrät, mittayksiköt, pyydetty toimituspäivämäärä ja ulkoisen asiakirjan numero. Agentti etsii sitten näitä nimikkeitä Business Centralin varastosta useista toisiinsa liittyvistä taulukoista.

Sivupöytä Kentät
Nimikkeet Nro
Kuvaus
Kuvaus 2
Haun kuvaus
GTIN
Toimittajan nimikenumero
Nimikevariantti Postinumero
Kuvaus
Kuvaus 2
Nimikeviittaus Viittauksen nro
Kuvaus
Kuvaus 2
Nimikemääritteet Nimi
Arvo
Nimikeluokka Postinumero
Kuvaus
Pääluokka – taso 1
Nimikekäännös Kieli
Kuvaus
Kuvaus 2
Nimiketunnistin Postinumero
Lisätekstirivi Teksti

Vaikka agentti löytyy tuotteita epämääräisten ja puutteellisten kuvausten perusteella, sen vaikuttavuuteen vaikuttaa Business Centralin tuotetietojen laatu. Voit parantaa agentin kykyä löytää tuotteita parantamalla varastonimikkeiden kuvauksia, määritteitä, luokkia ja lisätekstiä.

Muistio

Voi kestää noin 15 minuuttia, ennen kuin juuri syötetyt tiedot ovat haettavissa, kun järjestelmä indeksoi taulukot uudelleen taustalla.

Kun agentti löytää nimikkeet, se tarkistaa nimikkeiden saatavuuden analysoimalla useita parametreja, kuten vaaditun määrän, toimituspäivämäärän, sijainnin, aikataulutetut ja suunnitellut vastaanotot ja paljon muuta.

Agenttiprosessin työnkulku

Myyntitarjouspyynnön käsittelyyn tilaukseksi osallistuu kolme osallistujaa:

  • Asiakas, joka pyytää myyntitarjousta sähköpostitse.

    Tässä on esimerkki sähköpostiviestistä:

    Hei

    Olemme parhaillaan ostamassa huonekaluja mökillemme, ja tarkistettuani verkkosivustonne haluaisin pyytää tarjousta seuraavista tuotteista:

    • 2 Antwerp-pöytää
    • 4 Berlin-tuolia
    • 4 Rome-tuolia

    Voisitteko ystävällisesti toimittaa myyntitarjouksen? Tarvitsemme tuotteet toimitettuina 2. maaliskuuta mennessä. Huomatkaa myös ostotilausnumeromme: DC1011234.

    Kiitos!

    [Nimi]

  • Myyntitilausagentti, joka valvoo postilaatikkoa, käsittelee saapuvan pyynnön sekä luo tarjouksen ja tilauksen

  • Business Central -käyttäjä, joka arvioi agentin tehtäviä

Yleinen työnkulku on havainnollistettu kuvassa, jonka jälkeen seuraa lisätietoja vaiheista. Todellinen työnkulku voi vaihdella esimerkiksi seurantapyyntöjen, tarkistuksen muutosten tai peruutusten sekä esto-ongelmien mukaan.

Näyttää myyntitilausagentin työnkulun

  1. Asiakas: Lähettää Business Central -postilaatikkoon sähköpostiviestin, jossa pyydetään nimikkeiden myyntitarjousta.
  2. Myyntitilausagentti: Noutaa lukemattomat sähköpostiviestit Saapuneet-kansiosta ja luo tehtävän, jossa on vaihe saapuvan pyynnön tarkistamista varten.
  3. Tarkastaja: Tarkistaa/vahvistaa vaiheen sähköpostitse.
  4. Myyntitilausagentti:
    1. Etsii kontaktin tai asiakkaan.
    2. Etsii pyydetyt nimikkeet ja tarkistaa niiden saatavuuden.
    3. Luo myyntitarjouksen.
    4. Lisää arvostelun vaiheen ja vastaussähköpostin, johon on liitetty myyntitarjous pdf-muodossa.
  5. Tarkastaja: Tarkistaa/vahvistaa sähköposti- ja myyntitarjoukset.
  6. Myyntitilausagentti: Lähettää asiakkaalle sähköpostin ja myyntitarjouksen PDF-muodossa.
  7. Asiakas: Tarkistaa myyntitarjouksen ja lähettää sähköpostin, jossa pyytää tilausta.
  8. Myyntitilausagentti: Noutaa sähköpostin ja lisää arvosteluvaiheen.
  9. Tarkastaja: Tarkistaa/vahvistaa myyntitilauksen vahvistussähköpostin.
  10. Myyntitilausagentti:
    1. Muuntaa tarjouksen tilaukseksi.
    2. Lisää tarkistustehtävän lähtevällä sähköpostilla vahvistaen tilauksen.
  11. Tarkastaja: Tarkistaa/vahvistaa lähtevän sähköpostin.
  12. Myyntitilausagentti: Lähettää asiakkaalle sähköpostin.

Seuraavat vaiheet

Copilot- ja tekoälyominaisuuksien määrittäminen