Yhteyshenkilöiden luominen

Kun luot liiketoiminnan kontaktin johonkuhun toisessa yrityksessä, lisää heidät yhteyshenkilönä Business Centraliin. Lisää sitten kontakteista tai kontaktien yrityksestä tietoja, jotka voivat olla hyödyllisiä tulevissa yhteyksissä. Voit luoda seuraavanlaisia kontaktityyppejä Kontaktin kortti -sivulla:

• Henkilö – Käytä tätä, kun ollut suorassa kosketuksessa jonkun kanssa ja sinulla on heidän yhteystietonsa.
• Yritys – Käytä tätä, kun yhteyshenkilö ei ole yksityishenkilö vaan entiteetti, kuten alihankkija tai pankki.

Kunkin kontaktityypin kannalta merkitykselliset tiedot eroavat toisistaan, joten käytettävissä olevat kentät ja toiminnot ovat erilaisia. Voit esimerkiksi määrittää vastuualueet henkilölle ja toimialaryhmä yritykselle.

Voit myös muuttaa Tyyppi-kentän arvoa myöhemmin. Vaihtoehtoisesti voit käyttää Kontaktienhallinnan asetukset-sivun Periytyvyys-pikavälilehden kenttiä määrittääksesi jaettavat tiedot henkilön ja yrityksen välillä. Lisätietoja kohdassa Yhteyshenkilöiden määrittäminen.

Kun muunnat yhteyshenkilön esimerkiksi asiakkaaksi, toimittajaksi tai työntekijäksi, yhteyshenkilöstä tai yhteysyrityksestä tulee asiakkaan nimi. Kontaktin tietueet säilytetään, ja voit linkittää kontaktin ja asiakkaan niin, että heidän tietonsa synkronoidaan eteenpäin.

Kontaktin luominen manuaalisesti

1. Valitse -kuvake, kirjoita Yhteyshenkilöt ja valitse liittyvä linkki.

2. Valitse Uusi-toiminto.

3. Syötä Nro-kenttään numero kontaktille.

   Jos olet määrittänyt kontakteille numerosarjan Kontaktienhallinnan asetukset-sivulla, voit lisätä seuraavan saatavilla olevan kontaktinumeron Enter-näppäimellä.

4. Täytä jäljellä olevat kentät tarvittaessa. Lue lyhyt kuvaus siirtämällä kohdistin kentän päälle.

Kontaktin luominen asiakkaana, toimittajana tai pankkitilinä.

Jos sinulla on olemassa olevia asiakkaita, toimittajia ja pankkitilejä, joille haluat luoda kontaktikortit Luo kontakteja -erätöinä. Kun luot kontaktin tällä tavalla, kontaktin tiedot synkronoidaan myöhemmin liittyvän asiakkaan, toimittajan tai pankkitilin tietojen kanssa. Lue lisätietoja kohdasta Kontaktien synkronoiminen asiakkaiden, toimittajien, työntekijöiden ja pankkitilien kanssa.

Huomautus

Ennen aiemmin luotuihin tietoihin perustuvien kontaktien luontia asiakkaiden, toimittajien tai pankkitilien liikesuhteen koodi on määritettävä Kontaktienhallinnan asetukset -sivun Vuorovaikutukset-pikavälilehdessä. Lisätietoja kohdassa Yhteyshenkilöiden määrittäminen.

1. Valitse -kuvake, kirjoita jokin seuraavista, joka vastaa entiteettiä, josta haluat luoda yhteystietoja, ja valitse sitten liittyvä linkki.
   • Luo kontakteja asiakkaista
   • Luo kontakteja toimittajista
   • Luo kontakteja pankkitileistä
2. Valitse avautuvalla pyyntösivulla Asiakas-, Toimittaja- tai Pankkitili-osa ja määritä suodattimet, jos haluat luoda kontakteja tietyistä asiakkaista, toimittajista tai pankkitileistä.
3. Valitse OK, kun haluat aloittaa kontaktien luomisen.

Ohjelma liittää uusiin kontakteihin seuraavat kontaktinumerot numerosarjasta. Uusiin kontakteihin liitetään Kontaktienhallinnan asetukset -sivulla määritetty liikesuhdekoodi.

Vinkki

Tämän voi tehdä myös toisin päin eli asiakkaan, toimittajan, työntekijöihin tai pankkitilin voi kontaktista. Lisätietoja on Asiakkaan, toimittajan, työntekijän tai pankkitilin luominen yhteyshenkilöstä -osassa.

Asiakkaan, toimittajan, työntekijän tai pankkitilin luominen yhteyshenkilöstä

Jos yrityksellä, jolle haluat luoda yhteyshenkilön, on asiakas, toimittaja, työntekijä tai pankkitili, voit käyttää Luo-toimintoa. Kun luot kontaktin tällä tavalla, kontaktin tiedot synkronoidaan myöhemmin liittyvän asiakkaan, toimittajan, työntekijän tai pankkitilin tietojen kanssa. Lue lisätietoja kohdasta Kontaktien synkronoiminen asiakkaiden, toimittajien ja pankkitilien kanssa.

Huomautus

Ennen kontaktien luontia asiakkaiden, toimittajien, työntekijöiden tai pankkitilien liikesuhteen koodi on määritettävä Kontaktienhallinnan asetukset -sivun Vuorovaikutukset-pikavälilehdessä. Lisätietoja kohdassa Yhteyshenkilöiden määrittäminen.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Yhteyshenkilöt ja valitse liittyvä linkki.
2. Valitse kontakti, jonka haluat luoda asiakkaana, toimittajana, työntekijänä tai pankkitilinä.
3. Valitse Luo-toiminto, valitse sitten Asiakas, Toimittaja, Pankki tai Työntekijä.
4. Valitse OK.

Yhteystiedot siirretään kontaktikortista uuteen asiakas-, toimittaja-, työntekijä- tai pankkitilikorttiin. Haluat ehkä lisätä tiettyjä tietoja jokaiseen korttiin, kuten laskutus- ja maksutiedot. Katso esimerkiksi kohta Uusien asiakkaiden rekisteröinti.

Kontaktin linkittäminen olemassa olevaan asiakkaaseen, toimittajaan, työntekijään tai pankkitiliin

Jos kontakti ja joko asiakas, toimittaja, työntekijä tai pankkitili ovat samassa yrityksessä, voit linkittää nämä kaksi objektia ja synkronoida tiedot.

1. Avaa kontakti, jonka haluat linkittää.
2. Valitse Linkitä olemassa olevan kanssa -toiminto ja valitse sitten Asiakas-, Toimittaja-, Pankki- tai Työntekijä-toiminto.
3. Valitse avautuvalla sivulla linkitettävä asiakas, toimittaja, työntekijä tai pankkitili.
4. Määritä Nykyiset pääkentät -kentässä priorisoitavat kentät, jos sekä olemassa olevan yhteyshenkilön että asiakkaan, toimittajan, työntekijän tai pankkitilin yhteisissä kentissä on ristiriitaisia tietoja. Joten, jos myyjän koodi on erilainen kontaktille ja asiakkaalle, voit valita toisen säilyttämisen kontaktikortissa valitsemalla Kontakti.
5. Valitse OK.

Kontaktin linkin poistaminen olemassa olevasta asiakkaasta, toimittajasta, työntekijästä tai pankkitilistä

Jos linkitit yhteyshenkilön asiakkaaseen, toimittajaan, työntekijään tai pankkitiliin, jota et aikonut tehdä, poista linkki entiteettien välillä, jotta tietoja ei enää synkronoida.

1. Avaa kontakti, jossa on väärä linkki.
2. Valitse Liikesuhteet-toiminto.
3. Valitse avautuvalla sivulla asiakas, toimittaja, työntekijä tai pankkitili, josta linkki poistetaan.
4. Valitse Poista-toiminto.

Huomautus

Älä käytä Liikesuhteet-ikkunaa aiemmin luotujen suhteiden muuttamiseen. Poista sen sijaan suhde ja käytä Linkitä olemassa olevan kanssa -toimintoa. Lisätietoja on Kontaktin linkittäminen aiemmin luotuun asiakkaaseen, toimittajaan, työntekijään tai pankkitiliin -osassa.

Kontaktien synkronoiminen asiakkaiden, toimittajien, työntekijöiden ja pankkitilien kanssa

Jos jotkin kontakteistasi ovat myös asiakkaita, toimittajia, työntekijöitä tai pankkitilejä, voit synkronoida ne kontaktin tietojen kanssa ja saada seuraavat edut:

• Sinun tarvitsee päivittää tiedot vain yhteen paikkaan. Joten jos esimerkiksi muutat kontaktin puhelinnumeroa asiakkaalle, toimittajalle, työntekijälle tai pankkitilille, puhelinnumero päivitetään automaattisesti.
• Jos olet määrittänyt kontakteille numerosarjan, kun luot asiakkaan, myyjän, työntekijän tai pankkitilikortin, kontakti luodaan automaattisesti.
• Voit luoda kontaktista myyntitarjouksia ja -tilauksia sekä ostotarjouksia ja -tilauksia.
• Voit saada tallentaa vuorovaikutuksia, kuten tilausten tai puitetilausten tulostaminen, myynnin huoltotilauksen luominen ja sähköpostin lähettäminen.
• Jos poistat asiakkaaseen, toimittajaan, työntekijään tai pankkitiliin linkitetyn kontaktin, vain kontakti poistuu ohjelmasta. Asiakas, toimittaja, työntekijä tai pankkitili säilytetään.
• Samoin, jos poistat asiakkaaseen, toimittajaan, työntekijään tai pankkitiliin linkitetyn kontaktin, vain kontakti säilytetään.

Huomautus

Tietyt tiedot, kuten laskutus- ja kirjaustiedot, eivät ole käytettävissä kontakteille. Kun luot kontakteja asiakkaina, toimittajina, työntekijöinä tai pankkitilinä, haluat ehkä lisätä ne tiedot manuaalisesti.

Tietojen synkronointi asiakkaiden, toimittajien, työntekijöiden tai pankkitilien välillä voidaan ottaa käyttöön kolmella tavalla:

• Luomalla yhteyshenkilöitä asiakkaista, toimittajista tai pankkitileistä. Lisätietoja on Kontaktin luominen asiakkaasta, toimittajasta tai pankkitilistä -osassa.
• Luomalla asiakkaita, toimittajia, työntekijöitä tai pankkitilejä kontakteista. Lisätietoja on Asiakkaan, toimittajan, työntekijän tai pankkitilin luominen yhteyshenkilöstä -osassa.
• Linkittämällä kontakteja aiemmin luotuihin asiakkaisiin, toimittajiin, työntekijöihin tai pankkitileihin kontaktikortista. Lisätietoja on Kontaktin linkittäminen aiemmin luotuun asiakkaaseen, toimittajaan, työntekijään tai pankkitiliin -osassa.

Tarkistetaan, mihin asiakkaaseen, toimittajaan, työntekijään tai pankkitiliin yhteyshenkilö liittyy

1. Valitse -kuvake, kirjoita Yhteyshenkilöt ja valitse liittyvä linkki.
2. Valitse yhteyshenkilön rivi. Valitse Liittyvät tiedot -toiminto ja valitse sitten Asiakas/toimittaja/pankkitili/työntekijä-toiminto.

Katso myös

Kontaktien hallinta
Kontaktien määrittäminen
Sijaintien ja reittiohjeiden etsiminen online-karttojen avulla
Business Centralin käyttö

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen