Sähköisten asiakirjojen määrittäminen

Tärkeää

Sähköisten asiakirjojen ydinmoduuli on kehys. Oletusarvoisesti Palvelun integrointi -kenttää ei ole. Jos löydät oletusarvoisesti Dokumenttimuoto -vaihtoehdot, ota huomioon, että ne tarjotaan esimerkkinä ja että lokalisoinnin on tarjottava yksityiskohtainen muoto. Nämä tiedot ovat osa lokalisointisovelluksia, koska ne ovat paikallisia tarpeita koskevia.

Huomautus

Versiosta 23.2 lähtien PEPPOL-asiakirjan vakiomuoto on mukana Asiakirjan muoto -kentän yleisenä muotona. Muista, että et todennäköisesti voi käyttää tätä muotoa sellaisenaan. Se on W1-muoto, joka on tarkoitettu osoittamaan, kuinka tätä ominaisuutta käytetään. Suosittelemme, että testaat olemassa olevaa PEPPOL-muotoa ennen kuin alat käyttää tätä muotoa.

Sähköisten asiakirjojen määrityksen ensimmäinen vaihe on määrittää sähköinen asiakirjapalvelu. Tällöin määritetään järjestelmän koko toiminta, koska se liittyy sähköisten asiakirjojen viestintään.

Sähköisen asiakirjapalvelun määrittäminen

Määritä sähköinen asiakirjapalvelu alla olevien ohjeiden mukaan.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Sähköiset asiakirjapalvelut ja valitse liittyvä linkki.

2. Valitse Uusi ja määritä sitten Yleinen-pikavälilehden Sähköiset asiakirjapalvelut -sivulla kentät alla olevan taulukon mukaan.

   Kenttä	Kuvaus
   Postinumero	Valitse sähköisen viennin asetuskoodi.
   Kuvaus	Anna sähköisen viennin asetusten lyhyt kuvaus.
   Asiakirjan muoto	Sähköisen viennin asetusten vientimuoto. Tässä kentässä on oletusarvoisesti kaksi vaihtoehtoa. Voit valita PEPPOL BIS 3 yleiseksi koodipohjaiseksi muodoksi tai tiedonvaihdon kun sinun on määritettävä ennalta tietyn muotoiset esiasiakirjat Tietojen vaihdon määrityksen pikavälilehdellä.
   Palvelun integrointi	Valitse sähköisen viennin määrityksen integrointikoodi. Ainoa vaihtoehto 1. aallossa on Ei integrointia.
   Käytä eräkäsittelyä	Määritä, käyttääkö palvelu eräkäsittelyä vientiin.

3. Määritä Tuodut parametrit -pikavälilehdessä alla olevassa taulukossa kuvatut kentät.

   Kenttä	Kuvaus
   Tarkista vastaanottava yritys	Määritä, onko vastaanottavan yrityksen tiedot vahvistettava tuonnin aikana.
   Selvitä mittayksikkö	Määritä, onko mittayksikkö ratkaistava tuonnin aikana.
   Hae nimikeviittaus	Määritä, etsitäänkö tuotetta tuoteviitteen perusteella tuonnin aikana.
   Hakunimike GTIN	Määritä, etsitäänkö tuotetta GTIN-numeron perusteella tuonnin aikana.
   Hakutilin yhdistämismääritys	Määritä, etsitäänkö tiliä tilin yhdistämismäärityksessä tuonnin aikana saapuvan tekstin perusteella.
   Tarkista rivialennus	Määritä, tarkistetaanko rivialennus tuonnin aikana.
   Kohdista laskualennus	Määritä, sovelletaanko tuonnin aikana laskualennusta.
   Tarkista yhteissummat	Määritä, tarkistetaanko laskun loppusumma tuonnin aikana.
   Päivitä tilaus	Määritä, onko vastaava ostotilaus päivitettävä.
   Luo päiväkirjarivit	Määritä, onko ostoasiakirjan sijaan luotava päiväkirjarivi. Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat käyttää päiväkirjoja laskujen kohteena.
   Yleisen päiväkirjan mallin nimi	Määritä kirjauskansion rivin luonnissa käytettävän yleisen päiväkirjamallin nimi. Tämä kenttä on käytettävissä, jos haluat käyttää päiväkirjoja laskujen kohteena.
   Yleisen päiväkirjan erän nimi	Määritä kirjauskansion rivin luonnissa käytettävän yleisen päiväkirjaerän nimi. Tämä kenttä on käytettävissä, jos haluat käyttää päiväkirjoja laskujen kohteena.
   Automaattinen tuonti	Määritä, tuodaanko asiakirjat palvelusta automaattisesti.
   Erän aloitusaika	Määritä tuontitöiden aloitusaika.
   Minuuttia suoritusten välillä	Määritä tuontitöiden suorittamisen välisen minuuttimäärän.

4. Jos valitsit Tiedonvaihto Dokumenttimuoto -kentässä Yleiset-pikavälilehdellä, aseta seuraavat kentät Tietojen vaihdon määritys -pikavälilehdellä.

   Kenttä	Kuvaus
   Asiakirjatyyppi	Määritä asiakirjatyyppi, joka käyttää tiedonsiirtoa tietojen tuontiin ja vientiin. Esimerkkejä ovat myyntilasku, myynnin hyvityslasku ja ostolasku.
   Tuo tiedonsiirtomäärityksen koodi	Määritä tietojen tuonnissa käytettävä tiedonsiirtokoodi. Käytä tätä kenttää vain saadaksesi asiakirjan ostoprosessissa.
   Vie tiedonsiirtomäärityksen koodi	Määritä tietojen viennissä käytettävä tiedonsiirtokoodi. Käytä tätä kenttää vain asiakirjojen toimittamiseen myyntiprosessissa.

Huomautus

PEPPOL-formaatille on valmisteltu tiedonvaihtomääritykset, jotka liittyvät vakiomyynti- ja ostotositteeseen. Et kuitenkaan todennäköisesti voi käyttää näitä määritelmiä sellaisenaan. Ne ovat kaikki W1-muotoa, joka on tarkoitettu osoittamaan, kuinka tätä ominaisuutta käytetään. Suosittelemme, että testaat olemassa olevaa PEPPOL-muotoa ennen kuin alat käyttää niitä.

Jos olet määrittänyt lokalisoinnissa Tiedonsiirtomääritys-muodon, voit lisätä rivin jokaiselle tarvittavalle asiakirjatyypille. Lisää rivejä, jotka vastaavat W1 PEPPOL -muodon oletustiedonvaihtoesimerkkiä. Valitse kuitenkin ensin Asiakirjatyyppi-vaihtoehto jokaiselle tarvitsemallesi riville. Valitse kullekin tietotyypille Tuo tiedonsiirtomäärityksen koodi- tai Vie tiedonsiirtomäärityksen koodi -arvo, jota haluat käyttää.

Jos et käytä Tiedonsiirtomääritys-muotoa, voit luoda ja määrittää muotoja käyttöliittymän avulla. Säädä tietoja Viennin yhdistämismäärityksessä ja Tuonnin yhdistämismäärityksessä , joista löydät taulukot ja kentät muunnossääntöjen määrittämistä varten. Tässä tapauksessa sinun on lisättävä muotoosi liittyvä uusi vaihtoehto Asiakirjan muoto -kenttään.

Tuetut asiakirjatyypit

Tuetut asiakirjatyypit perustuvat valittuun asiakirjamuotoon. Tarkista tuetut asiakirjatyypit valitsemalla Sähköiset asiakirjapalvelut -sivulla Tuetut asiakirjatyypit . Sähköisen tiedostopalvelun tuetut lähdeasiakirjatyypit avautuu ja Lähdeasiakirjatyyppi-sarakkeessa voit valita erilaisia asiakirjatyyppejä, jotta ne ovat tuettuja käyttämäsi muodon mukaan. Varmista, että et käytä asiakirjatyyppiä, jos kyseistä asiakirjaa ei ole valittu tällä sivulla.

Asiakirjan lähetyksen profiilin määrittäminen

Voit määrittää kullekin asiakkaalle myyntiasiakirjojen lähettämisen ensisijaisen tavan. Näin lähetysvaihtoehtoa ei tarvitse valita aina, kun valitset Kirjaa ja lähetä -toiminnon. Asiakirjan lähetyksen profiilit -sivulla voi määrittää eri lähetyksen profiileja, joista voit valita asiakkaan kortin Asiakirjan lähetyksen profiili -kentässä. Valitse Oletus-valintaruutu, kun haluat, että asiakirjan lähetyksen profiili on kaikkien asiakkaiden oletusprofiili lukuun ottamatta niitä asiakkaita, joiden Asiakirjan lähetyksen profiili -kenttä on määritetty toiselle lähetyksen profiilille.

Tätä toimintoa käytetään määritettäessä sähköisen laskutuksen automaatio. Kun valitset Kirjaa ja lähetä -toiminnon myyntiasiakirjassa, näkyviin tulee Kirjaa ja lähetä vahvistus -valintaikkuna, jossa näkyy käytetty lähetyksen profiili. Se on joko asiakkaalle määritetty profiili tai kaikille asiakkaille yhteinen oletusprofiili.

Alla olevien vaiheiden avulla voit määrittää asiakirjan lähetyksen profiilin.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Asiakirjan lähetyksen profiili ja valitse liittyvä linkki.

2. Valitse Asiakirjan lähetyksen profiilit -sivulla Uusi.

3. Anna Yleinen-pikavälilehdessä vaaditut tiedot.

4. Määritä Lähetysvaihtoehdot-pikavälilehden kentät seuraavassa taulukossa kuvatulla tavalla.

   Kenttä	Kuvaus
   Sähköinen asiakirja	Määritä, lähetetäänkö asiakirja sähköisenä asiakirjana, jonka asiakas voi tuoda omaan järjestelmäänsä, kun valitset Kirjaa ja lähetä -painikkeen. Tätä vaihtoehtoa voi käyttää, jos myös Muoto- tai Sähköinen asiakirjapalvelun työnkulkukoodi -kenttä on määritetty. Vaihtoehtoisesti tiedoston voi tallentaa levylle.
   Muoto	Määritä sähköisen asiakirjan lähettämisen muoto. Tämä kenttä on pakollinen, jos valitset Document Exchange -palvelun kautta -arvon Sähköinen asiakirja -kentässä.
   Sähköinen asiakirjapalvelun työnkulkukoodi	Määritä asiakirjojen lähettämisessä käytettävä sähköisen palvelun työnkulku. Tämä kenttä on pakollinen, jos valitset Laajennettu sähköisten asiakirjojen palvelutyönkulku -arvon Sähköinen asiakirja -kentässä.

   Huomautus

   Jos valitset Laajennettu sähköisten asiakirjojen palvelutyönkulku -kohdan Sähköinen asiakirja -kentässä, sähköisten asiakirjojen työnkulun määritys on oltava jo tehty.

Työnkulun määrittäminen

Alla olevien vaiheiden avulla voit määrittää työnkulun, jota käytetään sähköisen asiakirjan toiminnossa.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Työnkulkumallit ja valitse liittyvä linkki.
2. Jos Sähköisen asiakirjan työnkulkumallit -kohtaa ei löydy Työnkulkumallit-sivulta, valitse Palauta Microsoft-mallit. Sen jälkeen pitäisi näkyä sähköisen asiakirjan työnkulkumallit. Sulje sivu.
3. Valitse -kuvake, kirjoita Työnkulut ja valitse liittyvä linkki.
4. Valitse Uusi työnkulku mallista -toiminto, jos haluat valita mallin sähköisten asiakirjojen prosessia varten. Käytettävissä olevat mallit ovat Lähetä yhteen palveluun ja Lähetä useisiin palveluihin.
5. Valitse OK, jos haluat viimeistellä työnkulun asetuksen.
6. Valitse Vastaus-kentässä Lähetä sähköinen asiakirja asetuksen avulla, jos haluat määrittää työnkulun vastaukset.
7. Valitse vaihtoehtona luotu sähköinen asiakirjapalvelu. Valitse OK ja ota työnkulku käyttöön.

Huomautus

Voit luoda oman työnkulun sähköisille asiakirjoille ilman ennalta määritettyjä työnkulkumalleja. Jos palveluita on enemmän, voit käyttää eri työnkulkuja.

Jos haluat käyttää enemmän työnkulkuja, määritä ne eri asiakkaiden asiakirjojen lähetysprofiilien kautta. Kun määrität työnkulkua, määritä asiakirjan lähetysprofiili Ehdolla -sarakkeessa Työnkulun vaiheet -pikavälilehdessä, koska sinulla ei voi olla kahta palvelua, jotka käyttävät samaa asiakirjan lähetysprofiilia työnkuluissa.

Kun määrität työnkulkusi Työnkulut-sivulla, osoita Ehdolla-kenttään Työnkulun vaiheet -pikavälilehdessä. Valitse Tapahtumaehdot -sivun Suodatin-kentästä asiakirjan lähetysprofiili, jota haluat käyttää.

Sähköisten asiakirjojen säilytyskäytäntöjen määrittäminen

Sähköisiä asiakirjoja voivat koskea erilaiset paikalliset säädökset, jotka liittyvät sähköisten asiakirjojen säilytysjaksoon. Tämän vuoksi säilytyskäytännön asetukset on lisätty kaikkiin tärkeisiin tietoihin, jotka liittyvät sähköisiin asiakirjoihin. Järjestelmänvalvojat voivat määrittää säilytyskäytännöt, jotka määrittävät, miten usein Dynamics 365 Business Central poistaa sähköisiin asiakirjoihin liittyvät vanhentuneet tietueet. Lisätietoja säilytyskäytännöistä on kohdassa Säilytyskäytäntöjen määrittäminen.

Voit määrittää sähköiseen asiakirjaan liittyvät säilytyskäytännöt alla olevien ohjeiden avulla.

1. Suorita Sähköiset asiakirjapalvelut -sivulla Säilytyskäytäntö-toiminto.

2. Kun toiminto on valmis, valitse jokin seuraavista määritettävästä säilytyskäytännöistä:

   • Sähköisen asiakirjan loki
   • Sähköisen asiakirjan integrointiloki
   • Sähköisen asiakirjan yhdistämismääritysloki
   • Sähköisen asiakirjan tietojen tallennustila

E-asiakirjan demotiedot

Huomautus

Business Centralin versiosta 24.0 voidaan määrittää demotietoja E-asiakirjoille.

Microsoft on luonut uuden demomoduulin sähköisiä asiakirjoja varten, jotta E-asiakirjojen testaus- ja esittelyominaisuuksien käyttö on helpompaa. Voit ottaa tämän moduulin käyttöön noudattamalla seuraavia vaiheita:

1. Valitse -kuvake, kirjoita Contoso-demotyökalu ja valitse liittyvä linkki.
2. Ennen kuin E-asiakirjan Contoso-moduuli otetaan käyttöön riippuvuussuhteiden takia, seuraavat moduulit on otettava käyttöön: Yleinen moduuli ja Fyysisen varaston moduuli.
3. Kun olet ottanut nämä moduulit käyttöön, valitse E-asiakirjan Contoso-moduuli ja valitse Luo-toiminto.
4. Toimi vaiheiden mukaisesti.
5. Sulje sivu.

Kun käytössä oleva moduuli on otettu käyttöön, uudet demonimikkeet on luotu, kuusi sähköistä asiakirjaa on tuotu (Peppol BIS 3:een perustuen) ja E-asiakirjapalvelut on jo määritetty luotujen työnkulkujen avulla.

Katso myös

Tietoja sähköisten asiakirjojen käytöstä myynnissä
Tietoja sähköisten asiakirjojen käytöstä ostossa
Sähköisten asiakirjojen laajentaminen Business Centralissa
Taloushallinto
Lasku – myynti
Ostojen kirjaaminen ostolaskujen ja tilausten avulla
Business Centralin käyttö

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen