Sähköisten asiakirjojen määrittäminen

Tärkeää

Sähköisten asiakirjojen ydinmoduuli on kehys. Oletusarvoisesti Palvelun integrointi -kenttää ei ole. Jos Dokumentin muoto -asetukset ovat oletusarvoisena, muista, että niitä tarjotaan esimerkkeinä. Lokalisointisovellusten tulee tarjota muotoa koskevat tiedot, koska ne ovat paikallisia tarpeita koskevia.

Muistio

Versiosta 23.2 lähtien PEPPOL-asiakirjan vakiomuoto on mukana Asiakirjan muoto -kentän yleisenä muotona. Muista, että et todennäköisesti voi käyttää tätä muotoa sellaisenaan. Se on Microsoftin tarjoama W1-muoto, joka osoittaa, kuinka tätä ominaisuutta käytetään. Suosittelemme, että testaat olemassa olevaa PEPPOL-muotoa ennen kuin alat käyttää tätä muotoa.

Ensimmäinen vaihe sähköisten asiakirjojen (e-asiakirjojen) määrittämiseksi on sähköisten asiakirjojen palvelun määrittäminen sähköisten asiakirjojen viestintää varten.

Sähköisen asiakirjapalvelun määrittäminen

Määritä sähköinen asiakirjapalvelu seuraavien ohjeiden mukaan.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Sähköiset asiakirjapalvelut ja valitse liittyvä linkki.

2. Valitse Uusi ja määritä sitten Yleinen-pikavälilehden Sähköiset asiakirjapalvelut -sivulla kentät alla olevan taulukon mukaan.

   Kenttä	Kuvaus
   Postinumero	Valitse sähköisen viennin asetuskoodi.
   Kuvaus	Anna sähköisen viennin asetusten lyhyt kuvaus.
   Asiakirjan muoto	Sähköisen viennin asetusten vientimuoto. Tässä kentässä on oletusarvoisesti kaksi vaihtoehtoa. Voit valita PEPPOL BIS 3 yleiseksi koodipohjaiseksi muodoksi tai tiedonvaihdon kun sinun on määritettävä ennalta tietyn muotoiset esiasiakirjat Tietojen vaihdon määrityksen pikavälilehdellä.
   Palvelun integrointi	Valitse sähköisen viennin määrityksen integrointikoodi. Tällä hetkellä ainoa vaihtoehto on Ei integrointia.
   Käytä eräkäsittelyä	Määritä, käyttääkö palvelu eräkäsittelyä vientiin.

3. Määritä Tuodut parametrit -pikavälilehdessä alla olevassa taulukossa kuvatut kentät.

   Kenttä	Kuvaus
   Tarkista vastaanottava yritys	Määritä, onko vastaanottavan yrityksen tiedot vahvistettava tuonnin aikana.
   Selvitä mittayksikkö	Määritä, onko mittayksikkö ratkaistava tuonnin aikana.
   Hae nimikeviittaus	Määritä, etsitäänkö tuotteita tuoteviitteen perusteella tuonnin aikana.
   Hakunimike GTIN	Määritä, etsitäänkö tuotteita GTIN-numeron perusteella tuonnin aikana.
   Hakutilin yhdistämismääritys	Määritä, etsitäänkö tiliä tilin yhdistämismäärityksessä tuonnin aikana saapuvan tekstin perusteella.
   Tarkista rivialennus	Määritä, tarkistetaanko rivialennus tuonnin aikana.
   Kohdista laskualennus	Määritä, sovelletaanko tuonnin aikana laskualennusta.
   Tarkista yhteissummat	Määritä, tarkistetaanko laskun loppusummat tuonnin aikana.
   Päivitä tilaus	Määritä, onko vastaava ostotilaus päivitettävä.
   Luo päiväkirjarivit	Määritä, onko ostoasiakirjan sijaan luotava päiväkirjarivi. Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat käyttää päiväkirjoja laskujen kohteena.
   Yleisen päiväkirjan mallin nimi	Määritä kirjauskansion rivin luonnissa käytettävän yleisen päiväkirjamallin nimi. Tämä kenttä on käytettävissä, jos haluat käyttää päiväkirjoja laskujen kohteena.
   Yleisen päiväkirjan erän nimi	Määritä kirjauskansion rivin luonnissa käytettävän yleisen päiväkirjaerän nimi. Tämä kenttä on käytettävissä, jos haluat käyttää päiväkirjoja laskujen kohteena.
   Automaattinen tuonti	Määritä, tuodaanko asiakirjat palvelusta automaattisesti.
   Erän aloitusaika	Määritä tuontitöiden aloitusaika.
   Minuuttia suoritusten välillä	Määritä tuontitöiden suorittamisen välisen minuuttimäärän.

4. Jos valitsit TiedonvaihtoDokumenttimuoto -kentässä Yleiset-pikavälilehdellä, täytä kentät Tietojen vaihdon määritys -pikavälilehdellä seuraavassa taulukossa kuvatulla tavalla.

   Kenttä	Kuvaus
   Asiakirjatyyppi	Määritä asiakirjatyyppi, joka käyttää tiedonsiirtoa tietojen tuontiin ja vientiin. Esimerkkejä ovat myyntilasku, myynnin hyvityslasku ja ostolasku.
   Tuo tiedonsiirtomäärityksen koodi	Määritä tietojen tuonnissa käytettävä tiedonsiirtokoodi. Käytä tätä kenttää vain saadaksesi asiakirjan ostoprosessissa.
   Vie tiedonsiirtomäärityksen koodi	Määritä tietojen viennissä käytettävä tiedonsiirtokoodi. Käytä tätä kenttää vain asiakirjojen toimittamiseen myyntiprosessissa.

Muistio

PEPPOL-formaatissa on tiedonvaihtomääritykset, jotka liittyvät myynti- ja ostoasiakirjoihin. Et kuitenkaan todennäköisesti voi käyttää näitä määritelmiä sellaisenaan. Ne ovat kaikki W1-muotoa, joka on tarkoitettu osoittamaan, kuinka tätä ominaisuutta käytetään. Suosittelemme, että testaat olemassa olevaa PEPPOL-muotoa ennen kuin alat käyttää niitä.

Jos olet määrittänyt lokalisoinnissa Tiedonsiirtomääritys-muodon, voit lisätä rivin tarvittaville asiakirjatyypeille. Lisää rivejä, jotka vastaavat W1 PEPPOL -muodon oletustiedonvaihtoesimerkkiä. Valitse kuitenkin ensin Asiakirjatyyppi-vaihtoehto jokaiselle tarvitsemallesi riville. Valitse kullekin tietotyypille Tuo tiedonsiirtomäärityksen koodi- tai Vie tiedonsiirtomäärityksen koodi -arvo, jota haluat käyttää.

Jos et käytä Tiedonsiirtomääritys-muotoa, voit luoda ja määrittää muotoja käyttöliittymän avulla. Säädä tietoja Viennin yhdistämismäärityksessä ja Tuonnin yhdistämismäärityksessä , joista löydät taulukot ja kentät muunnossääntöjen määrittämistä varten. Tässä tapauksessa sinun on lisättävä muotoosi liittyvä uusi vaihtoehto Asiakirjan muoto -kenttään.

Tuetut asiakirjatyypit

Asiakirjatyypin tuki perustuu asiakirjamuotoon. Tarkista tuetut asiakirjatyypit valitsemalla Sähköiset asiakirjapalvelut -sivulla Tuetut asiakirjatyypit . Sähköisen asiakirjapalvelun tuetut lähdeasiakirjatyypit avautuu. Lähdeasiakirjan tyyppi -sarakkeessa voit valita eri asiakirjatyyppejä muodolle, jota aiot käyttää. Käytä asiakirjatyyppiä vain, jos asiakirja on valittu.

Asiakirjan lähetyksen profiilin määrittäminen

Voit määrittää kullekin asiakkaalle myyntiasiakirjojen lähettämisen ensisijaisen tavan. Näin lähetysvaihtoehtoa ei tarvitse valita aina, kun valitset Kirjaa ja lähetä -toiminnon. Asiakirjan lähetyksen profiilit -sivulla voi määrittää lähetyksen profiileja, joista voit valita mitä asiakkaan kortin Asiakirjan lähetyksen profiili -kentässä käytetään. Voit valita Oletus-valintaruudun määrittääksesi, että asiakirjan lähetyksen profiili on kaikille asiakkaille, joiden profiili ei ole määritetty asiakirjan lähetyksen profiili -kentässä.

Tätä ominaisuutta käytetään määritettäessä sähköisen laskutuksen automaatio. Kun valitset myyntiasiakirjassa Kirjaa ja lähetä, Kirjaa ja lähetä vahvistus -valintaikkunassa näkyy käytössä oleva lähetysprofiili. Se on joko asiakkaalle määritetty profiili tai kaikkien asiakkaiden oletusprofiili.

Seuraa näitä vaiheita määrittääksesi asiakirjan lähetyksen profiilin.

1. Valitse -kuvake, syötä Asiakirjan lähetyksen profiili ja valitse sitten liittyvä linkki.

2. Valitse Asiakirjan lähetyksen profiilit -sivulla Uusi.

3. Täytä pakolliset kentät Yleinen-pikavälilehdellä.

4. Täytä Lähetysvaihtoehdot-pikavälilehden kentät seuraavassa taulukossa kuvatulla tavalla.

   Kenttä	Kuvaus
   Sähköinen asiakirja	Määritä, lähetetäänkö asiakirja sähköisenä asiakirjana, jonka asiakas voi tuoda omaan järjestelmäänsä, kun valitset Kirjaa ja lähetä -painikkeen. Tätä vaihtoehtoa voi käyttää, jos myös Muoto- tai Sähköinen asiakirjapalvelun työnkulkukoodi -kenttä on määritetty. Vaihtoehtoisesti voit tallentaa tiedoston omalle tietokoneellesi.
   Muoto	Määritä sähköisen asiakirjan lähettämisen muoto. Tämä kenttä on pakollinen, jos valitset Document Exchange -palvelun kautta -arvon Sähköinen asiakirja -kentässä.
   Sähköinen asiakirjapalvelun työnkulkukoodi	Määritä asiakirjojen lähettämisessä käytettävä sähköisen palvelun työnkulku. Tämä kenttä on pakollinen, jos valitset Laajennettu sähköisten asiakirjojen palvelutyönkulku -arvon Sähköinen asiakirja -kentässä.

   Huomautus

   Jos valitset Laajennettu sähköisten asiakirjojen palvelutyönkulku -kohdan Sähköinen asiakirja -kentässä, sähköisten asiakirjojen työnkulun määritys on oltava jo tehty.

Työnkulun määrittäminen

Seuraa näitä vaiheita määrittääksesi sähköisen asiakirjan työnkulun.

1. Valitse -kuvake, syötä Työnkulun mallit ja valitse sitten liittyvä linkki.
2. Jos Sähköisen asiakirjan työnkulkumallit -kohtaa ei löydy Työnkulkumallit-sivulta, valitse Palauta Microsoft-mallit. Sen jälkeen pitäisi näkyä sähköisen asiakirjan työnkulkumallit. Sulje sivu.
3. Valitse -kuvake, syötä Työnkulut ja valitse sitten liittyvä linkki.
4. Valitse Uusi työnkulku mallista -toiminto, jos haluat valita mallin sähköisten asiakirjojen prosessia varten. Käytettävissä olevat mallit ovat Lähetä yhteen palveluun ja Lähetä useisiin palveluihin.
5. Valitse OK, jos haluat viimeistellä työnkulun asetuksen.
6. Valitse Vastaus-kentässä Lähetä sähköinen asiakirja asetuksen avulla, jos haluat määrittää työnkulun vastaukset.
7. Valitse vaihtoehtona luotu sähköinen asiakirjapalvelu. Valitse OK ja ota työnkulku käyttöön.

Huomautus

Voit luoda oman työnkulun sähköisille asiakirjoille ilman ennalta määritettyjä työnkulkumalleja. Jos palveluita on enemmän, voit käyttää eri työnkulkuja.

Jos haluat käyttää enemmän työnkulkuja, määritä ne eri asiakkaiden asiakirjojen lähetysprofiilien kautta. Kun määrität työnkulkua, määritä asiakirjan lähetysprofiili Ehdolla -sarakkeessa Työnkulun vaiheet -pikavälilehdessä, koska sinulla ei voi olla kahta palvelua, jotka käyttävät samaa asiakirjan lähetysprofiilia työnkuluissa.

Kun määrität työnkulkusi Työnkulut-sivulla, osoita Ehdolla-kenttään Työnkulun vaiheet -pikavälilehdessä. Valitse Tapahtumaehdot -sivun Suodatin-kentästä asiakirjan lähetysprofiili, jota haluat käyttää.

Sähköisten asiakirjojen säilytyskäytäntöjen määrittäminen

Sähköisiin asiakirjoihin voidaan soveltaa paikallista lainsäädäntöä, joka määrittää sähköisten asiakirjojen säilytysajan. Tämän hallitsemiseksi järjestelmänvalvojat voivat määrittää säilytyskäytäntöjä, jotka määrittävät, kuinka usein Business Central poistaa tietueita. Lisätietoja Teamsin säilytyskäytännöistä on kohdassa Säilytyskäytäntöjen määrittäminen.

Voit määrittää sähköisten asiakirjojen säilytyskäytännöt seuraavien ohjeiden avulla.

1. Suorita Sähköiset asiakirjapalvelut -sivulla Säilytyskäytäntö-toiminto.

2. Kun toiminto on valmis, valitse jokin seuraavista määritettävästä säilytyskäytännöistä:

   • Sähköisen asiakirjan loki
   • Sähköisen asiakirjan integrointiloki
   • Sähköisen asiakirjan yhdistämismääritysloki
   • Sähköisen asiakirjan tietojen tallennustila

E-asiakirjan demotiedot

Muistio

Business Centralin versiosta 24.0 alkaen voit määrittää demotietoja E-asiakirjoille.

Microsoft tarjoaa demomoduulin voidakseen tarjota helpompia tapoja testata ja esitellä sähköisiä asiakirjoja. Voit ottaa moduulin käyttöön noudattamalla seuraavia vaiheita:

1. Valitse -kuvake, kirjoita Contoso-demotyökalu ja valitse liittyvä linkki.
2. Ennen kuin otat Sähköisen asiakirjan Contoso-moduulin käyttöön, sinun on ensin otettava käyttöön Yleinen moduuli ja Varastomoduuli.
3. Kun otat nämä moduulit käyttöön, valitse E-asiakirjan Contoso-moduuli ja valitse Luo-toiminto.
4. Toimi vaiheiden mukaisesti.
5. Sulje sivu.

Kun olet ottanut moduulin käyttöön, sinulla on demonimikkeitä, kuusi sähköistä asiakirjaa (Peppol BIS 3:een perustuen) ja E-asiakirjapalvelut on jo määritetty luotujen työnkulkujen avulla.

Liittyvät tiedot

Tietoja sähköisten asiakirjojen käytöstä myynnissä
Tietoja sähköisten asiakirjojen käytöstä ostossa
Sähköisten asiakirjojen laajentaminen Business Centralissa
Taloushallinto
Lasku – myynti
Ostojen kirjaaminen ostolaskujen ja tilausten avulla
Business Centralin käyttö

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen