Työntekijöiden kulujen kirjaaminen ja hyvittäminen

Business Central tukee työntekijöiden tapahtumia samalla tavoin kuin toimittajien tapahtumia. Niinpä työntekijän kirjausryhmien avulla voidaan varmistaa, että työntekijätapahtumat kirjataan oikeille yleisen päiväkirjan tileille.

Huomautus

Työntekijöille tehtävät hyvitysmaksut eivät tue alennuksia ja maksutoleransseja.

Jos työntekijät voivat käyttää omia varojaan liiketoiminnoissa, voit kirjata kulun työntekijän tilille. Työntekijälle tehdään sitten hyvitys suorittamalla maksu työntekijän pankkitilille toimittajille tehtävien maksujen tavoin.

Tässä artikkelissa käsitellään kulujen kirjaamista kirjoihin ja niiden hyvittämistä työntekijöille. Organisaatiossa saattaa olla portaali tai sovellus, jossa työntekijät voivat lähettää kuluraportit.

Joustavana Business Central sopii moniin erilaisiin käytäntöihin. Käytettävät tilinumerot määräytyvät organisaation määritysten ja prosessien mukaan.

Työntekijätilien yleisiä päiväkirjoja voidaan käyttää rekisteröimään työntekijän kulu- ja hyvitystapahtumia ulkomaanvaluuttana sekä seuraamaan sitten kätevästi summia ja vertaamaan niitä kuitteihin. Laskimen voi jättää työpöydän laatikkoon, sillä Business Central voi tehdä vaihtokurssimuutokset. Kun yleisiä päiväkirjoja käytetään työntekijätilien tapahtumien kirjaamiseen, kuten kulujen hyvittämiseen, Valuuttakoodi-kentän avulla voidaan määrittää tapahtumien valuutta. Valuutan määrittämisessä voidaan käyttää samoja ominaisuuksia kuin rekisteröitäessä tapahtumia asiakas- tai toimittajatapahtumissa. Työntekijät voivat esimerkiksi rekisteröidä kulun euroina ja saada maksun dollareina.

Summien valuuttakurssin ajantasaisuus varmistetaan oikaisemalla työntekijän saldot, kun valuutan vaihtokurssi suoritetaan erätyönä. Jos halutaan käyttää vaihtokurssitaulukkoa mutta selvittää työntekijän saldon paikallisena valuuttana, työntekijätilit voidaan jättää pois vaihtokurssien muuttamisen yhteydessä.

Työntekijän kulun kirjaaminen

Voit kirjat työntekijän kulut Yleinen päiväkirja -sivulla.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Yleiset päiväkirjat ja valitse sitten liittyvä linkki

2. Avaa liittyvä yleisen päiväkirjan erä. Lisätietoja on kohdassa Yleisten päiväkirjojen käyttäminen.

3. Täytä tarvittaessa uuden päiväkirjarivin kentät. Lue lyhyt kuvaus siirtämällä kohdistin kentän päälle.

   Huomautus

   Yleisessä päiväkirjassa on oletusarvoisesti vain rajoitettu määrä kenttiä päiväkirjarivillä. Jos haluat nähdä lisäkenttiä, kuten Tilityyppi-kentän, valitse Näytä enemmän sarakkeita -toiminnon. Jos haluat piilottaa lisäkentät uudelleen, valitse Näytä vähemmän sarakkeita -toiminto. Kun sarakkeita näkyy vähemmän, samaa kirjauspäivämäärää käytetään kaikilla riveillä. Jos haluat, että samalla kirjauskansiotapahtumalla on useita kirjauspäivämääriä, valitse Näytä enemmän sarakkeita -toiminto.

4. Toista vaihe 3 kaikissa kuluissa, joita työntekijällä on.

   Vinkki

   Jos haluat antaa työntekijän pankkitilille useita kulurivejä yhden vastatilin rivin yläpuolelle, valitse erän rivillä Ehdota vastasummaa -valintaruutu Yleisen päiväkirjan erät -sivulla. Tällöin vastatilin rivin Summa-kenttä täytetään automaattisesti arvolla, joka vaaditaan kulujen täsmäyttämiseen.

5. Kirjaa kulut työntekijän tilille valitsemalla Kirjaa-toiminto.

Hyvityksen tekeminen työntekijälle

Hyvitys tehdään työntekijöille kirjaamalla maksut heidän pankkitililleen Maksupäiväkirja-sivulla.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Maksupäiväkirjat ja valitse sitten liittyvä linkki.
2. Avaa käsiteltävä maksupäiväkirjan erä. Lisätietoja on kohdassa Yleisten päiväkirjojen käyttäminen.
3. Täytä tarvittavat kentät. Lisätietoja on kohdassa Maksujen suorittaminen.
4. Vaihtoehtoisesti voit valita Ehdota työntekijämaksuja-toiminnon, joka lisää automaattisesti odottavat työntekijän hyvitysten päiväkirjarivit.
5. Rekisteröi hyvitys valitsemalla Kirjaa-toiminto.

Hyvitysten täsmäyttäminen työntekijätapahtumien kanssa

Voit kohdistaa työntekijämaksut niiden liittyviin avoimiin työntekijätapahtumiin liittyvien pankkitilitapahtumien perusteella samalla tavoin kuin toimittajan maksut. Voit tehdä tämän esimerkiksi Maksujen täsmäytyskirjauskansiot -sivulla. Lisätietoja on kohdassa Maksujen kohdistaminen automaattisesti ja pankkitilien täsmäyttäminen. Vaihtoehtoisesti voit tehdä kohdistuksen manuaalisesti Työntekijätapahtumat-sivulla. Lisätietoja on liittyvässä kohdassa Toimittajamaksujen täsmäyttäminen maksukirjauskansiolla tai toimittajatapahtumista

Katso myös

Tapahtumien kirjaaminen suoraan pääkirjanpitoon
Yleisten päiväkirjojen käyttäminen
Päiväkirjakirjauksen peruuttaminen sekä vastaanottojen tai toimitusten kumoaminen
Taloushallinto
Business Centralin käyttö

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen