Suorituskykyilmaisimien (tunnuslukujen) käyttäminen liiketoimintatavoitteiden saavuttamiseen

Suorituskykymittari (tunnusluku) on mitattava arvo, joka ilmaisee, kuinka tehokkaasti tavoite toteutuu. Tunnusluvat ovat eräänlainen yrityksen tuloskortti eli tapa mitata, toteutuvatko tavoitteet.

Tunnuslukujen merkitys

Tunnuslukujen tunnistaminen ja seuraaminen ilmaisee, eteneekö liiketoiminta oikeaan suuntaan vai onko tehtävä muutoksia, jotta arvokasta aikaa ja rahaa ei kulu hukkaan. Oikein käytettyinä tunnusluvut ovat tehokkaita työkaluja, joiden avulla voi

• seurata yrityksen taloudellista tilannetta
• mitata edistymistä strategisten tavoitteiden perusteella
• havaita ongelma hyvissä ajoin
• tehdä oikea-aikaisia taktiikan muutoksia
• motivoida ryhmän jäseniä
• parantaa ja nopeuttaa päätöksentekoa.

Tunnuslukujen tunnistaminen aloittaminen

Miten liiketoiminnalle tärkeiden tunnuslukujen tunnistamisessa päästään alkuun? Aluksi on selkeytettävä strategiset tavoitteet joko yhteisesti tai osastoittain.

Nämä tavoitteet auttavat tunnistamaan, mitkä tunnusluvut ovat tärkeitä yritykselle. Sopivien tunnuslukujen valinta määräytyy täysin näiden tavoitteiden mukaan sekä sen mukaan, voidaanko suoriutumista mitata näiden tavoitteiden perusteella.

Seuraavaksi määritetään tavoiteltavat tunnusluvut ja niiden mittaaminen. On muistettava, että kyse voi olla sekä lyhyt- että pitkäaikaisista tavoitteista.

Tiimin kanssa kannattaa keskustella avoimesti tunnusluvuista ja niiden tavoitearvoista. Ovatko tavoitteet liian kunnianhimoisia? Vai liian helppoja? Tavoitteiden on oltava haastavia mutta saavutettavia. On myös perehdyttävä aktiviteetteihin ja taktiikkaan, joita yritys käyttää niiden saavuttamiseen. Varaa aikaa nykyisen tilan ymmärtämiseen, sillä se on tunnuslukujen aloituskohta.

Erilaisiin tunnuslukuihin tutustuminen

Seurattavien tunnuslukujen määrittäminen helpottuu, kun edistymiseen yleisesti käytetyt tunnuslukutyypit tunnetaan paremmin.

• Määrällisissä tunnusluvuissa on kyse mitattavista faktoista, jotka voidaan ilmaista numerolla. Niitä ovat tilastot, prosenttiosuudet ja valuuttasymbolit.
• Laadulliset tunnusluvut koskevat ihmisten tekemiä tulkintoja eikä niitä voi mitata numeroiden avulla. Niitä ovat esimerkiksi mielipiteet, tunteet ja kokemukset.
• Viivästeiset tunnusluvut mittaavat menneisyydessä tapahtunutta, ja niillä ennustetaan onnistumista tai epäonnistumista. Kyse on esimerkiksi sen tarkastelemista, mitä on saavutettu tai mikä oli haastavaa.
• Ennakoivat tunnusluvut mittaavat suorituskykyä ja ennustavat tällä tavoin tulevaa menestymistä ja pitkäaikaisia trendejä Kyse on päämäärään saavuttamisen ennakoinnista.
• Ennakoivia ja viivästeisiä tunnuslukuja käytetään yleisesti yhdessä. Määrällisten ja laadullisten tunnuslukujen ohella niiden avulla päästää hyvin alkuun.

Kullekin seurattavaksi valitulle tunnusluvulle on määritettävä omistaja, minkä lisäksi on sovittava seurantaväli. Riippumatta siitä, mitä tunnuslukuja päätetään seurata, tunnuslukuympäristön tai -työkalun käyttäminen on välttämätöntä, jotta tiimi voi tehdä yhdessä tunnuslukumääritelmät. Kunkin tunnusluvun määrittämien yhdessä sekä tilannekohtaisten tietojen sieppaaminen ja yhdistäminen sitten yhdeksi näkymäksi mahdollistaa täsmälliset, reaaliaikaiset toiminnot.

Tunnuslukujen raportointi

Tunnuslukuraportit siirtävät tunnuslukujen koontinäytössä näytetyt tiedot uudelle tasolle. Niissä tarkastellaan tietoja entistä perusteellisemmin, jolloin saadaan entistäkin tarkempia merkityksellisiä tietoja ja analyyseja.

Tunnuslukuraportti auttaa sidosryhmiä ja tiimin jäseniä tunnistamaan trendit tai pullonkaulat tietyllä ajanjaksolla, mikä mahdollista entistä paremman päätöstenteon. Mahdollisia raportoitavia aiheita:

• Yrityksen päivittäisiä toimintoja koskevat merkitykselliset tiedot.
• Yrityksen taloustilanne kohdetunnuslukujen perusteella.
• Tiedoista saadut merkittävät trendit tai mallit.
• Strategista päätöksentekoa avustava tietojen entistä tarkempi analysointi.

Tunnuslukuraporttia luotaessa on ensin määriteltävä kohdeyleisö ja raportin tavoite. Esimerkki: yrityksen sidosryhmille halutaan näyttää 3. vuosineljänneksen edistyminen tuottotavoitteen osalta. Kaikkien raportissa olevien tunnuslukujen on osoitettava kohti keskeistä teemaa.

Muita huomioon otettavia seikkoja tunnuslukuraportteja luotaessa:

• Tunnuslukutyökaluun tai -ympäristöön mahdollisesti jo sisältyviin tunnuslukuraporttimalleihin tutustuminen.
• Raportointivälin määrittäminen.
• Päätös siitä, onko raportti staattinen vai vuorovaikutteinen, mikä mahdollistaa dynaamisen porautumisen tietoihin.
• Vain olennaisten tunnuslukujen esittäminen, jottei raportti täyty tunnusluvuilla, jotka eivät yhdisty takaisin tavoitteiden raportointiin.
• Raportoinnin on varmistettava olevan selkeää ja helposti ymmärrettävissä, minkä lisäksi tarkoitetun kohdeyleisön on voitava toimia sen pohjalta.

Tunnuslukujen toteuttamisen työkaluja

Seuraavassa taulukossa on linkkejä artikkeleihin, joissa käsitellään tunnuslukujen toteuttamista käyttämällä liiketoimintatietojen ja raportointityökaluja Business Centralin tiedoissa.

Vastaanottaja	Katso
Tilinpäätösten ja tunnuslukujen tuottaminen Talousraportit-ominaisuuden avulla.	Tilinpäätösten ja tunnuslukujen tuottaminen taloushallinnon raportoinnin avulla
Tunnuslukujen koontinäyttöjen tuottaminen Power BI:n avulla	Power BI ‑raporttien käyttäminen
Tilinpäätösten analysoiminen Microsoft Excelin avulla
Ulkoisten liiketoimintatietotyökalujen integrointi Business Centralin kanssa.	Ulkoiset liiketoimintatietotyökalut

Tunnuslukujen parhaat käytännöt

Tunnuslukujen tehokasta käyttöä edistämään on koottu muutamia vihjeitä, joiden avulla pääsee alkuun.

Tunnuslukujen määrittäminen:

• Valitse vain tunnuslukuja, jotka vastaavat määritettyjä tavoitteita. Tunnuslukuja on vaikea kohdistaa epäselviin tavoitteisiin.
• Käytä eri tunnuslukuja samoille osastorajat ylittäville tavoitteille. Esimerkiksi markkinointiosastolla on eri tunnusluvut kuin myyntitiimillä.
• Varmista, että valittavilla tunnusluvuilla on ydintiimi, joka vastaa niiden määrittämisestä.

Tunnuslukujen seuranta:

• Tutustu tunnuslukutyökalussa tai -ympäristössä oleviin koontinäyttöihin, visualisointikaavioihin ja malleihin. Tee valinnat tavoitteisiin sopivuuden kannalta.
• Muista sisällyttää aloitustiedot vertailua varten, sillä vain näin koontinäytössä nähdään totuudenmukainen kuva yrityksen suorituskyvystä ja edistymisestä ajan mittaan.
• Päätä tunnuslukujen seuranta- ja toimintaväli. Seurataanko tunnuslukujen koontinäyttöjä päivittäin vai viikoittain? Tehdäänkö toimia vasta raportoinnin jälkeen vai saavatko sidosryhmät ja/tai tiimin jäsenet muuttaa taktiikkaan matkan varrella?
• Varmista, että tietojen koontinäytöissä on käytössä yksinkertainen ja kattava tietojen suojaus sekä mahdollisuus jakaa organisaation ulkopuolelle.

Yleisiä tunnuslukuja koskevia virheitä

Vältettäviä yleisiä tunnuslukujen virheitä:

• Strategisten tavoitteiden kannalta epäoleellisten tunnuslukujen valitseminen. Vaikka olennaisia liiketoiminnan mittareita kannattaa seurata, kaikkia mittareita ei kannata käyttää tunnuslukuina.
• Huonosti määritettyjen tai epämääräisten tunnuslukujen ottaminen käyttöön. Tunnusluvut kannattaa määrittää yhdessä tiimin kanssa siten, että niissä on tarkkoja tietoja mittaamistavoista. Kun kaikki ovat mukana, tavoitteiden saavuttaminen helpottuu.
• Tunnuslukujen kunnianhimoisten tai epärealististen tavoitteiden määrittäminen. On parempi määrittää historiallisiin tietoihin, resursseihin ja nykyisiin taktiikoihin perustuvia realistisia tavoitteita. Kannattaa harkita tiettyyn ajanjaksoon keskittymistä tai lyhyt- ja pitkäaikaisten tavoitteiden määrittämistä.
• Tunnuslukujen seuranta ilman omistajia. Vastuullisuuden on merkitystä tulosten lisäksi myös prosessin kannalta. Kullakin tunnusluvulla on oltava omistaja, joka vastaa seurannasta, raportoinnista, analysoinnista ja toiminnasta.
• Tunnuslukuihin ei reagoida. Olipa kyse tavoitteiden saavuttamisesta tai jälkeenjäämisestä, tunnusluvut ovat työkaluja, jotka auttavat parantamaan päätöksentekoa. Seuranta seurannan vuoksi on turhaa – toiminta ratkaisee.

Katso myös

Analytiikan yleiskatsaus
Tilinpäätösten ja tunnuslukujen tuottaminen taloushallinnon raportoinnin avulla
Tietojen analysointi (ulkoisilla) BI-työkaluilla
Business Centralin käyttö

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen