Tutorial: Configurar y facturar anticipos de ventas
Este tutorial muestra el proceso de configuración y uso de anticipos en Business Central. Los anticipos son pagos que se facturan y registran en una orden de venta o compra antes de registrar la factura final. Por ejemplo, puede requerir un depósito antes de fabricar productos bajo pedido o puede requerir el pago antes de enviar productos a un cliente. Puede utilizar las funcionalidades de anticipos para facturar y cobrar depósitos de los clientes y remitir depósitos a proveedores. De esta forma, todos los pagos relevantes se contabilizan en la misma factura.
Para cada cliente o proveedor se pueden definir requisitos de anticipo para todos los productos o para algunos. Cuando haya configurado los anticipos, podrá generar facturas de anticipo a partir de las órdenes de compra y venta con montos de anticipo que se basen en su configuración. Puede cambiar los importes en la factura según sea necesario.
Por ejemplo, puede enviar más facturas de anticipo si es necesario agregar más productos a la orden.
Acerca de este tutorial
En este tutorial aparecen los siguientes ejemplos:
- Configuración de anticipos
- Creación de un pedido que requiera un anticipo
- Creación de una factura de anticipo
- Corrección de los requisitos de anticipo en un pedido
- Aplicación de anticipos a un pedido
- Facturación del importe final en un pedido con anticipo
Roles
En este tutorial se incluyen tareas para las siguientes funciones:
- Administradora de contabilidad (Felisa)
- Procesadora de pedidos (Susana)
- Administrador Cobros (Andrés)
Historia
Phyllis es administradora de contabilidad y toma decisiones sobre qué clientes deben abonar un depósito antes de que se fabriquen o envíen los productos. Felisa configura Business Central para calcular los anticipos automáticamente.
Susana es procesadora de pedidos de ventas. Cuando un cliente llama para realizar un pedido, Susan lo introduce en el sistema mientras el cliente está al teléfono. Así, Susan puede verificar los precios y las condiciones de pago con el cliente en el momento, y realiza cambios en el pedido mientras negocia con el cliente.
Arnie trabaja en el departamento de Clientes y registra facturas y pagos.
En este ejemplo, Felisa configura los requisitos de anticipo para el cliente Sellafrio, basándose en su historial crediticio. Phyllis le da instrucciones a Susan sobre cómo manejar sus pedidos.
Cuando llama el cliente, Susan negocia con este hasta lograr un acuerdo y, luego, elige calcular el anticipo de diversas formas.
Una vez que Susana envíe la factura de anticipo, el cliente solicita un producto adicional. Susana actualiza el pedido y crea una segunda factura de anticipo.
Andrés registra el pago del cliente y lo aplica a las facturas; a continuación, envía la factura final.
Configurar anticipos
Felisa configura el sistema para gestionar los anticipos de los clientes.
- Felisa decide utilizar la misma serie numérica para los anticipos que las usadas para la facturación de venta.
- Felisa configura la aplicación para que compruebe si se requieren anticipos antes de la facturación final de los pedidos.
- Felisa configura valores predeterminados para un porcentaje de anticipo requerido para ciertos productos y clientes.
En los siguientes procedimientos, se describe cómo realizar las tareas de Felisa:
Para configurar series numéricas para anticipos
- Elija el icono
, introduzca Configurar ventas y cobros y luego elija el enlace relacionado. - En la página Conf. ventas y cobros, amplíe la ficha desplegable Numeración.
- Verifique que la serie numérica de las facturas de anticipo registradas en el campo Nº fact. anticipo registrada sea la misma que para las facturas de venta registradas (Nº serie fact. registrada), y que la serie numérica para notas de crédito de anticipo registradas (Nº nota de crédito anticipo registrada) sea la misma que para las notas crédito regis. (Nº serie de notas de crédito registradas).
Para bloquear envíos por anticipos sin abonar
- En la página Conf. ventas y cobros, en la ficha desplegable General, seleccione la casilla Comprobar anticipo al registrar.
Ahora no se puede enviar ni facturar una orden que tenga una cantidad de anticipo sin abonar.
Felisa exige que al cliente 20000 se le facture un prepago del 30% en todos los pedidos, de manera predeterminada. Por lo tanto, Phyllis escribirá un porcentaje de anticipo predeterminado en la ficha del cliente.
Felisa requiere que a todos los clientes se les facture un depósito del 20 % para el producto 1896-S. El cliente 20000 tiene un deficiente historial de pagos, por lo que Phyllis requiere un anticipo del 40 % para el cliente 20000, para el producto 1896-S. En el procedimiento siguiente se ilustra el modo de configurar los porcentajes de anticipo predeterminados.
Para asignar porcentajes de anticipo predeterminados a clientes y productos
Elija el icono
, introduzca Clientes y después elija el enlace relacionado.Abra la ventana de la ficha del cliente 20000 (Trey Research).
En la ficha desplegable Pagos, del campo % anticipo, escriba 30.
Elija la acción Relacionado, seleccione el elemento de menú Ventas y, a continuación, elija el elemento de menú Porcentajes de anticipo.
Rellene dos líneas en la página Porcentajes anticipo ventas como sigue:
Tipo venta Código ventas Nº producto % anticipo Cliente 20000 1896-S 40 Cliente 20000 1900-S 30 Propina
En función de su país o región, también debe especificar un código de grupo de impuestos en la ficha desplegable Costos y registro para el producto 1896-S. Cuando utiliza la empresa de demostración, este campo ya está configurado.
Cierre todas las páginas.
Para especificar una cuenta para los anticipos de ventas en la configuración del registro general
- Elija el icono , introduzca Configuración general de registro y después elija el enlace relacionado.
- Seleccione la línea donde el campo de General neg. grupo contable se establece en NAC, y el campo General producción. grupo contable se establece en MERCADERÍA.
- En el campo Cuenta anticipos ventas, especifique la cuenta correspondiente. Su selección se guarda automáticamente.
Propina
Si no puede ver el campo de la página Configuración grupos contables, utilice la barra de desplazamiento horizontal situada en la parte inferior de la página para desplazarse hacia la derecha.
Crear un pedido que requiera un anticipo
En el siguiente ejemplo, Susana, la procesadora de pedidos, crea un pedido cuando habla con un cliente. Los artículos que el cliente está solicitando requieren un anticipo. Además, el cliente ha realizado algunos pagos atrasados en el pasado. Se ha indicado a Susana para requerir un importe fijo de 800 como anticipo en la orden.
El cliente solicita que le permitan pagar el 35 %, lo que Susana acepta, y cambia el pedido.
Susana crea la factura de anticipo y la envía al cliente.
Para crear un pedido de venta con anticipo
Elija el icono
, escriba Pedidos de venta y, a continuación, elija el vínculo relacionado.Seleccione la acción Nuevo.
En el camppo Nombre del cliente, elija Trey Research.
Cierre la advertencia de saldo pendiente que se muestra.
Rellene dos líneas de venta con la siguiente información.
Escriba Nº Cantidad Producto 1896-S 1 Producto 1900-S 1 Los campos de anticipo de la línea de ventas están ocultos de manera predeterminada. Para mostrar los campos debe personalizar la página. Para más información, vea Para comenzar a personalizar una página a través del banner de personalización.
Compruebe que el campo % anticipo de la línea con el producto 1900-S contenga 30. El valor predeterminado se ha tomado de la cabecera de venta, que se ha rellenado de la ficha cliente.
El campo % anticipo de la línea con el producto 1896-S contiene 40. 40 es el porcentaje que especificó en la página Porcentajes anticipo ventas para el producto 1896-S y el cliente 20000.
Para obtener más información, consulte Configurar anticipos.
En la acción Pedido, elija Estadísticas.
En la ficha desplegable Anticipo, el campo de Monto de anticipo sin IVA contiene el valor 458.16. Si ahora crea una factura de anticipo para la orden, 458.16 será el importe que figure en la factura.
En este ejemplo, se ha indicado a Susana que sugiera un anticipo total de 800 para la orden.
Importante
Dependiendo de su país o región, el paso siguiente puede que no se aplique.
Cambie el importe que aparece en el campo Importe prepago excl. Imp. a 800 y cierre la página.
Consulte el campo % de anticipo de la líneas de ventas y verá que se ha calculado de nuevo el valor hasta 67.02438 y 67.02282.
El nuevo cálculo incluye todas las líneas con un porcentaje de anticipo superior a 0.
Ahora, el cliente pregunta si el porcentaje de anticipo se puede ajustar en 35%. El supervisor de Susana aprueba el cambio.
En la página Orden de venta, vaya a la ficha desplegable Anticipo y, en el campo % anticipo, especifique 35.
En la advertencia que aparece, seleccione el botón de Sí. Un índice del 35% será aplicado como el porcentaje de pago para todo el pedido.
Verifique que se han actualizado las líneas correctamente.
Crear una factura de anticipo
Después de escribir los valores de anticipo correctos en el pedido, Susana crea la factura de anticipo y la envía al cliente.
Para crear una factura de anticipo
- En la página Pedido venta, elija Acciones, en el grupo Registro, elija Anticipo y, a continuación, seleccione Registrar e imprimir factura anticipo
- Para registrar la factura, elija el botón Sí.
Nota
Susan ahora enviaría la factura al cliente.
Crear una factura de anticipo adicional
Al día siguiente, el cliente llama a Susana y realiza cambios en el pedido. El cliente desea dos unidades del producto 1896-S. Susan vuelve a abrir la orden y la actualiza, y, a continuación, crea una segunda factura de anticipo de la orden y la envía al cliente.
Para crear una factura de anticipo adicional
En la página Pedido venta, seleccione la acción Liberar y, después, Reabrir.
En la línea del producto 1896-S, en el campo Cantidad, escriba 2.
En la acción Pedido, elija Estadísticas. El campo Importe anticipo sin IVA contiene ahora 768,04 y el campo Importe anticipo facturado sin IVA contiene 417,76. Estos valores muestran que hay un importe de anticipo extra que aún no se ha facturado.
Para registrar una factura para el importe de anticipo extra, elija Acciones, Registro, Anticipo y seleccione Registrar e imprimir factura anticipo
Para registrar la factura, elija el botón Sí.
Aplicar los anticipos
El cliente paga el importe del anticipo. Arnie, del Departamento de Contabilidad, registra el pago y lo aplica a las facturas de anticipo.
Para aplicar un pago a las facturas de anticipo
Elija el icono
, escriba Diarios de recepciones de efectivo y, luego, elija el enlace relacionado.Rellene una línea de diario con la siguiente información.
Nombre del campo Escriba Tipo documento Pago Tipo mov. Cliente Nº cuenta 20000 Elija la acción Proceso, y luego Liquidar movs..
En la página Liquidar movs. cliente, seleccione la primera factura de anticipo y, a continuación, elija la acción Procesar y, después, seleccione la acción Marcar id. de liquidación.
Repita el paso anterior para el segundo anticipo.
Elija el botón Aceptar.
Los campos Monto se habrán rellenado ahora con la suma de las dos facturas de anticipo.
Para publicar el diario, elija la acción Registrar e imprimir, luego seleccione Publicar.
Elija el botón Sí.
Facturar el importe restante
Se ha notificado a Andrés que los productos del pedido se han enviado y que el pedido está listo para su facturación. Andrés crea la factura para el pedido.
Para facturar el importe restante
Abra el pedido de venta.
Elija la acción Registrar, después Registrar.
Seleccione Enviar y facturar y, a continuación, elija el botón Aceptar.
Si desea obtener una vista previa de la factura, elija el botón Sí.
Nota
Normalmente, el departamento de envíos ya habrá registrado el envío.
Andrés puede ver el historial para verificar que la factura de venta fue creada tal como se previó.
Elija el icono
, escriba Histórico facturas venta y elija el vínculo relacionado.
Actualizar el estado de los pedidos y facturas prepago automáticamente
Puede acelerar el procesamiento de pedidos y facturas configurando entradas de cola de trabajos que actualizan automáticamente el estado de esos documentos. Cuando se paga una factura de anticipo, las entradas de la cola de proyecto pueden cambiar automáticamente el estado del documento de Anticipo pendiente a Liberado. Cuando configure las entradas de la cola de trabajos, las unidades de código que necesitará usar son 383 actualizado Pendiente Prepago Ventas y 383 actualizado Pendiente Prepago Compra. Le recomendamos que programe las entradas para que se ejecuten con frecuencia, por ejemplo, cada minuto. Para obtener más información, consulte Uso de colas de proyectos para programar tareas.
Pasos siguientes
En este tutorial se han tratado los pasos siguientes para configurar Business Central para gestionar anticipos.
- Configure porcentajes de anticipo predeterminados para clientes y artículos.
- Utilizar diferentes métodos para calcular los anticipos de una orden.
- Calcule el importe de anticipo como un porcentaje del total de la orden.
- Asigne un importe total de anticipo a la orden.
También ha registrado una factura de anticipo, ha creado una segunda factura de anticipo cuando se modificó la orden y ha registrado la factura final por el importe restante.
Las funcionalidades de anticipo facilitan la configuración y la aplicación de reglas de anticipo para clientes y artículos. También le permiten registrar cada pago contra una factura.
Consulte también .
Facturación de anticipos
Finanzas
Trabajar con Business Central
Tutorial de procesos empresariales
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