Resumen general del Agente de pedidos de ventas (versión preliminar)
[Este artículo es documentación preliminar y está sujeto a modificaciones].
El agente de pedidos de ventas ayuda a los usuarios de Business Central a automatizar la captura de pedidos de venta. El agente utiliza la IA para analizar las solicitudes de los clientes recibidas por correo electrónico, localizar al cliente en el Business Central y participar en conversaciones por correo electrónico de varios turnos para aclarar las solicitudes si faltan detalles importantes o hay más opciones disponibles. También comprueba e informa al cliente sobre la disponibilidad de los artículos que busca y realiza un seguimiento con una cotización de venta. La cotización tiene el formato PDF e incluye los artículos solicitados, las cantidades, las unidades de medida, los precios, los impuestos, las fechas de entrega solicitadas, la referencia del documento externo proporcionado y otros detalles importantes.
Propina
Vea una breve video en el canal Dynamics Business Central en YouTube en Introducción al agente de pedidos de ventas para Dynamics 365 Business Central.
Importante
- Esta es una característica en versión preliminar.
- Las características en versión preliminar no se han diseñado para un uso de producción y pueden tener una funcionalidad restringida. Estas características están sujetas a condiciones de uso adicionales y están disponibles antes del lanzamiento oficial para que los clientes puedan tener un acceso anticipado y proporcionar comentarios.
- Para registrarse en esta versión preliminar pública cerrada, complete el formulario de registro de la versión preliminar.
Funcionalidad
Activación y configuración
El agente está disponible en el producto. Para activarlo, especifique la bandeja de entrada de correo electrónico que desea que supervise el agente. Además, especifique sus preferencias para ciertos aspectos del comportamiento del agente y designe a los usuarios autorizados a usar el agente para procesar los pedidos de los clientes, lo que permite que el agente actúe en nombre de una empresa, departamento o equipo, no solo de un usuario individual.
Permisos y perfiles
El agente opera dentro de los permisos y el perfil (rol) que le asigna el administrador. Los permisos definen a qué áreas del producto (tablas) tiene acceso el agente. El perfil describe los elementos de UX (páginas y acciones) con los que el agente puede interactuar durante su trabajo. Los permisos predeterminados y el perfil se asignan al agente listo para usar; sin embargo, los administradores pueden actualizar estos permisos según sea necesario.
Operación
El agente de pedidos de ventas está diseñado para ejecutarse de forma autónoma en segundo plano, utilizando IA para realizar sus tareas mientras mantiene a los usuarios informados sobre los pasos clave e involucrándolos cuando es necesario. Es posible que se necesite participación en escenarios específicos, por ejemplo, para revisar los mensajes salientes o proporcionar los detalles que faltan, en función de las preferencias configuradas.
Conceptualmente, el agente interactúa con la funcionalidad Business Central de una manera similar a cómo los usuarios Business Central interactúan con él. El agente incluye instrucciones generales, expresadas en lenguaje natural, en las que se describe cómo se debe gestionar el proceso de captura de pedidos de venta. A continuación, usa metadatos de la interfaz de usuario, como títulos, información sobre herramientas y otras propiedades, combinados con los datos presentados en las páginas Business Central y sus propias instrucciones, para determinar cada paso necesario para completar el tarea. A partir del Área de tareas designada, el agente navega por las páginas, invoca acciones de la interfaz de usuario e introduce los datos como lo haría un usuario. Este enfoque permite un alto grado de flexibilidad y adaptabilidad para que el agente logre su objetivo porque la superficie de interacción y los pasos del agente no están codificados. En cambio, la IA los determina en función del contexto de cada paso.
Esta flexibilidad permite que el agente descubra e interactúe con campos y acciones personalizados relevantes. También puede intentar resolver automáticamente los errores de validación procesando los mensajes de error mostrados y ajustando la entrada en consecuencia.
Supervisión de correo electrónico y comunicaciones
El agente se basa en un despachador de correo electrónico interno que se ejecuta como un tarea en segundo plano para supervisar continuamente un buzón designado para solicitudes de artículos. El distribuidor activa el agente para realizar tareas y, a continuación, envía los resultados, como cotizaciones o pedidos de venta preparados, al cliente en respuesta.
El agente ayuda a componer cuerpos de correo electrónico basados en el contexto de la paso actual. Por ejemplo, puede mostrar una lista de las existencias disponibles o una breve descripción de la cotización o la orden de venta adjunta. Además, puede detectar y marcar contenido de correo electrónico irrelevante o potencialmente malicioso, lo que incita a los usuarios a revisar y decidir cómo proceder.
Participación del cliente y del usuario en Business Central
Los usuarios pueden inspeccionar los pasos del agente y los documentos de venta creados. Pueden identificar fácilmente los datos introducidos por el agente en comparación con los datos generados por la propia lógica empresarial de Business Central y proporcionar más información si es necesario, como agregar descuentos o actualizar los costos de envío.
Si el cliente decide actualizar la cotización enviando otro correo electrónico con una lista de los cambios necesarios, el agente ayuda con estos cambios localizando la cotización y realizando las actualizaciones solicitadas. Una vez que el cliente confirma la exactitud de la cotización, el agente la convierte en un pedido de venta, que luego también se comparte con el cliente por correo electrónico, después de la confirmación del usuario.
El agente siempre implica que los usuarios de Business Central designados revisen y aprueben todos los mensajes salientes, antes de que se envíen a los clientes.
Cómo el agente procesa las solicitudes
El agente supervisa un buzón designado para los correos electrónicos entrantes de los clientes sobre consultas sobre productos. El buzón se especifica en la configuración del agente de pedidos de ventas (obtenga más información en Configurar pedido de venta agente). Cuando el agente identifica una solicitud potencial en un correo electrónico, comienza a preparar una cotización de venta. Por ejemplo, comprueba si el cliente está registrado en Business Central. A continuación, comprueba la disponibilidad de los productos, crea una cotización de venta y prepara una respuesta por correo electrónico para el cliente que incluye la cotización como archivo PDF adjunto.
Algunos pasos requieren su intervención, como revisar la correspondencia por correo electrónico y ayudar al agente según sea necesario. Hasta que se crea un pedido, el agente gestiona los intercambios de correo electrónico de ida y vuelta con el cliente para resolver los detalles faltantes y permitir modificaciones a la solicitud original. Obtenga más información en Agente flujo de proceso.
Identificación de clientes/contactos y documentos relacionados
El agente garantiza que una solicitud de un cliente no pueda ser sobre las solicitudes de otro cliente. Cuando el agente procesa una solicitud, primero identifica al cliente en Business Central utilizando la dirección de correo electrónico del remitente. El agente busca el correo electrónico entre los contactos, las cotizaciones de venta y las órdenes de Business Central que se han registrado y, a continuación, busca el cliente vinculado a ese correo electrónico:
Si se encuentra un cliente, el agente filtra para utilizar solo las cotizaciones de venta y las órdenes que pertenecen al cliente.
Este comportamiento garantiza que el agente solo cree y actualice los documentos que pertenecen al cliente que envió el correo electrónico
Si se encuentra un contacto, pero no es un cliente, el agente filtra para usar solo los documentos que pertenecen al contacto. Las cotizaciones se pueden enviar a contactos que no están registrados como clientes.
Si no se encuentra ningún contacto, el agente filtra todos los documentos y puede solicitar la intervención del usuario porque no puede encontrar el documento.
Para evitar que el agente solicite intervención y para ayudar a revisar los mensajes entrantes, el agente verifica si el contacto está registrado y, si no lo está, muestra una notificación en la página de revisión de mensajes entrantes. Para resolver este problema, puede registrar un nuevo contacto o cliente o actualizar la información de contacto de un contacto o cliente existente. El agente genera la notificación para indicar que no se ha encontrado el correo electrónico de contacto.
Búsqueda de productos/artículos
El agente analiza los correos electrónicos entrantes para detectar parámetros para preparar una nueva cotización de venta o actualizar una existente. Además de los propios productos, los parámetros pueden incluir los atributos del producto, las cantidades, las unidades de medida, la fecha de entrega solicitada, el número de documento externo, etc. A continuación, el agente busca estos artículos en el inventario de Business Central, dentro de una amplia gama de tablas relacionadas.
| Escritorio | Campos |
|---|---|
| Artículos | N.º Descripción Descripción 2 Buscar descripción GTIN Número de producto de proveedor |
| Variante producto | Código Descripción Descripción 2 |
| Referencia artículo | N.º referencia Descripción Descripción 2 |
| Atributos de producto | Nombre Valor |
| Categoría producto | Código Descripción Categoría principal: nivel 1 |
| Traducción producto | Idioma Descripción Descripción 2 |
| Identificador producto | Código |
| Lín. texto adicional | Texto |
Aunque el agente puede encontrar productos basándose en descripciones vagas e incompletas, su eficacia está influenciada por la calidad de la información del producto en el Business Central. Puede mejorar la capacidad del agente para encontrar productos mejorando las descripciones, los atributos, las categorías y el texto adicional de los artículos de su inventario.
Cuando encuentra los productos, el agente comprueba la disponibilidad de los productos analizando múltiples parámetros, como la cantidad requerida, la fecha de entrega, la ubicación, las recepciones programadas y planificadas, etc.
Agente flujo de proceso
En el procesamiento de una solicitud de cotización de venta se convierten en un pedido tres participantes:
- Cliente que solicita una cotización de venta por correo electrónico
- Agente de pedidos de venta, que supervisa el buzón, controla la solicitud entrante y crea la cotización y el pedido
- Business Central usuario que revisa agente tareas
El flujo general se ilustra en la figura, a la que siguen más detalles de los pasos. El flujo real puede variar en función de factores como las solicitudes de seguimiento, los cambios o cancelaciones en revisión, los problemas de bloqueo, etc.
- Cliente: Envía un correo electrónico al buzón de Business Central solicitando una cotización de venta para los artículos.
- Agente de pedidos de ventas: Recoge el correo electrónico no leído de la bandeja de entrada y crea un tarea con un paso para revisar la solicitud entrante.
- Revisor: Revisa/confirma el paso con un correo electrónico.
- Agente de pedidos de ventas:
- Busca el contacto o el cliente.
- Encuentra los productos solicitados y verifica su disponibilidad.
- Crea la cotización de venta.
- Agrega el paso de revisión con un correo electrónico de respuesta con la cotización de venta adjunta como pdf.
- Revisor: Revisa/confirma el correo electrónico y las cotizaciones de venta.
- Agente de pedidos de venta: Envía el correo electrónico y el PDF de la cotización de venta al cliente.
- Cliente: Revisa la cotización de ventas y manda el correo electrónico seleccionando el pedido.
- Agente de pedidos de ventas: Recoge el correo electrónico y agrega paso de revisión.
- Revisor: Revisa/confirma el correo electrónico de confirmación de un pedido de venta.
- Agente de pedidos de ventas:
- Convierte la cotización en pedido.
- Agrega la tarea de revisión con el correo electrónico saliente que confirma el pedido.
- Revisor: Revisa/confirma el correo electrónico saliente.
- Agente de pedidos de ventas: Envía el correo electrónico al cliente.
Pasos siguientes
- Configurar el agente de pedidos de ventas
- Procesar cotizaciones y pedidos de venta con Agente de pedidos de venta