Preguntas frecuentes para agente de pedidos de ventas (versión preliminar)

[Este artículo es documentación preliminar y está sujeto a modificaciones].

Estas preguntas frecuentes (P+F) describen el impacto de la característica de agente de pedidos de ventas en Business Central.

Importante

• Esta es una característica en versión preliminar.
• Las características en versión preliminar no se han diseñado para un uso de producción y pueden tener una funcionalidad restringida. Estas características están sujetas a condiciones de uso adicionales y están disponibles antes del lanzamiento oficial para que los clientes puedan tener un acceso anticipado y proporcionar comentarios.
• Para registrarse en esta versión preliminar pública cerrada, complete el formulario de registro de la versión preliminar.

¿Qué es el agente de pedidos de ventas?

El Agente de pedidos de ventas es un agente de IA integrado que automatiza la tarea de gestionar las solicitudes de cotizaciones de venta y los pedidos de venta de los clientes. El agente puede gestionar todo el proceso de captura de pedidos de venta, desde la recepción del pedido de un cliente por correo electrónico, la localización del cliente entre los clientes registrados en Business Central, la disponibilidad de cuenta corriente productos, la preparación de una cotización con los productos solicitados, el seguimiento con el cliente de los cambios necesarios para finalizar la cotización, la recepción de la aprobación de la cotización y su conversión en un pedido de venta.

Obtenga más información en Procesar cotizaciones y pedidos de venta con el Agente de pedidos de ventas.

¿Cuáles son las capacidades del agente de pedidos de ventas?

El agente admite el control de solicitudes de cotizaciones y pedidos de venta de clientes con las siguientes capacidades:

• Configuración del agente

  El agente está disponible directamente dentro de Business Central. Puede configurar y activar el agente para ayudar a su equipo u organización a mejorar el proceso de ventas. Por ejemplo, puede especificar los usuarios que pueden participar en el proceso de revisión y aprobación de los documentos de venta creados por el agente. También puede especificar el buzón para recibir las solicitudes de los clientes y la configuración para buscar los elementos e involucrar a los usuarios en la revisión del trabajo del agente.

  Obtenga más información en Configurar el agente de pedidos de ventas.

• Ejecución e interacción de tareas

  El agente funciona en base a sus instrucciones y configuración de usuario. Las instrucciones describen su propósito, tareas y consideraciones de alto nivel sobre cómo realizar el flujo. Estas instrucciones se definen en el código del agente y no son visibles para los usuarios. El agente utiliza IA para identificar y llevar a cabo los pasos necesarios para completar su tarea dentro del entorno de Business Central. Obtenga más información en Resumen del agente de pedidos de ventas.

  El agente es invocado por un distribuidor de correo electrónico integrado que se ejecuta como una tarea programada y supervisa el buzón de la empresa especificado en la configuración del agente. El distribuidor entrega los correos electrónicos recibidos de los clientes al Agente de pedidos de venta y envía los resultados del trabajo del agente, como la cotización de venta preparada con los productos solicitados, en respuesta.

• Acceso y permisos

  El agente se ejecuta como su propio usuario en Business Central y se le concede acceso solo a las partes necesarias del producto. Se incluye con un conjunto de permisos predefinido y un rol de interfaz de usuario (perfil) que limita las partes del producto y los elementos de la interfaz de usuario (como páginas, campos y acciones) a los que puede acceder.

• Transparencia y control de cambios

  El agente busca la intervención del usuario en situaciones específicas, como la preparación de comunicaciones salientes o la revisión y aprobación del negocio para operaciones clave.

  Business Central mantiene una transparencia total y proporciona control sobre los cambios realizados por el agente. El agente pone a los humanos en contacto cuando se requiere su atención mediante la emisión de notificaciones en el producto que se muestran en el área de tareas. Por ejemplo, una notificación se produce antes de cualquier comunicación de correo electrónico saliente a un cliente, cuando el agente necesita más detalles para desbloquearse o cuando se aprueban cambios importantes.

  Para cada tarea realizada por el agente, los usuarios obtienen una línea de tiempo detallada que muestra los pasos clave tomados por el agente y los usuarios humanos, incluida la conversación por correo electrónico. Los usuarios pueden revisar esta información y actualizar los valores y las acciones que el agente sugerido si es necesario. Business Central también puede mostrar el razonamiento utilizado por el agente y las citas que condujeron a un valor sugerido.

¿Cuál es el uso previsto del agente de pedidos de ventas?

El agente de pedidos de ventas está pensado para controlar el proceso de captura de pedidos de venta de un extremo a otro. Este proceso incluye:

• Aceptar el pedido del cliente por de correo electrónico
• Iterar los detalles con el cliente por correo electrónico
• Comprobar la disponibilidad de los productos
• Preparación de la cotización de venta con los productos solicitados
• Envío de la cotización al cliente para su aprobación
• Convertir la cotización en un pedido de venta al recibir la confirmación del cliente.

¿Cómo se evaluó el agente de pedidos de ventas? ¿Qué métricas se utilizan para medir el rendimiento?

Definimos un conjunto de categorías y escenarios, y creamos casos de prueba para cada uno de ellos, como se describe en la tabla siguiente. En total, tenemos un conjunto de 50 casos de prueba.

Categoría	Escenario
Cotizaciones Solicitud precisa de cotización con variaciones (fechas de entrega o no, solicitud concisa/detallada, firma de correo electrónico completa o incompleta)	Una/varias vueltas con aprobación por parte del cliente. Hasta tres productos. Solicitud de cotización para cuatro o más artículos Solicitud de cotización por referencia de producto. Hasta tres líneas. Cotización enviada, pero no aprobada por el cliente. Solicitud de cotización de cliente desconocido. Solicitud de cotización para producto desconocido.
Información Solicitudes de información sobre los productos seguidas de una solicitud de cotización	Vuelta simple y múltiple con cotización basada en información. Solicitud de información sobre elementos desconocidos.

¿Cuáles son las limitaciones del agente de pedidos de ventas? ¿Cómo pueden los usuarios minimizar el impacto de las limitaciones del agente de pedidos de ventas al utilizar el sistema?

• Idiomas

  • El sistema se probó con el contenido (correos electrónicos y localización de productos) proporcionado en inglés de EE. UU.
  • La entrada de idioma mixto puede dar lugar a una salida de menor calidad porque el sistema se basa en la similitud de cadenas pura y es posible que la parte semántica de la coincidencia no funcione correctamente.
  • Debido a la compatibilidad de idiomas limitada, el sistema no estará disponible inicialmente para los clientes canadienses porque no cumple la normativa del idioma que exige soporte para inglés y francés.

• Envío de correos electrónicos

  • El agente lee los correos electrónicos entrantes a través de una bandeja de entrada compartida en Microsoft Exchange. Obtenga más información en Configurar correo electrónico. No se admiten otras formas de recibir correo electrónico.
  • El agente solo usa el cuerpo del correo electrónico para obtener los detalles de la solicitud, no procesa los archivos adjuntos a los correos electrónicos.
  • Los correos electrónicos grandes pueden superar el número de tokens que se pueden procesar en una solicitud. Esta condición lleva al agente a desencadenar una solicitud para que un humano investigue (de forma similar a cómo se solicita a un humano que apruebe si el agente aprueba un correo electrónico).
  • Los mensajes de correo electrónico generados por el agente pueden contener información incorrecta. El agente está diseñado para pedir a un usuario humano que revise y edite cada mensaje saliente si es necesario.

• Entidades y datos con los que puede trabajar el agente

  • El agente está diseñado para trabajar con cotizaciones y pedidos de venta. No puede crear ni trabajar con otros documentos de venta (como pedidos en blanco, facturas o notas de crédito) ni con otros documentos del producto (como pedidos de compra o de servicio).
  • El agente no crea nuevos productos, contactos ni clientes. Solo funciona con las entidades que ya están registradas en Business Central. El agente está diseñado para pedir a un usuario humano que proporcione información adicional o realice el tarea manualmente, cuando no puede encontrar estos datos en Business Central.
  • El agente no registra documentos.
  • A partir de más solicitudes de clientes, el agente puede realizar cambios en las cotizaciones de venta, pero no en los pedidos de venta.
  • El agente está diseñado para funcionar con líneas de ventas del tipo "Producto", no se admiten otros tipos de líneas de ventas, como Recurso, Cargo (Producto), Cuenta de asignación, Activo fijo.
  • En esta etapa, el agente admite la creación de hasta 15 líneas de producto por documento de venta. Si se aumenta el número de líneas, es posible que la salida sea de menor calidad.
  • El nombre que dé a sus productos puede afectar a los resultados del agente. Por ejemplo, el uso de abreviaturas crípticas en lugar de nombres descriptivos puede reducir la calidad de la salida.

• Al agregar productos a un documento de ventas, actualmente no se admite el uso del código de variante del producto. Deja vacío el campo Cód. variante.

• Solicitudes de precios y descuentos

  Business Central tiene una lógica avanzada de cálculo de precio/descuento, a menudo ampliada por soluciones de ISV. Por lo tanto, el modo más confiable de obtener el precio del producto es crear un documento de venta, por ejemplo, una cotización. Por esta razón, el agente está diseñado para no proporcionar ni actualizar ninguna información de precios y descuentos por correo electrónico. Los precios y descuentos predeterminados se calculan según la lógica empresarial de Business Central y se incluyen con el documento de cotización de venta. Las solicitudes de modificación de descuentos y precios no son aceptadas por el agente. En su lugar, se muestran a los usuarios para que los apliquen manualmente.

• Otras consideraciones

  • Los administradores delegados no pueden activar el agente.
  • Sólo es posible configurar y usar un agente de pedidos de ventas por empresa de Business Central.
  • El agente utiliza la configuración regional especificada por su cuenta de usuario.
  • Si bien el agente puede reconocer e interactuar con los campos personalizados y las acciones introducidas por las personalizaciones y las soluciones de ISV, que se agregan al perfil y los permisos del agente, los resultados pueden variar en calidad y deben probarse exhaustivamente. La mejora de la fiabilidad del trabajo con los elementos personalizados puede requerir ajustes en las instrucciones del agente, que actualmente no se admite.

¿Qué factores operativos y configuraciones permiten un uso eficaz y responsable de la característica?

• Control de acceso y permisos

  Al igual que cualquier otro usuario en Business Central, el agente de pedidos de ventas puede tener acceso exclusivamente a las partes específicas del producto necesarias para realizar sus tareas designadas. El agente se entrega con permisos predefinidos y un rol de interfaz de usuario (UI), también conocido como perfil, que un administrador o usuario configurador puede asignar al agente. Esta asignación restringe el acceso del agente a ciertas áreas del producto. Define el tipo de acceso (por ejemplo, si el agente solo puede leer datos específicos o también actualizarlos o eliminarlos) y determina con qué elementos de la interfaz de usuario (por ejemplo, páginas, campos, acciones y cuadros informativos) puede interactuar.

  Se recomienda encarecidamente el uso de los conjuntos de permisos y el perfil incluidos en el agente de pedidos de ventas, que se puede asignar en la tarjeta de agente. Esta práctica asegura que el agente solo tenga acceso a las funcionalidades necesarias para su rol, mejorando tanto la seguridad como la eficiencia dentro del sistema.

  Obtenga más información en Configurar el agente de pedidos de ventas.

• Transparencia y notificaciones

  Los usuarios de Business Central pueden mantener total transparencia y control sobre los cambios realizados por el agente de pedidos de ventas mediante el uso de otras experiencias que les permitan:

  • Recibir notificaciones en el área de tareas procedentes del agente cuando requiera ayuda o cuando el proceso requiera revisión humana. Por ejemplo, la revisión es necesaria para todos los mensajes entrantes y salientes, las aprobaciones, la adición de datos faltantes y razones similares.

  • Obtenga una mejor comprensión del contexto y la historia específicos de la tarea (vista de "línea de tiempo"), incluidos los pasos clave involucrados en ella.

  • Obtener una revisión detallada de cada entidad creada por el agente (por ejemplo, una cotización o pedido de venta que muestra todos los cambios y sugerencias realizados por el agente dentro de una tarea específica. Este comportamiento permite a los humanos revisar y ajustar los cambios y, a continuación, cerrar sesión al continuar con la tarea.

  • Obtenga una visión general de los KPI (indicadores clave de rendimiento) del agente que resumen el impacto del trabajo del agente. Por ejemplo, puede obtener un resumen del número de cotizaciones o pedidos de venta creados por el agente y el número total de dichos pedidos.

    Asegúrese de atender las notificaciones planteadas por el agente para revisar y aprobar su trabajo.

• Todas las acciones realizadas por el agente, incluida la creación y modificación de registros y las llamadas a acciones, llevan el identificador de usuario del agente. Este Id. de usuario aparece en los mismos lugares y de la misma manera que lo hace con otros usuarios, como en vistas de lista, historial, documentos registrados, notificaciones, etc.

• Los flujos de trabajo de aprobación se pueden usar para agregar un capa adicional de control a las tareas realizados por el agente, como lo hacen con otros usuarios. Puede configurar flujos de trabajo de aprobación para que el agente crear una solicitud de aprobación para un cambio específico, por ejemplo, para marcar la cotización como lanzada. El cambio no se permite hasta que otro usuario apruebe la solicitud. Obtenga más información en Usar flujos de trabajo de aprobación.

¿Es extensible esta capacidad?

Actualmente, los asociados no pueden ampliar esta funcionalidad.

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