Analice datos con plantillas de Excel

 

Se aplica a: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Esta característica se introdujo en la actualización de CRM Online 2016 y CRM 2016 (local).

¿Está interesado en obtener esta característica? Buscar el administrador o la persona de soporte de Dynamics 365.

Microsoft Excel proporciona formas eficaces de analizar y mostrar los datos de Dynamics 365. Con plantillas de Excel, es fácil crear y compartir su análisis personalizado con otros en su organización.

Use plantillas de Excel para:

• Previsión de ventas

• Administración de la canalización

• Puntuación de clientes potenciales

• Planeamiento de zonas de ventas

• Y mucho más...

Puede probar las plantillas de Excel incluidas con Microsoft Dynamics 365 para obtener una vista rápida del tipo de análisis posible.

Sugerencia

Revise el vídeo siguiente: Crear documentos directamente desde Dynamics CRM utilizando plantillas de Word y Excel (2:38)

Crear plantilla de Excel nueva

A continuación se indican los pasos para crear una plantilla de Excel.

Paso 1: Cree una plantilla nueva a partir de datos existentes

Hay dos lugares en Dynamics 365 donde puede crear una plantilla de Excel:

• Desde la página Configuración. Vaya a Configuración > Plantillas > Plantillas de documento > Nuevo (). Debe tener permisos suficientes para acceder a la página Configuración, como el administrador del sistema o personalizador del sistema.

• Desde una lista de registros. Por ejemplo, vaya a Ventas > Oportunidades > Mis oportunidades abiertas. En la barra de menús, haga clic en Plantillas de Excel > Crear plantilla de Excel.

  

La página Crear plantilla de datos de Dynamics 365 aparece.

Seleccione los datos que desea incluir en la plantilla

1. Haga clic en Plantilla de Excel.

2. Seleccione una entidad (tipo de registro) para incluir datos de Dynamics 365 de dicha entidad. Las vistas que puede seleccionar en el siguiente campo dependen de la entidad que seleccione.

3. Seleccione una vista.

4. Haga clic en Editar columnas para agregar, quitar y ajustar propiedades para las columnas para incluir en la plantilla.

5. Haga clic en Descargar archivo para crear el archivo de plantilla.

Advertencia

También puede descargar una plantilla que no contiene ningún dato excepto las columnas asociadas con el tipo de registro (entidad) utilizando Configuración > Administración de datos > Plantillas para la importación de datos. Para obtener más información, consulte: Descargar una plantilla para la importación de datos.

Paso 2: Personalice los datos en Excel

Abra la plantilla recién creada en Excel para personalizar los datos.

Veamos un ejemplo sencillo de personalizar una plantilla de Excel con los datos de ejemplo de Dynamics 365.

Personalización de ejemplo de datos de oportunidades

1. Haga clic en Habilitar edición para permitir la personalización de la hoja de cálculo de Excel.

2. Agregue una nueva columna y llámela "Ingresos previstos".

   

3. Cree una fórmula para los ingresos previstos. No haga referencia a las celdas con sus direcciones; defina y use nombres en su lugar.

   

4. Cree una tabla dinámica y un gráfico. Estos y otros pasos de demostración serán explicados en una futura actualización de este tema.

   Coloque el contenido agregado por el usuario sobre o a la derecha de la tabla de datos existente. Esto impide que el contenido se sobrescriba si agrega nuevos datos en Dynamics 365 más adelante y crea una nueva plantilla de Excel. Para obtener más información, consulte: Procedimientos recomendados y consideraciones para utilizar plantillas de Excel.

   

5. Guarde la hoja de cálculo.

Ya está listo para cargar la plantilla de Excel en Dynamics 365.

Paso 3: Cargue la plantilla y compártala con otros usuarios

Cuando haya personalizado la plantilla de Excel de la manera que desea, puede cargarla en Dynamics 365. El lugar donde carga la plantilla determina su disponibilidad.

Los administradores de Dynamics 365 pueden usar la página Configuración para cargar la plantilla de Excel en Dynamics 365. Una plantilla cargada en Opciones está disponible para todos los usuarios de la organización de Dynamics 365.

Para administradores: Cargue la plantilla de Excel en Dynamics 365

1. En Dynamics 365, vaya a Configuración > Plantillas > Plantillas de documento.

2. Haga clic en Cargar plantilla.

3. Arrastre el archivo de Excel en el cuadro de diálogo o explore para buscar y cargar el archivo.

   

4. Haga clic en Cargar.

Los usuarios que no son administradores pueden cargar una plantilla para su propio uso de una lista de registros.

Para los usuarios no administradores o los administradores que desean cargar una plantilla personal: cargue la plantilla de Excel en Dynamics 365

1. En Dynamics 365, abra una página con una lista de registros, por ejemplo, la lista de oportunidades de ventas. Vaya a Ventas > Oportunidades > Mis oportunidades abiertas.

2. En la barra de menús, haga clic en Plantillas de Excel > Crear plantilla de Excel.

3. Haga clic en Plantilla de Excel > Cargar.

   

4. Arrastre el archivo en el cuadro de diálogo o explore para buscar y cargar el archivo.

5. Haga clic en Cargar.

Paso 4: Determine quién puede usar la nueva plantilla

El acceso a la plantilla de Excel recién creada depende del modo en que la cargó y del acceso concedido al rol de seguridad. Asegúrese de revisar Use roles de seguridad para controlar el acceso a las plantillas.

Si cargó la plantilla desde la página Configuración

La página Información para la plantilla de Excel cargada se parecerá a esta.

Las plantillas cargadas desde la página Configuración están disponibles para todos los usuarios de la organización de Dynamics 365. No es necesario que realice ninguna otra acción en este momento.

Si cargó la plantilla de una lista de registros

La página Información para la plantilla de Excel cargada se parecerá a esta.

Las plantillas cargadas de una lista de registros están disponibles par el usuario que cargó la plantilla. Para compartir la plantilla con otros, siga estos pasos:

1. En la página Información de plantilla, haga clic en Compartir.

2. Use la página Compartir plantilla de documento personal para compartir la plantilla de Excel con otros y establecer permisos.

Exportar y analizar los datos usando la nueva plantilla

El proceso para usar una plantilla de Excel tiene esta apariencia.

Paso 1: Seleccione una entidad para analizar

En Dynamics 365, seleccione una entidad (tipo de registro) para analizar con la plantilla de Excel que ha creado. Por ejemplo, vaya a Ventas > Oportunidades > Mis oportunidades abiertas. Dos nuevas oportunidades se agregaron desde que se creó la plantilla.

Paso 2: Exporte datos de Dynamics 365 con la nueva plantilla de Excel

Elija la plantilla de Excel que creó.

Esta plantilla se creó en la página Configuración de modo que se mostrará en el menú bajo Plantillas de Excel. Si hubiera sido creada desde una lista de registros, aparecería en Plantillas de Excel personales.

Si tiene Microsoft Excel Online, puede ver los datos en su lugar en una ventana de Excel en Dynamics 365. Si no, o si preferiría crear el archivo Excel, haga clic en Descargar <nombre de plantilla>.

Paso 3: Analizar los datos de Dynamics 365 en Excel

Lo que ve en la hoja de cálculo de Excel se basa en dos cosas:

• Paquete acumulativo de actualizaciones 365 registros. La vista desde la que elige exportar determina qué registros de Dynamics 365 ve en el archivo exportado de Excel. Por ejemplo, si seleccionó Oportunidades cerradas, verá esos registros incluso si usó la plantilla creada con Mis oportunidades abiertas.

• Columnas. La plantilla que usó determina qué columnas aparecen en la tabla del archivo exportado de Excel. Por ejemplo, la vista Oportunidades cerradas tiene estas columnas: Cliente potencial, Estado, Ingresos reales y Fecha de cierre real. Pero si la plantilla que usó se basó en Mis oportunidades abiertas, vería las columnas asociadas con esa vista y el filtrado de columnas realizado cuando creó la plantilla.

Paso 4: Comparta los resultados con otros

Si usa Excel, guarde una copia en línea o en su equipo. Envíe el archivo a otros para su revisión y comentarios.

Probar las plantillas de Excel de ejemplo

Hay cuatro plantillas de Excel incluidas con Microsoft Dynamics 365.

Las plantillas de Excel de ejemplo se crearon con un tipo de registro específico (entidad). Sólo podrá aplicar la plantilla a los registros del mismo tipo de registro.

Nombre	Entidad
Administración de la canalización	Oportunidad (área Ventas)
Información general de la campaña	Campaña (área Marketing)
Estado de SLA de los casos	Caso (área Servicios)
Resumen de casos	Caso (área Servicios)

Para aplicar una plantilla de Excel de ejemplo

1. Abra una lista de registros con información con el tipo de entidad que coincida con la plantilla de ejemplo. Por ejemplo, abra una lista de oportunidades de ventas para aplicar la plantilla de administración de canalización.

2. Haga clic en > Plantillas de Excel y luego en Plantillas de Excel, seleccione la plantilla de ejemplo.

3. Descargue la plantilla o ábrala en lugar de Excel.

Sugerencia

Puede exportar las plantillas que se incluyen en Microsoft Dynamics 365, modifíquelas y luego vuelva a importarlas como nuevas plantillas. Esto puede darle un buen impulso inicial al crear sus propias plantillas de Excel personalizadas.

Procedimientos recomendados y consideraciones para utilizar plantillas de Excel

Estas son algunos aspectos que debe conocer para crear y hacer mejor uso de las plantillas de Excel en Dynamics 365.

Comprobar las plantillas de Excel

Excel tiene muchas características. Se recomienda comprobar las personalizaciones para ver que todas las características de Excel funcionan correctamente en las plantillas.

Privacidad y gráficos dinámicos

De forma predeterminada los datos de gráficos dinámicos no se actualizan cuando se abre una hoja de cálculo. Esto puede crear un problema de seguridad si algunos datos de gráficos dinámicos no deben verlos los usuarios con permisos insuficientes.

Tenga en cuenta el escenario siguiente:

• Un administrador de Dynamics 365 crea una plantilla con datos confidenciales en gráficos dinámicos y carga la plantilla en Dynamics 365.

• Un comercial que no debe tener acceso a datos confidenciales en los gráficos dinámicos usa la plantilla para crear un archivo de Excel para realizar análisis de datos.

Los resultados. El comercial puede ver los datos del gráfico dinámico cargados por el administrador de Dynamics 365 incluido el acceso a las vistas para las que el comercial no tiene permisos.

Además, iOS no admite actualizar los datos y gráficos dinámicos al usar la aplicación de Microsoft Excel en dispositivos iOS.

Recomendación. Los datos confidenciales no se deben incluir en tablas dinámicas y gráficos dinámicos.

Establecer datos de gráficos dinámicos para actualizarse automáticamente

De forma predeterminada, los datos de gráficos dinámicos no se actualizan automáticamente al abrir la hoja de cálculo. Los gráficos normales se actualizan automáticamente.

En Excel, haga clic con el botón secundario en el gráfico dinámico, y después haga clic en Opciones de gráficos dinámicos > Actualizar datos al abrir el archivo.

Introducir nuevos datos

Si desea agregar contenido a la plantilla de Excel, coloque datos sobre o a la derecha de los datos existentes. Una segunda opción es colocar el contenido nuevo en una segunda hoja.

Las plantillas de Excel con imágenes pueden provocar un error

Si intenta analizar datos de Dynamics 365 con una plantilla de Excel que tenga una imagen guardada en ella, podrá ver el siguiente error: "Se ha producido un error cuando intentaba guardar el libro. Como resultado, el libro no se ha guardado." Quite la imagen de la plantilla y vuelva a cargarla en Dynamics 365.

Plantillas de Excel y aplicación de Office Mobile en Windows 8.1

Las plantillas de Excel no se abrirán en dispositivos Windows 8.1 con aplicación de Office Mobile. Recibirá el siguiente mensaje de error: "Hemos recuperado tanto del documento como podíamos, pero no podemos modificarlo. Intente abrirlo y reparar el documento en su PC para solucionar el problema."

Este es un problema conocido.

Usar nombres de columnas de tabla y nombres de intervalos en fórmulas

Cuando crea fórmulas de Excel, no use títulos de columna o números de la celda. En su lugar, use los nombres de columnas de tabla, y defina nombres para celdas o intervalos de celdas.

Use roles de seguridad para controlar el acceso a las plantillas

Los administradores de Dynamics 365 pueden controlar el acceso a las plantillas de Excel con cierta granularidad. Por ejemplo, puede dar a los vendedores acceso de lectura, pero no de escritura, a una plantilla de Excel.

1. En Dynamics 365, haga clic en Configuración > Seguridad > Roles de seguridad.

2. Seleccione un rol y, a continuación, haga clic en la pestaña Administración de empresas.

3. Seleccione Plantilla de documento para establecer el acceso a las plantillas a disposición de toda la organización. Seleccione Plantilla de documento personal para plantillas compartidas con usuarios individuales.

4. Haga clic en los círculos para cambiar el nivel de acceso.

Para ver y eliminar plantillas de documento personales

Siga estos pasos para eliminar plantillas de documento personales:

1. Haga clic en Búsqueda avanzada ().

2. En Buscar, seleccione Plantillas de documento personales.

3. Haga clic en Resultados(!).

4. Seleccione la plantilla de documento personal para eliminar y haga clic en Eliminar ().

La plantilla de Excel no se carga en Microsoft Edge

Si la plantilla de Microsoft Excel se carga en Dynamics 365 al usar Microsoft Edge como explorador, actualice Microsoft Edge y vuelva a intentarlo.

Aviso de privacidad

Si utiliza Microsoft Dynamics 365 (online), la exportación de datos a una hoja de cálculo estática crea una copia local de los datos exportados y los almacena en su equipo. Los datos se transfieren de Dynamics 365 (online) al equipo con una conexión segura, y no se mantiene ninguna conexión entre esta copia local y Dynamics 365 (online).

Cuando exporta a una hoja de cálculo dinámica o una tabla dinámica, se mantiene un vínculo entre la hoja de cálculo de Excel y Dynamics 365 (online). Cada vez que se actualiza una hoja de cálculo dinámica o una tabla dinámica, su identidad se autenticará con Dynamics 365 (online) mediante sus credenciales. Podrá ver los datos para los que tenga permisos de vista.

Para determinar si los usuarios de su organización tienen permiso para exportar datos a Excel, un administrador utiliza roles de seguridad.

Ver también

Descargar una plantilla para la importación de datos
Use plantillas de Word en Dynamics 365