Use plantillas de Word en Dynamics 365

 

Se aplica a: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Esta característica se introdujo en la actualización de CRM Online 2016 y CRM 2016 (local).

¿Está interesado en obtener esta característica? Buscar el administrador o la persona de soporte de Dynamics 365.

Después de crear e importar plantillas de Microsoft Office Word en Microsoft Dynamics 365, con un solo clic los usuarios pueden generar documentos estandarizados completados automáticamente con datos de Dynamics 365. Esta característica tiene algunas consideraciones especiales que debería saber para crear correctamente plantillas de Word.

Sugerencia

Revise el vídeo siguiente: Crear documentos directamente desde Dynamics CRM utilizando plantillas de Word y Excel (2:38)

Advertencia

Hay un problema conocido al crear plantillas en Word. Esta sección contiene información sobre cómo evitar las interacciones que pueden desestabilizar Word. Consulte: Importante: Un problema conocido y cómo evitarlo

Las siguientes versiones son compatibles con Word.

Área	Versión de Word
Crear una plantilla de Word	2013, 2016
Utilizar un documento de Word generado en Dynamics 365	2010, 2013, 2016

Siga los pasos de este tema para crear y usar correctamente las plantillas de Word en Dynamics 365.

Paso 1: Crear una plantilla de Word

Dónde puede crear una plantilla

Hay tres lugares en Dynamics 365 donde puede crear una plantilla de Word:

• Desde la página Configuración. Vaya a Configuración > Plantillas > Plantillas de documento > Nuevo (). Necesitará permisos suficientes para acceder a la página Configuración, como el administrador del sistema o personalizador del sistema.

• Desde un registro. Abra un registro como una cuenta en Ventas. Vaya a Ventas > Client_Accounts > Mis cuentas activas. Haga clic en una cuenta para abrirla y, a continuación haga clic en Más (…) > Plantillas de Word > Crear plantilla de Word. Las plantillas creadas aquí son personales y están disponibles solo para el usuario que crea la plantilla.

• Desde una lista de registros. Por ejemplo, vaya a Ventas > Client_Accounts > Mis cuentas activas. Seleccione una cuenta individual y, a continuación haga clic en Más (…) > Plantillas de Word > Crear plantilla de Word.

  

Sugerencia

Para eliminar plantillas de documento personales, haga lo siguiente:

1. Haga clic en Búsqueda avanzada ().

2. En Buscar, seleccione Plantillas de documento personales.

3. Haga clic en Resultados (!).

4. Seleccione la plantilla de documento personal para eliminar y haga clic en Eliminar ().

Después de hacer clic en Crear plantilla de Word, seleccione una entidad para filtrar y, a continuación haga clic en Plantilla de Word > Seleccionar entidad.

La página de selección de relación aparece.

¿Qué son las relaciones 1:N, N:1 y N:N?

Esta pantalla requiere conocer la estructura de datos de Dynamics 365. El administrador o personalizador de Dynamics 365 puede proporcionar información sobre las relaciones de entidad. Para contenido de administración, consulte TechNet: Creación y edición de relaciones entre entidades.

Estas son algunas relaciones de ejemplo para la entidad Cuenta.

Relación	Descripción
	Una cuenta puede tener varios contactos.
	Un cliente potencial, una cuenta o un contacto pueden tener varias cuentas.
	Una cuenta puede tener varios listas de marketing. Una lista de marketing puede tener varias cuentas.

Las relaciones que seleccione en esta pantalla determinan qué entidades y campos están disponibles posteriormente cuando define la plantilla de Word. Seleccione solo las relaciones que necesita para agregar los datos de Dynamics 365 a la plantilla de Word.

Nota

Para garantizar que los documentos se descargan en el momento oportuno hay un límite superior de 100 para el número de registros relacionados devueltos para cada relación. Por ejemplo, si exporta una plantilla para una cuenta, y desea incluir una lista de los contactos, el documento devolverá a lo sumo 100 de los contactos de la cuenta.

Descargar la plantilla

Haga clic en Descargar plantilla en la página Seleccionar entidad para crear un archivo de Word en su equipo local con la entidad exportada incluida como datos XML.

Paso 2: Habilite la pestaña Desarrollador

Abra el archivo de plantilla de Word. En este momento, el documento parece estar en blanco.

Para ver y agregar los datos XML de Dynamics 365, debe habilitar la pestaña Desarrollador de Word.

1. Vaya a Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opcionesy a continuación habilite Programador.

   

2. Haga clic en Aceptar.

Programador ahora aparece en la cinta de opciones de Word.

Importante: Un problema conocido y cómo evitarlo

Hay un problema conocido con plantillas de Word generadas por Dynamics 365 y Microsoft Office Word. En la siguiente sección, agregará campos de control de contenido XML a la plantilla de Word.

Advertencia

Algunas cosas pueden hacer que Word se bloquee, requiriéndole el uso de Administrador de tareas para detener Word:

• Inserte un control de contenido distinto de Imagen o Texto sin formato.

• Realice un cambio textual, como cambiar el uso de mayúsculas o agregar texto, a un control de contenido. Estos cambios pueden producirse a través de Autocorrección, así como ediciones de usuario. De forma predeterminada, la Autocorrección de Microsoft Word pone frases en mayúscula. Cuando se agrega un campo de control contenido, Word lo considera como nueva frase y lo podrá en mayúscula cuando el enfoque salga del campo.

Para evitar problemas con campos de control, haga lo siguiente:

Agregue sólo campos como texto sin formato o imagen

1. Use el panel de asignación XML para agregar campos de entidad Dynamics 365 a la plantilla de Word. Asegúrese de agregar solo campos como Texto sin formato o Imagen.

   

No realice ningún cambio textual en el control de contenido agregado

1. Puede realizar cambios de formato en los campos de control de contenido, como poner texto en negrita, pero no otros cambios de texto, incluidos cambios en el uso de mayúsculas.

   

Si experimenta bloqueo de Word o una degradación del rendimiento, desactive la Autocorrección.

Desactivar la Autocorrección

1. Con el archivo de plantilla abierto en Word, vaya a Archivo > Opciones > Revisión > Opciones de Autocorrección.

   

2. Desactive Poner en mayúscula la primera letra de una oración y Usar automáticamente las sugerencias del corrector ortográfico.

   

3. Desactive Guiones (--) con guión (-) en las pestañas Autoformato y Autoformato mientras escribe.

4. Haga clic en Aceptar.

Si siguió las recomendaciones anteriores, está listo para definir la plantilla Word.

Paso 3: Defina la plantilla de Word

Use el panel de asignación XML para definir la plantilla de Word con campos de entidad de Dynamics 365.

1. En la plantilla de Word, haga clic en Programador > Panel de asignación XML.

   

   El esquema XML predeterminado está seleccionado.

   

2. Seleccione el esquema XML de Dynamics 365. Empezará con “urn:microsoft-crm/document-template/”.

   

   Importante

   Si tiene ediciones accidentales frecuentes que hacen que Word se bloquee o se degrade su rendimiento, asegúrese de desactivar las opciones de Autocorrección según la sección: "Un problema conocido y cómo evitarlo".

3. Expanda la entidad Dynamics 365, haga clic con el botón secundario en el campo de entidad, y después haga clic en Insertar control de contenido > Texto sin formato.

   

El campo de entidad de Dynamics 365 se agrega a la plantilla de Word.

Agregue campos de entidad adicionales, agregue etiquetas y texto descriptivo, y dé formato al documento.

Una plantilla completada podría tener este aspecto:

Algunos campos de control de contenido que ha introducido pueden tener varias líneas de datos. Por ejemplo, las cuentas tienen más de un contacto. Para incluir todos los datos en la plantilla de Word, establezca el campo de control de contenido para repetir.

Establecer los campos de control de contenido para repetir

1. Coloque los campos con datos repetidos en una fila de la tabla.

2. Seleccione la fila completa de la tabla en la plantilla.

   

3. En el panel de asignación XML, haga clic con el botón secundario en la relación que contiene los campos de control de contenido y, a continuación haga clic en Repetición.

   

Cuando se usa la plantilla de Word en Dynamics 365 para crear un documento, la tabla se completará con varias filas de datos.

Cuando la plantilla tiene los campos y el formato deseados, guárdela y cárguela en Dynamics 365.

Paso 4: Cargue la plantilla de Word nuevamente en Dynamics 365

Cuando haya creado la plantilla de Word de la manera que desea, guárdela para poder cargarla en Dynamics 365.

El acceso a la plantilla de Word recién creada depende del modo en que la cargó y el acceso concedido al rol de seguridad. Asegúrese de revisar Use Roles de seguridad para controlar el acceso a las plantillas.

Los administradores de Dynamics 365 pueden usar la página Configuración para cargar la plantilla de Word en Dynamics 365. Una plantilla cargada en Opciones está disponible para todos los usuarios de la organización de Dynamics 365.

Para administradores: Cargue la plantilla de Word en Dynamics 365

1. En Dynamics 365, vaya a Configuración > Plantillas > Plantillas de documento.

2. Haga clic en Cargar plantilla.

3. Arrastre el archivo de Word en el cuadro de diálogo o busque el archivo.

   

4. Haga clic en Cargar.

Los usuarios que no son administradores pueden cargar una plantilla para su propio uso de una lista de registros.

Para los usuarios no administradores o los administradores que desean cargar una plantilla personal: cargue la plantilla de Word en Dynamics 365

1. En Dynamics 365, abra una página con una lista de registros, por ejemplo, la lista de cuentas de cliente de Ventas.

2. Seleccione un solo elemento, como una cuenta, haga clic en Más (…) > Plantillas de Word > Crear plantilla de Word.

3. Haga clic en Plantilla de Word > Cargar.

   

4. Arrastre el archivo de Word en el cuadro de diálogo o busque el archivo.

5. Haga clic en Cargar.

Paso 5: Genere un documento desde la plantilla de Word

Para usar la plantilla de Word que ha creado, haga lo siguiente:

1. Abra un registro con la información que desee para crear un documento. Por ejemplo, abra un registro de cuenta de cliente en Ventas.

2. Haga clic en Más (…), > Plantillas de Word y luego en Plantillas de Word seleccione la plantilla creada.

   Si la plantilla creada no está visible, hay dos posibilidades:

   1. Sólo se mostrarán las plantillas creadas para el tipo de registro seleccionado (entidad). Por ejemplo, si abre un registro de oportunidad, no verá una plantilla que creó con la entidad Cuenta.

   2. Necesita actualizar Dynamics 365 para ver la plantilla. Actualice el explorador o cierre y vuelva a abrir Dynamics 365.

Después de seleccionar la plantilla de Word, Dynamics 365 crea un documento de Word desde el registro que seleccionó.

Probar las plantillas de Word de ejemplo

Hay cinco plantillas de Word incluidas con Microsoft Dynamics 365.

Las plantillas de Word de ejemplo se crearon con un tipo determinado de registro (entidad). Sólo podrá aplicar la plantilla a los registros del mismo tipo de registro.

Nombre	Entidad
Resumen de oportunidad	Oportunidad (área Ventas)
Resumen de campaña	Campaña (área Marketing)
Resumen de casos	Caso (área Servicios)
Factura	Factura (área Ventas)
Resumen de cuenta	Client_Account (áreas Ventas, Servicio y Marketing)

Para aplicar una plantilla de Word de ejemplo

1. Abra un registro con información con el tipo de entidad que coincida con la plantilla de ejemplo. Por ejemplo, abra un registro de cuenta de cliente en Ventas para aplicar la plantilla Resumen de cuenta.

2. Haga clic en Más (…), > Plantillas de Word y luego en Plantillas de Word seleccione la plantilla de ejemplo.

Abra la plantilla de Word recién creada y échele una ojeada.

Nota

Puede revisar pero no editar las plantillas que se incluyen en Microsoft Dynamics 365.

Consideraciones adicionales

Use Roles de seguridad para controlar el acceso a las plantillas

Los administradores de Dynamics 365 pueden controlar el acceso a las plantillas de Word con cierta granularidad. Por ejemplo, puede dar a los vendedores acceso de lectura, pero no de escritura, a una plantilla de Word.

1. En Dynamics 365, haga clic en Configuración > Seguridad > Roles de seguridad

2. Seleccione un rol y, a continuación, haga clic en la pestaña Administración de empresas.

3. Seleccione Plantilla de documento para establecer el acceso a las plantillas a disposición de toda la organización. Seleccione Plantilla de documento personal para plantillas compartidas con usuarios individuales.

4. Haga clic en los círculos para cambiar el nivel de acceso.

Las listas de documentos creados no están en el mismo orden que los registros

Las listas de registros creados a partir de una plantilla personalizada pueden no aparecer en el mismo orden en los documentos de Word que el orden en Dynamics 365. Los registros se muestran en el orden de la hora y fecha que se crearon.

Ver también

Analice datos con plantillas de Excel