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Instalar y configurar la plantilla de reembolso de gastos

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Las plantillas empresariales para Power Platform son soluciones listas para la empresa que están diseñadas para ser instaladas, personalizadas, implementadas y administradas por un equipo centralizado en su organización para apoyar prácticas de gobernanza y seguridad comunes.

Establezca un equipo centralizado de partes interesadas clave, propietarios de productos, desarrolladores y Power Platform administradores. Asegúrese de revisar los vínculos de recursos de administración y mejores prácticas de Power Platform y de desarrollar planes que se adapten a las necesidades de su organización.

Más información:

Como administrador de Microsoft Power Platform, siga los pasos descritos en este artículo para instalar y configurar la plantilla de reembolso de gastos.

Paso 1: Revisar requisitos previos

Asegúrese de tener la licencia requerida y una política de datos y entorno implementada antes de comenzar.

Confirmar licencias

Asegúrese de que su organización tenga la licencia necesaria para utilizar las plantillas empresariales. Los derechos de uso de Power Apps que se incluyen con las licencias Microsoft 365 y Office 365 no son suficientes. Encontrará más detalles sobre la licencia en la Guía de licencias de Microsoft Power Platform. Necesita uno de los siguientes planes de Power Apps:

  • Power Apps Premium
  • Power Apps por aplicación
  • Medidor de pago por uso de Power Apps por aplicación
  • Derechos de uso de Power Apps incluidos con licencias de Dynamics 365

Propina

Un Plan de desarrollador de Power Apps gratuito es una excelente manera de instalar la plantilla con fines de evaluación.

Crear el entorno y directivas de datos

Es importante tener un entorno y una política de datos coherentes y asegurarse de que se disponga de los recursos necesarios.

Paso 2: Crear conexiones

Los flujos en la nube necesitan referencias de conexión específicas para funcionar correctamente. Las referencias de conexión se incluyen en la solución, pero los conectores a menudo deben configurarse manualmente. Debe configurar tres conexiones nuevas para la aplicación de reembolso de gastos.

Es mejor crear las conexiones antes de importar la solución. Si crea las conexiones durante la importación, debe saltar entre las ventanas del navegador.

  1. Inicie sesión en Power Apps.

  2. Vaya a Conexiones y seleccione + Nueva conexión para crear nuevas conexiones con cada uno de estos conectores:

Aprenda a administrar las conexiones en aplicaciones de lienzo.

Paso 3: Crear una base de datos de aprobaciones

La solución de reembolso de gastos aprovecha Power Automate las aprobaciones para aprobar o rechazar solicitudes.

De forma predeterminada, Power Platform los entornos no están configurados con la base de datos necesaria para las aprobaciones. La base de datos se crea la primera vez que un administrador ejecuta un flujo con el Conector de aprobaciones en ese entorno.

Siga estos pasos para crear la base de datos para las aprobaciones:

  1. Vaya al Power Automate Maker Portal y seleccione su entorno de implementación objetivo.
  2. Seleccione + Crear.
  3. Seleccione Flujo de nube instantáneo debajo de la sección Crear desde cero.
  4. Elija Activar manualmente un flujo y luego seleccione Crear.
  5. Seleccione + Nuevo paso.
  6. Busque Aprobaciones y elija Crear una aprobación.
  7. Introduzca las siguientes propiedades en el paso Crear una aprobación:
    • En Tipo de aprobación: seleccione Aprobar o rechazar: primero en responder
    • Título: Prueba
    • Asignado a: seleccione su dirección de correo electrónico
  8. Seleccione Guardar.
  9. Seleccione Probar manualmente y después Probar de nuevo.
  10. Seleccione Continuar, Ejecutar flujo y Listo.
  11. Elimine el flujo que creó, ya que ya no es necesario.

Aprenda a comenzar con aprobaciones de Power Automate.

Nota

El aprovisionamiento de la base de datos puede tardar unos minutos en completarse y notará este retraso la primera vez que ejecute el flujo. Una vez que complete esta primera ejecución de flujo, los flujos de aprobación posteriores serán más rápidos.

Paso 4: Instalar archivos de la solución

Dispone de dos opciones para instalar la plantilla de reembolso de gastos:

Propina

Vaya al sitio del proyecto GitHub Templates-for-Power-Platform para registrar sus preguntas o problemas y obtener soporte técnico para la plantilla de reembolso de gastos. También puede buscar actualizaciones de los paquetes de implementación en este sitio.

Instalar desde AppSource

AppSource es un escaparate digital de Microsoft. Siga estos pasos para realizar el proceso de instalación AppSource:

  1. Vaya a la plantilla Reembolso de gastos en AppSource y seleccione Obtener ahora.

  2. En la ventana Instalar y configurar reembolso de gastos en el centro de administración de Power Platform, seleccione el entorno de desarrollo que ha preparado en el paso de revisión de requisitos previos.

  3. Acepte las condiciones y las declaraciones de privacidad cuando se le pida.

  4. Seleccionar Instalar. Hay dos soluciones instaladas en el entorno:

    • Base de experiencia del empleado
    • Reembolso de gastos

Vaya al artículo de Información general sobre el reembolso de gastos para obtener más información sobre las dos soluciones.

Importante

Siempre hay dos soluciones instaladas en su entorno:

  • Base de experiencia del empleado. Contiene componentes fundamentales comunes que utilizan todas las soluciones de recursos humanos (HR). Por ahora, esto se limita a los componentes que permiten capacidades de localización. Al compartir esto entre soluciones, las cadenas comunes se pueden localizar una vez en la solución base y todas las soluciones dependientes se benefician.
  • Reembolso de gastos. Contiene todos los componentes necesarios para permitir la implementación del programa de reembolso de gastos dentro de una organización.

Descargar e instalar manualmente los archivos de la solución

Los archivos de solución administrados y no administrados están disponibles para que los descargue e instale manualmente. Siga estos pasos para descargar e importar las soluciones directamente en el entorno de desarrollo que preparó para ello en el paso de revisión de requisitos previos.

  1. Descargue el archivo de soluciones.

  2. Inicie sesión en Power Apps y seleccione el entorno que preparó en el paso de revisión de requisitos previos.

1. Seleccione Soluciones.

  1. Seleccione Importar solución y luego busque y seleccione el archivo mpa_EmployeeExperienceBase que descargó.

  2. Seleccione Siguiente y luego seleccione Importar.

  3. Después de recibir el mensaje de que la importación se realizó correctamente, repita los pasos 4 y 5 para importar el archivo mpa_ExpenseReimbursement que descargó.

  4. Seleccione Siguiente y luego Siguiente de nuevo.

  5. Para cada una de las conexiones enumeradas, seleccione la conexión que se creó en los pasos de importación.

  6. Seleccione Siguiente.

  7. Omita la configuración de la variable de entorno por ahora. Los valores de URL requeridos solo estarán disponibles después de que las aplicaciones se importen al entorno.

  8. Seleccione Importar para comenzar a importar la solución Reembolso de Gastos.

Paso 5: Asignar roles de seguridad

La solución de Reembolso de Gastos contiene dos roles de seguridad.

  • Administrador: asigne este rol a los usuarios que necesiten acceso a los datos de Reembolso de Gastos en la aplicación de administración impulsada por modelo. Los administradores pueden:

    • Ver datos de reembolso de gastos
    • Procesar reembolsos de gastos
    • Crear nuevas categorías y programas de reembolso
    • Eliminar datos de reembolso de gastos

  • Usuario: asigne este rol a todos los usuarios que verán y enviarán gastos a través de la aplicación de lienzo Reembolso de gastos.

Todos los usuarios con licencia, independientemente de si son miembros del grupo de seguridad, deben tener un rol de seguridad asignado. Si los usuarios no tienen un rol de seguridad, obtendrán un error de "denegación de acceso a los datos" cuando intenten ejecutar la aplicación. Los usuarios no pueden acceder a los entornos hasta que se les haya asignado al menos un rol de seguridad para ese entorno.

Asigne roles de seguridad en el Centro de administración de Power Platform.

  1. Inicie sesión en el Centro de administración de Power Platform.

  2. Seleccione Entornos.

  3. Seleccione el entorno donde esté instalada la solución.

  4. Seleccione Usuarios>Ver todos.

  5. Seleccione los usuarios, seleccione Administrar roles de seguridad y seleccione los roles apropiados para cada usuario.

  6. Seleccione Guardar.

¿Desea obtener más información sobre la configuración y administración de usuarios? Empiece aquí:

Paso 6: Activar flujos de nube

Compruebe que los flujos en la nube estén activados en la solución de reembolso de gastos recién instalada. Active los flujos que aún no estén configurados como activados.

  1. En Power Apps,, seleccione Soluciones.

  2. Seleccione la solución Reembolso de gastos.

  3. Seleccione Flujos de nube.

  4. Seleccione cada uno de los cuatro flujos y asegúrese de que esté encendido.

Paso 7: Compartir las aplicaciones

Comparta la aplicación de reembolso de gastos con los usuarios de su organización.

Propina

Comparta primero la aplicación con los administradores del programa de reembolso de gastos para que puedan configurar la aplicación para satisfacer las necesidades de su organización. Después de que se complete esa configuración, comparta la aplicación en toda la organización.

  1. Vasya a Power Apps y seleccione el entorno que contenga la solución.

  2. Seleccione Solución.

  3. Seleccione Reembolso de gastos.

  4. Seleccione Aplicaciones.

  5. Seleccione la aplicación Reembolso de gastos y seleccione Más acciones (…) >Compartir.

  6. Busque y seleccione el grupo de seguridad o las personas que necesitan acceso a la aplicación. También puede verificar los roles de seguridad de los usuarios aquí.

  7. Agregue un mensaje de correo electrónico opcional.

  8. Seleccione Compartir.

Aprenda a compartir una aplicación de lienzo con su organización.

Nota

Si la aplicación Reembolso de gastos no se comparte con usted y no puede tener acceso a ella directamente en Power Apps, póngase en contacto con su administrador.

Paso 8: Habilitar Copilot (opcional)

Copilot para aplicaciones basadas en modelos en Power Apps es un asistente de IA de próxima generación para que los usuarios de aplicaciones obtengan información sobre los datos de sus aplicaciones a través de conversaciones en lenguaje natural. Como administrador o revisor del programa de reembolso de gastos, aproveche Copilot como ayuda para obtener información sobre los datos de reembolso de gastos mientras toma medidas. Siga estos pasos para activar Copilot dentro de su entorno:

  1. Vaya al centro de administración de Power Platform.
  2. Seleccione Entornos y, a continuación, seleccione el entorno donde está instalada la solución.
  3. Asegúrese de que el entorno del Canal de lanzamiento esté establecido en Mensual siguiendo la Guía Cambio de canales de lanzamiento para aplicaciones basadas en modelos.
  4. Seleccione Configuración.
  5. Expanda la sección Producto y seleccione Características.
  6. Debajo de la sección Copilot, cambie Permitir a los usuarios analizar datos mediante una experiencia de chat basada en IA en aplicaciones basadas en lienzo y modelo a Activado.

Aprenda a usar el chat de Copilot en aplicaciones basadas en modelos

Paso 9: Activar la auditoría (opcional)

No se requiere auditoría, pero recomendamos habilitarla para que sea fácil ver quién crea y actualiza registros en el futuro.

  1. Vaya al centro de administración de Power Platform y seleccione el entorno donde está instalada la solución.

  2. Seleccione Configuración y luego seleccione Iniciar auditoría.

Siguiente paso

Obtenga información sobre cómo administrar la aplicación Reembolso de gastos.

Consulte también

Utilizar la aplicación Reembolso de gastos