Administrar documentos de SharePoint

Microsoft Dataverse admite la integración de SharePoint Online que le habilita a usar las funcionalidades de administración de documentos de SharePoint desde Dataverse. Power Pages ahora admite la carga y visualización de documentos hacia y desde SharePoint directamente en un formulario básico o un formulario de varios pasos en un sitio web. Esta característica permite a los usuarios del sitio web ver, descargar, agregar y eliminar documentos de un sitio web. Los usuarios del sitio web también pueden crear subcarpetas para organizar sus documentos.

Nota

• La administración de documentos solo funciona con SharePoint Online.
• Se admiten a la administración de documentos con la integración basada en servidor.

Para trabajar con las funcionalidades de la administración de documentos de SharePoint dentro de Dataverse debe:

1. Habilitar la funcionalidad de administración de documentos para su entorno

2. Configurar la integración de SharePoint desde el centro de administración de Power Platform

3. Habilitar la administración de documentos para tablas

4. Configurar el formulario correspondiente en documentos de Power Apps

5. Crear el permiso de tabla adecuado y asignarlo al rol web adecuado

Paso 1: Habilitar la funcionalidad de administración de documentos en aplicaciones basadas en modelo

Debe habilitar la funcionalidad de administración de documentos en las aplicaciones basadas en modelo mediante la integración de SharePoint basada en servidor. La integración de SharePoint basada en servidor permite a aplicaciones basadas en modelo y SharePoint realizar una conexión entre servidores. Power Pages usa el registro del sitio de SharePoint predeterminado. Para obtener información sobre cómo habilitar la funcionalidad de gestión de documentos en aplicaciones basadas en modelos, consulte Configurar aplicaciones basadas en modelos para usar SharePoint Online.

Nota

Las instrucciones pueden hacer referencia a las aplicaciones de Dynamics 365 Customer Engagement, puede habilitar SharePoint Online para integrarse con Dataverse sin las aplicaciones de Dynamics 365 habilitadas.

Paso 2: Configurar la integración de SharePoint desde el centro de administración de Power Platform

Para usar las funcionalidades de administración de documentos de SharePoint, debe habilitar la integración de SharePoint desde el centro de administración de Power Platform.

Habilitar la integración de SharePoint

Nota

Debe ser un administrador global para habilitar la integración de SharePoint.

1. Abra el Centro de administración de Power Platform.

   1. En Recursos elija Sitios de Power Pages.

   2. Seleccione el sitio en el que desee habilitar la integración de SharePoint. Seleccione Administrar en el menú principal.

   O

   1. En la sección Entornos, seleccione el entorno que contiene el sitio que desea habilitar para la integración de SharePoint.

   2. En el área Recursos, elija Sitios de Power Pages.

   3. Seleccione el sitio en el que desee habilitar la integración de SharePoint. Seleccione Administrar en el menú principal.

2. En la página de información del sitio, en la sección Servicios, seleccione el control Integración de SharePoint en la posición Sí.

   

3. Seleccione Habilitar en la ventana de confirmación. Este ajuste permitirá al sitio web comunicarse con SharePoint. Mientras la integración de SharePoint está siendo activada, el sitio web se reiniciará y no estará disponible durante unos minutos. Aparece un mensaje cuando la integración de SharePoint está habilitada.

Deshabilitar la integración de SharePoint

Nota

Debe ser un administrador global para deshabilitar la integración de SharePoint.

1. Abra el Centro de administración de Power Platform.

   1. En Recursos elija Sitios de Power Pages.

   2. Seleccione el sitio en el que desee deshabilitar la integración de SharePoint. Seleccione Administrar en el menú principal.

   O

   1. En la sección Entornos, seleccione el entorno que contiene el sitio que desea deshabilitar para la integración de SharePoint.

   2. En el área Recursos, elija Sitios de Power Pages.

   3. Seleccione el sitio en el que desee habilitar la integración de SharePoint. Seleccione Administrar en el menú principal.

2. En la página de información del sitio, en la sección Servicios, seleccione el control Integración de SharePoint en la posición No.

3. Seleccione Deshabilitar en la ventana de confirmación. Desactivar esta configuración desactivará la comunicación con SharePoint. Durante el proceso de reinicio, el sitio web se reiniciará y no estará disponible durante unos minutos. Aparece un mensaje cuando la integración de SharePoint está desactivada.

Al habilitar o deshabilitar la integración de SharePoint actualizará la aplicación Microsoft Entra para el sitio web y agregará o quitará los permisos de SharePoint necesarios, respectivamente. También se le redirigirá para dar su consentimiento para que se realicen los cambios en la aplicación de Microsoft Entra.

Si no da su consentimiento:

• La habilitación o deshabilitación de la integración de SharePoint no se completará y se mostrará un mensaje de error.

• Su inicio de sesión de Microsoft Entra en el sitio web no funcionará.

Paso 3: Habilitar la administración de documentos para tablas

Debe permitir que la administración de documentos para tablas para almacenar documentos relacionados con registros de tabla en SharePoint. Para obtener información sobre cómo habilitar la administración de documentos para tablas, consulte Habilitar la administración de documentos de SharePoint para tablas específicas.

Paso 4: Configurar el formulario apropiado para mostrar documentos

Configuración de formularios de Dataverse

Deberá configurar el formulario de Dataverse agregando un componente de subcuadrícula que le permitirá trabajar con documentos relacionados en una página web.

Identifique la tabla y el formulario correspondiente donde desea usar funcionalidades de administración de documentos.

Abra el Espacio de trabajo de datos diseñador de formularios para la tabla que desea utilizar para las funciones de gestión de documentos.

1. Seleccione Agregar componente

2. Seleccione el componente Subcuadrícula.

3. Para Tabla, elija Ubicaciones de documentos.

4. Para Vista predeterminada, seleccione Ubicaciones de documentos activos

5. Seleccione Listo.

Puede especificar el nombre y la etiqueta según sus necesidades. Guarde y publique el formulario una vez que se haya agregado y configurado la subcuadrícula.

Nota

La administración de documentos debe estar habilitada para la tabla para la que edita el formulario. Más información: Habilitar la administración de documentos para tablas

Configuración de Power Pages

Configure un componente formulario o un componente formulario de varios pasos en una página web mediante el formulario de Dataverse con la subcuadrícula que creó anteriormente.

La configuración Datos de este formulario en la pestaña Datos de la configuración del formulario debe establecerse en Actualiza un registro existente para poder cargar archivos.

Nota

La carga de archivos requiere que el registro de la tabla principal exista. Si Datos de este formulario es Crea un nuevo registro, la carga del documento no funcionará porque el registro de la tabla principal no se creará hasta que se haya enviado el formulario.

Paso 5: Crear el permiso de tabla adecuado y asignarlo al rol web adecuado

Se necesitan dos registros de permiso de tabla para establecer el acceso necesario para ver y para cargar documentos.

1. Vaya al espacio de trabajo Seguridad y seleccione Permisos de tabla.
2. Cree un registro de Permiso de tabla que especifique la Tabla usada en el formulario básico o de varios pasos configurado anteriormente.
3. Seleccione un Tipo de acceso y una relación de tipo de acceso que sea apropiada para el comportamiento del formulario que desee.
4. Habilite los privilegios Leer y Anexar a para permitir acceso de lectura de los documentos y habilitar opcionalmente el privilegio de Escribir para permitir cargas de documentos.
5. En Funciones, seleccione una función web adecuada.
6. En la pestaña Permisos secundarios, seleccione + Nuevo
7. Conceda el permiso a Nombre (puede ser cualquier cosa).
8. Seleccione la Ubicación de documento como la tabla.
9. Seleccione la Relación
10. Seleccionar Permisos
    • Los privilegios mínimos para permitir acceso de lectura a los documentos es Lectura.
    • Incluya privilegios de Crear, Escritura y Anexar para acceder a la carga de documentos.
    • Incluya Eliminar para permitir la eliminación de un documento.
11. Seleccione Guardar.

Nota

Un permiso de tabla secundaria correspondiente en la tabla Ubicación de documentos debe haberse creado para cada instancia de registro de permiso de tabla primaria que exista en la tabla de la tabla o formulario de varios pasos donde los documentos se deben mostrar.

El formulario en la página web mostrará una lista de archivos y carpetas. Dependiendo de los permisos de la tabla, habrá la posibilidad de Agregar archivos, Nueva carpeta y Borrar.

Configure el tamaño del archivo de carga

De manera predeterminada, el tamaño del archivo se establece en 10 MB. Sin embargo, puede configurar el tamaño del archivo hasta un máximo de 50 MB usando la configuración del sitio SharePoint/MaxUploadSize.

Tamaño máximo de descarga del archivo

Recomendamos limitar el tamaño de los archivos individuales disponibles para descargar a 250 MB o menos. Si usa portales para descargar archivos más grandes desde SharePoint, la operación puede expirar después de un par de minutos.

Consulte también

Administración de documentos con SharePoint