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Crear y probar de trabajo de aprobación con Power Automate

  • Artículo

Con Power Automate, puede administrar la aprobación de documentos o procesos en varios servicios, entre los que se incluyen SharePoint, Dynamics 365, Salesforce, OneDrive para la Empresa, Zendesk o WordPress.

Para crear un flujo de trabajo de aprobación, agregue la acción Approvals - Start and wait for an approval (Aprobaciones - Iniciar y esperar a una aprobación) a cualquier flujo. Después de agregar esta acción, el flujo puede administrar la aprobación de documentos o procesos. Por ejemplo, puede crear flujos de aprobación de documentos que aprueben facturas, órdenes de trabajo o presupuestos de ventas. También puede crear flujos de aprobación de proceso que aprueben solicitudes de vacaciones, horas extras o planes de viajes.

Los aprobadores pueden responder a solicitudes desde su buzón de correo electrónico, el centro aprobaciones en Power Automate o la aplicación Power Automate.

Crear flujo de aprobación

Esta es una visión general del flujo que vamos a crear y probar:

Flujo de aprobación.

El flujo realiza los pasos siguientes:

  1. Se inicia cuando alguien crea una solicitud de vacaciones en una lista de SharePoint Online.

  2. Agrega la solicitud de vacaciones al centro de aprobaciones y, después, la envía por correo electrónico al aprobador.

  3. Envía un correo electrónico con la decisión del aprobador a la persona que solicita las vacaciones.

  4. Actualiza la lista de SharePoint Online con la decisión y los comentarios del aprobador.

Propina

Para obtener información detallada sobre el uso de SharePoint con Power Automate, consulte la documentación de SharePoint.

Importante

Siga siempre las prácticas recomendadas para seguridad de SharePoint y las prácticas recomendadas de su organización para garantizar que su entorno sea seguro. La seguridad está fuera del alcance de este artículo.

Requisitos previos

Para completar este tutorial, debe tener acceso a:

  • Power Automate.
  • Una lista de SharePoint Online.
  • Office 365 Outlook y cuenta de usuarios de Office 365.

Nota

Aunque usamos SharePoint Online y Office 365 Outlook en esta visita guiada, puede utilizar otros servicios como Zendesk, Salesforce o Gmail. Si esta usando SharePoint 2010, consulte Retirada del flujo de trabajo de SharePoint 2010

Antes de crear el flujo, cree una lista de SharePoint Online. Más adelante, usaremos esta lista para solicitar la aprobación de las vacaciones.

Cree estas columnas en la lista de SharePoint Online:

Column Type
Nombre Línea de texto única
Fecha de inicio Fecha y hora
Fecha de finalización Fecha y hora
Comentarios Línea de texto única
Aprobados Sí/No
Comentarios del administrador Línea de texto única

Tome nota del nombre y la dirección URL de la lista de SharePoint Online. Necesitará estos elementos después al configurar el desencadenador SharePoint - Cuando se crea un elemento.

Crear un flujo de nube automatizado

  1. Inicie sesión en Power Automate.

  2. Seleccione Mis flujos en el panel de navegación de la izquierda.

  3. En el menú superior izquierdo, seleccione Nuevo flujo>Flujo de nube automatizado.

Agregar un desencadenador

  1. Asigne un nombre al flujo.

  2. En Elegir el desencadenador de flujo, seleccione Al crear un elemento: SharePoint y luego seleccione Crear.

  3. En la tarjeta Al crear un elemento, seleccione la Dirección del sitio y el Nombre de la lista para la lista de SharePoint creada anteriormente.

La dirección del sitio y el nombre de la lista son los elementos que trató anteriormente en este tutorial.

Información sobre SharePoint.

Agregar una acción de perfil

  1. Seleccione Nuevo paso y luego escriba Perfil en el cuadro de búsqueda Elegir una acción.

  2. Seleccione Usuarios Office 365.

  3. Busque y, a continuación, seleccione la acción Obtener mi perfil (V2).

    buscar perfil.

  4. Seleccione los campos de su perfil que desea incluir en su flujo y luego seleccione Crear para guardar el trabajo que ha realizado hasta ahora.

Agregar una acción de aprobación

  1. Seleccione Nuevo paso.

  2. Escriba aprobación en el cuadro de búsqueda Elegir una acción.

  3. Seleccione la acción Iniciar y esperar una aprobación.

    seleccionar la acción de aprobaciones.

  4. Configure la tarjeta Iniciar y esperar una aprobación para adaptarla a sus necesidades.

    Nota

    Los campos Tipo de aprobación, Título y Asignado a son necesarios. Puede usar Markdown para dar formato al campo Detalles.

    configurar Iniciar y esperar una aprobación.

Nota

Esta acción envía la solicitud de aprobación a la dirección de correo electrónico del cuadro Asignado a.

Si su escenario lo requiere, puede adjuntar archivos a las solicitudes de aprobación que usan Microsoft Dataverse.

Agregar una acción de correo electrónico para aprobaciones

Siga estos pasos para enviar un correo electrónico si se aprueba la solicitud de vacaciones.

  1. Seleccione Agregar una acción en la rama En caso afirmativo de la condición.

    agregar nuevo paso.

  2. Escriba enviar correo electrónico en el cuadro de búsqueda de la tarjeta Elegir una acción.

  3. Seleccione la acción Enviar un correo electrónico (V2).

    seleccionar la acción de enviar un correo electrónico.

  4. Configure la tarjeta de correo electrónico para adaptarla a sus necesidades.

    Nota

    Los campos Para, Asunto y Cuerpo son necesarios.

    Esta tarjeta es una plantilla para el correo electrónico que se envía cuando cambia el estado de las solicitudes de permisos.

    En el cuadro Cuerpo de la tarjeta Enviar un correo electrónico (V2), use el token Comentarios de la acción Approvals: iniciar una aprobación.

configurar plantilla de correo electrónico aprobado.

Agregar una acción de actualización para las solicitudes aprobadas

  1. Seleccione Agregar una acción en la rama En caso afirmativo.

  2. Introduzca SharePoint en el cuadro de búsqueda, en la tarjeta Elegir una acción, seleccione el filtro SharePoint y luego seleccione la acción Actualizar elemento.

    seleccionar actualizar elemento.

  3. Configure la tarjeta Actualizar elemento para adaptarla a sus necesidades.

Nota

Los campos Dirección del sitio, Nombre de la lista, Identificador y Título son necesarios.

actualizar configuración de elemento.

Agregar una acción de correo electrónico para rechazos

  1. Seleccione Agregar una acción en la rama En caso negativo.

  2. Escriba Enviar en el cuadro de búsqueda de la tarjeta Elegir una acción, seleccione Office 365 Outlook para filtrar las acciones y luego seleccione la acción Enviar un correo electrónico (V2) - Office 365 Outlook.

    seleccionar la acción de enviar correo electrónico.

  3. Configure la tarjeta de correo electrónico para adaptarla a sus necesidades.

    Esta tarjeta representa la plantilla del correo electrónico que se envía cuando cambia el estado de los cambios de las solicitudes de vacaciones.

configuración de solicitudes rechazadas.

Agregar acción de actualización para las solicitudes rechazadas

  1. Seleccione Agregar una acción.

  2. Introduzca actualizar en el cuadro de búsqueda, en la tarjeta Elegir una acción, y luego seleccione la acción Actualizar elemento: SharePoint.

    seleccionar actualizar elemento.

  3. Configure la tarjeta para adaptarla a sus necesidades.

Nota

Los campos Dirección del sitio, Nombre de la lista, Identificador y Título son necesarios.

tarjeta actualizar elemento.

  1. Seleccione Guardar para guardar el trabajo que hemos hecho.

Si ha seguido estos pasos, el flujo debería ser similar al de esta captura de pantalla:

Flujo completado.

Ahora que hemos creado el flujo, es el momento de probarlo.

Solicite una aprobación para probar su flujo

Cree una solicitud de vacaciones en la lista de SharePoint Online que creó anteriormente.

Después de guardar esta solicitud, el flujo se desencadena y después:

  1. Crea una solicitud en el centro de aprobaciones.
  2. Envía un correo electrónico de solicitud de aprobación a los aprobadores.

Crear aprobaciones de larga duración

Si es probable que el flujo se ejecute durante más de 30 días, considere la posibilidad de almacenar las aprobaciones en Microsoft Dataverse. Esto permite crear flujos que actúan sobre las respuestas a las solicitudes de aprobación, incluso después de que se agote el tiempo de espera de la ejecución del flujo original.

Para hacerlo, use dos flujos, uno para enviar una solicitud de aprobación y el otro para ejecutar la lógica de negocios en las respuestas a la solicitud de aprobación, en función de la acción Crear una aprobación (V2). Más información sobre las aprobaciones de larga duración.

Propina

Si usa clientes de correo electrónico modernos, no tiene que preguntarse si todavía se requiere una solicitud, porque Power Automate actualiza automáticamente el correo electrónico para indicar que se completó la solicitud de aprobación.

Cancelar una solicitud de aprobación

En algunas ocasiones, es posible que quiera cancelar una solicitud de aprobación que haya enviado. Posiblemente haya cometido un error en la solicitud o esta ya no es relevante. En cualquier caso, la persona que envió la solicitud puede cancelarla siguiendo estos pasos:

  1. Seleccionar la aprobación
  2. Seleccione Cancelar aprobación en el panel lateral.

Propina

Siempre puede seleccionar la pestaña Historial para ver las solicitudes de aprobación que canceló.

Nota

La característica de cancelación es compatible con la acción Crear una aprobación (v2).

Solicitud de aprobaciones de usuarios invitados

Puede enviar solicitudes de aprobación a personas ajenas a la organización. Para ello, use los usuarios invitados de Microsoft Entra invitando a usuarios de otros inquilinos como invitados.

Cuando asigna un rol a un invitado, se proporciona al invitado el permiso necesario para participar en el proceso de aprobación.

Ahora que ha creado y probado el flujo, asegúrese de que los demás sepan cómo usarlo.